Blog e-Factura

Toate informațiile de care ai nevoie pentru e-Factura

09 Dec

eFactura . 2 weeks ago . Funcționalități aplicație gratuită

Ce program de facturare gratuit să aleg?

Dacă ești freelancer, PFA sau ai o afacere la început de drum sau cu un buget limitat, cu siguranță ai pus una din întrebările:
“Ce program de facturare gratuit folosiți?” sau “Ce program de facturare gratuit recomandați?”

Alegerea unui program de facturare online este deja o necesitate pentru orice afacere în condițiile sistemului e-Factura, indiferent de dimensiunea sau specificul acesteia. Iar dacă mai și emiți un număr mic de facturi lunar, nu ai stocuri de marfă, etc., alegerea unui program de facturare gratuit este deja un scop pe care tu îl urmărești, acordând atenție firmelor care oferă programe de facturare fără costuri și citind recenzii.

Cum alegi un program de facturare gratuit pentru tine?

Un program de facturare gratuit bine ales, îți va simplifica activitatea și îți va oferi funcționalitățile necesare pentru a-ți desfășura activitatea fără povara costurilor suplimentare.

Pentru a găsi cel mai bun program de facturare pentru tine, trebuie să urmărești ca acesta să conțină și să îți permită următoarele:

– interfață ușor de folosit;
– ultimele modificări legale (să respecte normele ANAF, să fie integrat cu sistemul RO e-Factura);
– să poți lucra online, de oriunde, de pe orice dispozitiv;
– să poți emite un număr nelimitat de facturi (evită programele care te limitează la un anumit număr de facturi pe lună/an);
– să descarce automat documentele primite de la furnizori și să permită vizualizarea lor în format PDF și XML;
– să stocheze automat datele și să permită accesul la acele date oricând, la orice oră;
– să fie un program de facturare matur pe piața din România, pentru a vă asigura că acel program va mai exista pe piață și la următoarele modificări legislative.

Nu în ultimul rând trebuie să aveți în vedere faptul că orice program de facturare chiar dacă acesta vă este oferit gratuit, presupune niște costuri deloc mici și repetitive, legate de echipa IT de dezvoltare, găzduirea serverelor, marketing, etc. Din acest motiv, susținerea unui program gratuit de facturare este o provocare aproape imposibilă pentru unii dezvoltatori noi apăruți pe piață, care nu au o continuitate de planuri tarifare ale versiunilor de facturare.

Această continuitate a programului de facturare pornind de la varianta gratuită și ajungând la variante complete, îți garantează faptul că acel program de facturare este un program stabil, profesional, capabil să acopere nevoile afacerii tale pe măsura creșterii acesteia, nefiind nevoie să migrezi între programe sau să riști pierderea datelor contabile.

Cum vedem noi această alegere a unui program de facturare gratuit?

Pe piața din România sunt în acest moment în jur de 5700 de dezvoltatori de soluții software. Câțiva dintre aceștia oferă și programe de facturare gratuite în România, limitate desigur ca și funcționalități în ceea ce permite programul să lucrezi în el sau ca și număr total de documente emise sau primite.
Recomandarea noastră dacă ești PFA, freelancer sau un IMM, este desigur să alegi soluția software gratuită care îți oferă funcționalitățile esențiale și nu un număr mic de documente.

De ce?

Deoarece funcționalitățile necesare sunt deja incluse și gratuite. Un număr mic, limitat de documente emise și primite cu siguranță va deveni o problemă limitându-ți activitatea chiar când ai nevoie să emiți mai multe documente, ceea ce în mod clar duce la afectarea relației cu clienții, afectarea procesului de facturare și un risc din punct de vedere fiscal.

Un program de facturare gratuit bine conceput, precum Facturis Online îți oferă toate funcțiile necesare și acoperă în totalitate nevoile unui PFA, II, IF, PFL, SPAR, RA, organizații cu sau fără scop patrimonial, asociații familiale sau profesionale, instituții sau SRL-uri. Toate aceste entități, pe lângă obligația emiterii facturilor fiscale, au și obligația trimiterii și descărcării facturilor trimise/primite, în sistemul RO e-Factura. Astfel, Facturis permite emiterea și descărcarea unui număr nelimitat de documente, definirea produselor sau serviciior în program, personalizarea facturilor, trimiterea e-Factura în SPV ANAF, arhivează automat e-Facturile ce pot fi vizualizate în orice moment atât în format PDF cât și XML.
În plus, dacă afacerea ta crește sau dorești funcționalități extra cum ar fi automatisme, rapoarte, alte documente precum oferte, devize, autofactura, etc., poți trece oricând la o variantă contracost, al cărei preț începe de la 150lei/an sau 128lei/an dacă achiți pentru doi ani de zile.

Programul de facturare gratuit Facturis Online răspunde și corespunde din punct de vedere legislativ nevoilor tale de facturare iar cei peste 18 ani de experiență în dezvoltarea programului, fac din acesta soluția cea mai bună și fără compromisuri, când vine vorba de facturare gratuită în România.

Blog e-Factura

Toate informațiile de care ai nevoie pentru e-Factura

11 Nov

eFactura . 1 month ago . Legislație e-Factura

Avizul de însoțire a mărfii. Reperare pe traseul e-Facturii

Suntem cu toții martorii vremurilor în care singura certitudine este reprezentată de schimbare. Ritmul accelerat care marchează redefinirea peisajului de business te determină să iei permanent pulsul modificărilor. De fapt, nu mai există relevanță și conformare în afara acestei acțiuni.

Ultimii ani au fost profund marcați de numeroase transformări cu incidență asupra afacerilor din România. Apogeul modificărilor stă sub cupola anului curent. Ba chiar îndrăznim sa afirmăm faptul ca anul 2024 a reprezentat cireașa de pe tort în materie de schimbări cu rol hotărâtor pentru viitorul companiilor. Anii care vor urma stau sub semnul reformării complete a modului de a face afaceri în secolul digitalizării masive.

Pe scurt!
Sub apanajul digitalizării
Reperare pe traseul e-Facturii
Ce este avizul de însoțire a mărfii?
Care este momentul care ocazionează întocmirea avizului de însoțire a mărfii?
Avizul de însoțire a mărfii în context e-Factura. Pe cale de dispariție sau în proces de reinventare?
Care sunt elementele obligatorii pe care trebuie să le conțină avizul de însoțire a mărfii în noul cadru în care este utilizat?
Care sunt elementele de diferențialitate între avizul de însoțire a mărfii formularul clasic și cel care poate să țină loc de chitanță în contextul e-facturii pentru unitățile de tip cash&carry?

Sub apanajul digitalizării

Multe reguli din sfera afacerilor se restartează sau se reinventează în contextul în care digitalizarea câștigă din ce în ce mai mult teren. Fie că vorbim despre modificarea circuitului anumitor documente sau despre reinterpretarea rolului acestora în contextul dictat de noile paradigme, schimbările se traduc în termeni de digitalizare masivă.

Poate te afli printre acei antreprenori care se întreabă dacă relevanța anumitor documente justificative se menține pe fondul acestor implementări inovative. Mai ales ținând cont de extinderea fenomenului e-facturii la nivelul tuturor modelelor de afaceri din România începând cu 1 ianuarie 2025 atunci când paradigma prinde forma pragmatică și la nivelul tranzacțiilor B2C.

Reperare pe traseul e-Facturii

Întrebarea la care vom conferi un răspuns pe parcursul acestui material vizează semnificația avizului de însoțire a mărfii în contextul trasat de E-factura. Înainte de a localiza avizul de însoțire a mărfii pe traseul E-facturii, este nevoie să aducem câteva clarificări cu privire la locul și rolul său în spectrul relațiilor comerciale. Ulterior, vom stabili măsura în care acest document se menține pe poziții pe fondul restartării regulilor în tranzacțiile comerciale în urma manifestării plenare a efectelor paradigmei RO Efacturii.

Poate te întrebi care este sensul discuției centrată spre evidențierea reperării avizului de însoțire a mărfii pe drumul facturării electronice? Ei bine, aceasta pornește de la atitudinea de incertitudine a deținătorilor de afaceri cu privire la circuitul documentelor justificative în contextul modernizării digitale. Mai sunt celelalte documente relevante în noul mediu digital impus prin apariția E-facturii? Rămân sub lumina reflectoarelor documente precum factura proformă, avizul de însoțire a mărfii sau chitanța? Astăzi, vom direcționa conul de lumină spre problematica avizului de însoțire a mărfii.

Ce este avizul de însoțire a mărfii?

Precum este sugerat prin denumirea documentului, avizul de însoțire a mărfii reprezintă un document însoțitor a mărfii pe durata transportului acesteia. De asemenea, acesta poate fi întocmit și în alte situații specifice, precizate prin intermediul Ordinului nr. 2634 din 5 noiembrie 2015 privind documentele financiar-contabile. Dintre acestea menționăm alte 4 situații care impun întocmirea avizului:

document care stă la baza întocmirii facturii;
document care justifică transferul valorilor materiale între două sau mai multe gestiuni delimitate spațial;
document care atestă primirea în gestiune a bunurilor;
document de descărcare din gestiune a bunurilor primite cu titlu gratuit.

De asemenea, Normele generale privind întocmirea și utilizarea documentelor financiar-contabile delimitează rolul avizului de însoțire pentru justificarea operațiunilor economice, pentru care nu există obligația întocmirii facturii, conform reglementărilor prevăzute în cadrul Codului Fiscal.

Care este momentul care ocazionează întocmirea avizului de însoțire a mărfii?

Regula generală privind întocmirea avizului de însoțire a mărfii este legată de imposibilitatea companiei de a emite factura la momentul asociat livrării bunurilor. De asemenea, pot exista diverse circumstanțe privind întocmirea documentului stabilite prin intermediul procedurilor interne ale companiei.

Atenție la neatenție!
În momentul în care avizul de însoțire este utilizat ca document care însoțește marfa pe parcursul transferului acesteia între gestiunile companiei, este necesar ca în corpul documentului să apară mențiunea fără factură. În practică, se întâlnesc situații, când, din neatenție nu sunt respectate prevederile legislative în acest sens. Mențiunea este valabilă și în cazul transportului de bunuri cu titlu gratuit. Pentru orice alte situații în care este utilizat avizul de însoțire a mărfii și pentru care nu există mențiuni speciale stipulate în actele normative, se menționează explicit motivul care a ocazionat întocmirea.

Avizul de însoțire a mărfii în context e-Factura. Pe cale de dispariție sau în proces de reinventare?

În circumstanțele ocazionate de implementarea facturării electronice, se trasează roluri noi pentru documentele justificative. Este cazul și avizului de însoțire a mărfii. Astfel, prin intermediul Ordinul nr. 4058 din 24 iulie 2024 pentru completarea Ordinului ministrului finanțelor publice nr. 2634/2015 privind documentele financiar-contabile se atribuie o altă haină avizului de însoțire a mărfii pentru magazinele de tip cash & carry.

Fără echivoc, afirmația conform căreia rolul avizului de însoțire a mărfii se reinventează pe fondul mediului conturat de facturarea electronică deține rădăcini în practica de afaceri. În această manieră, te invităm să urmărești modalitatea în care facturarea electronică amprentează modul de raportare al participanților la tranzacțiile comerciale ale zilelor noastre bazate pe avizul de însoțire a mărfii.

În luna august a anului curent, legiuitorul lansează un nou ordin prin intermediul căruia se instituie utilizarea avizului de însoțire a mărfii cu cod cash&carry 14-3-6aA. În această conjunctură, avizul de însoțire a mărfii se întocmește de către unitățile de tip cash&carry care efectuează activități de comerț însoțind mărfurile sau produsele livrate pe toată durata transportului.

Pe lângă rolurile principale deținute în general de către document, pe fondul efacturii se mai adaugă încă un atribut al acestuia. Astfel, avizul de însoțire a mărfii reprezintă și un document justificativ pe marginea căruia se pot înregistra încasările și plățile în cadrul registrului de casă, situație în care acesta îmbracă rolul chitanței. Acesta se întocmește cel târziu până la data transmiterii facturii în cadrul platformei RO eFactura.

Care sunt elementele obligatorii pe care trebuie să le conțină avizul de însoțire a mărfii în noul cadru în care este utilizat?

Modelul clasic al avizului de însoțire a mărfii este stabilit prin intermediul Anexei nr. 5 al Ordinului 2634/2015. Modelul avizului de însoțire a mărfii utilizat în tranzacțiile cash&carry este fixat prin intermediul Ordinului 4058/2024. Cel mai probabil deja ești destul de familiarizat cu modelul documentului în afara contextului conturat de RO eFactura, propunerea noastră vine în direcția contrastării elementelor de diferențialitate dintre documentul clasic și cel utilizat de magazinele cash&carry.

Printre elementele principale menționate prin intermediul avizului de însoțire a mărfii se remarcă:

elementele de identificare ale partenerilor care participă la tranzacție: denumirea acestora, codul de identificare fiscală, numărul de înregistrare în cadrul Registrului Comerțului, adresa completă;
denumirea completă a documentului: Aviz de însoțire a mărfii;
numărul documentului și data acestuia (ziua, luna și anul);
partea descriptivă a documentului care face referire la nr. crt., denumirea produselor, ambalajelor etc. care fac obiectul întocmirii avizului, unitatea monetară a acestora, cantitatea, prețul unitar și valoarea;
mențiuni asupra datelor privind expediția: numele delegatului, mijlocul de transport prin intermediul căruia se efectuează livrarea, momentul efectuării expedierii și semnătura persoanelor în prezența cărora s-a efectuat expedierea;
semnătura unui reprezentat din partea furnizorului precum și semnătura de primire.

Care sunt elementele de diferențialitate între avizul de însoțire a mărfii formularul clasic și cel care poate să țină loc de chitanță în contextul e-facturii pentru unitățile de tip cash&carry?

Formularul avizului de însoțire întocmit pe fondul E-facturii, față de cel clasic, nu include elementele:

legate de expediere prin prisma datelor care fac referire la persoana delegată precum și la semnăturile de primire.

Elementele care apar în plus pentru avizul de însoțire emis de către entitățile cash&carry sunt:

tabelul descriptiv al documentului cuprinde 6 rubrici incluzând și mențiuni asupra taxei pe valoare adăugată a produselor care fac obiectul întocmirii avizului.

Rolul avizului de însoțire a mărfii în postura de document justificativ pentru înregistrarea încasărilor și plăților în cadrul registrului de casă pentru entitățile de tip cash&carry vine sprjinul acestora prin simplificarea documentării tranzacțiilor cash&carry.

Realitatea este că apariția noului context dictat de fenomenul e-Facturii schimbă fundamental unele aspecte întipărite de mult timp în mintea antreprenorilor și nu numai. Rolurile se schimbă, paradigmele inovative se manifestă plenar, iar ce e vechi trece sub incidența noului. Adaptarea la schimbare prin informare constantă și perfecționare continuă reprezintă cheia menținerii relevanței afacerii tale pe marginea modificărilor care sunt și a celor care vor veni.

Referințe principale de informare

Norme specifice din 5 noiembrie 2015 de utilizare a documentelor financiar-contabile (Anexa nr. 2).
Ordin nr. 2634 din 5 noiembrie 2015 privind documentele financiar-contabile, publicat în Monitorul Oficial nr. 910 din 9 decembrie 2015.
Ordin nr. 4058 din 24 iulie 2024 pentru completarea Ordinului ministrului finanțelor publice nr. 2.634/2015privind documentele financiar-contabile Publicat în Monitorul Oficial nr. 754 din 1 august 2024.

Blog e-Factura

Toate informațiile de care ai nevoie pentru e-Factura

04 Nov

eFactura . 2 months ago . Legislație e-Factura

Factura proformă. Document lipsit de formă în contextul E-facturii?

Anul 2024 a fost marcat de modificări de substanță cu influență asupra restartării manierei derulării afacerilor românești. Abordarea deținătorilor de afaceri a fost multiplă. Unii au îmbrățișat schimbările ca parte importantă a progresului digital, considerând modificările drept catalizator al afacerilor spre un nivel înalt de performanță. Alții, mai circumspecți, au privit temători spre tot ceea ce a însemnat digitalizarea fiscală, neregăsindu-se în acest nou peisaj în care vor activa afacerile de acum înainte. Un lucru este însă cert, și unii și alții au fost nevoiți să se conformeze tuturor schimbărilor, pentru asigurarea perpetuării afacerilor în contextul dirijat de inovații digitale cu incidență fiscală.

Pe scurt!
Prospecții pentru viitorul afacerii tale
Sub amprenta incertitudinii…
Lupa pe subiect-Factura proformă, lipsit de formă în context E-factura?
Practica excede teoria!
Reinventarea rolului facturii proforme pe fondul apariției E-facturii

Prospecții pentru viitorul afacerii tale

Acum, când ne apropiem cu pași grăbiți de finalul anului 2024, pentru mulți antreprenori se instalează teama cu privire la ce mai poate aduce anul care va sosi curând. Deja două noi impuneri legislative se anunță la orizont. Acestea rămân tot în zona procesului de digitalizare fiscală. Deși suntem siguri că deja ești familiarizat cu ceea ce va aduce anul 2025, sintetizăm mai jos cele două aspecte de noutate care vor marca începutul anului imediat următor:

Obligativitatea facturării electronice între relațiile comerciale de tip B2C. Are loc astfel întregirea tabloului facturării electronice pe toate cele 3 paliere ale modelelor de afaceri autohtone: B2G, B2B și B2C.
Obligativitatea transmiterii declarației D406 (SAF-T) și de către micii contribuabili. O declarație complexă, cu incidență asupra operațiunilor financiare și fiscale din cadrul companiei care se extinde și la nivelul companiilor mici tradiționale.

Pentru o pondere semnificativă dintre antreprenorii din România, cele două modificări se anunță ca un tsunami amenințător, care periclitează aspectele legate de asigurarea continuității afacerii. Pentru reducerea nivelului de stres asociat cu evenimentele care bat la poarta companiei tale, noi, echipa Facturis Online venim în ajutorul tău cu cele mai eficiente soluții. Dorim să ne transformăm în partenerul principal pentru susținerea dezvoltării afacerii tale, chiar și pe marginea contextului actualității moderne. Propunem cele mai adecvate soluții de digitalizare fiscală care să te ajute să îți continui ritmul vieții fără stresul pierderii relevanței afacerii pe care o conduci.

Sub amprenta incertitudinii…

O serie de problematici arondate procesului de facturare au intrat, odată cu apariția E-facturii, sub incidența incertitudinii. Multe situații pe care antreprenorii și conducătorii departamentelor financiar-contabile credeau că le stăpânesc, au alunecat pe panta îndoielii. Cu siguranță că avalanșa provocărilor raportat la aplicarea corectă a principiilor E-facturii nu se termină aici. Astfel, este normal să te simți real debusolat. Important este însă, să identifici cele mai bune metode de gestionare a schimbării. Prioritizează informarea continuă, fii permanent în contact cu toate modificările legislative lansate de către autorități.

Lupa pe subiect

Astăzi, vom pune lupa pe subiectul facturii proforme. Mai este aceasta relevantă în contextul dictat de apariția fenomenului RO efactura? Sau intră în categoria documentelor lipsite de sens și de formă? Cum reconfigurează e-Factura regulile privind utilizarea acesteia? Aceste afirmații au fundament științific? Proforma coexistă alături de e-Factura? Mai poate fi ea utilizată? Există reguli clare în acest sens, sau acte normative care să aducă lămuriri cu privire la acest aspect? Rămâi alături de noi pentru a face lumină cu privire la problematica facturii proforme în cadrul e-facturii.

Cunoști cu siguranță utilitatea facturii proforme. Dacă dorești să afli mai multe informații despre conținutul documentului, rolul și scopul acestuia, precum și aspecte legate de elemente de diferențialitate între factura proformă și factura fiscală te invităm să faci un popas în cadrul blog-ului nostru, prin accesarea link-ului: https://facturis-online.ro/legislatie/factura-proforma.html, unde vei regăsi punctual aspecte de interes pentru subiectul facturii proforme.

În definitoriu, factura proformă are rolul prestabilirii termenilor tranzacției comerciale, emisă înaintea facturii fiscale, nefiind un document cu rol de bază documentară pentru înregistrarea tranzacției în cadrul evidenței financiar-contabile. Probabil cunoști ampla teorie care gravitează în jurul problematicii facturii proforme. Faptul că aceasta este un document de formă existent în cadrul dosarului cu acte contabile ale entității, prin intermediul facturii proforme fiind fixate aspecte legate de potențiala tranzacție care urmează a fi oficializată prin intermediul facturii fiscale. Factura proformă își răsfrânge aplicabilitatea în mod preponderent asupra tranzacțiilor internaționale, în cadrul legislației naționale nefiind reglementate aspecte legate de utilizarea acesteia în cadrul practicii de afaceri. Literatura de specialitate de asemenea este vitregită de materiale care să aducă clarificări cu privire la problematica arondată facturii proforme.

Trebuie să menționăm de la bun început, faptul că, la momentul actual, factura proformă coexistă alături de factura fiscală. Evident, aceasta nu trebuie transmisă prin intermediul platformei naționale RO e-Factura.

Practica excede teoria!

Cu toate că facturile proforme nu trebuie transmise prin intermediul RO efacturii și nu generează incidențe cu privire la posibilitatea deducerii TVA-ului, există situații când, din eroare, contribuabilii au încărcat facturi proforme în cadrul E-facturii, cu serii și numere care nu coincideau cu cele prestabilite în cadrul plajei de facturi predefinite. Acest aspect este total eronat. Soluția în vederea corectării erorii este reprezentată de stornarea acestui document conform regulilor prevăzute de art. 330, alin. 1, lit. b) din cadrul Codului Fiscal.

Începând cu data de 1 iulie 2024, reprezintă bază legală de înregistrare în contabilitate doar facturile primite și transmise prin intermediul sistemului național RO eFactura. Orice altă factură ,,care nu trece prin sistem” nu poate fi luată în calcul ca document justificativ pentru înregistrarea operațiunilor în contabilitate. Nu există precizări legislative cu privire la pierderea validității facturii proforme începând cu această dată. Ea poate fi emisă și transmisă clientului, respectându-se scopul pentru care aceasta a fost și este utilizată în practica de afaceri.

Atenție! Chiar dacă acestea încă circulă în mediului comercial, facturile proforme nu se transmit în cadrul platformei naționale RO e-Factura!

Reinventarea rolului facturii proforme pe fondul apariției E-facturii

De foarte multe ori, în cazul facturilor primite în cadrul sistemului național RO e-factura se înregistrează un decalaj. În această manieră, contribuabilii se întreabă cum pot să înregistreze în contabilitate tranzacția pentru evidențierea cheltuielii efectuate, pe baza facturilor primite de la furnizor în format pdf, înaintea încărcării în cadrul sistemului? Evident, nu există posibilitatea deducerii taxei pe valoare adăugată în acest caz.

Soluția propusă de către specialiști este în direcția considerării acestor facturi tradiționale asemenea unei facturi proforme. Astfel, ne raportăm la factura clasică, primită în format pdf ca la o factură proformă, pentru justificarea efectuării tranzacției, pentru a respecta prevederile Legii Contabilității formulate astfel: ,,Orice operațiune economico-financiară efectuată se consemnează în momentul efectuării ei într-un document care stă la baza înregistrărilor în contabilitate, dobândind astfel calitatea de document justificativ.” Prin aplicarea principiului prudenței și ținând cont de regulile Legii Contabilității, conform căreia fiecare tranzacție economică derulată are la bază un document justificativ, se pot utiliza factura clasică drept factură proformă pentru a evidenția în contabilitate efectuarea tranzacției. Asta pentru a ne ralia la normele legale stipulate prin intermediul Legii nr. 82/1991. Dar și pentru a ne supune principiului contabilității de angajamente care menționează faptul că: ,,Efectele tranzacţiilor şi ale altor evenimente sunt recunoscute atunci când tranzacţiile şi evenimentele se produc (şi nu pe măsură ce numerarul sau echivalentul său este încasat sau plătit) şi sunt înregistrate în contabilitate şi raportate în situaţiile financiare ale perioadelor aferente”.

Deși au existat numeroase controverse pe marginea subiectului corelat la imposibilitatea înregistrării în contabilitate a unei facturi care nu există în cadrul sistemului național RO e-Facturii, totuși, până la momentul apariției acesteia în cadrul sistemului, putem utiliza, pentru justificarea realizării operațiunii, factura clasică, cu rol de factură proformă.

În acest sens, factura proformă nu este un document lipsit de formă în contextul trasat de apariția E-facturii. Aceasta nu își pierde sensul și forma, rolul său, am putea spune, se reinventează. Trebuie însă să avem grijă la respectarea scopului și a rolului pentru care ea a fost creată.

Referințe principale de informare

Boiciuc, Alexandru, e-Factura: Cum pot firmele să înregistreze tranzacțiile, în baza facturii clasice, până la momentul emiterii facturii electronice? Soluția prudentă: proforma, material în format electronic, disponibil la adresa:https://www.avocatnet.ro/articol_68186/e-Factura-Cum-pot-firmele-s%C4%83-inregistreze-tranzac%C8%9Biile-in-baza-facturii-clasice-pan%C4%83-la-momentul-emiterii-facturii-electronice-Solu%C8%9Bia-prudent%C4%83-proforma.html
Ordinul nr. 1.802 din 29 decembrie 2014 (*actualizat*) pentru aprobarea Reglementărilor contabile privind situaţiile financiare anuale individuale şi situaţiile financiare anuale consolidate Publicat în Monitorul Oficial nr. 963 din 30 decembrie 2014.
Legea contabilității nr. 82 din 24 decembrie 1991 (**republicată**) Publicat în Monitorul Oficial nr. 454 din 18 iunie 2008.

Blog e-Factura

Toate informațiile de care ai nevoie pentru e-Factura

31 Oct

eFactura . 2 months ago . Legislație e-Factura

Arhivarea facturilor electronice în contextul dictat de eFactura. Ce ar trebui să cunoști pe această latură?

Contextul trasat de apariția sistemului informațional RO e-Factura a impus modificarea regulilor jocului pe terenul afacerilor românești. În timp ce unele aspecte sunt puse stringent sub lumina reflectoarelor, altele rămân ascunse sub cortina ambiguității și a nesiguranței. S-a scris mult și s-a discutat și mai mult despre aderarea companiilor la noutățile digitalizării fiscale. Dominant în acest spectru este de departe sistemul RO eFactura. La o simplă căutare pe internet a sintagmei e-factura sunt returnate o multitudine de rezultate care au în centru paradigma inovativă a modernității fiscale. Interesul este crescut așadar în acest sens. Te întrebi cum poți să faci față la toate aceste modificări.

Nu există o baghetă magică prin care să primești superputeri în cunoaștere deplină. Nu poți să cunoști în amănunțime toate aspectele legate de inovația fiscală prin digitalizare. Iar dacă vrei să lași în urmă digitalizarea din cauza sentimentului copleșitor de neputință, trebuie să știi că vei fi devansat de modernitate. Îți vei pierde relevanța.

Un lucru este cert. Trebuie ,,să joci după cum cântă societatea informațională”. Astfel spus, este imperativ să fie la curent cu tot ce înseamnă trenduri ale digitalizării fiscale. Să ai capacitatea necesară de a implementa inovativul. Fiecare popas conturat de noi, prin intermediul blogului nostru, pune ,,cărămidă cu cărămidă” bazele pentru ca tu să ai o fundație solidă pentru a guverna eficient schimbarea.

Precum spuneam cu câteva rânduri mai sus, materialele informative pe tema efacturii sunt numeroase. Sunt însă unele puncte care ,,stau în spatele scenei”. Vom aduce astăzi sub lumina reflectoarelor unul dintre aceste puncte.

Astfel, aducem în scenă subiectul arhivării facturilor electronice care circulă în sistemul național RO e-Factura. Cum poate fi văzută arhivarea documentelor pe terenul e-Facturii? Schimbă contextul trasat de digitalizare maniera de abordare a operațiunii de arhivare? Există reguli speciale în acest sens? Suntem obligați la arhivarea facturilor primite și trimise în cadrul sistemului? Acestea, precum și alte aspecte de interes pentru afacerea ta vor fi punctate în cele ce urmează.

Pe scurt!
La ce se referă arhivarea electronică a documentelor?
Care este sensul arhivării electronice?
Ce este documentul electronic?
Care este fișierul original al documentului facturii electronice?
Concret, ce anume arhivăm din cadrul sistemului național E-factura?
Cine trebuie să arhiveze facturile primire și transmise prin intermediul E-factura?
Care este durata de timp pentru care se stochează o factură?

Mai întâi…
Este oportun să delimităm semnificația arhivării. Trebui să cunoști în acest sens faptul că luna iunie a anului 2024 a marcat modificarea actului normativ care făcea trimitere la aspectele stocării documentelor. Astfel, este lansată Legea nr. 201 din 25 iunie 2024 pentru completarea Legii Arhivelor Naționale nr. 16/1996, precum și pentru modificarea și completarea Legii nr. 135/2007 privind arhivarea documentelor în formă electronică. Aceasta delimitează cadrul juridic în ceea ce privește operațiunile de creare, conservare, consultare și utilizare a documentelor care urmează a fi arhivate în formă electronică.

La ce se referă arhivarea electronică a documentelor?

Cunoaștem cu toții maniera de arhivare tradițională a documentelor. Mormane de documente, rafturi înghesuite cu dosare, spațiu supraaglomerat. În era digitalizării masive regulile jocului arhivării se modifică. Astfel, se asigură păstrarea documentelor în sensul arhivării acestora pe suporturi electronice. Toate aceste modificări sunt în tendința dictată de către modificările impuse prin societatea informațională modernă.

Care este sensul arhivării electronice?

Procesul de arhivare electronică face referire la totalitatea etapelor care constituie o activitate cu implicații asupra transferului documentelor dintr-un spațiu de lucru curent într-un depozit de arhivă electronică, cu scopul conservării acestora. Astfel, acestea sunt puse ,,la păstrat” pentru o perioadă definită de timp.

Ce este documentul electronic?

Prin document electronic înțelegem ,,orice conținut stocat în format electronic”. Prin urmare, putem să încadrăm la această categorie, fără îndoială, și facturile primite și transmise în cadrul sistemului național e-Factura.

Care este fișierul original al documentului facturii electronice?

Raportat la rigorile legislative, aspectele în această direcție sunt destul de clare. În contextul dictat de RO eFactura, cunoaștem faptul că documentul original al facturii este redat de fișierul xml. Deși în practică este utilizat formatul pdf al facturii, pentru ușurință în ordonarea logică a elementelor documentului, totuși cel cu valoare de originalitate este xml-ul însoțit de semnătura digitală a Ministerului de Finanțe. Baza legală a acestui aspect rezidă în art. 4, alin. (4) al Ordonanței de urgență nr. 120 din 4 octombrie 2021 privind administrarea, funcționarea și implementarea sistemului național privind factura electronică RO e-Factura și factura electronică în România: În situația în care factura electronică transmisă respectă structura prevăzută la alin. (1), se aplică sigiliul electronic al Ministerului Finanțelor și se comunică de îndată destinatarului. Aplicarea sigiliului electronic al Ministerului Finanțelor atestă primirea acesteia în sistemul național privind factura electronică RO e-Factura.

Concret, ce anume arhivăm din cadrul sistemului național E-factura?

Este important să știi faptul că trebuie să recurgi la arhivarea atât a facturilor primire cât și a celor transmise prin intermediul sistemului național RO eFactura. Noile reglementări în materie de arhivare a documentelor justificative menționează o perioadă de 5 ani pentru păstrarea acestora. Astfel, este important să recurgi la operațiunea de arhivare cu o anumită regularitate, ținând cont de faptul că facturile se păstrează în cadrul platformei de-a lungul unei perioade de timp limitate.

Important!
Este esențial să facem deosebire între xml-ul încărcat și cel validat de ANAF. Doar xml-urile validate de către ANAF sunt pretabile operațiunii de arhivare.

Cine trebuie să arhiveze facturile primire și transmise prin intermediul E-factura?

Una dintre discuțiile centrale ale tematicii este legată de persoana responsabilă cu arhivarea facturilor. În primul rând, responsabilitatea stocării fișierelor de tip xml revine contribuabililor. Este important să cunoaștem faptul că există furnizori acreditați în acest sens pentru prestarea de servicii de arhivare electronică. Astfel, aceștia au acoperirea contractuală când vine vorba de invalidarea unui fișier xml ori apariția anumitor erori legate de documentele descărcate din cadrul sistemului național RO e-factura.

Care este durata de timp pentru care se stochează o factură?

Arhivarea în sensul păstrării facturilor primite și transmise prin intermediul sistemului național RO e-factura se realizează pe o perioadă de 5 ani. Această perioadă curge de la momentul emiterii facturii respective. Astfel, dacă am emis și transmis în cadrul sistemului național RO e-factura, o factură cu data de 1 octombrie 2024, acestea se stochează până la data de 1 octombrie 2029. Atenție însă la îndeplinirea criteriului de validitate a documentului. Indexul de încărcare trebuie să corespundă unui document valid, fără erori.

Atenție!
Reiterăm faptul că facturile nu se arhivează decât în formatul xml. Fișierele pdf nu sunt destinate stocării, acestea având doar rol de facilitare a muncii personalului din cadrul departamentului financiar-contabil.

În final, este bine să cunoști faptul că, în context Efactura, ești responsabil de arhivarea documentelor primite și transmise prin intermediul platformei. Având în vedere implicațiile pe termen lung a problematicii și durata scurtă de timp pentru găzduirea facturilor în cadrul platformei recomandarea noastră este să te ocupi cu prioritate de aspectul arhivării facturilor.

Referințe principale de informare

Legea nr. 135 din 15 mai 2007, privind arhivarea documentelor electronice, Publicată în Monitorul Oficial nr. 138 din 25 februarie 2014.
LEGEA contabilității nr. 82 din 24 decembrie 1991, republicată, cu modificările și completările ulterioare, Publicată în Monitorul Oficial nr. 454 din 18 iunie 2008.
Site-ul furnizorului de semnătură electronică acreditată, CertSign, https://www.certsign.ro/ro/qa-e-factura-si-arhivarea-electronica-a-facturilor/, accesat octombrie 2024.
Site-ul furnizorului de semnătură electronică acreditată, CertSign, https://www.certsign.ro/ro/arhivarea-electronica-a-facturilor-din-ro-e-factura/, accesat octombrie 2024.
Ordonanță de Urgență nr. 120 din 4 octombrie 2021 privind administrarea, funcționarea și implementarea sistemului național privind factura electronică RO e-Factura și factura electronică în România, precum și pentru completarea Ordonanței Guvernului nr. 78/2000 privind omologarea, eliberarea cărții de identitate a vehiculului și certificarea autenticității vehiculelor rutiere în vederea introducerii pe piață, punerii la dispoziție pe piață, înmatriculării sau înregistrării în România, precum și supravegherea pieței pentru acestea, Publicat în Monitorul Oficial nr. 960 din 7 octombrie 2021.

Blog e-Factura

Toate informațiile de care ai nevoie pentru e-Factura

21 Oct

eFactura . 2 months ago . Legislație e-Factura

E-Factura și instrumentele de încasare a creanței. Ce trebuie să știi despre acest aspect în contextul facturii electronice?

Paradigma facturării electronice a pus sub conul de lumină o serie de aspecte cu incidență asupra contrastării imaginii fidele a situației patrimoniale a unei companii. Impactul asupra derulării armonioase a operațiunilor și a oglindirii situației conforme cu realitatea economică responsabilizează antreprenorii spre direcția informării constante cu privire la utilizarea corectă a sistemului național RO e-Factura.

Poate părea un drum anevoios, ,,pavat” cu o multitudine de provocări. Real, este un traseu pe parcursul căruia vei întâlni multe obstacole. Înlăturarea acestora este condiționată de parteneriate bazate pe profesionalism, performanță și încredere. Conștienți fiind de necesitatea acestor 3 atribute în relația dintre tine ca antreprenor și noi, echipa Facturis ca furnizor de soluții informatice specializate de facturare şi gestiune stocuri, suntem aici pentru ca drumul spre conformare digitală să nu ți se mai pară anevoios. Ne ocupăm de obstacole, iar provocările devin oportunități pentru a optimiza indicatorii de performanță digitală ai afacerii tale.

Astăzi îți captăm atenția cu unul dintre aspectele care necesită rigurozitate în practica facturării electronice. Acesta este legat de modalitățile de încasare a facturii emise și transmise în cadrul platformei RO eFactura. Deoarece această problematică generează implicații la nivelul reflectării corecte în contabilitate a operațiunilor de încasări și plăți este deosebit de important să tratăm cu maximă responsabilitate aspectul în sensul marcării corecte a facturii din punct de vedere a instrumentului de încasare utilizat.

Înainte de aprofundarea efectivă a problematicii instrumentelor de încasare în context eFactura, este necesar să clarificăm opțiunile pe care le ai în vederea încasării unei creanțe, respectiv a plății unei datori. Opțiunile de stingere a unei creanțe/plată a unei datorii sunt multiple. Este important să fii familiarizat cu cea mai importantă delimitare a acestor instrumente. Astfel, putem utiliza mijloace de încasare/plată tradiționale sau moderne, bazate pe prezența efectivă a banilor cash sau efectuate în absența acestora.

Cel mai popular instrument de plată/încasare în practica de afaceri este redat de chitanță. Aceasta reprezintă un document justificativ care atestă depunerea unei sume în numerar și stingerea unei creanțe consemnate în contabilitate. La polul opus, instrumentele de plată fără numerar sunt focusate spre utilizarea frecventă a cardurilor bancare precum și a ordinului de plată. Și pe această latură, spectrul este larg.

La emiterea facturii care trebuie transmisă prin intermediul e-Facturii este esențial să ții cont de marcarea corectă din punct de vedere a modalității de încasare a creanței. Din păcate, acesta este un aspect tratat cu superficialitate de către utilizatorii sistemului. Trebuie să cunoști însă faptul că indicarea corectă a instrumentului de încasare are implicații multiple asupra reflectării corecte a realității economice raportat la activitatea derulată de tine. Pentru reflectarea semnificației crescute a aspectului te invităm să vizualizezi mai jos principalele rațiuni care stau la baza consemnării corecte a manierei de încasare a creanței față de partenerul tău. Am sintetizat pentru tine semnificația aspectului susmenționat în sens dual. Astfel, impactul se manifestă în:

Reflectarea corectă în contabilitate a operațiunii de plată (de exemplu, menționarea corectă a instrumentului de plată te ajută să înregistrezi corect în contabilitate modalitatea de plată a facturii primite de la partenerul tău). Tendința în practică este de eliminare a chitanțelor din dosarul cu acte contabile pe care contribuabilul îl predă serviciului contabilitate. Acest lucru îngreunează procesul de înregistrare contabilă a operațiunilor în contabilitate. Aspectul este acutizat pe marginea menționării greșite a instrumentului de încasare/plată pe documentul transmis în RO e-Factura. Astfel, contabilul trebuie ,,să scotocească” printre documentele contabile pentru a identifica maniera concretă de efectuare a plății, aspect aproape imposibil de realizat în afara existenței indicațiilor precise în acest sens.

Reamintim!
Începând cu data de 1 iulie 2024, doar facturile primite prin intermediul sistemului Efactura au rol de bază documentară pentru reflectarea operațiunii de achiziție în contabilitate. Este important așadar ca factura să reflecte imaginea realității economice a companiei reflectată prin elementele principale ale documentului.

Impactul pozitiv asupra precompletării decontului de TVA (P300) prin marcarea corectă a manierei de încasare a creanței. Dacă factura este încasată cu bon fiscal, aceasta are incidențe asupra codificării tipului facturii prin marcarea acesteia cu codul 751. Astfel, se asigură preluarea corectă a facturilor încasate prin bon fiscal în cadrul P300 și este evitată denaturarea TVA-ul în cadrul decontului.

Exemplu de pe tărâmul practicii

Dacă ești persoană impozabilă plătitoare de TVA care aplică sistemul TVA la încasare și primești în cadrul e-Factura, documente care nu au mențiunea achitat cu chitanță iar dosarul predat contabilului nu include și documentul de plată, nu se poate deduce taxa pe valoare adăugată aferentă documentului primit, întrucât lipsește documentul care face dovada plății datoriei către furnizorul respectiv. Pe factura de la furnizor identificăm codul aferent instrumentului de plată fără numerar deși aceasta este achitată cu chitanță. Contabilul nu are posibilitatea de a intui maniera de stingere a datoriei, prin urmare nu poate reflecta realitatea economică a operațiunii de achitare a datoriei.

Acesta este doar un exemplu simplu despre impactul consemnării corecte a instrumentului de încasare a creanței/plată a datoriei pe factura transmisă/primită în cadrul sistemului.

Dacă ne raportăm la aplicația lansată de către Agenția Națională de Administrare Fiscală pentru emiterea facturii în formatul acceptat de către sistemul național RO e-Factura, aceasta menționează, în varianta extinsă, o serie de coduri pentru consemnarea încasării creanței. În cadrul secțiunii Detalii vânzător, la rândul instrucțiuni de plată (BT-81) poate fi menționat codul tipului de instrument de plată din cadrul unei liste predefinite care cuprinde 97 de metode. Dintre toate aceste instrumente regăsite în cadrul listei cele mai populare sunt corelate codurilor:

cod 10-în numerar,
cod 42-plata în contul bancar.

Alte metode sunt legate de codurile 20-cec, 21-bilet la ordin, 48-card bancar, 53-plată rapidă din trezorerie, 60-bilet la ordin, 68-serviciu de plată online, 97-compensare între parteneri etc.

Cele mai des utilizate coduri de către utilizatori la emiterea documentului sunt asociate încasării cu chitanță sau prin intermediul ordinului de plată.

Dacă încă nu te-ai raliat la cerințele actualității cu privire la utilizarea corectă a sistemului național RO e-Factura, acum este momentul. Materialul de mai sus aduce conștientizări în direcția marcării corecte a facturilor emise și transmise în cadrul platformei din punct de vedere a modalității de încasare a creanței, dacă discutăm de postura de emitent al documentului. Precum a fost semnalat pe parcursul articolului, acest aspect are o serie de implicații atât asupra laturii contabile în sensul evidențierii corecte a tranzacției în cadrul evidențelor cât și asupra laturii fiscale prin preluarea corectă a informațiilor în cadrul decontului precompletat de TVA.

Proiecție de viitor. Ce se va întâmpla cu instrumentele de încasare tradiționale în contextul conturat de paradigma e-Facturii?

Nu putem să omitem această întrebare atât de des vehiculată printre teoreticeni și practicieni deopotrivă. Care este viitorul instrumentelor de plată tradiționale? Este asigurată perpetuarea acestora în contextul facturării electronice, sau dimpotrivă, aceastea vor reprezinta o filă de istorie din cartea instrumentelor de plată? Ce ne asigură viitorul în materie de dispariție sau perpetuare a unor instrumente de plată rămâne de văzut. Un lucru este însă cert. Digitalizarea masivă a activităților din cadrul companiilor trasează noi orizonturi de operare a afacerilor. Modernizarea este de departe punctul cheie al viitorului în care funcționează afacerile. Un viitor în care tradiționalul în materie de instrumente de plată își pierde semnificativ din putere.

Referințe principale de informare

Tipuri de instrumente de plată (BT-81), Aplicație web pentru completare factură în formatul electronic (XML- UBL) versiunea 1.0.8, disponibilă la adresa: https://www.anaf.ro/CompletareFactura/faces/factura/informatiigenerale.xhtml
Dicționar de plăți, Educație financiară, Asociația Română a băncilor, material în format electronic, disponibil la adresa: https://www.educatiefinanciara.info/all-project-list/mic-dictionar-de-plati/
Chitanța. Instrument de plată pe cale de dispariție în contextul E-factura?, https://blog.mfirme.ro/2024/09/24/chitanta-instrument-de-plata-pe-cale-de-disparitie-in-contextul-e-factura/

Blog e-Factura

Toate informațiile de care ai nevoie pentru e-Factura

15 Oct

eFactura . 2 months ago . Legislație e-Factura

E-factura (de)codificată: 751. Semnificație și implicații

Povestea din spatele digitalizării fiscale a companiilor a înregistrat de la momentul debutului o serie de puncte culminante, care fac ca acțiunea din backstage să fie cu adevărat palpitantă. Dacă ești tipul de antreprenor care este în căutarea permanentă a stabilității, pe fondul atributului cameleonic care împânzește mediul de afaceri, este vital să recurgi la informarea permanentă. De altfel, în afara informării constante, care să aibă la bază surse relevante și stabile nu este posibilă supraviețuirea afacerii, în contextul economiei actuale extrem de dinamice.

Încă de la momentul lansării sistemului național RO e-Factura, utilizarea acestuia a presupus o adevărată provocare pentru antreprenori. Actualizările permanente asupra sistemului în vederea optimizării parametrilor de funcționalitate au stârnit controverse și au pus ,,piedici” multor utilizatori ai sistemului. Noi, echipa Facturis am depus toate eforturile pentru ca adoptarea paradigmei informaționale digitale să fie un proces facil, pentru tine și afacerea ta.

Subiectul este acutizat pe fondul apariției primului decont precompletat de TVA în cadrul SPV și a constatării unor serii de nereguli legate de corelarea datelor din cadrul sistemelor pilon de extragere a informațiilor cu cele cuprinse în cadrul decontul P300. Lansarea sistemului RO e-TVA și încărcarea pentru prima dată a decontului precompletat P300 pe data de 5 septembrie 2024 în cadrul SPV a scos la iveală o serie de neconcordanțe între sursele de prelevare a datelor care stau la baza conturării informațiilor cuprinse în decont. După puțin timp de la apariția acestuia, mediul de afaceri și autoritățile fiscale semnalează o serie de erori identificate care se datorează fie nefuncționalității sistemului în parametrii optimi, fie neatenției contribuabililor la transmiterea datelor în cadrul RO eFactura. Cele mai întâlnite erori se identifică în cele ce urmează:

Tip eroare	Efect și semnificație
Facturi dublate	Sunt încărcate aceleași documente cu marcaje diferite Dublarea valorii TVA-ului în cadrul decontului precompletat
Codificarea eronată	Facturile de storno cu sume pozitive sunt marcate cu codul 380, în loc de codul 381 Facturi emise în baza bonului fiscal nu sunt codificate conform codului 751 Denaturarea TVA-ului și a încasărilor/veniturilor în numerar
Facturi netransmise	Exceptarea obligației de transmitere în RO e-factura a facturilor simplificate precum și a facturilor emise către clienți persoane fizice Compromiterea situației TVA-ului

Una dintre impedimentele dificil de asimilat și de utilizat corect de către cei care întocmesc și transmit facturi în cadrul RO e-Factura este legată de codificarea acestora. Aspectul acesta este cu atât mai important cu cât de el depinde într-o măsură semnificativă precompletarea corectă a decontului precompletat de TVA (P300).

P300 în cifre!

Precum menționam anterior, pe data de 5 septembrie 2024, au fost transmise prin intermediul SPV un număr de 360 400 deconturi precompletate de TVA, către toți contribuabilii persoane impozabile a cărui vector fiscal include categoria plătitorilor de TVA. Pentru anumite companii, formularului P300 i s-a alăturat Nota de conformare RO e-TVA, prin intermediul căreia se fixează aspecte legate de diferențele semnificative semnalate între decontul depus de către contribuabil și cel precompletat. Care este numărul de contribuabili care au primit și acest document în cadrul SPV, document care atestă o necorelare a datelor din cadrul celor două deconturi? Ei bine, un procent de 5% dintre aceștia, respectiv 18 020 de contribuabili au vizualizat și Nota de conformare RO eTVA (P300_diferențe) alături de P300. Acest aspect responsabilizează contribuabilii în direcția conferirii justificării cu privire la proveniența diferențelor.

Una dintre cele mai remarcabile surse de prelevare a datelor care populează rândurile decontului este sistemul RO e-factura. Pentru transpunerea corectă a informațiilor în cadrul decontului au fost astfel necesare o serie de clarificări. Cele mai importante dintre acestea sunt arondate codurilor de facturare. Probabil cunoști deja codurile utilizate pentru facturile emise și transmise în cadrul platformei RO e-factura. Dacă încă nu te-ai familiarizat cu ele, iată mai jos o listă a acestora:

Cod	Descriere
Codul 380	Factură
Codul 381	Notă de creditare
Codul 384	Factură corectată
Codul 389	Autofactură
Codul 751	Factură-informații în scopuri contabile

Aceste coduri sunt menționate de Ordinul ministrului finanțelor pentru modificarea Specificațiilor tehnice și de utilizare a elementelor de bază ale facturii electronice-RO_CIUS-și a regulilor operaționale specifice aplicabile la nivel național, aprobate prin Ordinul ministrului finanțelor nr. 1.366/2021 ca elemente obligatorii care trebuie conținute de o factură transmisă prin intermediul e-Factura.

Astăzi vom face un mic popas asupra codului 751. Ce reprezintă acesta și care sunt circumstanțele care impun utilizarea lui la emiterea facturii? Cum poate fi definită factura-informații în scopuri contabile? Cum ar trebui să se raporteze corect contribuabilii la această noțiune?

În primul rând, conceptul de factură-informații în scopuri contabile merită atenție pentru a fi clarificat. Factura-informații în scopuri contabile este un concept vehiculat des și asociat cel mai frecvent cu sistemul național RO e-Factura dar și în contextul declarației D406 (SAF-T). Facturi-informații în scopuri contabile nu face trimitere la o simplă factură fiscală emisă către un client persoane fizică sau juridică. Aceasta nu se limitează doar la operațiunea de vânzare a unui bun/prestare a unui serviciu/executare a unei lucrări, oferind indicații și asupra operațiunii de încasare a creanței. Literatura de specialitate nu conferă explicații exhaustive cu privire la definire, scop, rol și manieră de utilizare a acestui document. Profesionistul contabil în colaborare cu echipa de informatici trebuie să identifice cele mai bune soluții pentru ca utilizarea conceptului în contextul E-factura să fie corectă și să respecte toate normele în vigoare.

Unul dintre principalele motive pentru care este necesar să fim atenți la codificarea facturilor emise în prealabil transmiterii în cadrul sistemului este legat de implicațiile transpunerii datelor în cadrul decontului precompletat de TVA.

Exemplu de bună practică. 751 Decodificat

Considerăm cazul unei companii (persoană impozabilă plătitoare de TVA) care a emis în luna septembrie 2024 10 Z-uri în baza activității de prestări servicii efectuată. În data de 10 septembrie, pentru serviciile prestate comensurate prin Raportul Z numărul 531, au fost emise două bonuri fiscale, BF1 în valoare de 350 de lei și BF2 în valoare de 140 lei. Pentru valoarea încasată prin BF1, clientul a solicitat factură. Pentru a reflecta corect operațiunea în cadrul evidenței contabile și pentru a nu denatura preluarea acesteia în cadrul sistemului RO-eFactura și implicit în cadrul decontului precompletat de TVA, recomandăm ca exemplu de bună practică următoarea procedură. Iată mai jos, pașii pe care trebuie să îi parcurgi pentru a reflecta corect în contabilitate operațiunea și a te asigura asupra precompletării corecte a decontului precompletat de TVA (P300).

Modifici valoarea RZ astfel: precum am evidențiat mai sus, valoarea totală a raportului Z cu numărul 531 este de 490 de lei, din care TVA (19%) însumează 78 lei. Pentru valoarea de 350 de lei, din care 55 lei TVA, identificată prin bon fiscal, clientul dorește emiterea unei facturi. Vom recurge astfel la modificarea raportului Z în sensul diminuării valorii totale a acestuia cu valoarea pentru care trebuie să emitem factura. Recurgem la modificarea acestuia pentru a evita dublarea TVA-ului și denaturarea încasării.

Emitem factura solicitată de client cu specificarea aferentă: Factura în scopuri contabile prin atribuirea codului 751. Trebuie să ținem cont ca data facturii să fie aceeași cu cea de emitere a bonului fiscal pentru care clientul solicită factura. De asemenea, factura trebuie să fie marcată drept încasată cu document BF1. Este necesar să acordăm maximă atenție acestui aspect. În practică, de multe ori operațiunea este codificată prin simbolul cifric 380. Acest aspect este total eronat, cu implicații majore asupra denaturării informațiilor în cadrul decontului precompletat de TVA. Astfel, este dublată valoarea TVA fiind denaturată și operațiunea de încasare.

Astfel, în practică trebuie să acordăm atenție operațiunii de emitere a facturii din bonul fiscal. În contextul RO e-TVA, implicațiile codificării eronate a facturilor poate fi substanțial, conducând la supraîncărcarea contribuabililor cu sarcini administrative legate de conturarea explicațiilor care să justifice diferențele identificate între decontul precompletat și cel depus de către contribuabil.

Pentru a fi scutit de parcurgerea cu rigurozitatea a pașilor mai sus descriși și pentru a diminua presiunea pe care o resimți pentru asigurarea operării corecte a operațiunii, aplicația implementată de echipa noastră permite simplificarea procesului:

Cum procedăm în situația în care am emis o factură fiscală, am trimis-o în sistemul e-Factura iar apoi clientul dorește să achite factura respectivă cu cash sau card bancar şi se emite bon fiscal?

Referințe principale de informare

Site-ul ANAF, Aplicație web pentru completare factură în formatul electronic (XML- UBL) versiunea 1.0.8, disponibil la adresa: https://www.anaf.ro/CompletareFactura/faces/factura/informatiigen erale.xhtml.
Site-ul ANAF, RO e-Factura, disponibil la adresa: https://mfinante.gov.ro/web/efactura.
Ordonanța de urgență nr. 70 din 21 iunie 2024 privind unele măsuri de implementare și utilizare a decontului precompletat RO e-TVA și valorificarea datelor și informațiilor prin implementarea unui sistem de guvernanță specific, precum și alte măsuri fiscale.

Blog e-Factura

Toate informațiile de care ai nevoie pentru e-Factura

07 Oct

eFactura . 3 months ago . Legislație e-Factura

(Aproape) Tot ce trebuie să știi despre e-Factura la (aproape) finele anului de consacrare al sistemului. Implicații pentru viitorul companiei tale

Anul 2024, privit în retrospectivă, la ceas de (aproape) apus, a fost marcat de modificări însemnate în materie de modernizare digitală. Companiile au fost supuse real, unui maraton al digitalizării fiscale cu efecte remarcante proiectate pentru viitorul acestora. Niciun contribuabil, actant principal pe scena mediului de afaceri, nu a fost scutit de înrolarea în cursa pentru conformitatea fiscală.

Probabil de-a lungul acestei perioade, și mai cu seamă la momentele cheie ale E-facturii, și anume, 1 ianuarie 2024 și 1 iulie 2024, te-ai informat permanent cu privire la responsabilitățile ce îți survin ca deținător al unei afaceri, în privința utilizării sistemului.

Deoarece conștientizăm importanța conturării unei imagini complexe cu privire la eFactura, am sintetizat, prin intermediul materialului de mai jos, cele mai importante aspecte ale paradigmei RO e-Facturii. Un minighid al antreprenorului informat raportat la tot ceea ce a impus sistemul în primul an de la momentul lansării obligativității utilizării acestuia privitor la relațiile comerciale arondate modelului B2B.

De asemenea, îți reamintim faptul că, echipa Facturis a implementat integrări complexe cu privire la e-Factura în cadrul programului de facturare online, pentru ca ralierea afacerii tale la inovativitate digitală să fie considerabil facilitată.

Și pentru ca imaginea asupra aspectelor principale corelate la e-Factura să fie cât mai concret conturată, vom răspunde succint la cele mai adresate întrebări cu privire la această paradigmă digitală.

Pe scurt!

Care sunt rațiunile care au stat la baza implementării sistemului național RO e-Factura?
Ce este RO e-Factura?
La ce face referire factura electronică?
Care sunt elementele principale pe care este necesar să le cuprindă factura electronică?
Care este momentul validării facturii încărcate în cadrul sistemului?
Ce se întâmplă cu factura care nu respectă structura stabilită prin intermediul actelor normative?
Care este considerată forma originală a facturii?
Se pot corecta facturile transmise în cadrul sistemului?
Care sunt persoanele obligate la utilizarea sistemului?
Cărora categorii de contribuabili nu le survine responsabilitatea respectării legislației în vigoare cu privire la implementarea E-facturii?
Care este termenul limită de transmitere a facturii în cadrul sistemului?
Care este procedura în situația nefuncționalității sistemului național RO e-Factura?
Care sunt sancțiunile aplicabile în contextul nerespectării reglementărilor RO eFacturii?

Care sunt rațiunile care au stat la baza implementării sistemului național RO e-factura?

Dacă te întrebi de ce anume au fost ghidate autoritățile fiscale pentru implementarea RO e-factura, îți prezentăm mai jos câteva liniamente generale care au condus la adoptarea sistemului:

instituirea de reguli clare pentru a trasa eficiența și stabilitatea legislativă națională;
creșterea gradului de colectare a impozitelor și taxelor pe baza maximizării beneficiilor tehnologiei moderne;
adaptarea proceselor organizaționale la realități și nevoi curente în materie de digitalizare.

Ce este RO eFactura?

În limbaj accesibil mediului de afaceri și antreprenorilor, RO efactura face referire la un sistem complex format din principii, reguli și diverse componente informatice cu rol esențial în digitalizarea procesului de facturare din cadrul companiilor. Practic, este o aplicație care permite emiterea și încărcarea facturilor emise către clienții tăi, tranzacție subscrisă modelului B2B. Sistemul național RO e-factura face posibilă gestionarea facturilor electronice.

La ce face referire factura electronică?

Factura electronică este documentul justificativ emis, transmis și primit în cadrul sistemului național RO e-factura, într-un format specific, de tip xml. Tot în acest format este necesară și realizarea operațiunii de stocare a facturilor.

Care sunt elementele principale pe care este necesar să le cuprindă factura electronică?

Dacă încă nu cunoști lista elementelor principale care trebuie cuprinse în cadrul facturii electronice, te invităm să le urmărești punctual mai jos:

datele de identificare ale părților implicate în derularea tranzacției (emitentul și beneficiarul);
data facturii;
date despre beneficiarul plății;
informații privind reprezentantul fiscal al celui care emite factura;
specificarea elementelor care fac obiectul facturii (bunuri livrate, servicii prestate, lucrări executate) alături de detaliile aferente acestora;
instrucțiuni privitoare la plată;
informații privind debitări sau creditări;
informații privind pozițiile din cadrul facturii;
defalcarea TVA;
totalul documentului.

Care este momentul validării facturii încărcate în cadrul sistemului?

Validarea facturii are loc în contextul respectării structurii prezentate mai sus. După validarea datelor se aplică sigiliul Ministerului de Finanțe care atestă primirea documentului în cadrul sistemului.

Ce se întâmplă cu factura care nu respectă structura menționată mai sus?

În situația în care, factura menționată nu cuprinde toate elementele obligatorii menționate mai sus, vei primi un mesaj privind erorile identificate. Va fi necesar să recurgi la corecția documentului și la reluarea procedurii de transmitere a acestuia.

Care este considerată forma originală a facturii?

Dacă te întrebi care este formularul considerat original al documentului justificativ, ei bine, acesta este redat de fișierul în format xml al facturii însoțit de sigiliul electronic al Ministerului Finanțelor. Chiar dacă, pentru ușurința gestionării facturilor, utilizăm formatul pdf al acestora, arhivarea lor este considerată validă doar în formatul xml.

Se pot corecta facturile transmise în cadrul sistemului?

Dacă emitentul sesizează anumite erori sau neconcordanțe cu privire la factura electronică încărcată în cadrul sistemului, acesta are posibilitatea corectării documentului. Acest aspect se realizează ținând cont de regulile clasice de corecție a unei facturi, stipulate în cadrul art. 330 din Legea nr. 227/2015 privind Codul fiscal, cu modificările și completările ulterioare.

Care sunt persoanele obligate la utilizarea sistemului?

Tipurile de relații comerciale care trebuie oficializate prin emiterea unui facturi transmise în cadrul RO e-Factura sunt specifice modelului de afaceri B2G și B2B. De la 1 ianuarie 2025, obligativitatea emiterii și încărcării e-facturii survine și relațiilor derulate între parteneri subscrise modelului de tip B2C.

Căror categorii de contribuabili nu le survine responsabilitatea respectării legislației în vigoare cu privire la implementarea e-Facturii?

Nu se declară în RO e-Factura:

Livrările de bunuri și prestările de servicii realizate în favoarea misiunilor diplomatice și oficiilor consulare;
Livrări de bunuri și prestările de servicii către Comunitatea Europeană, Comunitatea Europeană a Energiei Atomice, Banca Centrală Europeană, Banca Europeană de Investiții;
Livrarea de bunuri sau prestarea de servicii către Comisia Europeană sau către o agenție ori un organism înființat în temeiul dreptului Uniunii Europene;
Livrările de bunuri și prestările de servicii în favoarea organismelor internaționale;
Livrările de bunuri netransportate în afara României și/sau prestările de servicii efectuate în România, destinate forțelor armate ale celorlalte state membre NATO;
Livrările de bunuri și/sau prestările de servicii către un alt stat membru decât România, destinate forțelor armate ale unui stat membru NATO.

Care este termenul limită de transmitere a facturii în cadrul sistemului?

Factura se transmite în termen de 5 zile calendaristice de la data emiterii acesteia, dar nu mai târziu de această dată. Astfel, trebuie să ții cont de acest termen limită pentru a nu te supune sancțiunilor care pot să survină ca urmare a nerespectării reglementării.

Care este procedura în situația nefuncționalității sistemului național RO e-factura?

Dacă la momentul încărcării facturii electronice în cadrul sistemului constatăm erori de nefuncționalitate a acestuia care persistă timp de minim 24 de ore, obligația de transmitere se suspendă până la momentul repunerii în funcțiune a platformei. Pentru că suntem conștienți de presiunea termenelor limită, cum este și cazul transmiterii e-facturii în termen de maxim 5 zile calendaristice, am creat pentru tine o funcție integrată a aplicației de facturare care îți oferă posibilitatea transmiterii documentului chiar și în varianta offline a platformei RO e-Factura. Astfel, presiunea termenelor limită este dispersată.

IMPORTANT!

Constituie bază documentară pentru înregistrarea în evidențele entității doar facturile primite în cadrul sistemului național RO e-factura! Cele care nu se regăsesc în cadrul platformei nu sunt eligibile în vederea atestării tranzacției comerciale derulate între parteneri.

Care sunt sancțiunile aplicabile în contextul nerespectării reglementărilor RO e-Facturii?

Există o serie de sancțiuni care se aplică persoanelor care nu respectă prevederile în materie de RO-eFactura. Pentru a fi la curent cu acestea, te invităm să urmărești tabelul de mai jos, care surprinde, pe înțelesul antreprenorului, contravențiile asociate cu valoarea amenzii aplicabile:

Sancțiuni	Cuantumul amenzii
Netransmiterea facturii emise către partenerul comercial din cadrul relației B2B în cadrul sistemului național RO e-factura	amendă egală cu *15% din valoarea totală a facturii.*
Primirea și înregistrarea unei facturi fără ca aceasta să fie transmisă în cadrul sistemului național RO e-factura	amendă egală cu *15% din valoarea totală a facturii.*
Nerespectarea termenului limită privind încărcarea facturilor în cadrul platformei naționale RO e-factura	– marii contribuabili, sancțiuni cuprinse între *5000-10 000 de lei* – contribuabili mijlocii, sancțiuni cuprinse între *2500-5000 de lei* – celelalte persoane juridice precum și persoanele fizice, sancțiuni cuprinse între *1000-2500 de lei*

Deși informațiile care fac obiectul materialului pot părea complexe și te poate copleși senzația de imposibilitate a asimilării tuturor acestora, te asigurăm de faptul că mai sus este prezentat tabloul general cu privire la (aproape) toate aspectele pe care trebuie să le cunoști la aproape finele anului de consacrare al sistemului, cu privire la eFactura.

Impactul sistemului RO eFactura pentru viitorul companiilor este concretizat la nivelul influenței acestuia asupra decontului precompletat de TVA. Aproape finele anului 2024, mai exact, luna septembrie a anului, a pus sub lumina reflectoarelor funcționalitatea sistemului RO e-tva. Utilitatea și impactul RO e-Factura asupra noului sistem implementat devine acutizată.

Astfel, este semnificativ pentru tine, ca antreprenor, să vizezi implementarea soluțiilor integrate pentru ca gestionarea afacerii tale să fie facilitată.

Referințe principale de informare

Ordonanță de urgență nr. 120 din 4 octombrie 2021 privind administrarea, funcționarea și implementarea sistemului național privind factura electronică RO e-Factura și factura electronică în România, precum și pentru completarea Ordonanței Guvernului nr. 78/2000 privind omologarea, eliberarea cărții de identitate a vehiculului și certificarea autenticității vehiculelor rutiere în vederea introducerii pe piață, punerii la dispoziție pe piață, înmatriculării sau înregistrării în România, precum și supravegherea pieței pentru acestea, cu modificările și completările ulterioare.
Ordonanță de urgență nr. 69 din 21 iunie 2024 pentru modificarea și completarea unor acte normative în domeniul gestionării și implementării sistemului național privind factura electronică RO e-Factura și al aparatelor de marcat electronice fiscale, precum și pentru alte măsuri fiscale.

Blog e-Factura

Toate informațiile de care ai nevoie pentru e-Factura

16 Apr

eFactura . 8 months ago . XML (UBL 3.0)

Anexa la factura în sistemul RO e-Factura (BG-24)

Cum puteți atașa documente suplimentare unei facturi, pentru a le transmite în sistemul e-Factura?

Adăugarea anexelor și trimiterea lor în sistemul RO e-Factura al ANAF, împreună cu factura în format XML este necesară pentru a completa sau pentru a justifica anumite tranzacții. Aceste anexe în e-Factura pot conține orice document suplimentar și relevant, cum ar fi contractele, notele de comandă, certificate, actele de lucrări, etc.

Dacă doriți trimiterea lor o data cu trimiterea facturii în format XML în sistemul e-Factura, atunci aceste anexe trebuie încorporate în fișierul XML care conține și factura (termen XML UBL 3.0: BG-24).

În programul de facturare Facturis Online, acest lucru se poate face prin simpla lor selectare, ca în imaginile de mai jos:

De asemenea, dacă doriți, puteți trimite ca anexă la factura (BG-24) și factura emisă de dvs. în format PDF.

Pentru a face acest lucru în programul de facturare gratuit, va trebui să vă configurați setările ca în urmatoarea imagine:

Blog e-Factura

Toate informațiile de care ai nevoie pentru e-Factura

01 Feb

eFactura . 11 months ago . Legislație e-Factura

Un webinar unic, sustinut de trei dintre partenerii proiectului RO-eFactura gratuit

Vă invităm să îl urmăriți pentru a beneficia de o experiență în care vom explora sistemul e-Factura și vă vom ghida, oferindu-vă cunoștințe practice și sfaturi valoroase în utilizarea sistemului.

Blog e-Factura

Toate informațiile de care ai nevoie pentru e-Factura

03 Jan

eFactura . 12 months ago . Legislație e-Factura

Reînnoirea certificatului digital calificat pentru semnătură electronică și transmiterea acestuia către ANAF

Pentru accesarea sistemului RO e-Factura, este nevoie de înregistrarea persoanelor juridice în Spațiul Virtual Privat (SPV), folosind un certificat digital calificat pentru semnătură electronică valabil, emis pe numele reprezentantului legal, al reprezentantului desemnat sau al împuternicitului societății.

Certificatul digital calificat pentru semnătură electronică este valabil pe o perioadă de 1, 2 sau 3 ani, în funcție de opțiunea aleasă în momentul achiziției.

După expirarea valabilității semnăturii electronice și reînnoirea ei sau în oricare din următoarele situații:
– schimbarea furnizorului de certificat digital calificat, dar datele de înregistrare ale persoanei (adresa de e-mail, nume, prenume) sunt aceleaşi;
– primirea unui token nou (în caz de pierdere, deteriorare),
va trebui să trimiteți către ANAF un nou document de confirmare al semnăturii electronice.

Acest lucru se face semnând documentul de confirmare pus la dispoziție de emitentul semnăturii, folosind NOUL certificat, pe care îl retrimiteți către emitentul semnăturii să îl semneze, iar apoi îl încărcați pe site-ul ANAF.

Cum transmit documentul de confirmare pentru semnătura electronică reînnoită după expirare, pe site-ul ANAF?

În cazul în care ați reînnoit certificatul digital calificat de semnătură electronică, va trebui să transmiteți către ANAF, un nou document de confirmare valabil pentru semnătura electronică reînnoită. Acest document de confirmare este singurul act care va trebui transmis în oricare din cazurile enumerate mai sus.

Pentru a transmite documentul de confirmare obținut după înnoirea valabilității semnăturii electronice, după schimbarea furnizorului de semnătură electronică sau după reemiterea unui nou token în caz de pierdere sau deteriorare a celui vechi, veți accesa site-ul anaf.ro, meniul Servicii Online > Inregistrare Utilizatori > Depunere Declaratii > Declaratii Electronice > Persoane Juridice.

După transmiterea documentului, veţi primi pe adresa de mail, o confirmare cum că noul număr al certificatului a fost introdus în baza de date a ANAF.

Acest lucru vă va permite accesarea Spațiului Virtual Privat și transmiterea facturilor emise în sistemul RO e-Factura.

Aveți aici un mic ghid pus la dispoziție de ANAF pentru reînnoirea accesului la SPV: Ghid Reinnoire Certificate Calificate.

Ce program de facturare gratuit să aleg?

Cum alegi un program de facturare gratuit pentru tine?

Cum vedem noi această alegere a unui program de facturare gratuit?

De ce?

Categorii

Ultimele articole