26 Jun

eFactura . 1 week ago . Ultimele noutăți

Ce nu trebuie să omiți din postura de utilizator a sistemului RO e-Factura

Din seria Nu trebuie să….

Toate articolele noastre surprind îndemnul la acțiune din partea antreprenorilor, cu scopul maximizării gradului de conformitate legislativă, digitală, fiscală și financiar-contabilă. Rareori, și puțin mai atipic, ai contact cu cealaltă față a monedei, și anume să ți se transmită mesajul de a rămâne în inacțiune. Schimbarea registrului vine din necesitatea clarificării anumitor aspecte care nu trebuie întreprinse din postura de utilizator a reformelor digitalizării fiscale. Lista Așa NU poate fi customizată funcție de tipul de fenomen digital fiscal implementat la nivelul companiei tale. Sunt o serie de aspecte de care real nu trebuie să te plafonezi la adoptarea paradigmelor modernității în cadrul proceselor organizaționale, și pentru care din ,,exces de zel” se poate să îți direcționezi focusul.

În acest cadru, considerăm oportun să punctăm și această nuanță a problematicii. Mai cu seamă, dorim să aducem anumite clarificări necesare cu privire la:

Ce nu trebuie să omiți atunci când utilizezi sistemul național RO e-factura

Nu mai este nevoie să aducem mențiuni asupra obligativității utilizării sistemului național RO e-factura pe toate cele 3 paliere ale modelelor de afaceri care se pot plia pe tipul de activitate derulat de către compania ta, și anume B2B, B2G și B2C. Sistemul este funcțional de suficient de mult timp pentru ca orice antreprenor să știe cu rigoare acest aspect.

Dacă este antreprenor la început de drum și abia pătrunzi pe drumul antreprenoriatului, nu trebuie să omiți principalii 3 pași pe care trebuie să îi parcurgi pentru a utiliza sistemul:

#1 creează cont în SPV pe CUI-ul firmei pe baza certificatului digital calificat;
#2 conectează-te în sistemul RO e-factura, disponibil prin intermediul site-ului ANAF: https://app.anaf.ro/vdesk/hangup.php3, pe baza certificatului digital calificat, pentru a transmite factura în format acceptat de către aplicație (xml);
#3 integrează sistemul RO e-factura în cadrul aplicației tale de facturare (dacă aceasta permite), pentru a ușura întreg protocolul de transmitere-primire facturi prin intermediul sistemului RO e-factura.

De asemenea, nu trebuie să omiți transmiterea facturilor emise către persoanele fizice în cadrul sistemului RO e-factura, prevedere obligatorie de la începutul acestui an.

Atenție! Nu trebuie să obții cu orice preț un CNP valid al partenerului tău persoană fizică, în locul acestuia poți utiliza o combinație cifrică de 13 zero-uri.

Nu trebuie să…
Uiți de aspectul arhivării facturilor primite prin intermediul sistemului RO e-factura. Cunoști faptul că acestea sunt păstrate în cadrul platformei timp de 60 de zile, după care, responsabilitatea arhivării îți survine ție. Trebuie însă să fii atent la regulile de arhivare. Facturile se arhivează în formatul original care este reprezentat de fișierul xml alături de sigiliul Ministerului Finanțelor. Nu uita faptul că formatul pdf al facturii este utilizat doar pentru a asista procesul de evidență a operațiunii în cadrul evidenței financiar-contabile, însă caracterul de originalitate al documentului nu este redat de formatul pdf al documentului.

Nu trebuie să…
Scapi din vedere termenul legal de transmitere a facturilor emise în relația B2B, B2C ori B2G, și anume cel de maxim 5 zile calendaristice de la momentul emiterii facturii. Astfel, dacă ai emis factura cu data de 19 iunie 2025, nu o încărca peste termenul limită de transmitere, de exemplu cu data de 27 iunie. Nu trebuie să uiți faptul că acest aspect atrage de la sine o serie de sancțiuni.

Nu trebuie să…
Uiți de perioada de grație pentru aplicarea sancțiunilor raportat la nerespectarea prevederilor legate de facturile emise și încărcate în cadrul sistemului RO e-factura pentru relațiile comerciale derulate pe direcția B2C. Astfel, contribuabilii sunt scutiți de aplicarea amenzilor pentru netransmiterea facturii emise către persoanele fizice, până la data de 1 iulie 2025.

Nu trebuie să…
Transmiți în cadrul sistemului RO e-factura bonurile fiscale emise care îndeplinesc condițiile unei facturi simplificate și facturile proforme. Trebuie însă să transmiți facturile simplificate, autofacturile și facturile informative emise în scopuri contabile.

Nu trebuie să…
Utilizezi în mod obligatoriu aplicația de facturare lansată de către Agenția Națională de Administrare Fiscală (atât în forma simplificată cât și în variantă extinsă). Poți să faci apelul și la infrastructura digitală din cadrul companiei tale, și anume la aplicații de facturare si gestiune stocuri (de ex. Facturis Online sau Facturis desktop instalat pe calculator) special concepute pentru transmiterea automată a facturii emise în cadrul aplicației RO e-factura. De asemenea poți utiliza sisteme integrate cu platforma RO e-factura, pentru asigurarea unui proces facil și transparent privind gestionarea facturilor primite și a celor emise.

Nu trebuie să…
Transmiți facturile emise în sistemul RO e-factura din postura de asociație, fundație, cult, partid politic ori asociație fără scop patrimonial, neînregistrate în scopuri de TVA, în intervalul 1 iunie 2024-30 iunie 2025. De asemenea, nici agricultorii persoane fizice nu au obligația utilizării sistemului în acest interval menționat.

Nu trebuie să…
Uiți faptul că sistemul E-factura te va ajuta să gestionezi documentele care stau la baza operațiunilor de cumpărare/vânzare în așa manieră încât vei putea să asiguri caracterul completitudinii operațiunilor realizate. Dacă discutăm din postura unui contabil, vremurile în care solicitai intens dosarul complet de facturi de achiziție și de vânzare persoanei care se ocupa de evidența primară a companiei au apus odată cu apariția sistemului RO e-factura. Acum, printr-un singur click vei putea să aduci în cadrul programului de gestiune financiar-contabilă toate facturile de achiziție, minimizând astfel riscul de compromitere a înregistrării complete în cadrul contabilității a operațiunilor derulate.

Nu trebuie să…
Uiți faptul că sistemul RO e-factura nu surprinde și documentele de atestare a plăților, respectiv a încasărilor. Astfel, acestea trebuie urmărite distinct, în așa fel încât să asigurăm corectitudinea și transparența operațiunilor de stingere a datoriilor și încasare a creanțelor. Pentru a asigura fluidizarea procesului este bine să menționăm în cadrul facturii încărcate în cadrul sistemului RO e-factura modalitatea de încasare a acesteia, astfel încât partenerul să fie informat în prealabil. De asemenea, facturile primite de la partenerii tăi vor cuprinde și mențiuni asupra manierei de achitare a datoriei, iar tu, ca persoană responsabilă de gestiunea financiar-contabilă a companiei vei știi cum să te raportezi la procesul de înregistrare a aspctelor legate de plată în cadrul contabilității.

Nu trebuie să…
Omiți anumite erori identificate la momentul încărcării facturii în cadrul sistemului RO e-factura. Există posibilitatea identificării unor aspecte eronate la momentul emiterii facturii și încărcării acesteia în cadrul sistemului. Este recomandat să identifici aceste erori și să le soluționezi cu celeritate astfel încât procesul declarativ să nu fie compromis.

Nu trebuie să…
Uiți de atributul interoperabilității datelor transmise în cadrul sistemelor digitalizării fiscale. Cel puțin teoretic, datele transmise de tine în cadrul sistemului RO e-factura, RO e-case de marcat electronice fiscale, RO e-transport sunt transpuse asupra fenomenului RO e-TVA. De corectitudinea procesului de transpunere a datelor tranzacțiilor tale reflectate prin intermediul facturilor emise în RO e-factura depinde gradul de corectitudine a precompletării decontului (P300). Incidențele unui grad scăzut de interoperabilitate a datelor sunt semnificative și sunt urmate de transmiterea unor justificări ale diferențelor existente către organele competente. Astfel, dacă într-o perioadă de referință, raportul care surprinde datele încărcate în cadrul RO e-factura nu corespunde cu cele evidențiate în cadrul RO e-TVA, vei primi din partea ANAF o Notificare de conformare RO e-TVA prin care ți se vor solicita explicații ale existenței diferențelor. Un proces deloc simplu și care solicită un fond de timp considerabil.

Chiar dacă seria Nu trebuie să…, poate induce antreprenorului un disconfort emoțional prin existența unei negații în abordare, raportat la utilizarea sistemului RO e-factura, aceste aspecte pot contribui la clarificarea anumitor incertitudini asupra cărora antreprenorii nu dețin controlul adesea.

Referințe principale de informare

Codul fiscal din 8 septembrie 2015 (Legea nr. 227/2015), Publicat în Monitorul Oficial nr. 688 din 10 septembrie 2015.
Ordonanță de urgență nr. 120 din 4 octombrie 2021privind administrarea, funcționarea și implementarea sistemului național privind factura electronică RO e-Factura și factura electronică în România, precum și pentru completarea Ordonanței Guvernului nr. 78/2000privind omologarea, eliberarea cărții de identitate a vehiculului și certificarea autenticității vehiculelor rutiere în vederea introducerii pe piață, punerii la dispoziție pe piață, înmatriculării sau înregistrării în România, precum și supravegherea pieței pentru acestea, Publicat în Monitorul Oficial nr. 960 din 7 octombrie 2021.
Ordonanță de urgență nr. 138 din 4 decembrie 2024privind modificarea și completarea unor acte normative în domeniul fiscal-bugetar, precum și pentru reglementarea altor măsuri, Publicat în Monitorul Oficial nr. 1222 din 5 decembrie 2024.

17 Jun

eFactura . 2 weeks ago . Legislație e-Factura

Memento RO e-Factura. Paradigma digitală ce nu poate trece în modul stand by

Anul 2025 și numeroasele modificări propuse pentru mediul de afaceri cu privire la paradigma RO e-SAF-T au pus în umbră fenomene asupra cărora unii antreprenori cred că dețin cu desăvârșire controlul. Sunt totuși o serie de aspecte din sfera digitalizării fiscale asupra cărora nu se poate așterne pasivitatea manifestată din partea utilizatorului, nici chiar în momentul în care ai impresia că stăpânești totul. Nu trebuie să scăpăm din vedere faptul că un moment de neatenție te poate costa conformitate fiscală. Unul dintre fenomenele care trebuie ținute permanent sub observație, atât din punct de vedere a modificărilor legislative cât și ca manieră de utilizare este reprezentat de sistemul RO e-Factura. Pe un fundal economic dominat de suprasaturație informațională, lipsește adesea cunoașterea. Iar acest lucru produce disconfort până și unui antreprenor pasionat, implicat și foarte bine informat. Dacă te întrebi cum poate să nu existe cunoaștere pe un fond al informației masive, ei bine, prin asimilarea insuficientă sau chair eronată a manierei de punere în practică a informațiilor.

Chiar dacă anul 2025 a adus cu sine o serie de noi obligații declarative, este important să menții ritmul constanței atunci când vine vorba despre cadrul complex care marchează fundalul pe care se derulează procesele tale organizaționale.

Situațiile atât de complexe din practica tranzacțională fac ca nevoia de informare să fie un must to do al oricărui antreprenor. Astăzi ne vom opri din nou în dreptul fenomenului RO e-Factura, pentru a expune o serie de spețe practice din ceea ce propune utilizarea sistemului, raportat la cerințele actuale. Îți propunem așadar o culegere de spețe rezolvate din sfera RO e-facturii care se conturează ca un memento al sistemului cu rol în reiterarea aspectului necesității menținerii permanente a pulsului modificărilor în această arie.

Pe scurt!
Categorii de contribuabili obligați la utilizarea sistemului RO e-factura începând cu data de 1 iulie 2025
Obligativitatea transmiterii facturilor simplificate în cadrul RO e-facturii
Sancțiuni ale netransmiterii facturilor emise în relația B2C în RO e-factura. Perioada de activare a amenzilor

Culegere de spețe soluționate din sfera RO e-facturii

1. Care sunt categoriile de contribuabili care sunt obligați la utilizarea sistemului RO e-factura începând cu data de 1 iulie 2025?

Cu toții cunoaștem faptul că au existat perioade de ,,răgaz” pentru antreprenori în ceea ce privește aplicarea reglementărilor RO e-Factura pentru anumite categorii de contribuabili. A fost o perioadă necesară pentru adaptarea la cerințele paradigmei și customizarea aplicațiilor de facturare utilizate în sensul integrării cu RO e-Factura. În acest sens, au existat unele excepții cu caracter temporar de la transmiterea facturilor emise în cadrul sistemului.

Pentru ce categorii de contribuabili s-au aplicat aceste reglementări și care a fost orizontul de timp pentru excepție? De pildă, asociațiile și fundațiile, partide politice, culte, asociațiile fără scop lucrativ/patrimonial, care nu sunt înregistrate în scopuri de TVA, nu le survine obligația transmiterii facturilor emise în cadrul sistemului RO e-factura, în perioada 1 iulie 2024-30 iunie 2025. Iar dacă acestea nu au optat opțional pentru utilizarea sistemului RO e-factura anterior datei de 1 iulie 2025, trebuie să o facă până la această dată (pentru categoriile de entități menționate mai sus și care derulează activitatea economică).

O altă categorie exceptată temporar de la transmiterea facturilor în cadrul sistemului este reprezentată de agricultorii persoane fizice. Astfel, aceștia nu au obligația transmiterii facturilor emise în cadrul sistemului în perioada 1 iulie 2024-30 iunie 2025. Acestea au putut totuși opta pentru utilizarea sistemului prin înregistrarea opțională în cadrul Registrului RO e-Factura. Începând cu data de 1 iulie 2025, se activează obligativitatea utilizării platformei și de către aceste categorii de contribuabili, pe baza înscrierii în cadrul Registrului RO e-factura obligatoriu. Astfel, de exemplu, dacă soliciți înscrierea în cadrul registrului la data de 25 iunie 2025, în termen de 3 zile lucrătoare de la data solicitării vei primi confirmarea înscrierii în cadrul registrului.

O ultimă categorie care a beneficiat de această excepție de la regula principală a utilizării sistemului este reprezentată de livrările de bunuri și prestările de servicii efectuate de către institutele/centrele culturale ale altor state care își derulează activitatea pe teritoriul României în baza unor acorduri interguvernamentale.

Un aspect de care trebuie să ții cont dacă faci parte din categoria contribuabililor menționați mai sus este legat de obligativitatea înscrierii în cadrul Registrului E-factura opțional (înainte de termenul limită) sau obligatoriu (după termenul limită), pentru transmiterea facturilor emise.

2. Facturile simplificate se transmit în cadrul sistemului RO e-factura? Care este diferența dintre cele două tipuri de facturi, și anume factura clasică și factura simplificată?

Un element de noutate cu privire la utilizarea sistemului RO e-Factura este legat de obligativitatea transmiterii facturilor simplificate prin intermediul platformei începând cu data de 1 ianuarie 2025, pe direcția B2B și B2C. Excepția de la regulă este reprezentată de bonurile fiscale emise ce îndeplinesc condițiile unei facturi simplificate. Una dintre cele mai importante diferențe între factura normală și cea simplificată este redată de conținutul acestora. Factura simplificată cuprinde mult mai puține elemente decât factura normală. Iar dacă vrei să afli mai multe despre aceste diferențe te invităm să lecturezi articolul nostru pe această temă, prin accesarea următorului link: https://ro-efactura.ro/factura-simplificata-reperare-pe-traseul-ro-e-facturii/. Cert este faptul că, facturile simplificate se încarcă în cadrul sistemului RO e-factura începând cu data de de 1 ianuarie 2025.

3. Se aplică sancțiuni pentru netransmiterea facturilor emise pentru persoanele fizice în cadrul platformei RO e-factura?

Toți utilizatorii platformei RO e-Factura cunosc obligativitatea utilizării sistemului în relația de tip B2C începând cu data de 1 ianuarie 2025. Unii antreprenori însă nu s-au racordat la această noutate, motiv pentru care se întreabă dacă există repercusiuni ale nerespectării prevederii. Răspunsul este că da, există amenzi aplicabile pentru omiterea prevederii. Totuși a existat o perioadă de grație pentru nerespectarea normelor legislative aferente. Astfel, art. 13^2, lit. d) din cadrul OUG 120/2021 specifică amânarea amenzii pentru nerespectarea transmiterii facturii emise către persoanele fizice (B2C) în cadrul sistemului RO e-factura, până la data de 1 iulie 2025. Care sunt sancțiunile aplicabile după această dată pentru nerespectarea normelor în vigoare? Conform art. 13^2, alin. 3, pentru marii contribuabilii, amenda este de la 5000 la 10 000 de lei, pentru contribuabilii mijlocii, se percep amenzi care pornesc de la 2500 de lei și pot ajunge la 5000 de lei, iar pentru celelalte categorii de contribuabili precum și pentru persoanele fizice amenda este cuprinsă între 1000 și 2500 de lei.

Din postura de antreprenor nu vei avea niciodată timp să te plictisești. Doar raportat la utilizarea sistemului RO e-factura intervin cu o regularitate constantă o serie de modificări la care trebuie să iei aminte pentru a păstra nivelul de conformitate fiscală. Nu poți să rămâi în inacțiune. Aceasta te poate costa relevanță fiscală și poate atrage după sine expunerea la o serie de amenzi. În această manieră, este important să înveți faptul că informarea permanentă este unul dintre principalele aspecte care va asigura continuitatea afacerii tale, indiferent dacă este vorba despre fiscalitate, digitalizare ori alte aspecte financiar-contabile sau de orice altă natură din cadrul companiei tale.

Referințe principale de informare

Ordonanța de urgență nr. 69 din 21 iunie 2024 pentru modificarea și completarea unor acte normative în domeniul gestionării și implementării sistemului național privind factura electronică ro e-factura și al aparatelor de marcat electronice fiscale, precum și pentru alte măsuri fiscale, publicat în Monitorul Oficial nr. 582 din 21 iunie 2024.
Ordonanța de urgență nr. 138 din 4 decembrie 2024 privind modificarea și completarea unor acte normative în domeniul fiscal-bugetar, precum și pentru reglementarea altor măsuri, publicat în Monitorul Oficial nr. 1222 din 5 decembrie 2024.
Ordonanță de urgență nr. 120 din 4 octombrie 2021 privind administrarea, funcționarea și implementarea sistemului național privind factura electronică RO e-Factura și factura electronică în România, precum și pentru completarea Ordonanței Guvernului nr. 78/2000 privind omologarea, eliberarea cărții de identitate a vehiculului și certificarea autenticității vehiculelor rutiere în vederea introducerii pe piață, punerii la dispoziție pe piață, înmatriculării sau înregistrării în România, precum și supravegherea pieței pentru acestea, Publicat în Monitorul Oficial nr. 960 din 7 octombrie 2021.

09 Apr

eFactura . 3 months ago . Legislație e-Factura

Factura informativă. Cum ne raportăm la acest aspect în context RO e-factura?

Te afli la sute de kilometri de linia de start a maratonului implementării RO e-Facturii. Parcursul ți se pare anevoios, pauzele de ,,hidratare” alimentează și mai mult dorința de atingere a liniei de sosire. Provocările nu par să te ocolească. Sentimentul copleșitor de imposibilitate a continuării cursei este tot mai intens. Zecile de noutăți cu privire la utilizarea sistemului par interminabile. Fiecare popas de asimilare a modificările pare o gură de aer proaspăt care îți dă elan pentru a continua cursa. În tot acest demers, rolul nostru s-a identificat pe direcția multiplicării acestor pauze de reflecție pentru a asimila eficient schimbarea și a facilita implementarea diverselor modificări. De la conștientizarea rolului diverselor documente de evidență primară pe traseul paradigmelor digitalizării fiscale la contrastarea celor mai importante modificări cu privire la utilizarea sistemului.

O altă pauză informativă din parcursul modificărilor survenite în structurile organizaționale sub impactul implementării paradigmelor digitale se realizează în jurul conceptului facturii informative. De la bun capăt este bine să cunoaștem faptul că factura informativă nu este menționată de către legislația în vigoare. Nu apar mențiuni cu privire la definirea, rolul și scopul acesteia. Totuși de ce factura informativă reprezintă totuși un reper din traseul utilizării sistemului RO e-Factura? Te invităm să parcurgi materialul de mai jos pentru a te pune în legătură cu aspectele importante legate de factura informativă.

Pe scurt!
Ce este factura informativă și care este rolul său în circuitul informațional al documentelor de evidență primară?
Cum este structurată factura informativă și care este conținutul acesteia?
Care sunt aspectele de care trebuie să țină cont contribuabilii la emiterea facturii informative în scopuri contabile?
Care este consecința marcării eronate a facturii emise la bonul fiscal (factura informativă emisă în scopuri contabile)?

Ce este factura informativă și care este rolul său în circuitul informațional al documentelor de evidență primară?

Așa cum menționam anterior, literatura de specialitate și legislația economico-financiară nu aduce mențiuni clare cu privire la factura informativă. Acest termen apare corelat strict la utilizarea sistemului RO eFactura. Totuși, factura informativă în scopuri contabile este emisă în conformitate cu prevederile legislative. Astfel, emiterea acesteia este justificată de:

livrări de bunuri și prestări de servicii către populație, pentru care este obligatorie emiterea de bonuri fiscale, precum și pentru aceleași operațiuni efectuate prin echipamente nesupravegheate de tipul automatelor comerciale ce funcționează exclusiv pe baza de plăți cu cardul;
livrări de bunuri și prestări de servicii furnizate către beneficiari persoane neimpozabile, altele decât persoanele juridice neimpozabile, pentru care este obligatorie emiterea de documente legal aprobate, fără nominalizarea cumpărătorului, cum ar fi: acces pe bază de bilete la diverse spectacole, transportul persoanelor pe bază de bilete de călătorie ori abonamente;
livrări de bunuri și prestări de servicii furnizate către beneficiari persoane neimpozabile, altele decât persoane juridice neimpozabile, care prin natura lor nu permit furnizorului identificarea beneficiarului, cum ar fi, de exemplu: servicii de parcări auto a căror contravaloare se încasează prin automate, servicii de reîncărcare telefonică a cartelelor telefonice preplătite etc.
facturi de decontare a plăților efectuate în numele și în contul clientului.

Pentru toate cele 3 situații concrete prezentate mai sus, nu există obligativitatea emiterii facturii decât la solicitarea beneficiarului. Astfel, factura informativă este un document utilizat în scopuri contabile în vederea reflectării livrărilor pentru care există obligația emiterii facturii doar la solicitarea beneficiarului.

Codul utilizat pentru încărcarea documentului în cadrul sistemului național RO e-factura este 751

Cum este structurată factura informativă și care este conținutul acesteia?

Conform legislației RO e-factura, a Standardului internațional de facturare electronică SR EN 16931-1 și a altor norme legislative autohtone, printre principalele elemente ale unei facturi informative se numără:

datele de identificate cu privire la cumpărător și furnizor (denumire, adresa, codul de identificare fiscală sau codul de înregistrare în scopuri de TVA etc.);
numărul de ordine care identifică factura în mod unic (conform reglementărilor Codului Fiscal art. 319, alin. 20, lit. a);
data emiterii facturi informative în scopuri contabile;
informații legate de bunurile livrate ori serviciile prestate (preț, cantitate, unitate de măsură etc.);
totalurile documentului (cuprinde informații legate de valoarea netă a produselor și serviciilor, valoarea TVA-ului, valoarea totală a documentului etc.;
mențiuni cu privire la atributul informativ al facturii emise în scop contabil (Factură informativă în scop contabil), documentul va include și mențiuni cu privire la documentele care au stat anterior la baza livrării bunurilor ori prestării serviciilor (Factura încasată cu bon fiscal).

Atenție! Una dintre practicile uzuale cu privire la utilizarea codului 751 Factura în scopuri informative este reprezentat de facturile emise la bonurile fiscale. Marcarea acestora prin această combinație de 3 cifre este esențială pentru a asigura cadrul conturării corecte a decontului precompletat de TVA.

Care sunt aspectele de care trebuie să țină cont contribuabilii la emiterea facturii informative în scopuri contabile?

Atunci când emitem factura informativă în scopuri contabile, trebuie să ținem cont de o serie de reguli care conferă caracterul corectitudinii acesteia. Care sunt concret aceste reguli care trebuie respectate? În principiu, factura informativă trebuie să îmbrace caracterul complexității cu privire la detaliile tranzacției. De asemenea, o premisă importantă de care trebuie să ținem cont atunci când discutăm despre emiterea unei facturi informative în scopuri contabile este legată de termenul de emitere. Un element relativ nou relaționat la data emiterii facturii la bonul fiscal este surprins prin intermediul Hotărârii nr. 355 din 20 aprilie 2023 privind modificarea și completarea Normelor metodologice pentru aplicarea Ordonanței de urgență a Guvernului nr. 28/1999 privind obligația operatorilor economici de a utiliza aparate de marcat electronice fiscale, aprobate prin Hotărârea Guvernului nr. 479/2003. Acest document modifică art. 2 din cadrul Normelor metodologice aferente OUG 28/1999 privind obligația operatorilor economici de a utiliza aparate de marcat electronice fiscale care fixează faptul că factura emisă la bonul fiscal este întocmită la data eliberării bonului fiscal. Ulterior emiterii acesteia, contribuabilul deține obligația transmiterii documentului în cadrul sistemului național RO e-factura, în termen de 5 zile calendaristice de la data emiterii.

Deci, reține două elemente de fond care asigură corectitudinea facturii informative în scopuri contabile: detalii corecte ale tranzacției și data emiterii care să corespundă cu data eliberării bonului fiscal.

Care este consecința marcării eronate a facturii emise la bonul fiscal (factura informativă emisă în scopuri contabile)?

Așa cum menționam anterior, există o serie de implicații ale marcării corecte/incorecte în ceea ce privește factura informativă emisă în scopuri contabile. Iată alăturat, concret care sunt aceste implicații. În principal, discutăm despre impactul deținut asupra preluării datelor în cadrul decontului precompletat de TVA. Dacă în toate situațiile care necesită codificarea facturii prin 751, documentul este codificat corect, atunci formularul P300 va conține date corecte.

Din graficul alăturat, reiese faptul că este important să acordăm atenție manierei de codificare a facturii informative. O pondere semnificativă a contribuabililor atribuie codul greșit facturii informative, aspect care are dublă implicație: în primul rând factura încărcată în cadrul RO eFacturii nu reflectă realitatea tranzacției economice și în al doilea rând, veniturile aferente operațiunii vor fi dublate în cadrul decontului precompletat de TVA. Astfel, respectarea cosntrângerilor legate de codificarea facturile în cadrul sistemului RO e-factura este esențială pentru a evita posibilele erori care pot să apară precum și a dublării informațiilor.

În această manieră, este important să analizăm atent tranzacția derulată în vederea codificării corecte a acesteia. În acest fel, nu va fi periclitată acuratețea datelor transmise prin intermediul RO e-facturii, și implicit în cadrul sistemului RO e-TVA. În altă ordine de idei, o preluare eronată sau dublată a acestor date atrage după sine o muncă intensă din partea personalului departamentului financiar-contabil în vederea conturării justificărilor diferențelor dintre formularul D300 și P300.

Precum menționam pe parcursul materialului, dacă vei dori să afli informații cu privire la rolul și scopul facturii informative în cadrul procesului de evidență primară, cel mai probabil vei fi surprins de faptul că nu vei găsi foarte multe detalii în acest sens. De exemplu, pe baza instrumentului Google Trends putem să afirmăm faptul că în ultimul an căutările în sfera RO e-facturii au fost nule din punct de vedere a sintagmei factura informativă. Singurele asocieri cu subiectul sunt redate de căutări raportate la codul 751, care este asociat facturii informative emise în scopuri contabile. Dacă ne referim strict la sintagma ,,E-factura cod 751”, ca urmare a căutărilor pe internet, aceasta generează un număr de maxim 100 de rezultate în perioada 1-7 septembrie 2024. Aceasta corespunde cu perioada imediat succesoare celei în care au intrat în aplicabilitate sancțiunile ca urmare a nerespectării reglementărilor în vigoare cu privire la aspectele RO e-Facturii.

În ceea ce privește responsabilitatea antreprenorilor, aceștia trebuie să se asigure asupra corectitudinii datelor transmise prin intermediul facturii informative având în vedere acuratețea acestora și codificarea conform reglementărilor specifice. Toate acestea, pentru a asigura preluarea corectă a datelor atât în cadrul RO e-facturii cât și la nivelul sistemului RO e-TVA și a asigura transparența și a nu periclita interdependența conformă a datelor transmise.

Referințe principale de informare

Site-ul Agenției Naționale de Administrare Fiscală, Ghid de utilizare a codurilor dedicate tipurilor de facturi, a diverselor categorii de TVA, precum și a altor reguli, în sistemul național privind factura electronică RO eFactura, disponibil la adresa: https://static.anaf.ro/static/10/Anaf/Informatii_R/Ghid%20cod%20facturi_final%20v2.9.pdf
Codul fiscal din 8 septembrie 2015 (Legea nr. 227/2015), Publicat în Monitorul Oficial nr. 688 din 10 septembrie 2015.
Rentrop & Straton, E-FACTURA în 50 de întrebări și răspunsuri, Material în format electronic.

27 Mar

eFactura . 3 months ago . Legislație e-Factura

Reperarea autofacturii pe traseul sistemului național RO e-Factura

Unul dintre documentele a cărui rol se menține pe traseul facturării electronice redefinit semnificativ sub egida sistemului național RO e-Factura este reprezentat de autofactura. Pe traseul remodelării procesului de facturare sub apanajul paradigmei informaționale RO efactura un alt reper de o semnificație majoră este reprezentat așadar de acest document. Clarificările legate de impactul reformelor digitale asupra documentelor de evidență primară sunt necesare. Cei mai mulți antreprenori, cuprinși de valul schimbărilor și învăluiți de teama dificultății implementărilor nu reușesc să repereze în noul cadru cele mai uzuale documente care atestă activitatea financiar-contabilă a entității. Astfel, întrebările inevitabile din mintea oricărui antreprenor responsabil de gestionarea eficientă a schimbării gravitează în jurul modului în care aceste documente pot fi utilizate corect în noul tablou conturat de schimbare digitală fiscală.

Materialul de astăzi se oprește în dreptul unei reper important din traseul RO eFacturii, și anume autofactura. Care este rolul documentului pe fondul implementării paradigmei? Se modifică scopul pentru care acesta a fost introdus în circuitul informațional al documentelor de evidență primară a entității? Care sunt obligațiile contribuabililor cu privire la emiterea autofacturii pe fundalul creionat de paradigma digitalizării fiscale? Acestea, precum și alte puncte de interes referitor la problematica propusă vor fi contrastate în cele ce urmează.

Pe scurt!
Ce este autofactura și care sunt împrejurările care ocazionează întocmirea acesteia?
Care sunt principalele elemente care trebuie conținute de către autofactură?
Cum este transpusă autofactura în limbajul paradigmei RO e-factura?
La subiect. Întrebări și răspunsuri

Ce este autofactura și care sunt împrejurările care ocazionează întocmirea acesteia?

Nu putem să demarăm acțiunile privind explorarea reperării autofacturii pe traseul conturat de noua paradigmă a facturării electronice, fără a cunoaște concret semnificația și rolul documentului în viața evidenței primare a companiilor.

Conform art. 319, alin. 20, lit. k), autofactura este documentul emis de către beneficiarul bunurilor și al serviciilor în numele și în contul furnizorului. Autofactura este astfel un document care contribuie la gestionarea eficientă a taxei pe valoare adăugată, deținând o notă fiscală în cadrul procesului financiar-contabil al entității.

Codul fiscal prevede 4 situații specifice care ocazionează întocmirea autofacturii. Iată mai jos, concret, situațiile care conduc la întocmirea autofacturii:

se desființează parțial sau total un contract care a avut drept obiect livrarea de bunuri ori prestarea de servicii și a fost emisă o factură de avans, însă nu a fost efectuată livrarea efectivă a acestora;
pentru refuzul total sau parțial cu privire la cantitatea, calitatea ori prețul bunurilor livrate ori a serviciilor prestate, precum și în situația desființării totale ori parțiale a contractului pentru livrarea sau prestarea în cauză ca urmare a unui acord scris între părți sau ca urmare a unei hotărâri judecătorești definitive/definitive și irevocabile, după caz, sau în urma unui arbitraj;
în situația în care se acordă reduceri de preț după momentul livrării bunurilor ori a prestării serviciilor;
în cazul în care sunt returnate ambalajele (pentru cele care circulă prin facturare) în care au fost expediate mărfurile de către cumpărători;
în cazul reducerilor de preț, evenimentul care generează obligația emiterii autofacturii apare la momentul la care clientul beneficiază de reducere.

Situațiile de mai sus privind emiterea autofacturii sunt valabile atunci când furnizorul nu emite factura de corecție.

Atenție! Cum procedăm în situația în care ulterior emiterii autofacturii primim factura emisă de la același furnizor cu datele de identificare cuprinse în cadrul autofacturii emise?

Normele metodologice din cadrul Codului Fiscal aduce precizări cu privire la acest aspect, în sensul în care dacă furnizorul emite ulterior factura pentru aceeași ajustare și deținând aceeași valoare, se face referire la autofactura emisă, fără ca aceasta să genereze efecte asupra ajustării taxei deductibile.

Atenție! Autofactura emisă pentru livrări de bunuri sau prestări de servicii trebuie emisă doar dacă operațiunile în cauză sunt taxabile și doar în scopul taxei, fără alte scopuri adiacente sau complementare.

Care sunt principalele elemente care trebuie conținute de către autofactură?

La fel ca factura obișnuită, autofactura trebuie să conțină o serie de 8 elemente cu caracter obligatoriu, prin care se remarcă:

numărul facturii și data emiterii acesteia;
datele de identificare ale furnizorului (nume, adresa și codul de înregistrare în scopuri de TVA);
datele de identificare ale cumpărătorului (nume, adresa și codul de înregistrare în scopuri de TVA);
aspecte descriptive cu privire la bunurile livrate și serviciile prestate (denumirea acestora);
valoarea bunurilor și a serviciilor (exclusiv taxa) și cota de taxă aplicabilă;
valoarea taxei colectate.

Cum este transpusă autofactura în limbajul paradigmei RO e-Factura?

Principala întrebare adresată de către antreprenori în contextul inovativității digitale este legată de obligativitatea transmiterii autofacturii în cadrul platformei naționale RO e-factura. Este sau nu un aspect cu caracter de obligativitate? Pentru a aduce clarificări asupra problematicii, vom face apelul la actul normativ principal ce reglementează aspectele legate de facturarea electronică în context RO eFactura, și anume OUG 120/2021 cu privire la administrarea, funcționarea și implementarea sistemului RO efactura. Astfel, articolul 10^4 menționează faptul că autofacturile emise de către persoanele impozabile stabilite în România conform reglementărilor în vigoare sunt considerate facturi emise în relația de tip B2B. Prin urmare, și autofacturile se subscriu regulilor cu privire la utilizarea sistemului național RO e-Factura, prin obligativitatea încărcării acestora în cadrul sistemului.

Ghidul de utilizare a codurilor dedicate tipurilor de facturi care trebuie încărcate în cadrul sistemului național RO e-Factura, face trimitere la combinația cifrică 389 pentru a marca autofactura (self-billed invoice). Din perspectiva informațiilor prezentate în cadrul ghidului, autofactura reprezintă factura emisă în numele și în contul furnizorului sau documentul emis în situații specifice de autofacturare. Iată mai jos situațiile concrete, prezentate prin intermediul ghidului cu privire la conjuncturi specifice care dictează necesitatea transmiterii autofacturii în RO e-factura.

Există două situații care impun utilizarea acestui cod în cadrul sistemului. Acestea pot fi vizualizate în imaginea alăturată.

Atenție! Pentru a putea emite autofactura este esențial să existe în prealabil un acord scris între părți prin care este prevăzută această procedură de facturare. Conform pct. 96, alin. (1) din cadrul Normelor metodologice ale Legii nr. 227/2015, acordul prealabil face trimitere la acordul încheiat înaintea începerii procedurii de facturare de către client în numele furnizorului. De asemenea, este important să apară în cadrul documentului mențiuni cu privire la autofactură, conform Codului Fiscal, art. 319, alin. (20), pct. (k). Astfel, nu este suficientă doar acțiunea de codificare a documentului conform combinației cifrice aferente autofacturii. Pentru a respecta reglementările în vigoare, soluția tehnică în contextul facturării electronice este adăugarea secțiunii BT-22 Comentariu în factură care face posibilă completarea cu mențiunile necesare. În situația în care autofactura face referire la livrări sau prestări asimilate, atunci nu sunt necesare mențiuni cu privire la înscrierea în cadrul documentului a sintagmei autofactură.

La subiect. Întrebări și răspunsuri despre autofactura

Întrebare: Există obligativitatea transmiterii autofacturii în RO e-factura?
Răspuns: Da

Întrebare: Care este codul aferent autofacturii care marchează documentul în e-Factura?
Răspuns: 389-Autofactura

Întrebare: Cine este reponsabil de transmiterea autofacturii în cadrul RO e-Factura?
Răspuns: Emitentul autofacturii

Întrebare: Autofacturile emise pentru achiziții de la persoane fizice din România trebuie transmise în cadrul RO e-Factura?
Răspuns: Da.

Întrebare: Autofacturile emise pentru achiziții de la persoane fizice din Spania trebuie transmise în cadrul RO e-Factura?
Răspuns: Nu.

Întrebare: Autofacturile emise mai pot fi gestionate doar în Excel sau de mână?
Răspuns: Nu.

Întrebare: Există și situații în care autofactura emisă nu este obligatoriu a fi încărcată în cadrul RO e-factura?
Răspuns: Da. De exemplu, pentru achizițiile intracomunitare de bunuri pentru care furnizorul nu a emis factura până la data de 15 a lunii următoare. Situația este similară pentru transferul intracomunitare asimilat livrărilor intracomunitare de bunuri.

În final, ceea ce trebuie să reținem ca urmare a parcurgerii traseului reperării diverselor documente de evidență primară pe mapa digitalizării fiscale conturată sub amprenta RO e-facturii este faptul că cele mai multe dintre aceste documente își mențin poziția de relevanță, reinventându-și rolul precum și circuitul informațional. La fel stau lucrurile și cu autofactura. Aceasta rămâne un reper al traseului digitalizării fiscale în context RO e-Factura, aspect care responsabilizează utilizatorii la conformitate fiscală în ceea ce privește circumstanțele concrete care presupun utilizarea acestui document.

Referințe principale de informare

Rentrop & Straton, E-FACTURA în 50 de întrebări și răspunsuri, Material în format electronic.
Codul fiscal din 8 septembrie 2015 (Legea nr. 227/2015), Publicat în MONITORUL OFICIAL nr. 688 din 10 septembrie 2015.
Agenția Națională de Administrare Fiscală, Ghid de utilizare a codurilor dedicate tipurilor de facturi, a diverselor categorii de TVA, precum și a altor reguli, în sistemul național privind factura electronică RO eFactura, disponibil la adresa: https://static.anaf.ro/static/10/Anaf/Informatii_R/Ghid%20cod%20facturi_final%20v2.9.pdf

20 Mar

eFactura . 4 months ago . XML (UBL 3.0)

E-factura des (cifrată). Data exigibilitate (BT-7, BT-8) Episodul II

Din episodul anterior….https://ro-efactura.ro/e-factura-des-cifrata-data-exigibilitate-bt-7-bt-8-episodul-i/

Odată cu apariția RO efacturii, problematica descifrării tainelor sistemului se află permanent în atenția antreprenorilor. Unul dintre aceste aspecte cu incidență asupra altor sisteme de digitalizare fiscală este legat de completarea corectă a câmpurilor specifice sistemului RO e-Facturii. În cadrul episodului anterior am pătruns în universul descifrării codurilor BT-7 și BT-8 cu informații legate de semnificația datei de exigibilitate a TVA, semnificația codului BT-7 și circumstanțe concrete care necesită utilizarea acestuia. Continuăm călătoria informațională cu aspecte legate de codificarea facturii prin BT-8 precum și cu evidențierea unui exemplu concret care ocazionează utilizarea celor două coduri de importanță majoră pentru oglindirea acurateței datelor declarate prin E-factura și reflectate de RO e-TVA.

Pe scurt!
Incidențe trasate de diferențe…
Codul datei de exigibilitate a taxei pe valoarea adăugată (BT-8) de (codificat)
Exemplu de bună conduită
În esență…

Incidențe trasate de diferențe…

Deoarece există o legătură de directă proporționalitate între RO eTVA și celelalte paradigme ale digitalizării fiscale, utilizarea adecvată a celor din urmă este esențială pentru a asigura precompletarea corectă a decontului P300. Cum putem vizualiza această relație de directă proporționalitate între paradigmele digitalizării fiscale și RO e-TVA? Cu cât crește acuratețea datelor declarate prin intermediul RO e-facturii, RO e-transport, RO e-case de marcat electronice fiscale, cu atât sporește aspectul corectitudinii cu privire la conturarea decontului precompletat. De exemplu, completarea câmpului BT-7 manifestă incidență asupra decontului precompletat de TVA pe baza considerării doar a acelor facturi care au data exigibilității în luna aferentă decontului. Evident, pentru determinarea exigibilității TVA-ului în cadrul sistemului se ține cont și de alte câmpuri completate, spre exemplu, câmpul BT-72 (data reală a livrării), câmpul BT-2 (data emiterii).

Ceea ce trebuie să luăm în considerare este atenția acordată completării corecte și complete a câmpurilor cu privire la toate aceste date solicitate prin intermediul platformei.

De asemenea, diferențele redate de omiterea acestor detalii, creează discrepanțe între decontul de TVA depus de către companie și cel precompletat. Acest aspect conduce la muncă în plus pentru departamentul financiar-contabil pentru a justifica toate aceste diferențe pe baza completării Notei justificative la Notificarea de conformare RO e-TVA.

Codul datei de exigibilitate a taxei pe valoarea adăugată (BT-8) de (codificat)

Cu privire la codul datei de exigibilitate a taxei pe valoare adăugată (BT-8) acesta face referire la 3 aspecte, și anume: data emiterii facturii, data livrării efective și data plății. Cele două coduri, BT-7 (data de exigibilitate a taxei pe valoare adăugate) și BT-8 (codul datei de exigibilitate privind taxa pe valoare adăugată) sunt reciproc exclusive. Conform specificațiilor tehnice și de utilizare ale elementelor de bază ale facturii electronice-RO_CIUS, precum și a regulilor operaționale specifice, codul BT-8 corespunde codului BR-RO-040, și trebuie să îndeplinească codurile din UNTDID 2005 acceptate, și anume:

3 – data emiterii facturii,
35 – data reală a livrării și
432 – suma plătită în acea zi.

Astfel, este nevoie să evaluăm situația privitoare la decalajul dintre data emiterii facturii, respectiv a livrării bunurilor, prestării serviciilor, executării lucrării și momentul în care intervine exigibilitatea taxei.

În această manieră, rezolvarea tehnică la o problematică nuanțată de caracterul fiscalității este redată de completarea celor două coduri regăsite în secțiunea referitoare la informațiile generale care guvernează tranzacția ce ocazionează încărcarea facturii în cadrul sistemului RO e-Factura.

Utilizarea corectă a codului BT-7 sau BT-8 în contexte specifice dictate de specificul domeniului de activitate și de tranzacția în sine, are incidențe pozitive atât asupra utilizării corecte a sistemului RO eFactura cât și asupra precompletării în parametrii optimi a decontului P300.

Nu trebuie să omitem faptul că este semnificativ ca softul de facturare să permită completarea explicită a câmpurilor care au legătură cu exigibilitatea taxei pe valoare adăugată, și anume: data livrării, perioada de facturare și data exigibilității TVA-ului. Acestea manifestă rezonanță semnificativă asupra paradigmei RO e-TVA. Adevărul din practica tranzacțională este că un număr redus de antreprenori utilizează corect toate elemente specifice facturii electronice care trebuie încărcată în cadrul sistemului național.

Exemplu de bună conduită

Prin prisma specificului activității, o entitate prestează servicii pentru care exigibilitatea TVA intervine în luna viitoare celei în care este emisă factura către client. Conform prevederilor legale enunțate pe parcursul acestui material, faptul generator al TVA intervine în luna februarie a anului 2025, în timp ce factura este emisă și încărcată în cadrul sistemului RO e-Factura în 13 martie 2025 (respectând regula cu privire la emiterea documentului până în data de 15 a lunii următoare). Decontul de taxă pe valoare adăugată precompletat (P300) aferent lunii februarie nu corespunde cu datele transmise de către entitate prin intermediul decontului depus de către aceasta (D300). Diferențele se remarcă le secțiunea Livrări de bunuri și prestări de servicii taxabile cu cota de 19%. Acest aspect intervine pe fondul decalajului legat de data în care intervine exigibilitatea TVA-ului și cea în care a fost emisă factura, și implicit încărcată în cadrul sistemului. Ce ar trebuie să facă contribuabilul pentru a se conform fiscal din punct de vedere a corelației dintre P300 și D300?

Răspuns: Pentru soluționarea problematicii și corelarea corectă a datelor transmise prin intermediul sistemului RO e-Factura și RO e-TVA vom face apelul la utilizarea câmpurilor BT-7 și BT-8 astfel:

BT-7 marchează momentul faptului generator (ultima zi a lunii în care intervine exigibilitatea taxei). Acest cod marchează data la care TVA devine exigibilă. În cazul de față, BT-7 va fi completat cu data de 28 februarie 2025.
BT-8 se completează cu unul dintre codurile din UNTDID 2005 acceptate (enumerate mai sus). Cel mai potrivit cod pentru tranzacția specificată în speță este 35 (Data reală a prestării serviciului). Acesta corespunde cu momentul prestării efective a serviciului. În acest fel, tranzacția este corelată cu decontul de TVA aferent lunii respective.

Deoarece există o corelație între datele completate prin intermediul RO e-factura, decontul depus de către contribuabil și decontul precompletat, este bine să ținem cont de aceste două elemente care odată utilizate corect sunt transpuse corespunzător la nivelul decontului precompletat de TVA.

În esență…

Frecvent, utilizarea sistemului național RO eFactura se realizează în mod superficial, fără a ține cont de esență, de elementele de detaliu care pot influența semnificativ acuratețea datelor transmise și relația de interdependență cu alte paradigme, precum este decontul precompletat de TVA. Decodificarea tainelor mecanismului este primordială pentru înțelegerea manierei de corelare a informațiilor cu celelalte sisteme naționale și pentru obținerea unui grad ridicat de conformare fiscală. Nu este un proces facil. De altfel, niciodată nu a fost ușor să ne raliem normelor fiscale cu caracter dinamic. Un aspect cu incidență semnificativă, reiterat permanent în cadrul materialelor noastre este redat de semnificația crescută a colaborării permanente cu specialiști în domeniul integrării parametrilor tehnici de funcționalitate a sistemelor paradigmei digitale. Acest aspect conferă toate premisele pentru ralierea la conformitate și legalitate fiscală. Totul, pentru liniștea emoțională și financiară a antreprenorului.

Referințe principale de informare

Agenția Națională de Administrare Fiscală, Aplicație web pentru completare factură în formatul electronic (XML- UBL) versiunea 1.0.8, disponibilă la adresa: https://www.anaf.ro/CompletareFactura/faces/factura/informatiigenerale.xhtml.
Agenția Națională de Administrare Fiscală, Ghid privind utilizarea sistemului național RO e-factura, disponibil la adresa: https://static.anaf.ro/static/10/Anaf/Informatii_R/Ghid%20cod%20facturi_final%20v2.9.pdf.
Ordin nr. 1.366 din 5 noiembrie 2021 pentru aprobarea Specificațiilor tehnice și de utilizare a elementelor de bază ale facturii electronice – RO_CIUS – și a regulilor operaționale specifice aplicabile la nivel național, Publicat în Monitorul Oficial nr. 1065 din 8 noiembrie 2021.
Codul fiscal din 8 septembrie 2015 (Legea nr. 227/2015), Publicat în MONITORUL OFICIAL nr. 688 din 10 septembrie 2015.

20 Mar

eFactura . 4 months ago . XML (UBL 3.0)

E-factura des (cifrată). Data exigibilitate (BT-7, BT-8) Episodul I

,,Cifrul” sub apanajul căruia se află sistemul național RO e-Factura se situează sub atenția specialiștilor de la momentul lansării paradigmei. Descifrarea tainelor fenomenului este un aspect vital pentru pătrunderea mecanismelor de funcționare a acestuia și aplicarea corectă a reglementărilor. Misiunea practicienilor în mod deosebit nu este însă una tocmai ușoară. Provocările experimentate de către aceștia de la începutul apariției sistemului național RO e-Factura au fost semnificative, punând antreprenorii în diverse ipostaze, de la cele mai ușor de soluționat până la cele care necesită intervenție de specialitate.

Procesul de raliere la modernitatea digitalizării fiscale este mai dificil de asumat doar de către antreprenor. Ba chiar am putea afirma că este imposibil de gestionat în mod autonom. De aceea, orice antreprenor avizat va recurge indispensabil la încheierea de parteneriate cu persoane specializate în domenii precum digitalizare, fiscalitate pentru a izbândi în lupta privind conformarea la noutățile legislative, indiferent de specificul acestora.

Prin intermediul materialului de astăzi îți propunem continuarea călătoriei în descifrarea misterelor sistemului național RO eFactura. Este vorba despre oglindirea semnificației codurilor BT-7 și BT-8, momentul la care acestea pot fi utilizate precum și impactul pentru precompletarea decontului de TVA.

Pe scurt!
Semnificația datei de exigibilitate
E-factura codificată
Data exigibilitate TVA (BT-7) de (codificată)
Când este necesară completarea câmpului Data exigibilitate TVA BT-7?

Semnificația datei de exigibilitate

La modul general, exigibilitatea face referire la perioada de timp după care o datorie devine scadentă, adică termenul la care aceasta trebuie achitată.

Dacă ne raportăm la exigibilitatea taxei pe valoare adăugată, aceasta reprezintă, conform articolului 280, alin. (2) din cadrul Codului Fiscal, data la care autoritatea fiscală devine îndreptățită să solicite plata de către persoanele obligate la plata taxei, chiar și în circumstanțele în care aceasta poate fi amânată.

În manieră pragmatică, această dată marchează momentul la care o entitate trebuie să achite taxa către bugetul de stat. Această dată reprezintă și punct de reper pentru calculul penalităților și a dobânzilor de întârziere cu privire la neplata taxei.

Data privind exigibilitatea reprezintă un element necesar de menționat la întocmirea facturii care trebuie încărcată în cadrul platformei E-factura. Care este incidența acestei date asupra manierei de întocmire a facturii? Rămâi alături de noi pentru a afla cele mai importante informații cu privire la această problematică.

E-factura codificată

Aplicația web de completare a facturii în format electronic pusă la dispoziția contribuabilului prin intermediul site-ului Agenției Naționale de Administrare Fiscală face trimitere la o serie de informații obligatorii care trebuie completate de către contribuabil pentru a îndeplini caracterul completitudinii documentului. Aceste informații, cel mai adesea sunt transpuse în coduri. La întocmirea facturii care trebuie transmisă prin intermediul platformei naționale RO eFactura este necesară să asimilăm implicațiile codurilor respective asupra întocmirii corecte a facturii. Noi, echipa Facturis Online transpunem în practică reglementările privitoare la e-Factura în așa fel încât cerințele de raportare să fie ușor de asimilat de către fiecare contribuabil. De aceea, interfața aplicației de facturare surprinde în manieră simplistă și ușor de înțeles de către contribuabilii aspectele cu caracter obligatoriu de menționat în cadrul facturii emise și transmise în cadrul platformei.

Data exigibilitate TVA (BT-7) de (codificată)

Printre informațiile generale care trebuie să apară în cadrul facturii emise și încărcate în cadrul sistemului național RO eFactura, se numără și cele referitoare la data exigibilitate, codificată prin BT-7. Formatul solicitat pentru data de exigibilitate este zz.ll.aaaa.

În cadrul Codului Fiscal aferent Legii nr. 227/2015, articolul 282 prevede faptul că exigibilitatea taxei intervine la data la care are loc faptul generator. De asemenea, art. 281, alin. (1) menționează ideea conform căreia faptul generator se identifică cu momentul livrării bunurilor sau cu data prestării serviciilor. În acest sens, exigibilitatea taxei intervine la momentul livrării de bunuri ori prestării de servicii, identificându-se în mod direct cu faptul generator.

Articolul 319, alin. (16) din cadrul aceluiași act normativ menționat anterior aduce mențiuni cu privire la momentul întocmirii unei facturi pentru livrarea de bunuri, efectuarea de lucrări ori prestarea de servicii. Astfel, persoana impozabilă are obligația de a emite factura până cel târziu la data de 15 a lunii următoare celei în care a intervenit faptul generator al taxei, în afara situației în care factura a fost deja emisă. Transmiterea acesteia în cadrul sistemului RO e-factura se realizează în termen de 5 zile calendaristice de la emiterea documentului.

Utilizarea corectă a datei de exigibilitate privind TVA-ul în cadrul sistemului național RO e-factura reprezintă o provocare pentru anumite domenii de activitate unde se identifică un decalaj între data livrării bunurilor și data emiterii facturii. Această situație este, de exemplu, frecvent întâlnită în domeniul serviciilor medicale prin prisma decalajului dintre momentul livrării bunurilor și implicit, a apariției factorului generator și a aprobării decontării de către autoritățile competente.

Situația ocazionată de emiterea facturii în luna următoare livrării bunurilor este permisă astfel de legislația în vigoare însă creează un decalaj între data reală a efectuării tranzacției și raportarea acestea în cadrul sistemelor RO eFactura și a RO eTVA.

Când este necesară completarea câmpului Data exigibilitate TVA BT-7?

Cu scopul minimizării riscului de neconformare fiscală precum și pentru furnizarea tuturor premiselor în vederea conturării unei imagini fidele dintre datele fiscale și financiare ale companiei, este imperios necesar ca persoanele impozabile să recurgă la utilizarea soluțiilor oportune pentru evitarea potențialelor nereguli. Când este totuși necesar să utilizăm codificarea BT-7 la întocmirea facturilor care trebuie transmise în cadrul E-factura? Ei bine, codificarea operațiunii pe baza acestui BT-7 se realizează atunci când data emiterii facturii diferă de data de exigibilitate a taxei pe valoare adăugată. Concret, dacă data de livrare a bunurilor ori de prestare a serviciilor este diferită de cea a emiterii facturii, atunci este necesar să utilizăm acest cod în cadrul facturilor emise și încărcate în cadrul sistemului. Așa cum spuneam, există anumite circumstanțe specifice corespunzătoare anumitor domenii de activitate ce înregistrează un decalaj cu privire la data reală a tranzacției și cea a emiterii facturii și încărcării acesteia în cadrul sistemului național. De aceea, este recomandat să sporim atenția la marcarea corectă a facturilor emise și încărcate în cadrul RO e-factura.

Rămâi alături de noi pentru a te pune la curent cu influența deținută de către aceste coduri în cadrul sistemelor de digitalizare fiscală precum și pentru a afla semnificația codului BT-8 alături de un exemplu concret din practica de afaceri. Toate acestea, în episodul următor.

Va urma…

https://ro-efactura.ro/e-factura-des-cifrata-data-exigibilitate-bt-7-bt-8-episodul-ii/

Referințe principale de informare

Agenția Națională de Administrare Fiscală, Aplicație web pentru completare factură în formatul electronic (XML- UBL) versiunea 1.0.8, disponibilă la adresa: https://www.anaf.ro/CompletareFactura/faces/factura/informatiigenerale.xhtml.
Agenția Națională de Administrare Fiscală, Ghid privind utilizarea sistemului național RO e-factura, disponibil la adresa: https://static.anaf.ro/static/10/Anaf/Informatii_R/Ghid%20cod%20facturi_final%20v2.9.pdf.
Ordin nr. 1.366 din 5 noiembrie 2021 pentru aprobarea Specificațiilor tehnice și de utilizare a elementelor de bază ale facturii electronice – RO_CIUS – și a regulilor operaționale specifice aplicabile la nivel național, Publicat în Monitorul Oficial nr. 1065 din 8 noiembrie 2021.
Codul fiscal din 8 septembrie 2015 (Legea nr. 227/2015), Publicat în MONITORUL OFICIAL nr. 688 din 10 septembrie 2015.

12 Mar

eFactura . 4 months ago . Legislație e-Factura

Factura simplificată. Reperare pe traseul RO e-Facturii

În contexte inovative dictate de trendul digitalizării fiscale, rolul documentelor de evidență primară se reinventează. Unele sunt amenințate cu dispariția, de vreme ce altele își croiesc o nouă cale în medii acaparate de noutate. Deoarece contribuabilii trebuie să înțeleagă pe deplin noul rol al documentelor de evidență primară și maniera în care acestea se reinventează, am conturat o serie de materiale care scot în lumină aspectele reperării pe traseul digitalizării a principalelor documente din sfera financiar-contabilă. Este vorba de exemplu despre reinventarea rolului avizului de însoțire a mărfii pe traseul RO efacturii. Acest material, poate fi consultat la adresa: https://ro-efactura.ro/avizul-de-insotire-a-marfii-reperare-pe-traseul-e-facturii/. În același registru discutăm și despre redefinirea rolului facturii proforme sub apanajul apariției noilor sisteme de digitalizare fiscală (factura proforma). Cumva, documentele de evidență primară sunt privite prin lentila digitalizării fiscale, aspect care conferă o altă notă acestor documente.

Astăzi a venit rândul facturii simplificate care va trece prin filtrul analizei noului rol reinventat sub apanajul inovativului digitalizării fiscale.

Pe scurt!
Ce este factura simplificată și care este rolul pentru companie?
Care sunt circumstanțele care impun emiterea facturilor simplificate?
Factura simplificată și RO e-factura. Ce ar trebui să cunoști?

Ce este factura simplificată și care este rolul pentru companie?

În contextul trasat de noutățile legislative ale RO e-Facturii cu privire la transmiterea în cadrul sistemului național RO eFactura, a facturilor emise către parteneri, contribuabilii se întreabă cu privire la elementele de diferențialitate dintre factură și factura simplificată. Raportat la denumirea sintagmei, ,,factura simplificată”, acesta este un document care deține mai puține elemente decât documentul denumit simplu factură.

Conform specialiștilor, factura simplificată nu cuprinde exhaustiv elementele prevăzute de către art. 319 din Legea nr. 227/2015 privind Codul Fiscal ca fiind obligatoriu de conținut de către facturi. În această manieră, factura conține în mod obligatoriu următoarele informații:

numărul specific care identifică factura în mod unic;
data emiterii facturii alături de data livrării bunurilor/prestării serviciilor, dacă acestea diferă;
datele de identificare ale persoanei impozabile care a livrat bunurile/prestat serviciile (denumirea/numele, adresa și codul de înregistrare în scopuri de TVA);
datele de identificare ale beneficiarului (denumirea/numele, adresa și codul de înregistrare în scopuri de TVA);
datele de identificare ale furnizorului/beneficiarului care nu este stabilit în România și care și-a desemnat un reprezentant fiscal;
datele de identificare ale bunurilor livrate precum și a serviciilor prestate (denumire și cantitate);
baza de impozitare a bunurilor și serviciilor;
cota de taxă pe valoare adăugată precum și a valorii taxei colectate;
apariția mențiunii de autofactură în situația în care circumstanțele o impun;
mențiuni cu privire la scutirea de taxă pe valoare adăugată și temeiul legal în baza căreia se aplică aceasta;
orice mențiuni necesare cu privire la statusul facturii ocazionat de împrejurări specifice (,,regimul marjei-agenții de turism”, ,,regimul marjei-bunuri second-hand”).

Factura fiscală normală conține astfel 17 câmpuri obligatorii. Astfel, este considerată factură simplificată orice factură care nu deține toate cele 17 elemente obligatorii menționate mai sus. La facturile simplificate, numărul elementelor obligatorii este mult mai redus, și anume, acestea trebuie să conțină în mod obligatoriu 6 elemente principale și anume:

data emiterii;
datele de identificare ale persoanei impozabile care a livrat bunurile/prestat serviciile;
tipurile de bunuri sau de servicii la care factura simplificată face referire;
valoarea taxei colectate sau informațiile necesare în vederea colectării acesteia;
pentru documentele sau mesajele tratate drept factură, o referire specifică și clară cu privire la factura inițială și la detaliile specifice care suferă modificări;
CIF-ul beneficiarului sau codul de înregistrare în scopuri de TVA al acestuia.

Ordinul 2634 privind documentele financiar-contabile nu aduce precizări cu privire la factura simplificată. În schimb Normele generale de întocmire și utilizare a documentelor financiar-contabile, definește factura drept documentul justificativ care stă la baza înregistrării în contabilitate a operațiunilor economice. Înțelegem astfel faptul că și factura simplificată reprezintă un document care atestă derularea operațiunilor de achiziție în cadrul evidenței primare.

În practica tranzacțiilor comerciale, factura simplificată se întocmește cel mai adesea atunci când valoarea bunurilor achiziționate ori a serviciilor prestate nu depășeste 100 de euro, inclusiv TVA.

Care sunt circumstanțele care impun emiterea facturilor simplificate?

Legea nr. 227/2015 privind Codul Fiscal menționează, prin intermediul art. 319, alin. (12), 2 situații care ocazionează emiterea unei facturi simplificate. Concret, acestea se rezumă la:

încadrarea în limita a 100 de euro (inclusiv TVA) a bunurilor comercializate ori a serviciilor prestate;
în cazul documentelor sau mesajelor tratate drept factură (orice document sau mesaj care face referire în mod specific la o a factură inițială poate fi considerat drept factură validă din punct de vedere juridic).

Factura simplificată și RO e-Factura. Ce ar trebui să cunoști?

Odată cu introducerea obligativității utilizării sistemului național RO efactura, apare întrebarea legată de transmiterea facturilor simplificate în cadrul platformei. Este și acesta un element care trebuie cuprins în lista facturile emise și încărcate în cadrul sistemului?

Este necesar să menționăm faptul că, până în luna decembrie a anului 2024, contribuabilii erau exceptați de la transmiterea facturilor simplificate în cadrul sistemului RO e-Factura. Astfel, art. 10, alin. (1) din cadrul OUG 120/2021 prevedea ca obligatorie transmiterea tuturor facturilor emise în relația de tip B2B, cu excepția facturilor simplificate emise conform art. 319 alin. (12) din Legea nr. 227/2015, cu modificările și completările ulterioare. Forma consolidată a actului normativ, la data de 01.01.2025 prevede ca singură excepție privind transmiterea în cadrul sistemului a bonurilor fiscale care îndeplinesc condițiile unei facturi simplificate, emise atât în relația de tip B2B cât și pentru tranzacțiile derulate în cadrul modelului B2C. Astfel, începând cu data de 1 ianuarie 2025, există obligativitatea transmiterii facturilor simplificate prin intermediul platformei naționale RO e-factura. Singura excepție este legată de bonurile fiscale emise cu un aparat de marcat electronic fiscal care îndeplinesc condițiile unei facturi simplificate.

Astfel, facturile simplificate alături de celelalte facturi emise de către contribuabili se transmit în cadrul sistemului național RO eFactura începând cu data de 1 ianuarie 2025, pentru tranzacțiile derulate între companii (B2B), sau pe direcția modelului de afaceri de tip B2C. Termenul de transmitere rămâne corelat la 5 zile calendaristice, asemenea celorlalte facturi emise și încărcate în cadrul sistemului.

Traseul dictat prin paradigmele digitalizării fiscale revoluționează maniera de raportare la tot ceea ce presupune dosarul de documente de evidență primară a companiei tale. Cele mai multe dintre aceste documente cunosc o altă menire pe fondul noilor modificări. Ce primează pentru contribuabil este ca să mențină pulsul schimbărilor în mod permanent pentru a conferi locul potrivit fiecărui document de evidență primară a entității.

Referințe principale de informare

Codul fiscal din 8 septembrie 2015 (Legea nr. 227/2015), Publicat în MONITORUL OFICIAL nr. 688 din 10 septembrie 2015.
Ordonanță de urgență nr. 120 din 4 octombrie 2021 privind administrarea, funcționarea și implementarea sistemului național privind factura electronică RO e-Factura și factura electronică în România, precum și pentru completarea Ordonanței Guvernului nr. 78/2000 privind omologarea, eliberarea cărții de identitate a vehiculului și certificarea autenticității vehiculelor rutiere în vederea introducerii pe piață, punerii la dispoziție pe piață, înmatriculării sau înregistrării în România, precum și supravegherea pieței pentru acestea, Publicat în MONITORUL OFICIAL nr. 960 din 7 octombrie 2021.
Ordonanță de urgență nr. 138 din 4 decembrie 2024 privind modificarea și completarea unor acte normative în domeniul fiscal-bugetar, precum și pentru reglementarea altor măsuri, Publicat în MONITORUL OFICIAL nr. 1222 din 5 decembrie 2024.
Ordinul nr. 1.802 din 29 decembrie 2014 pentru aprobarea Reglementărilor contabile privind situaţiile financiare anuale individuale şi situaţiile financiare anuale consolidate Publicat în Monitorul Oficial nr. 963 din 30 decembrie 2014.
Ordin nr. 2634 din 5 noiembrie 2015 privind documentele financiar-contabile, publicat în Monitorul Oficial nr. 910 din 9 decembrie 2015.

03 Mar

eFactura . 4 months ago . Ultimele noutăți

Minighid de navigare prin modificările impuse de apariția sistemului național RO e-Factura. Spețe rezolvate din spectrul RO e-Facturii

Odată cu lansarea în spațiul mediului de afaceri a paradigmelor digitalizării fiscale, dilemele care planează în jurul funcționalității acestora sunt semnificative. Aspectul este justificat, mai ales dacă ne raportăm la ambiguitatea cerințelor de raportare precum și la dificultățile de transpunere a acestor fenomene la nivelul proceselor de afaceri. Ultima etapă de transpunere a sistemului RO eFactura la nivelul modelului de afaceri de tip B2C readuce în atenție o serie de inconveniente ale sistemului. De asemenea, o serie de întrebări ale antreprenorilor planează în jurul manierei de aplicare efectivă a prevederilor legislative la noi contexte dictate de modificările lansate în spațiul de afaceri.

Considerăm oportună expunerea celor mai des întâlnite întrebări cu privire la maniera de funcționare a sistemului național RO e-factura în vederea clarificării incertitudinilor antreprenorilor. Astăzi vom direcționa conul de lumină spre două spețe de actualitate pentru antreprenori. Una dintre acestea este raportată la aplicarea sistemului RO e-factura pentru facturarea electronică către un client din Spania. Speța relaționată la problematica expusă poate fi urmărită în cele ce urmează:

Speță Societatea X SRL prestează servicii de consultanță financiară către o companie din Spania, plătitoare de TVA, fără sucursale sau filiale în România. În această manieră, există obligativitatea transmiterii facturii emise către clientul din Spania?

În România, începând cu data de 1 ianuarie 2024 se identifică obligativitatea încărcării facturilor emise în cadrul sistemului național RO e-Factura, pentru documentele emise în relația de tip B2B. Tranzacția comercială de tip B2B este definită ca fiind operațiunea având ca obiect principal prestarea de servicii, executarea de lucrări ori livrarea de bunuri dintre operatorii economici (stabiliți în România).

Pentru a emite factura electronică și pentru a îndeplini condiții de încărcare în cadrul sistemului național RO e-Factura, locul prestării serviciilor și a livrării de bunuri trebuie să fie considerat a fi în România.

În principiu, factura emisă către un client persoană juridică din afara României, nu trebuie transmisă în cadrul sistemului național RO e-Factura. Totuși, există anumite excepții de care este bine să ținem cont pentru a ne conforma reglementărilor fiscale în vigoare. Dacă factura este emisă cu procentul de TVA de 19%, atunci locul prestării serviciilor, executării lucrărilor ori livrării de bunuri este considerat a fi în România. În acest caz, factura emisă către un client străin care are mențiunea de taxă pe valoare adăugată de 19% aplicabilă asupra operațiunii efectuate, se transmite în cadrul sistemului național RO eFactura.

După data de 1 ianuarie 2025, companiile rezidente precum și cele nerezidente care dețin sedii fixe în România implicate în tranzacții B2B trebuie să transmită în cadrul RO eFacturii toate facturile emise. De asemenea, obligativitatea transmiterii facturilor emise în cadrul RO e-Facturii, în relația de tip B2B survine și contribuabililor nerezidenți înregistrați în scopuri de TVA în România, pentru livrări de bunuri sau prestări de servicii cu locul de impozitare în România. Acest aspect este reglementat prin intermediul art. 266, alin. (2), din cadrul Legii nr. 227/2015: (2) În înțelesul prezentului titlu:a) o persoană impozabilă care are sediul activității economice în România este considerată a fi stabilită în România; b) o persoană impozabilă care are sediul activității economice în afara României se consideră că este stabilită în România dacă are un sediu fix în România, respectiv dacă dispune în România de suficiente resurse tehnice și umane pentru a efectua regulat livrări de bunuri și/sau prestări de servicii impozabile ;c) o persoană impozabilă care are sediul activității economice în afara României și care are un sediu fix în România conform lit. b) este considerată persoană impozabilă care nu este stabilită în România pentru livrările de bunuri sau prestările de servicii realizate la care sediul fix de pe teritoriul României nu participă.

Astfel, în general factura emisă către un client persoană juridică cu sediul în afara României nu trebuie transmisă în cadrul sistemului național RO e-Factura. În acest context însă, este nevoie să fie atenți și la cazurile excepționale care fac necesară încărcarea facturilor în cadrul platformei.

O altă speță este corelată la obligativitatea transmiterii prin intermediul RO eFacturii, a facturilor emise de către un cabinet de medicină generală către clienții persoane fizice. Prezentăm mai jos în mod punctual problematica.

Speță Un cabinet de medicină generală, organizat sub forma unui SRL, companie neplătitoare de taxă pe valoare adăugată, prestează servicii unei persoane fizice X pentru care întocmește factura. Acesta este încasată prin intermediul unui virament bancar. Este obligatorie transmiterea acesteia prin intermediul RO e-Facturii?

O primă clarificare a speței este legată de obligativitatea cabinetului de medicină generală de a utiliza platforma națională RO eFactura. Acest aspect a devenit obligatoriu începând cu data de 1 ianuarie 2024 în relația de tip B2B, urmând ca începând cu data de 1 ianuarie 2025 obligativitatea să fie extinsă și în relația de tip B2C. Relația de tip B2B vizează transmiterea facturilor emise între parteneri persoane juridice, pe când relația de tip B2C face referire la transmiterea în cadrul platformei naționale a facturilor emise între un partener persoană juridică și un partener persoană fizică.

Conform noilor reglementări în vigoare cu privire la obligativitatea transmiterii facturilor emise prin intermediul RO e-Facturii, cabinetul de medicină generală, care își derulează activitatea sub forma juridică de societatea cu răspundere limitată este obligat la transmiterea facturii emise către clientul X, începând cu data de 1 ianuarie 2025.

Un aspect important de remarcat este faptul că încărcarea facturii emise către clientul persoană fizică în cadrul platformei RO e-factura se realizează indiferent de metoda de încasare a creanței, în numerar sau prin intermediul unui virament bancar.

Un alt aspect important este corelat la faptul că legislația în vigoare nu prevede facturarea obligatorie pentru absolut orice tip de tranzacție derulată între persoana juridică și persoane fizică. Aceasta este obligatorie doar pentru acele situații specifice prevăzute de legislația în vigoare. Astfel, s-a creat un nor de incertitudine cu privire la această problematică din momentul extinderii obligativității transmiterii facturilor emise către persoanele fizice în cadrul RO e-factura, în sensul în care contribuabilii au înțeles faptul că pentru toate tipurile de tranzacții efectuate cu persoanele fizice trebuie emise facturi. Specialiștii punctează astfel faptul că doar pentru situațiile expres prevăzute de lege există obligativitatea emiterii facturilor și transmiterii acestora în cadrul sistemului național. Astfel, obligația de trimitere a facturii în cadrul RO e facturii nu atrage după sine și obligația de emitere a acestora în absolut orice situație.

Cu fiecare speță prezentată și soluționată din sfera RO e-Facturii se conturează cu pași mici dar cerți minighidul de navigare facilă prin intermediul modificărilor multiple propuse de către paradigmele digitalizării fiscale.
factura emisă.

Referințe principale de informare

Ordonanță de urgență nr. 120 din 4 octombrie 2021 privind administrarea, funcționarea și implementarea sistemului național privind factura electronică RO e-Factura și factura electronică în România, precum și pentru completarea Ordonanței Guvernului nr. 78/2000 privind omologarea, eliberarea cărții de identitate a vehiculului și certificarea autenticității vehiculelor rutiere în vederea introducerii pe piață, punerii la dispoziție pe piață, înmatriculării sau înregistrării în România, precum și supravegherea pieței pentru acestea, Publicat în MONITORUL OFICIAL nr. 960 din 7 octombrie 2021.
Rentrop & Straton, E-FACTURA în 50 de întrebări și răspunsuri, Material în format electronic.
Codul fiscal din 8 septembrie 2015 (Legea nr. 227/2015), Publicat în Monitorul oficial nr. 688 din 10 septembrie 2015.
Legea nr. 207 din 20 iulie 2015 privind Codul de procedură fiscală, republicat, cu modificările și completările ulterioare.

30 Jan

eFactura . 5 months ago . Legislație e-Factura

4 Spețe rezolvate din sfera RO eFacturii. Răspuns la dilemele antreprenorilor

Racordarea la realitatea afacerilor reprezintă cea mai bună practică de raliere la conformitatea fiscală. A învăța din experiențele altora este o direcție care poate fi urmată și din postura de antreprenor. Unele situații pe care le traversează deținătorii de afaceri se pot dovedi nefaste pentru viitorul afacerii. În acest caz, este indicat să asimilăm învățămintele din împrejurările prin care trec factorii decizionali ai afacerilor. Așadar, dacă ești proaspăt antreprenor sau chiar unul cu o vastă experiență în spate, și provocările par să nu te ocolească, ține cont în procesul de soluționare a acestora de conectarea la modul de reacție a altor antreprenori la situațiile cu care se confruntă. Pentru ca acest aspect să treacă de la statutul de deziderat la cel de realitate faptică venim în sprijinul tău cu o serie de spețe soluționate din sfera provocărilor digitalizării fiscale.

Unul dintre cele mai des utilizate sisteme ale digitalizării fiscale este reprezentat de sistemul național RO eFactura.

Încă de la momentul vehiculării apariției sistemului de facturare electronică în România, undele de incertitudine privind validarea acestuia la nivelul proceselor organizaționale s-au propagat în cadrul mediului de afaceri. Într-o oarecare măsură, temerile au fost justificate și certificate de manifestarea diverselor sincope la nivelul funcționalității sistemului. Multiplele controverse nu au întârziat să apară. Cei mai conștiincioși antreprenori au căutat soluționarea inadvertențelor prin instrumente moderne de digitalizare. Și la nivelul aplicării reglementării legislative a sistemului RO e-Facturii antreprenorii s-au poticnit adeseori. Lacunele identificate în sensul explicațiilor suplimentare oferite pentru clarificarea anumitor concepte și procese au fost sesizate de către utilizatorii sistemului RO eFactura.

În această manieră, venim în întâmpinarea nevoilor informaționale ale factorilor decizionali ai afacerilor prin soluționarea spețelor ancorate la realitatea actuală a utilizării sistemului național RO e-factura.

1. O factură emisă către o companie prestatoare de servicii și încărcată în cadrul sistemului RO e-factura poate fi încasată în numerar? Dar facturile primite prin intermediul platformei pot fi achitate în prezența instrumentelor de plată cu numerar?

Cu privire la maniera de plată, respectiv încasare a facturilor primire/transmise în cadrul platformei RO e-factura nu există restricționări reglementate prin intermediul actelor normative specifice facturării electronice. În această manieră, nici Legea 70/2015 pentru întărirea disciplinei financiare privind operațiunile de încasări și plăți în numerar și nici Ordonanța de urgență nr. 120/2021 privind administrarea, funcționarea și implementarea sistemului național privind factura electronică RO e-Factura și factura electronică în România nu aduc precizări cu privire la maniera de achitare a datoriei ori încasare a creanței.

Așadar, se poate achita în numerar o factură primită prin intermediul sistemului național RO e-factura. De asemenea, facturile emise către clienți pot fi încasate în prezența instrumentelor de plată cu numerar, ținând evident cont de normele de conduită cu privire la plafoanele care trebuie respectate în cazul operațiunilor de încasări și plăți cu numerar. Un exemplu de bună practică este legat de momentul efectuării plății datoriei către furnizor. Recomandarea este spre achitarea facturilor încărcate în cadrul RO e-factura. Se întâmplă în practică adesea ca facturile primite prin intermediul e-mailului (nu există precizări cu privire la imposibilitatea transmiterii facturilor generate prin intermediul programului de facturare prin intermediul poștei electronice) să difere cu câțiva bani față de cele încărcate în cadrul platformei. Pentru a evita supraîncărcarea soldului analitic al contului 401 cu diferențe nesemnificative este indicat să trimitem la plată doar acele facturi încărcate în cadrul sistemului. În acest mod, vom transmite cu celeritate documentele emise în cadrul platformei RO e-factura și astfel evităm diversele situații nefavorabile cu privire la depășirea termenului de încărcare a facturilor în cadrul platformei RO e-Factura.

2. O companie prestatoare de servicii de transport internațional emite o factură către un transportator care realizează un transport în cadrul unei țări membre a acordului CMR. Întrebarea este dacă factura încărcată în SPV va fi însoțită de CMR-ul aferent acesteia?

Răspunsul la această întrebare îți are rezonanța în însuși denumirea sistemului RO e-Factura. Astfel, formele consolidate ale principalului act normativ de reglementare a sistemului RO e-Factura nu aduc precizări cu privire la încărcarea altor documente care însoțesc factura, precum devize, situații de lucrări etc.

Astfel, nu este nevoie să anexăm facturii transmise în cadrul sistemului RO e-factura alte situații care vin în completarea serviciilor prestate, bunurilor livrate ori lucrărilor executate. Aceste situații pot fi trimise partenerului prin intermediul e-mailului.

3. Un cabinet de expert contabil este înregistrat în calitate de persoană fizică autorizată (PFA). Acesta depune declarația unică (D212) pe CNP. Aceasta se depune prin intermediul contului de utilizator creat în SPV pe baza credențialelor de logare (username și parolă). În cadrul spațiului virtual pentru transmitere e-factura trebuie să se înregistreze cu CIF?

Dacă discutăm despre transmiterea declarației unice, D212, una dintre cele mai populare declarații pe care trebuie ca o persoană fizică autorizată să o aibă în vizor, este nevoie de logarea în cadrul SPV doar pe baza unui nume de utilizator și a unei parole. Pentru depunerea altor declarații, precum decontul de taxă pe valoare adăugată (D300), formularul D112 Declaraţia privind obligaţiile de plată a contribuţiilor sociale, impozitului pe venit şi evidenţa nominală a persoanelor asigurate, decontul special de TVA (D301), nu mai este suficientă utilizarea Spațiului Privat Virtual doar pe baza numelui de utilizator și a parolei. Pentru aceasta este nevoie de achiziționarea unui certificat digital calificat care să ofere posibilitatea logării în cadrul platformei pe baza semnăturii electronice. Astfel, dacă ne situăm în postura de PFA și trebuie să transmitem și alte declarații în afara DU, atunci este nevoie să ne înrolăm în SPV din secțiunea Înregistrare utilizatori, persoane juridice pe baza unui certificat de semnătură electronică digitală.

Astfel, persoanele fizice autorizate vor fi nevoite să se înregistreze în SPV pe CIF pentru transmiterea facturilor emise în cadrul platformei RO e-Factura, mai ales având în vedere faptul că emiterea facturii are la bază codul de identificare fiscală a companiei, și nu CNP.

4. Termenul de transmitere a facturilor emise în cadrul RO e-factura este raportat la 5 zile lucrătoare sau calendaristice?

Un subiect extrem de disputat în cadrul mediului de afaceri, pe fondul E-facturii este legat de termenele de transmitere a facturilor emise. Formele de consolidare a OUG 120/2021 privind reglementările în sfera facturării electronice vizează două nuanțe ale problematicii termenului de transmitere. O primă variantă include transmiterea facturilor emise în termen de 5 zile lucrătoare de la momentul emiterii documentului. După o serie de revizuiri și dezbateri în cadrul mediului de afaceri, ultima variantă a aspectului reglementat și cea validă actualmente este legată de 5 zile calendaristice. Astfel, articolul 10, alin. (7) din cadrul OUG 120/2021 cu modificările și completările ulterioare stabilește ca termen limită de încărcare a facturilor emise în cadrul RO efactura 5 zile calendaristice de la momentul emiterii acestora. Totuși, actul normativ nu include notele de fundamentare privind explicații cu privire la maniera de calcul a acestui termen. Dacă dorești să afli maniera de calcul a termenului precum și exemple concrete privind acest aspect te invităm să accesezi materialul publicat în cadrul blogului nostru pe această temă, prin accesarea link-ului: https://ro-efactura.ro/maniera-de-calcul-a-termenului-de-transmitere-a-facturile-emise-in-cadrul-ro-e-factura-clarificari-necesare/

Referințe principale de informare

Ordonanță de urgență nr. 120 din 4 octombrie 2021privind administrarea, funcționarea și implementarea sistemului național privind factura electronică RO e-Factura și factura electronică în România, precum și pentru completarea Ordonanței Guvernului nr. 78/2000 privind omologarea, eliberarea cărții de identitate a vehiculului și certificarea autenticității vehiculelor rutiere în vederea introducerii pe piață, punerii la dispoziție pe piață, înmatriculării sau înregistrării în România, precum și supravegherea pieței pentru acestea, Publicat în MONITORUL OFICIAL nr. 960 din 7 octombrie 2021.
Rentrop & Straton, E-FACTURA în 50 de întrebări și răspunsuri, Material în format electronic.

14 Jan

eFactura . 6 months ago . Legislație e-Factura

Factura primită prin poșta electronică versus factura primită prin sistemul național RO E-factura

Demarajul companiilor la început de an calendaristic 2025 pare a fi încetinit. Conștientizarea reluării cursei cu trenul schimbării în care te-ai urcat de o perioadă semnificativă este puțin întârziată. Însăși prezența ta în cursa digitalizării fiscale te îndeamnă însă la mobilizare. Mobilizare pentru a marca o traiectorie adecvată pentru bunul mers al companiei. Noul an stă sub egida diverselor incertitudini asupra cărora sunt necesare o serie de clarificări.

Deși implementat de o perioadă semnificativă de timp, sistemul național RO e-Factura reprezintă încă piatră de poticnire pentru mulți inițiatori de afacere. Utilizarea platformei este o reală provocare pentru cei cu vechime pe piața antreprenorială. Discuția este mult mai alambicată pentru antreprenorii inițiați, cei care abia zăresc linia orizontului antreprenorial. Aceștia au nevoie de inițiere, de instruire permanentă pentru a face față modificărilor multiple care se anunță val după val.

Începutul de an calendaristic 2025 aduce în atenția antreprenorilor implementarea obligativității facturării electronice pe direcția tranzacțiilor derulate între companii și persoane fizice. Pe acest nou fundal se impune recapitularea regulilor privind încărcarea facturilor în cadrul sistemului. Peste unele aspecte rămâne o negură care îngreunează înaintarea. Face imposibilă vizualizarea țintei, ralierea la calea pe care te-ai angrenat ca deținător de afacere.

O problematică ce necesită direcționarea eforturilor pentru eliminarea pâclei informaționale este legată de maniera transmiterii/primirii facturilor emise de către partenerii de la care am achiziționat bunuri și servicii. Unii antreprenori primesc facturile prin intermediul e-mailului și le înregistrează în contabilitate, fără a lua în considerare documentele primite prin intermediul sistemului național RO e-factura. Poate situația ți se pare real neancorată la realitate însă paleta este diversificată. Deși poate părea real surprinzător, trimiterea facturilor prin intermediul poștei electronice reprezintă încă o practică uzuală printre anumiți antreprenori. Ba chiar unele dintre aceste documente ajung să reprezinte exclusiv baza documentară principală a înregistrării operațiunilor în cadrul evidențelor entității. Chiar pe fondul implementării sistemului național RO e-Factura. Contravine acest aspect cu reglementările în vigoare privitor la facturarea electronică? Mai sunt valabile formularele primite prin intermediul e-mailului? Există reglementări proiectate în această direcție? Pot coexista ambele formulare ale facturii (cel primit prin intermediul adresei de e-mail precum și formularul generat din cadrul sistemului RO e-factura)? Este corect să înregistrăm tranzacția în contabilitate doar pe baza facturii primite prin intermediul poștei electronice? Rămâi alături de noi pentru a afla răspunsul la aceste întrebări ale momentului din mintea antreprenorilor.

Pe scurt!
Clarificări necesare cu privire la cele două nuanțe. Factura clasică VS factura primită în cadrul sistemului național RO e-Factura
Diferențe semnificative între facturile primite prin e-mail și cele primite prin E-factura
Un prim aspect…diferențe de formă
O altă nuanță…diferențe de fond
Care este abordarea problematicii expuse cu privire la noile reglementări în contextul obligativității facturării electronice în relația de tip B2C?

Clarificări necesare cu privire la cele două nuanțe. Factura clasică VS factura primită în cadrul sistemului național RO E-factura

Ce este bine să cunoaștem în prealabil, este faptul că, nu există constrângeri prevăzute de legislația facturării electronice cu privire la transmiterea prin intermediul e-mailului a facturii emise către client. Poți alege să informezi clientul cu privire la emiterea facturii și prin această modalitate de comunicare. Totuși, este nevoie să punctăm nuanța problematicii. De asemenea, înregistrarea în contabilitate a tranzacției economice se realizează pe baza facturii primite și descărcate din cadrul platformei naționale RO e-factura, ca bază documentară principală a tranzacțiilor realizate.

Totuși, începând cu data de 1 iulie 2024, legiuitorul precizează faptul că emitentul facturii are obligația transmiterii facturii prin intermediul sistemului național RO eFactura. Astfel, art. 10, alin. (1) al OUG 120/2021 cu modificările și completările ulterioare prevede faptul că emitentul facturii electronice are obligația de transmitere a acesteia către destinatar utilizând sistemul național privind factura electronică RO e-Factura, cu respectarea prevederilor.

Precizărilor Codului Fiscal în această direcție evidențiate în cadrul art. 319 Facturarea punctează în cadrul alin. 1^1, faptul că pentru operațiunile realizate între persoane impozabile sunt considerate facturi doar acele documente care îndeplinesc prevederile OUG 120/2021. În această manieră, considerăm doar facturile primite prin intermediul sistemului național RO e-factura, cu id de încărcare valid și asupra cărora s-a aplicat sigiliul Ministerului Finanțelor.

Diferențe semnificative între facturile primite prin e-mail și cele primite prin E-factura

Un prim aspect…diferențe de formă
Observațiile culese de pe terenul practicilor tranzacționale ne determină la expunerea a câtorva conjuncturi specifice din sfera facturării clasice/electronice. Un prim aspect spre care merită să direcționăm conul de lumină este legat de ,,dublarea dosarului de contabilitate”. În ce context discutăm despre acest fapt real al practicii de afaceri? De exemplu, companiile de dimensiuni mici, atașează dosarului de contabilitate, secțiunea Intrări atât formularul primit prin intermediul poștei electronice (sau în format tipărit) de la furnizor la momentul achiziției bunului sau prestării serviciului cât și cel generat prin intermediul SPV din cadrul sistemului național RO e-Factura. Cel mai adesea acest fapt are loc în practica financiar-contabilă a entităților mici din teama contribuabililor de omisiune a unor aspecte pentru care pot fi trași de răspundere la o potențială inspecție fiscală. Acest aspect se reflectă în dosare de contabilitate substanțiale din punct de vedere al volumului documentelor cât și în risipa de hârtie și în creșterea consumului cu aceste materiale. Care ar fi recomandarea pentru a evita această situație și a promova diminuarea suprasolicitării cu documente a dosarelor de contabilitate? În primul rând un aspect care primează este legat de verificarea înregistrării corecte a tranzacțiilor în contabilitate pe baza facturilor primite în SPV. Este bine, pentru companiile mici să avem listată doar varianta în formatul generat de sistemul național RO e-Factura. De asemenea, este necesar să recurgem la arhivarea electronică a acesteia, arhivare care cuprinde documentul în format xml alături de sigiliul aplicat al Ministerului Finanțelor.

Dacă discutăm de companii mari, în care se remarcă un număr considerabil de operațiuni, și implicit un volum mare de facturi, listarea ambelor formulare sigur nu reprezintă un aspect avantajos pentru companii în realitatea financiară. De aceea, recomandarea este spre generarea formatului xml al facturii din cadrul platformei naționale, formatul pdf al documentului fiind utilizat doar pentru înregistrarea în contabilitate a operațiunii și listat doar la solicitarea organelor de control fiscal. De asemenea, dacă există posibilitatea generării unui raport cu facturile primite și trimise în cadrul sistemului național RO eFactura este indicat să atașăm un astfel de centralizator dosarului de contabilitate. Acesta trebuie să cuprindă aspecte legate de tipul facturii, denumirea partenerilor, numărul facturii, data facturii, baza impozabilă, valoarea tva-ului, suma totală, starea documentului încărcat în cadrul platformei, id de încărcare, id-ul de descărcare, și data la care a fost încărcat documentul. Atașarea acestui document la dosarul care cuprinde actele contabile alături de centralizatorul listat din cadrul softului de prelucrare a datelor ca dovadă a corelării informațiilor înregistrate cu cele care figurează în cadrul sistemului național RO e-Factura reprezintă un exemplu de bună practică de care antreprenorii ar trebui să țină cont. Acest aspect poate să fie un exemplu de bună conduită atât pentru contribuabilii mari cât și pentru micile companii. Pentru companiile în care se remarcă un număr redus de operațiuni și implicit un număr mic de documente de intrare/ieșire, putem să atașăm la dosarul de contabilitate și formularul listat din cadrul platformei RO e-factura.

O altă nuanță…diferențe de fond

Un alt aspect întâlnit în practica afacerilor naționale, este legat de diferențele de fond care apar între facturile primite prin intermediul e-mailului și cele primite prin intermediul SPV. Adesea, valorile finale a celor două facturi pot să difere. Diferența poate fi nesemnificativă însă totuși există. De exemplu, în cadrul formularului primit pe e-mail avem înscrisă în coloana valoare totală suma de 250,10 lei iar în e-Factura valoarea totală este de 250,15. Cum ar trebui să procedăm în această situație? Un prim aspect de care este bine să ținem cont este legat de faptul că ar trebuie să considerăm pentru înregistrarea în contabilitate factura primită prin intermediul SPV, și anume cea care are înscrisă valoarea de 250,15 lei. În această situație mai regăsim încă o nuanță a problematicii. Care dintre cele două facturi ar trebuie considerate pentru achitarea datoriei față de furnizor? Există situații în practica afacerilor când este achitat furnizorul pe baza facturii primite la momentul prestării serviciului, achiziției de bunuri ori executării de lucrări, factura care este ulterior încărcată în cadrul sistemului național, existând posibilitatea apariției acestor diferențe. Pentru a evita eventuale neplăceri în privința încărcării soldurilor furnizorilor cu valori nesemnificative, recomandarea ar fi ca plata tranzacției să se realizeze pe baza facturii primite prin intermediul SPV. Acest aspect poate avea o serie de implicații pozitive asupra optimizării sistemului în privința respectării termenelor de transmitere a facturilor emise prin intermediul platformei naționale RO eFactura. Dacă furnizorul dorește încasarea drepturilor bănești cuvenite ca urmare a derulării tranzacției, va încărca cu celeritate factura în SPV. Astfel, clientul va vizualiza și înregistra în contabilitatea entității la momentul oportun tranzacția având posibilitatea deducerii TVA-ului în luna aferentă operațiunii realizate.

Care este abordarea problematicii expuse cu privire la noile reglementări în contextul obligativității facturării electronice în relația de tip B2C?

Noile reglementări în materie de facturare electronică aduc o serie de semne de întrebare pe terenul practicii tranzacționale. Rămânem în sfera problematicii expuse cu privire la factura primită prin e-mail vs factura primită prin intermediul E-facturii. Dacă în cazul relației de tip B2B, nu este necesară transmiterea facturii emise prin intermediul adresei de e-mail, fiind suficientă încărcarea acesteia în cadrul platformei naționale RO e-factura, situația stă diferit în cazul facturării către persoanele fizice. Astfel, chiar dacă a fost emisă și trimisă factura în cadrul sistemului național RO eFactura, este necesar să trimitem factura către persoana fizică și în formatul clasic prin intermediul adresei de e-mail sau în format fizic.

Așadar, raportat la problematica pusă în discuție prin intermediul acestui material, este bine să ținem cont de cele două fețe ale subiectului. Dacă discutăm despre facturile emise către parteneri persoane juridice (relația B2B), este indicat să ținem cont de documentul primit prin intermediul sistemului național RO eFactura. Nu este nevoie să transmitem și prin e-mail factura emisă către client. Totuși, nu există interziceri ale coexistenței celor două tipuri de documente (formularul generat de programul utilizat pentru facturare vs formularul specific al facturii generat din e-factura) în cadrul legislației în vigoare. Factura originală este considerată a fi xml-ul, de aceea recomandarea este să ne raportăm doar la acel document, atât pentru înregistrarea tranzacției în contabilitate cât și pentru achitarea datoriei față de furnizor. Totuși, dacă discutăm despre facturile emise către persoanele fizice (relație de tip B2C) este nevoie să transmitem prin intermediul adresei de e-mail factura emisă.

Referințe principale de informare

Ordonanța de urgență nr. 120 din 4 octombrie 2021 privind administrarea, funcționarea și implementarea sistemului național privind factura electronică RO e-Factura și factura electronică în România, precum și pentru completarea Ordonanței Guvernului nr. 78/2000 privind omologarea, eliberarea cărții de identitate a vehiculului și certificarea autenticității vehiculelor rutiere în vederea introducerii pe piață, punerii la dispoziție pe piață, înmatriculării sau înregistrării în România, precum și supravegherea pieței pentru acestea, publicat în Monitorul Oficial nr. 960 din 7 octombrie 2021.

Ce nu trebuie să omiți din postura de utilizator a sistemului RO e-Factura

Din seria Nu trebuie să….

Ce nu trebuie să omiți atunci când utilizezi sistemul național RO e-factura

Categorii

Ultimele articole