03 Nov

eFactura . 6 months ago . Legislație e-Factura

RO e-Factura: Perioada de nefuncționalitate a sistemului și implicațiile asupra transmiterii facturilor emise

Atunci când discutăm despre implementarea diverselor paradigme moderne la nivelul afacerilor autohtone, una dintre cele mai mari temeri ale factorilor decizionali, fie aceștia manageri sau conducători ai diverselor departamente din cadrul companiei, este legată de sincopele care pot să apară în cadrul sistemelor. Acestea afectează în manieră directă sau indirectă unul dintre cei mai importanți parametrii ai companiilor moderne, și anume gradul de conformitate legală și fiscală. De aceea, interesul antreprenorilor este ca aceste aplicații lansate în spațiul afacerilor de către instituțiile fiscale să fie funcționale și să nu afecteze bunul mers al procesului economic.

Așa cum spuneam, sincopele sau perioadele de nefuncționalitate a sistemelor digitalizării-fiscale generează o serie de implicații asupra derulării activității companiilor. În cele ce urmează vom puncta această problematică prin prisma sistemului RO e-factura. Vom recurge la o structură simplă a informației pentru ca acestea să fie cât mai ușor de parcurs de către orice antreprenor.

Pe scurt!
Sistemul RO e-factura poate avea perioade de nefuncționalitate?
Există un cadru normativ ce reglementează aceste aspecte legate de nefuncționalitatea sistemului RO e-factura?
Concret, cum ne raportăm corect la timpul de nefuncționalitate a sistemului?
Ce trebuie să faci dacă sistemul național RO e-factura devine nefuncțional?
Totuși, trebuie să sistezi complet procesul de facturare doar pentru că nu funcționează sistemul?
Practic, ce vizează art. 319 din cadrul Legii nr. 227/2015 privind Codul Fiscal cu privire facturare atunci când nu putem utiliza sistemul RO e-factura?
De unde cunosc perioadele de nefuncționalitate a sistemului?

Ce este sistemul RO e-Factura și beneficiile sale pe termen lung?

Sistemul RO e-factura poate avea perioade de nefuncționalitate?

Da. Sistemul RO e-factura poate înregistra anumite sincope în funcționare, din motive mai mult sau mai puțin obiective. Deși la începutul lansării acestui sistem al digitalizării fiscale în România, aspectele legate de nefuncționalitate sistemului nu erau foarte bine definite, la momentul actual există câteva direcții generale de care utilizatorii sistemului trebuie să țină cont cu privire la această problematică.

Există un cadru normativ ce reglementează aceste aspecte legate de nefuncționalitatea sistemului RO e-factura?

Da. Principalele aspecte legate de momentele de nefuncționalitate a sistemului RO e-factura sunt conturate de art. LXXI din cadrul Ordonanței de urgență nr. 115 din 14 decembrie 2023 privind unele măsuri fiscal-bugetare în domeniul cheltuielilor publice, pentru consolidare fiscală, combaterea evaziunii fiscale, pentru modificarea și completarea unor acte normative, precum și pentru prorogarea unor termene. Practic, acest act normativ fixează câteva aspecte legate de momentul apariției unei perioade de nefuncționalitate a sistemului RO e-factura.

Concret, cum ne raportăm corect la timpul de nefuncționalitate a sistemului?

O primă nuanță legată de perioada de nefuncționalitate se referă la reperul temporal de care trebuie să ținem cont pentru a putea să considerăm un anumit interval de timp perioadă de inactivitate. Cu alte cuvinte, când putem să spunem că sistemul se află în perioada de nefuncționalitate? Conform actului normativ menționat mai sus există o nuanță de care trebuie să ținem cont în acest spectru. Este vorba despre numărul de ore minime pentru ca sistemul RO e-factura să poată fi considerat nefuncțional. Astfel, articolul LXXI al OUG 115/2023 menționează reperul temporal de minim 24 de ore care marchează statusul de nefuncționalitate a sistemului.

Ce trebuie să faci dacă sistemul național RO e-factura devine nefuncțional?

Așadar, dacă sistemul RO e-factura se află în faza de nefuncționalitate timp de minimum 24 de ore, obligația de transmitere a facturii emise în relația B2B se suspendă până la momentul repunerii în funcțiune a sistemului. Practic, nu vei avea posibilitatea de a transmite factura emisă în cadrul sistemului din pricina acestei probleme tehnice.

Totuși, trebuie să sistezi complet procesul de facturare doar pentru că nu funcționează sistemul?

Conform celor menționate anterior, nu vei putea transmite în cadrul sistemului facturile emise însă nu vei recurge la stoparea completă a procesului de facturare. Ce ar trebui totuși să faci în acest caz? Conform OUG 115/2023, art. LXXI, alin. (2), atunci când nu putem utiliza sistemul RO e-factura din cauza unor probleme tehnice legate de funcționalitate, aplicăm prevederile art. 319 din cadrul Legii nr. 227/2015 privind Codul Fiscal. Atenție! Aceste prevederi se aplică cu condiția transmiterii ulterioare în cadrul RO e-facturii a facturilor emise.

Practic, ce vizează art. 319 din cadrul Legii nr. 227/2015 privind Codul Fiscal cu privire facturare atunci când nu putem utiliza sistemul RO e-factura?

Aspectele vizate de art. 319 cu privire la facturare sunt destul de ample. Totuși, ce am puteam să punctăm din acest articol în corelație cu situația noastră specifică? De exemplu, ce cunoaștem la acest moment cu privire la documentul factură este legat de faptul că factura originală este considerată a fi fișierul xml transmis în cadrul sistemului RO e-factura, validat de acesta și însoțit de semnătura Ministerului Finanțelor. Dacă sistemul RO e-factura nu este funcțional conform normelor explicate în acest sens, atunci, conform art. 319, ,,sunt considerate facturi documentele sau mesajele pe suport hârtie ori în format electronic, dacă acestea îndeplinesc condițiile stabilite în prezentul articol”. După aceste mențiuni apar o serie de specificații legate de reguli de facturare care sunt valabile și în contextul funcționalității sistemului național RO e-factura. De asemenea, art. 319 clarifică faptul că prin factura electronică se înțelege documentul emis și primit în format electronic fără să includă mențiuni legate de obligativitatea transmiterii în cadrul sistemului național RO e-factura. Astfel, vom considera ca factură electronică, documentul punctat prin intermediul art. 319, cu condiția ca după reluarea funcționalității sistemului RO e-factura, facturile emise să fie trimise în cadrul acestuia. Astfel, în aceste situații legate de nefuncționalitatea sistemului se aplică regulile tradiționale privind facturarea, cu condiția ca toate documentele emise să fie transmise în cadrul sistemului după ce acesta devine funcțional.

De unde cunosc perioadele de nefuncționalitate a sistemului?

Perioadele de nefuncționalitate ale sistemului vor fi aduse la cunoștința contribuabililor de către Agenția Națională de Administrare Fiscală prin intermediul paginii de internet a Ministerului Finanțelor și a ANAF-ului. Aceste aspecte sunt menționate în cadrul art. LXXI, alin. (3). Așadar, acestea sunt considerate oarecum perioade oficiale, transmise de către organele competente și nu sunt aprecieri ale contribuabililor cu privire la acest potențial status al aplicației.

Așadar, acestea sunt câteva aspecte de care trebuie să ții cont atunci când discutăm despre perioada de nefuncționalitate a sistemului RO e-factura. Chiar dacă este o situație relativ neplăcută, totuși poate să intervină pe parcursul utilizării sistemului RO e-factura. De aceea, orice utilizator al sistemului trebuie să cunoască procedura oficială atunci când se confruntă cu acest impediment. Totuși, adesea, există posibilitatea de a pierde evidența facturilor emise și netransmise în cadrul sistemului, datorat unei astfel de circumstanțe de nefuncționare a sistemului. În situația în care sunt emise un număr considerabil de facturi zilnic, există această posibilitate de a pierde cumva evidența acestora, în contextul în care sistemul RO e-factura poate fi nefuncțional mai mult de 24 de ore. De aceea, un program de facturare poate fi cea mai viabilă soluție în ceea ce presupune gestionarea eficientă a facturilor emise și transmiterea acestora după momentul ,,activării” sistemului național de facturare electronică.

Acestea sunt câteva aspecte legate de unul dintre reperele principale corelate la sistemul național RO e-factura, și anume: sincopele în funcționalitatea acestuia. Este o situație reală cu care se confruntă antreprenorii sau o potențială situație care poate să apară în utilizarea sistemului național, și de care utilizatorii trebuie să țină cont pentru a identifica cele mai eficiente metode de gestionare.

Ce nu trebuie să omiți din postura de utilizator a sistemului RO e-Factura ?

Referințe principale de informare

Ordonanță de urgență nr. 115 din 14 decembrie 2023 privind unele măsuri fiscal-bugetare în domeniul cheltuielilor publice, pentru consolidare fiscală, combaterea evaziunii fiscale, pentru modificarea și completarea unor acte normative, precum și pentru prorogarea unor termene, Publicat în Monitorul Oficial nr. 1139 din 15 decembrie 2023.
Ordonanță de urgență nr. 120 din 4 octombrie 2021 privind administrarea, funcționarea și implementarea sistemului național privind factura electronică RO e-Factura și factura electronică în România, precum și pentru completarea Ordonanței Guvernului nr. 78/2000 privind omologarea, eliberarea cărții de identitate a vehiculului și certificarea autenticității vehiculelor rutiere în vederea introducerii pe piață, punerii la dispoziție pe piață, înmatriculării sau înregistrării în România, precum și supravegherea pieței pentru acestea, Publicat în Monitorul Oficial nr. 960 din 7 octombrie 2021.

03 Nov

eFactura . 6 months ago . Funcționalități aplicație gratuită

Cum faci un model de factură: gratuit vs. program de facturare

Atunci când discutăm despre partea de facturare din cadrul unei companii, putem să admitem ideea conform căreia aceasta a devenit un real ,,fenomen”. Atenția este așadar intens direcționată către această latură din cadrul unei companii și prin prisma faptului că cele mai multe documente emise în cadrul acesteia sunt reprezentate de facturi. Provocările asociate facturării sunt pe măsură popularității acesteia în cadrul companiilor.

Fiind o parte atât de importantă și complexă din cadrul companiilor, facturarea aduce cu sine o serie de aspecte de formă și de fond de care factorii decizionali trebuie să țină cont. Așadar, atunci când discutăm despre facturare una dintre cele mai importante aspecte din spectrul procesului este legată de maniera de emitere a facturilor. De maniera de emitere sau de instrumentele utilizate pentru conturarea facturilor depind o serie de aspecte legate de conformitate fiscală și legală raportat la aceste documente emise. Așadar, este un aspect care necesită atenție sporită din partea persoanelor responsabile.

Înainte de a intra în universul pragmatic al facturării de la nivelul organizațiilor, propunem conturarea unui mic tablou de bord al obligativității emiterii facturilor la momentul actual indiferent de forma de organizare a companiei, mărimii acesteia sau alți parametri de funcționalitate.

La momentul actual, toate companiile din spațiul economic utilizează aplicații software pentru emiterea facturilor. Nicio companie nu mai poate gestiona această latură fără apelul la soluțiile informatice. Așadar, dacă dorești să pătrunzi în mediul de afaceri, trebuie să fi conștient de faptul că în afara digitalizării, facturarea nu este posibilă.

De ce nu mai poți supraviețui fără un program informatic de facturare?

Și dacă te întrebi de ce o afacere nu mai poate exista efectiv în afara utilizării unor programe informatice de facturare, există o serie de aspecte importante care susțin această realitate din sfera facturării:

Nu te mai poți ralia la cerințele modernității în materie de facturare, în speță nu vei putea îndeplini reglementările în vigoare legate de facturarea electronică;
Nu o să poți să ții pasul cu modernitatea, în sensul în care vei fi devansat de o serie de aspecte legate de digitalizarea fiscală a companiilor;
Nu vei putea să utilizezi sistemul RO e-factura pentru a transmite facturile emise către clienții tăi.

Iată 3 aspecte importante de reținut atunci când discutăm despre importanța informatizării sau digitalizării aspectului facturării. Prin urmare, afacerea ta nu mai poate exista în afara unui astfel de soft de gestiune financiar-contabilă. Recomandarea ar fi direcționată spre adoptarea în cadrul companiei a unui program informatic care să fie nișat doar pe aspectul facturării. Cele mai multe companii, pentru a economisi resurse financiare, de cele mai multe ori utilizează pentru facturare programul de gestiune financiar-contabilă. Și dacă te întrebi de ce ai avea nevoie de un soft informatic care să gestioneze strict aspectele legate de facturare, iată mai jos rațiunile unei astfel de decizii:

Softul este utilizat strict de către persoana responsabilă de facturare din cadrul companiei tale;
Deții autonomie în ceea ce privește utilizarea aplicației, în sensul în care poți apela la un soft care funcționează în regim remote pentru a avea oricând acces la datele legate de facturare;
Ai legătură directă cu RO e-factura, aspect care îți permite automat să gestionezi mult mai eficient facturile emise precum și cele primite, în materie de erori, descărcare în vederea arhivării, transmitere în timp util a acestora, notificări de neconformare etc.;

Acestea ar fi 3 rațiuni care stau la baza utilizării unei aplicații specializate în direcția facturării, independent de un soft care administrează și operațiuni financiar-contabile complexe. În acest sens, am trasat o primă direcție a problematicii facturării. A doua direcție în această arie, este legată de tipul de program de facturare utilizat. Discutăm astfel despre varianta utilizării în regim gratuit sau contracost.

Ce este foarte important atunci când alegem un soft de gestiune a datelor de facturare a companiei la momentul actual, este să ne asigurăm asupra faptului că acesta este conectat la RO e-factura sau că oferă posibilitatea integrării cu acest sistem digital-fiscal. În ceea ce privește varianta în regim gratuit vs varianta unui program de facturare, iată mai jos o imagine concretă practică asupra celor două soluții.

Gratuit VS Program de facturare
GRATUIT	PROGRAM DE FACTURARE
Cunoștințe limitate la momentul începerii utilizării acestuia	Instruire în prealabil înainte de momentul adoptării softului
Posibile sincope ale sistemului care nu pot fi soluționate în timp util	Suport informatic și asistență telefonică în caz de apariția diverselor probleme legate de utilizarea acestuia
Integrarea cu RO e-factura poate fi deficitară și pot să apară o serie de erori la transmiterea documentului (dacă există posibilitatea integrării)	Asigură integrarea cu RO e-factura și posibilitatea transmiterii
Generarea manuală a fișierului xml a facturii pentru a fi încărcat în cadrul sistemului RO e-factura	Generarea automată a fișierului xml a facturii și transmiterea acestuia în RO e-factura
Imposibilitatea semnalării automate a erorilor privind transmiterea facturilor în cadrul RO e-factura	Semnalarea automată a facturilor transmise în cadrul platformei pentru care apar erori
Imposibilitatea gestionării aspectelor legate de încasarea facturilor emise	Posibilitatea gestionării aspectelor legate de încasări asociate facturilor emise

Tabelul de mai sus surprinde doar câteva diferențe esențiale între un program de facturare conceput pentru gestionarea exclusivă a acestor aspecte și o soluție gratuită utilizată pentru generarea fișierului xml ori pentru a emite facturi către clienți. Pe scurt, ce ar trebuie să cunoști cu privire la aceste aspecte: înainte de implementarea oricărui soft la nivelul companiei tale, este indicat să poți beneficia de o mică perioadă de training pentru a te familiariza cu ceea ce presupune utilizarea unui astfel de program. De asemenea, o diferență semnificativă este legată de posibilitatea soluționării diverselor probleme în utilizarea sistemului. Adică să ai posibilitatea să iei legătura cu dezvoltatorul sistemului sau o persoană responsabilă de soluționarea unor probleme tehnice. Acestea vor apărea inevitabil, indiferent de performanțele sistemului. Unul dintre parametrii moderni a acestor aplicații de facturare de care este bine să ții cont este legat de posibilitatea integrării acestuia cu sistemul RO e-factura. În acest fel, este simplificat atât procesul de transmitere a facturii în format xml cât și urmărirea diverselor erori care pot să apară în cadrul acestui demers. Un soft de facturare poate să transmită diverse notificări cu privire la eventuale termene depășite sau, așa cum spuneam, cu privire la erori identificate pe parcursul procesului. Dacă gestionezi un volum mare de date sau dacă emiți multe facturi, o soluție gratuită poate să nu fie cea mai potrivită decizie. Sunt mai multe rațiuni pentru această afirmație. De pildă, va fi destul de greu să generezi xml-uri pentru zeci de facturi emise pe zi cu o soluție gratuită care solicită o serie de informații pentru a asigura validitatea fișierului. Va trebuie să parcurgi o serie de pași care surprind grade diferite de dificultate. De asemenea, un alt aspect este legat de faptul că vei fi nevoit să încarci manual facturile în cadrul sistemului și să verifici dacă acestea au fost transmise cu succes sau dacă au apărut anumite erori. Dacă gestionezi un număr considerabil de facturi, acest aspect se poate dovedi destul de dificil.

Așadar acestea sunt câteva aspecte de care este bine să ții cont atunci când iei decizia utilizării unui soft de facturare la nivelul afacerii derulate. Chiar dacă o soluție contracost inițial ți se pare costisitoare, te va scuti de mult timp și resurse investite pentru emiterea, generarea, transmiterea și verificarea facturilor gestionate prin intermediul RO e-factura.

Concret, cum poți să emiți fișierul xml al facturii în regim gratuit?

Pentru a concretiza cele descrise mai sus, te invităm să explorăm modul în care putem emit o factură în format xml cu ajutorul aplicației concepute de către ANAF pentru contribuabilii obligați la utilizarea sistemului RO e-factura. De exemplu, aceasta vine în sprijinul antreprenorilor la început de drum antreprenorial, având în vedere resursele financiare limitate la momentul demarării unei afaceri. În această manieră, în cadrul secțiunii Aplicații web RO e-factura regăsită pe site-ul ANAF, regăsim cele 4 module corelate la întocmirea facturii pentru încărcarea în cadrul sistemului, și anume: aplicație web de completare factura electronică simplificată, aplicație web de completare factură electronică extinsă, validare semnătură factură, validare xml factură. Acestea pot fi accesate prin intermediul link-ului: https://mfinante.gov.ro/web/efactura/aplicatii-web-ro-efactura. Iată mai jos un minighid cu privire la etapele pe care trebuie să le parcurgi pentru a genera o factură în format xml:

Accesezi link-ul de mai sus și începi completarea secțiunilor prin secțiunea Informații generale unde vei completa aspecte legate de: numărul facturii, data emiterii facturii, codul datei de exigibilitate a taxei pe valoare adăugată, data exigibilității TVA, codul monedei și data scadenței, referința facturii precedente, data de emitere a facturii anterioare, termeni de plată. Toate aceste aspecte sunt asociate în mod direct unor coduri specifice.

Atenție! Data exigibilității TVA și codul datei de exigibilitate a TVA-ului nu se completează concomitent, utilizarea lor fiind exclusiv reciprocă.

Sincopă! Întreruperea conexiunii la internet atrage după sine reluarea procesului de completare!

După introducerea datelor, se acționează butonul Pasul următor și se completează aspectele legate de Detalii Vânzător. Această secțiune cuprinde: selectarea aspectelor legate de categoria de persoană impozabilă din punct de vedere a taxei pe valoare adăugată (plătitoare sau neplătitoare de TVA). De asemenea, discutăm despre CUI-ul vânzătorului, adresa și instrucțiunile de plată.

Următoarea secțiune face trimitere la detaliile cumpărătorului, care surprinde elemente similare secțiunii anterioare.

Următoarea secțiune face trimitere la produsele comercializate, sau cele care fac obiectul operațiunii de facturare.

Următoarea etapă constă în menționarea aspectelor legate de TVA, prin intermediul secțiunii Detalierea TVA. În cadrul acestei secțiuni apar informații legate de codul categoriei de TVA, cota categoriei de TVA, baza de calcul pentru categoria de TVA, valoarea TVA pentru fiecare categorie de TVA, motivul scutirii de TVA precum și codul motivului scutirii de TVA, dacă este cazul.

Următoarea secțiune cuprinde aspecte legate de totalurile documentului, și anume: valoarea totală a facturii fără TVA, valoarea totală a TVA-ului facturii, valoarea totală a facturii cu TVA, suma plătită, valoarea de rotunjire și suma de plată.

Ultimul pas este redat de generarea facturii, acolo unde există posibilitatea menționării unui comentariu și acționării butonului de generare. După acest pas, se va descărca automat fișierul xml.

Factura va avea astfel formatul xml, fiind pregătită pentru a fi încărcată în cadrul sistemului RO e-factura.

Așadar, aceștia sunt pașii pe care trebuie să îi parcurgi pentru a genera factura prin intermediul resurselor gratuite puse la dispoziție de către Agenția Națională de Administrare Fiscală. Procesul introducerii facturii, așa cum spuneam, poate fi compromis de întreruperea conexiunii la internet, aspect neplăcut pentru utilizator deoarece va trebui să reia procesul de emitere din punctul întreruperii conexiunii. Comparativ cu un program de facturare oferit de către o echipă specializată. Un astfel de soft, te va ajuta să eficientizezi întregul proces de facturare și va putea fi folosit în dublu sens: atât pentru evidența primară a companiei, pentru derularea procesului financiar-contabil în vederea întocmirii situațiilor și raportărilor financiare cât și pentru generarea acestui fișier pentru transmiterea în cadrul sistemului RO e-factura.

Fiecare antreprenor va analiza cele două variante posibile pentru derularea procesului de facturare și va alege cea mai potrivită variantă care să contribuie atât la eficientizarea procesului cât și la asigurarea parametrilor de conformitate fiscală. Ceea ce putem să spunem este faptul că nu există constrângeri în acest sens, sau obligativitatea de a alege un sistem de facturare contracost. Decizia este apanajul persoanelor responsabile de derularea procesului din cadrul companiei. De asemenea, pot fi identificate o serie de alte rațiuni pentru care poți alege o opțiune în detrimentul alteia, în afara celor prezentate prin intermediul acestui material.

De ce să alegi un program de facturare?

Ce program de facturare recomandați?

Referințe principale de informare

Site-ul Agenției Naționale de Administrare Fiscal, Aplicație web de completare factură electronică simplificată, disponibil online, la adresa: https://www.anaf.ro/CompletareFacturaSimplificat/faces/factura/informatiigenerale.xhtml.
Ordonanță de urgență nr. 120 din 4 octombrie 2021 privind administrarea, funcționarea și implementarea sistemului național privind factura electronică RO e-Factura și factura electronică în România, precum și pentru completarea Ordonanței Guvernului nr. 78/2000 privind omologarea, eliberarea cărții de identitate a vehiculului și certificarea autenticității vehiculelor rutiere în vederea introducerii pe piață, punerii la dispoziție pe piață, înmatriculării sau înregistrării în România, precum și supravegherea pieței pentru acestea, Publicat în Monitorul Oficial nr. 960 din 7 octombrie 2021.

14 Aug

eFactura . 8 months ago . Legislație e-Factura

Condică informativă cu privire la utilizarea sistemului RO e-factura de către persoanele fizice autorizate (PFA)

S-au spus atât de multe despre utilizarea sistemului RO e-factura încât ai impresia că le știi pe toate și nimic nu îți mai aduce ,,surplus” informațional. Per ansamblu, poate fi o imagine a realității pentru unii utilizatori ai sistemului, însă nu trebuie să uităm faptul că această paradigmă poate cunoaște nuanțe atât de distincte funcție de împrejurări specifice și parametri particularizați încât a menține constant ritmul informării este cea mai bună atitudine în lumea conturată de RO e-factura.

Minighidul utilizării platformei RO e-factura poate fi particularizat și funcție de tipul de personalitate juridică al afacerii derulate de tine, și anume SRL, SA, SNC, SCA ori altă formă de organizare. De asemenea, obligativitatea utilizării RO e-facturii se extinde și asupra activității derulate în afara unui cadru al vreunei personalități juridice specifice, și anume pentru persoanele fizice autorizate, întreprinderile familiale ori întreprinderi individuale.

Necesitatea de a contura o condică particularizată privind utilizarea sistemului RO e-factura în cazul PFA-urilor vine ca răspuns la incertitudinea celor care își derulează activitatea sub egida acestei forme de organizare. De ce este nevoie de o astfel de abordare? Cu toții știm faptul că aceste forme de abordare legală în ceea ce privește derularea afacerilor nu necesită cooptarea unei persoane specializate în sfera gestiunii financiar-contabile. Prin urmare, aceste entități dețin autonomie atunci când vine vorba despre această latură, având în vedere faptul că discutăm despre organizarea contabilității în partidă simplă. Practic, cumva această responsabilitate a informării în vederea utilizării corecte a sistemului RO e-factura revine titularului PFA-ului, spre deosebire de un SRL de exemplu, unde contabilul se ocupă de toate aceste aspecte legate de conformare fiscală și legislativă. Și dacă grija conformării la sistemul RO e-factura dispare atunci când deții în cadrul companiei tale o persoană care se ocupă de aceste aspect, pentru un PFA a cărui responsabilitate a gestionării îți survine, lucrurile stau puțin diferit, în sensul în care trebuie să înveți cum să utilizezi corect și oportun acest sistem. În cele ce urmează am pregătit pentru tine un minighid al conformării care te va ajuta să înțelegi cu ușurință maniera funcționării acestuia și să utilizezi corect sistemul pentru marcarea operațiunilor specifice. Practic, prin răspunsul la o serie de întrebări punctuale, te vom ghida în tot ceea ce reprezintă utilizarea sistemului RO e-factura pentru o persoană fizică autorizată.

Pe scurt!
Utilizarea RO e-factura devine obligatorie și pentru PFA-uri?
Care este semnificația RO e-facturii pentru un PFA?
Care este protocolul necesar de urmat pentru ca un PFA să poată transmite facturile în cadrul sistemului RO e-factura?
Trebuie să utilizez RO E-factura chiar dacă întocmesc o singură factură pe lună, sau chiar cu o regularitate mai redusă?
Care este termenul maxim de transmitere a facturilor emise de către un PFA în cadrul RO e-facturii?
Care sunt tipurile de documente care trebuie încărcate în cadrul RO e-factura?
Care este procedura arhivării documentelor care fac obiectul RO e-facturii?
Sancțiunile privind omiterea normelor legate de utilizarea sistemului RO e-factura se aplică și în cazul PFA-urilor?

Utilizarea RO e-factura devine obligatorie și pentru PFA-uri?

Da, începând cu data de 1 ianuarie 2024, respectiv 1 ianuarie 2025, și persoanele fizice autorizate trebuie să transmită în cadrul sistemului facturile emise către clienți persoane juridice (relația B2B), respectiv clienți persoane fizice (relația B2C). Astfel, utilizarea sistemului național RO e-factura este obligatorie și pentru facturile emise de către un PFA.

Care este semnificația RO e-facturii pentru un PFA?

La fel ca pentru entitățile organizate sub cupola unei personalități juridice (precum SRL, SA, SNC, SCS etc.), și pentru un PFA, RO e-factura reprezintă un sistem standardizat care are drept scop transparentizarea relațiilor comerciale dintre companii, care îndeplinesc condițiile pentru întocmirea unei facturi. Astfel, chiar dacă un PFA nu este o entitate cu personalitate juridică, totuși, incidența sistemului RO e-factura este aceeași ca pentru celelalte companii organizate sub o anumită formă juridică.

Care este protocolul necesar de urmat pentru ca un PFA să poată transmite facturile în cadrul sistemului RO e-factura?

În ceea ce privește precondițiile pentru utilizarea sistemului RO e-factura, acestea sunt prezentate în cele ce urmează:

#1 achiziționează un certificat de semnătură electronică de la un furnizor acreditat. Nu uita să consulți lista cu acei furnizori specializați în direcția furnizării de servicii de semnătură electronică, autorizați de către Ministerul Finanțelor Publice.

#2 înrolează-te în cadrul Spațiului Privat Virtual, prin accesarea link-ului: https://www.anaf.ro/InregPersFizicePublic/formularjuridice.jsp#pj. După achiziționarea unui certificat de semnătură electronică, trebuie să înregistrezi PFA-ul în cadrul SPV. Este foarte important să realizezi înregistrarea PFA-ului pe codul fiscal al acestuia, nu pe CNP-ul titlularului. Înrolarea se realizează pe baza completării datelor legate de codul de identificare fiscală al PFA-ului și a titularului acestuia.

#3 conectează-te în cadrul aplicației RO e-factura. Acest aspect este realizabil pe baza contului activ deținut în SPV, prin intermediul site-ul ANAF sau direct din cadrul aplicației de facturare integrată cu sistemul RO e-factura.

Trebuie să utilizez RO E-factura chiar dacă întocmesc o singură factură pe lună, sau chiar cu o regularitate mai redusă?

Utilizarea sistemului RO e-factura nu este condiționată de aspectul regularității întocmirii facturilor. Chiar dacă întocmești o singură factură la un interval mai larg de timp, aceasta trebuie încărcată în cadrul sistemului RO e-factura. Unul dintre rațiunile pentru care adesea antreprenorii aleg o formă de organizare a activității în afara personalității juridice este redată tocmai de această caracteristică, o amploare redusă a ideii de afaceri, aspect care se poate traduce în materie de facturi emise într-un număr mai redus. Totuși, chiar și pentru o factură emisă la un interval mai mare de timp, utilizarea sistemului RO e-factura este obligatorie. În această situație, antreprenorii se gândesc la costurile ridicate (comparativ cu posibilele încasări reduse ca urmare a facturării reduse) cu achiziționarea și reînnoirea periodică a unui certificat de semnătură electronică digitală care condiționează transmiterea facturilor în cadrul sistemului RO e-factura.

Care este termenul maxim de transmitere a facturilor emise de către un PFA în cadrul RO e-facturii?

Raportat la reglementările în vigoare, valabile și pentru celelalte companii, termenul de transmitere a facturilor emise în cadrul sistemului național RO e-factura este de 5 zile calendaristice de la momentul emiterii acestora. Așa cum am mai punctat și cu alte ocazii, există anumite nelămuriri cu privire la maniera de calcul a acestuia, care izvorăsc tocmai din inexistența unei proceduri în acest sens. Pentru mai multe clarificări cu privire la această problematică, te invităm să accesezi un articol scris de noi pe această temă, pe baza link-ului următor: https://ro-efactura.ro/maniera-de-calcul-a-termenului-de-transmitere-a-facturile-emise-in-cadrul-ro-e-factura-clarificari-necesare/. Recomandarea generală este ca factura emisă de tine să fie transmisă în cel mai scurt timp către sistemul RO e-factura.

Care sunt tipurile de documente care trebuie încărcate în cadrul RO e-factura?

În cadrul sistemului RO e-factura trebuie să încarci facturile emise către persoane juridice, către persoane fizice și către instituțiile publice. Acest sistem face doar obiectul facturilor. Practic, este vorba despre facturi ,,fiscale” (chiar dacă sintagma ,,fiscală” a dispărut din denumirea documentului, utilizăm denumirea pentru delimitarea facturii finale), autofacturi, nota de creditare, factura de corecție și factura informativă în scopuri contabile. Toate aceste documente sunt marcate în cadrul sistemului cu o serie de coduri specifice, precum: codul 380-Factura, 381-Nota de creditare, codul 384-Factura de corecție, codul 389-Autofactura și codul 751-Factura informativă în scopuri contabile. Fiecare dintre aceste documente trebuie utilizate conform scopului principal îndeplinit în cadrul fluxului informațional financiar-contabil. Marcarea corectă a documentului emis și încărcat în cadrul sistemului are influență asupra informațiilor preluate de exemplu în cadrul decontului precompletat de TVA, dacă discutăm despre un PFA persoană impozabilă plătitoare de taxă pe valoare adăugată.

Care este procedura arhivării documentelor care fac obiectul RO e-facturii?

Facturile primite prin intermediul sistemului RO e-factura precum și cele emise și încărcate în cadrul platformei trebuie să fie arhivate. La fel ca documentele clasice, în fond, arhivarea nu cunoaște modificări substanțiale. Totuși, aceasta cunoaște câteva nuanțe atunci când discutăm despre facturarea electronică în context RO e-factura. În primul rând, trebuie să aducem mențiuni asupra facturii originale atunci când discutăm despre acele facturi primite și transmise prin intermediul RO e-factura, întrucât doar aceste facturi sunt supuse procesului de arhivare. Astfel, este considerată factura originală fișierul de tip xml alături de sigiliul electronic al Ministerului Finanțelor. Practic, acest document se arhivează, care respectă acest format, și nu cel pdf. De fapt, versiunea pdf a facturii deține doar caracter de aplicabilitate, în sensul în care contribuie la facilitarea vizualizării documentului de către cei care operează datele în cadrul fluxului financiar-contabil. Astfel, vei arhiva doar fișierele de tip xml. Evident, responsabilitatea arhivării trebuie să fie asumată de către titularului PFA-ului și poate fi un proces internalizat, sau dimpotrivă, externalizat.

Sancțiunile privind omiterea normelor legate de utilizarea sistemului RO e-factura se aplică și în cazul PFA-urilor?

Da. Sancțiunile pentru omiterea regulilor de utilizare a sistemului național RO e-factura sunt aplicabile și pentru PFA-uri. De exemplu, dacă nu se transmite în cadrul sistemul RO e-factura, factura emisă în relația B2B, se sancționează cu amendă care este egală cu 15% din valoarea totală a documentului. Toate celelalte sancțiuni privind nerespectarea cutumelor de utilizare a sistemului sunt aplicabile și unei persoane fizice autorizate. La capitolul sancțiuni, diferența dintre o persoană juridică și o persoană fizică autorizată este redată de cuantumul amenzilor, așa cum sunt precizate în cadrul actului normativ ca reglementează facturarea electronică guvernată de RO e-factura.

Utilizarea sistemului RO e-factura amprentează și activitatea derulată sub forma unei persoane fizice autorizate, utilizarea acestuia devenind obligatorie și pentru această categorie de contribuabili. Materialul surprinde o frântură din ceea ce presupune utilizarea acestui sistem în cadrul unui PFA, evident customizarea utilizării sistemului funcție de o serie de parametrii de funcționare a acestuia fiind esențială pentru a asigura liniaritatea procesului de implementare și utilizare.

Referințe principale de informare

Ordonanță de urgență nr. 120 din 4 octombrie 2021 privind administrarea, funcționarea și implementarea sistemului național privind factura electronică RO e-Factura și factura electronică în România, precum și pentru completarea Ordonanței Guvernului nr. 78/2000 privind omologarea, eliberarea cărții de identitate a vehiculului și certificarea autenticității vehiculelor rutiere în vederea introducerii pe piață, punerii la dispoziție pe piață, înmatriculării sau înregistrării în România, precum și supravegherea pieței pentru acestea, Publicat în Monitorul Oficial nr. 960 din 7 octombrie 2021.

31 Jul

eFactura . 9 months ago . Legislație e-Factura

Un alt memento RO e-factura. Când modificările nu intră în vacanța de vară…

Când modificările legislative nu intră în repaus (măcar) temporar, vacanța antreprenorului se poate sold cu o serie de notificări pentru reamintirea conformării la legalitate legislativă. Evident, acestea vor fi ignorate de către deținătorii de afaceri având în vedere împrejurările, însă a rămâne în inacțiune nu poate fi un status prelungit al situației. Dcaă te aștepți ca lansările de modificări legislative să intre în vacanță, vei fi dezamăgit de faptul că acestea își mențin constanța aparițiilor, indiferent de perioada anului.

În ceea ce privește racordarea la noutățile paradigmelor digitalizării fiscale, acestea trebuie tratate cu prioritate, având în vedere incidența acestor modificări asupra derulării proceselor organizaționale. Tumultul de schimbări în spectrul acestora, poate induce antreprenorului ideea imposibilității racordării complete la imaginea acestor modificări. Imposibilul poate să devină posibil pe baza conturării pas cu pas a unui minighid de racordare la toate noutățile de tip legislativ, pentru ca alinierea la toate aceste modificări să fie o realitate a afacerii tale, și nu un simplu deziderat realmente dificil de atins.

Astăzi ne reîntoarcem la una dintre cele mai populare fenomene ale digitalizării fiscale din spectrul autohton, și anume RO e-factura. Precum am stabilit și în cadrul altor materiale precedente, anul 2025 a fost marcat indispensabil de o serie de modificări în ceea ce privește utilizarea sistemului RO e-factura. De la noi obligații declarative ale contribuabililor, la aplicarea sancțiunilor și activarea obligațiilor declarative pentru noi categorii de contribuabili.

Pe scurt!
În retrospectivă…
Actualitate….
#1 Remodificări ale modificărilor
#2 Incidențe ale modificării modificărilor
#3 Revenirea la excepție

În retrospectivă…

Privit în retrospectivă, anul 2025 a fost însemnat de o serie de modificări în ceea ce privește utilizarea sistemului național RO e-factura. O sinteză a obligațiilor declarative activate începând cu data de 1 iulie 2025 este prezentată în cele ce urmează: asociațiile și fundațiile, cultele, partidele politice, asociațiile fără scop lucrativ trebuie să utilizeze începând cu această dată sistemul RO e-factura prin înscrierea în Registrul RO e-factura obligatoriu. De asemenea, agricultorii persoane fizice se încadrau acestei excepții privind utilizarea sistemului până la data de 30 iunie. Pentru mai multe detalii legate de acest subiect, te invităm să accesezi unul dintre materialele noastre publicate pe această temă, pe baza următorului link de acces: https://ro-efactura.ro/memento-ro-e-factura-paradigma-digitala-ce-nu-poate-trece-in-modul-stand-by/. Tot în cadrul acestui material am discutat și despre amânarea sancțiunilor aplicabile pentru nestransmiterea facturilor emise în relația B2C, până la data de 1 iulie 2025.

Actualitate….

Una dintre experiențele care pot produce debusolarea în rândul antreprenorilor este legată de revenirea la unele prevederi legislative pentru a modifica nuanța acestora. Practic, modificări aduse asupra modificărilor. Aceste noi schimbări cu privire la utilizarea sistemului au fost lansate prin intermediul OUG 37/2025.

Modificările legislative lansate prin intermediul acestui normativ menționat fac obiectul celei de-a 7 consolidări a OUG 120/2021 privind stabilirea cadrului de funcționalitate ale sistemului RO e-factura. Principalele modificări propuse prin intermediul acestui act normativ vizează:

#1 Remodificări ale modificărilor.

Amânarea până la data de 1 octombrie 2025 a obligației utilizării platformei RO e-factura de către institutele/centrele culturale ale altor state care activează pe teritoriul României în baza acordurilor guvernamentale. Chiar dacă aceste tipuri de entități aveau obligația conformării din punct de vedere a utilizării sistemului RO e-factura începând cu luna iulie a anului curent, perioada de grație se prelungește în cazul acestora. Așa cum am mai menționat și cu alte ocazii, perioada de prelungire a scutirii de la aplicarea sancțiunilor nu transmite ideea de a rămâne în pasivitate ci oferă spațiu pentru a explora toate posibilitățile, instrumentele, metodele de facilitare a procesului de conformare fiscală. Practic, îți oferă o portiță pentru a tatona terenul cu privire la toate posibilitățile pe care le ai ca să te conformezi din punct de vedere a acestor modificări propuse.

#2 Incidențe ale modificării modificărilor.

Raportat la suspendarea obligației institutelor/centrelor culturale ale altor state care activează la nivel autohton pe baza unor acorduri interguvernamentale cu privire la utilizarea sistemului pentru livrări de bunuri și prestări de servicii există și situația în oglindă a problematicii. Cum arată aceasta? Practic, agenții economici care derulează diferite tranzacții cu aceste entități și emit facturi pentru serviciile prestate de exemplu către aceste institute sau culte nu vor avea obligația transmiterii facturilor emise prin intermediul RO e-factura până la data de 1 octombrie 2025.

Excepție de la prevederea exceptării! Agenții economici care emit facturi către aceste institute/centre culturale ale altor state care activează pe teritoriul României conform unor acorduri interguvernamentale trebuie să încarce facturile emise în cadrul RO e-facturii, dacă aceste entități au optat în prealabil pentru utilizarea sistemului. Doar în această din urmă situație, dacă te afli în postura utilizatorului sistemului RO e-factura (agent economic) și prestezi diverse servicii sau comercializezi bunuri către aceste institute/centre culturale, trebuie să transmiți factura în cadrul platformei, conform reglementărilor în vigoare. Pe scurt, dacă institutul care activează pe teritoriul României în baza unui acord interguvernamental utilizează registrului RO e-factura opțional, atunci ești obligat la transmiterea facturii emise către acesta în RO e-factura.

#3 Revenirea la excepție.

O altă ,,revenire la excepție” sau modificare a modificării este cea redată de amânarea utilizării sistemului RO e-factura pentru agricultorii persoane fizice. Astfel, și pentru această categorie de contribuabili s-a inactivat temporar obligativitatea utilizării sistemului RO e-factura până la data de 1 octombrie 2025.

Cu privire la toate aceste responsabilități a celor două categorii de potențiali utilizatori ai sistemului, intrate în modul stand by, menționăm faptul că agricultorii persoane fizice și institutele/centrele culturale care activează în țara noastră pe baza unor acorduri interguvernamentale au posibilitatea și până la data activării dispozițiilor legale să utilizeze sistemul RO e-factura, pe baza înregistrării în cadrul Registrului RO e-factura opțional.

În noul registru, cele două categorii de contribuabili mai sus menționați au obligația de a utiliza sistemul RO e-factura începând cu data de 1 octombrie 2025, practic, în aproximativ 2 luni de la acest moment.

Actul normativ care reglementează aceste aspecte legate de amânarea obligativității utilizării platformei de către categoriile de entități menționate mai sus mai aduce o precizare. Aceasta se regăsea și inițial în penultima formă consolidată a OUG 120/2021 însă cu nuanța vechilor termene. Punctual, agricultorii persoane fizice care demarează activități economice după data de 30 septembrie 2025 (practic, ultima zi care marchează finalitatea excepției de la regula utilizării sistemului RO e-factura de către aceste categorii de contribuabili) trebuie să se înregistreze în cadrul registrului RO e-factura obligatoriu înainte de a întocmi prima factură. Și mai aproape de pragmatic, dacă te încadrezi la una dintre cele două categorii de contribuabili și începi să derulezi activități economice începând cu data de 2 octombrie 2025, vei solicita înscrierea în registrul RO e-factura obligatoriu înainte de a începe desfășurarea acestor activități. Astfel, dacă vei solicita înscrierea în data de 1 octombrie 2025, în termen de 3 zile lucrătoare de la data solicitării vei figura în cadrul registrului Ro e-factura obligatoriu ca utilizator activ.

Deși poate instantaneul RO e-facturii arată diferit conturat în mintea ta de utilizator, realitatea depășește așteptările iar modificările permanente dau peste cap tot ceea ce tu cunoști cu privire la normele de utilizare a platformei. Acest aspect dovedește repetat faptul că gestionarea fenomenelor digitalizării fiscale este o provocare reală pentru fiecare antreprenor. Mai ales prin prisma modificărilor la modificări survenite la nivelul normelor de utilizare a acestor fenomene. În acest cadru, este posibil ca la un anumit moment să te simți debusolat și să ai impresia că nimic din ceea ce cunoști nu mai este corect, valid din punct de vedere fiscal. Pentru a redobândi controlul situației, ține cont de 3 repere esențiale: parteneriate cu persoane specializate în contabilitate, fiscalitate și digitalizare, menținerea unui nivel rezonabil de optimism chiar și în contexte în care un astfel de aspect este dificil de atins și menținerea permanentă a pulsului schimbărilor care intervin cu o regularitate ridicată în spectrul fiscal.

Referințe principale de informare

Ordonanță de urgență nr. 37 din 30 iunie 2025 pentru abrogarea art. 3 alin. (2) din Ordonanța de urgență a Guvernului nr. 74/2013 privind unele măsuri pentru îmbunătățirea și reorganizarea activității Agenției Naționale de Administrare Fiscală, precum și pentru modificarea și completarea unor acte normative și a art. XIV din Ordonanța de urgență a Guvernului nr. 23/2024 privind unele măsuri pentru consolidarea capacității instituționale a Agenției Naționale de Administrare Fiscală, reorganizarea activității acesteia, precum și pentru modificarea și completarea unor acte normative, Publicat în Monitorul Oficial nr. 613 din 30 iunie 2025.
Ordonanță de urgență nr. 120 din 4 octombrie 2021 privind administrarea, funcționarea și implementarea sistemului național privind factura electronică RO e-Factura și factura electronică în România, precum și pentru completarea Ordonanței Guvernului nr. 78/2000 privind omologarea, eliberarea cărții de identitate a vehiculului și certificarea autenticității vehiculelor rutiere în vederea introducerii pe piață, punerii la dispoziție pe piață, înmatriculării sau înregistrării în România, precum și supravegherea pieței pentru acestea, Publicat în Monitorul Oficial nr. 960 din 7 octombrie 2021.

23 Jul

eFactura . 9 months ago . Funcționalități aplicație gratuită

De ce să alegi un program de facturare care să guverneze schimbările digitale ale afacerii tale?

În alt registru. 5 repere esențiale

Schimbarea de registru spre zona justificării semnificației încheierii de parteneriate cu furnizorii specializați în guvernarea modificărilor de natură digitală ale afacerii tale nu este întâmplătoare și nici lipsită de importanță. Direcțiile trasate constant spre respectarea tuturor modificărilor legate de digitalizarea fiscală a afacerii trebuie să fie însoțite de conștientizarea factorilor decizionali ai afacerii cu privire la aspectul consolidării uneia dintre cele mai importante relații dintr-o afacere: cea cu persoanele specializate în ,,navigarea în apele” digitalizării. Întreg sistemul de navigație și instrumentele de pilotaj (în spectrul digitalizării) sunt apanajul specialiștilor în afara cărora nava (afacerea) ar pluti în derivă. Și chiar dacă această asemănare poate avea o notă abstractă, elementele din această sferă se potrivesc (aproape) perfect peisajului de afaceri.

Pretutindeni pe unde citești, asculți, interacționezi, ești consiliat în vederea maximizării gradului de conformitate fiscală prin respectarea cutumelor legislative aflate în permanentă schimbare. Sunt așadar indicații prețioase care îți oferă tot sprijinul de care ai nevoie pentru atingerea acestui obiectiv semnificativ în viața de antreprenor, și cel care îți asigură continuitatea în spațiul de business. De foarte puține ori ți se spune însă despre importanța relațiilor consolidate în tot acest parcurs. Indiscutabil, menținerea relevanței afacerii și racordarea la modernitatea digitală și fiscală este doar un deziderat în afara acestor colaborări.

Cu toate că această relație de parteneriat este atestată și validată de către toți antreprenorii din câmpul afacerilor autohtone, subiectul este tratat cu superficialitate de către literatura de specialitate economică. Unul dintre principalele motive este faptul că ,,asaltul” de modificări de natură legislativă uneori nu mai lasă spațiu și pentru alte problematici, cel mai adesea egale ca semnificație. În această manieră, propunem să explorăm împreună rațiunile care stau în spatele conturării unei legături de durată cu persoane specializate în spectrul guvernării modificărilor de natură digitală.

Pe scurt!
Realitatea recurenței modificărilor digitale
Lansări legislative conectate la digitalizare
Punctual, reconfigurare de traseu digital
Două variante, o singură opțiune sustenabilă
De ce este esențială o colaborare cu parteneri care gestionează schimbările digitale?

Realitatea recurenței modificărilor digitale

În primul rând, modificările digitale cunosc o frecvență apropiată ca perioadă de timp între apariții cu cele de natură legislativă. Deci acestea nu trebuie omise sau tratate cu superficialitate. Cele mai multe dintre aceste modificări nu pot fi gestionate autonom, motiv pentru care se impune ,,scanarea” potențialului furnizorilor de soluții digitale, care să asiste eficient tranziția spre diverse soluții de digitalizare. Evident, soluții care să se plieze pe o serie de parametrii de funcționalitate ai afacerii conduse de tine.

Lansări legislative conectate la digitalizare

Un aspect deosebit de important de menționat este faptul că ultimele noutăți legislative sunt interconectate la digitalizare. Practic, într-o oarecare manieră, antreprenorii au fost constrânși să realizeze tranziția spre modernitate. Astfel, din constrângere și siliți de împrejurări, antreprenorii au integrat la nivelul afacerii lor aceste instrumente moderne pentru a gestiona toate aceste modificări normative. Și dacă ți se pare nerealistă imaginea obligativității conectării la aceste sisteme, gândește-te la exemplul ulilizării RO e-facturii care a determinat toții contribuabilii la utilizarea unui soft integrat care să asigure o gestionare eficientă a facturilor primite și a celor emise. Ai putea să spui faptul că ANAF a conceput o aplicație pentru emiterea facturii în format xml care să susțină antreprenorii în ralierea la conformitate fiscală din punct de vedere a paradigmei RO e-facturii. Cu toate acestea, cele mai multe companii și-au conturat propriul ghid digital în utilizarea RO e-facturii care se bazează în principal pe instrumente autonome. Motivul este relativ simplu de dedus. Aplicația integrată RO e-factura oferă o liniaritate a procesului de transmitere a facturii în cadrul sistemului precum și de gestionare a celor primite. Practic, o astfel de aplicație oferă siguranță, conformitate fiscală și comprimare a timpului, 3 atribute râvnite frecvent de către antreprenori.

Punctual, reconfigurare de traseu digital

O imagine de ansamblu în ceea ce privește relația digitalizare-norme fiscale arată interdependența acestei legături. Practic, pentru a utiliza sistemul RO e-factura trebuie să apelezi la sisteme digitale. Facturile tipizate și întocmirea manuală a acestora reprezintă filă de istorie. Dependența de sistemele moderne poate induce tulburare în rândul antreprenorilor moderni. Totuși, aceasta este o realitate care nu poate fi tăgăduită. Prezentăm mai jos câteva repere în ceea ce propune această reconfigurare de traseu digital.

Reconfigurare de traseu digital-RO e-factura-utilizare aplicație propusă de către Agenția Națională de Administrare Fiscală sau utilizare aplicație integrată cu sistemul de facturare RO e-factura care să ofere posibilitatea operării în cloud*

*Un trend tot mai frecvent întâlnit în spațiul afacerilor din România este legat de posibilitatea utilizării unei aplicații de gestiune a datelor financiar-contabile în regim cloud, fie că discutăm despre un modul al unei aplicații complexe sau chiar despre un întreg sistem de gestiune a datelor companiei. Programul de facturare oferit de Facturis Online integrat 100% cu RO e-factura urmează trendul modernității prin posibilitatea utilizării acestuia în varianta remote sau online. Fără a face nota exhaustivă printre cele mai importante caracteristici a aplicațiilor care funcționează în cloud este cea legată de posibilitatea accesării acesteia la orice oră, din orice loc. Cu toții știm faptul că profesioniștii contabili petrec multe ore în fața ecranelor. O astfel de oportunitate de eliminare a granițelor legate de timp și de spațiu în ceea ce privește posibilitatea utilizării unui soft de facturare si gestiune stocuri în manieră autonomă din aceste perspective generează o plusvaloare pentru profesioniștii contabili. Această direcție caracterizează viitorul muncii profesionistului contabil.

Reconfigurare de traseu digital-RO e-transport-Utilizare platforma pusă la dispoziție prin intermediul site-ului ANAF pe baza certificatului digital calificat sau utilizare aplicație integrată în cadrul programului de gestiune a datelor financiar-contabile a funcționalității RO e-transport

Și în ceea ce privește această paradigmă a digitalizării fiscale, antreprenorii trebuie să găsească soluții sustenabile și care să asigure creșterea gradului de conformitate fiscală. Furnizorii de soluții digitale care să acopere și această necesitate reprezintă cea mai plauzibilă și eficientă opțiune. Indiferent de compania condusă de tine sub aspectelor diverselor caracteristici.

Două variante, o singură opțiune sustenabilă

În ceea ce privește navigarea schimbărilor de natură digitală în corelație directă cu cele fiscale, contribuabilii au posibilitatea urmării a două direcții: să adreseze autonom aceste modificări sau să apeleze la furnizorii specializați în gestionarea acestora. Cei mai mulți contribuabili însă nu vor apela la prima variantă din multiple rațiuni legate în principal de timpul considerabil investit pentru a asimila maniera de funcționare a acestor platforme și a învăța fluxul de lucru pentru a obține gradul de conformitate fiscală adecvat. Astfel, varianta 2 devine cea mai elocventă pentru optimizarea investiției de timp și a maximizării gradului de conformitate legislativă și fiscală. ,,Transferul de responsabilitate” nu este neapărat o dezicere de la asumarea acestora ci o asigurare asupra obținerii nivelului optim de conformitate fiscală. Asigurare care este obținută pe baza încheierii de colaborări cu furnizori specializați în direcția ,,orchestrării” schimbărilor digitale.

De ce este esențială o colaborare cu parteneri care gestionează schimbările digitale?

Practic, care sunt motivele care stau în spatele alegerii unui furnizor de soluții digitale? De ce este indicat și chiar indispensabil să închei astfel de parteneriate? Fără a face notă exhaustivă, iată mai jos 5 repere esențiale care te pot ghida în alegerea încheierii unui parteneriat:

#1 un furnizor de soluții digitale va ști punctual să adreseze maniera de guvernare a schimbării digitale la care sunt supuse procesele tale de afaceri

Acest aspect este deosebit de important, deoarece asigură premisele investiției eficiente de timp, în sensul în care un plan eficient de customizare a soluțiilor digitale va contribui la adresarea punctuală a problematicii digitale. După o discuție țintită cu furnizorul de soluții digitale, acesta va înțelege cadrul derulării afacerii tale, și va face recomandări punctuale.

#2 un furnizor de soluții digitale va soluționa inconvenientele tehnice în timp util

Nu există sistem eficient în afara apariției diverselor inconveniente. Practic, acestea fac ca eficiența și performanța sistemului să fie asigurate. Cu cât sunt acoperite mai multe nereguli în funcționalitatea sistemului, cu atât parametrii de performanță ai acestuia sunt sporiți. Furnizorii unor astfel de soluții (programare de facturare si gestiune stocuri), care concep integral sistemul vor știi să soluționeze eficient sincopele sistemului, reducându-se, în această manieră, risipa de timp. Este important ca acestea să fie soluționate cu celeritate în așa fel încât să nu fie perturbată derularea proceselor organizaționale. În afara acestor parteneriate, acest aspect este mai dificil de atins.

#3 un parteneriat încheiat cu un astfel de furnizor îți va face viața (antreprenorială) mai ușoară

Fără preocupări cu privire la mentenanță, fără îngrijorare legată de prelungirea abonamentelor ori teamă în legătură cu devansarea tehnologică. Toate aceste aspecte pot fi gestionate mult mai ușor de către un astfel de furnizori de soluții digitale, fără bătăi de cap din partea antreprenorilor.

#4 un furnizor specializat în gestionarea schimbărilor digitale va știi să transpună în practică cerințele contabilului

Din sfera practicii contabile observăm faptul că una dintre cerințele profesioniștilor contabili este ca diversele modificări de natură legislativă să fie transpuse și la nivelul programului de contabilitate. Practic, aceștia doresc promptitudine și profesionalism în integrarea acestora și la nivelul programului cu care ei lucrează. Spre exemplu, dacă apar modificări legate de fondul și structura declarației 301 privind decontul de taxă pe valoare adăugată, acesta trebuie să fie reflectată în cadrul programului de contabilitate astfel încât să nu afecteze conformitatea fiscală a contribuabilului. Practic, persoana responsabilă de aplicația contabilă trebuie să dea dovadă de promptitudine în așa fel încât la momentul apariției modificărilor, acestea să fie reflectate în cadrul aplicației.

#5 un furnizor de soluții informatice va contribui substanțial la propulsarea afacerii tale spre performanța scontată

Chiar dacă pare un diziderat, ,,instantaneul digital” sau imaginea performanței digitale poate fi realitatea afacerii tale. Cum? Prin conturarea relației de cursă lungă cu un astfel de partener de soluții informatizate. Atunci când discutăm despre performanță digitală ne referim în primul rând la digitalizarea fiscală. Astfel, pe baza unui astfel de parteneriat, încheiat cu acești furnizori, paradigmele digitalizării fiscale vor fi mult mai ușor de gestionat de către compania ta. În această manieră, instantaneul digitalizării fiscale sau ceea ce antreprenorul își propune ca imagine a reușitei procesului nu mai reprezintă un deziderat ci un proces mult mai aproape de realitate.

Acestea sunt doar 5 dintre pilonii care pot susține decizia de a colabora pe termen lung cu un furnizori de soluții informatice/programe de facturare. Evident, nu trebuie să ne rezumăm doar la aceste rațiuni atunci când adoptăm o astfel de decizie.

Prin intermediul acestui material nu propunem o rețetă a perfecțiunii digitale, ci un start at traseului ralierii cu succes la ceea ce propune modernitatea care poate fi completat de către toți antreprenorii și furnizorii de soluții de natură digitală prin propriile recomandări bazate pe experiențele dobândite din câmpul antreprenorial.

Referințe principale de informare

Autoritatea Națională pentru Securitatea Rețelelor și Sistemelor Informatice, Centrul Național de Răspuns la Incidente de Securitate Cibernetică, Ghid practic identificarea furnizorilor de servicii digitale, 2019, material în format electronic, disponibil la adresa: https://www.dnsc.ro/vezi/document/ghid-practic-identificare-fsd.
Ordin nr. 599 din 21 iunie 2019 privind aprobarea Normelor metodologice de identificare a operatorilor de servicii esențiale și furnizorilor de servicii digitale, Publicat în Monitorul Oficial nr. 584 din 17 iulie 2019.

26 Jun

eFactura . 10 months ago . Ultimele noutăți

Ce nu trebuie să omiți din postura de utilizator a sistemului RO e-Factura

Din seria Nu trebuie să….

Toate articolele noastre surprind îndemnul la acțiune din partea antreprenorilor, cu scopul maximizării gradului de conformitate legislativă, digitală, fiscală și financiar-contabilă. Rareori, și puțin mai atipic, ai contact cu cealaltă față a monedei, și anume să ți se transmită mesajul de a rămâne în inacțiune. Schimbarea registrului vine din necesitatea clarificării anumitor aspecte care nu trebuie întreprinse din postura de utilizator a reformelor digitalizării fiscale. Lista Așa NU poate fi customizată funcție de tipul de fenomen digital fiscal implementat la nivelul companiei tale. Sunt o serie de aspecte de care real nu trebuie să te plafonezi la adoptarea paradigmelor modernității în cadrul proceselor organizaționale, și pentru care din ,,exces de zel” se poate să îți direcționezi focusul.

În acest cadru, considerăm oportun să punctăm și această nuanță a problematicii. Mai cu seamă, dorim să aducem anumite clarificări necesare cu privire la:

Ce nu trebuie să omiți atunci când utilizezi sistemul național RO e-factura

Nu mai este nevoie să aducem mențiuni asupra obligativității utilizării sistemului național RO e-factura pe toate cele 3 paliere ale modelelor de afaceri care se pot plia pe tipul de activitate derulat de către compania ta, și anume B2B, B2G și B2C. Sistemul este funcțional de suficient de mult timp pentru ca orice antreprenor să știe cu rigoare acest aspect.

Dacă este antreprenor la început de drum și abia pătrunzi pe drumul antreprenoriatului, nu trebuie să omiți principalii 3 pași pe care trebuie să îi parcurgi pentru a utiliza sistemul:

#1 creează cont în SPV pe CUI-ul firmei pe baza certificatului digital calificat;
#2 conectează-te în sistemul RO e-factura, disponibil prin intermediul site-ului ANAF: https://app.anaf.ro/vdesk/hangup.php3, pe baza certificatului digital calificat, pentru a transmite factura în format acceptat de către aplicație (xml);
#3 integrează sistemul RO e-factura în cadrul aplicației tale de facturare (dacă aceasta permite), pentru a ușura întreg protocolul de transmitere-primire facturi prin intermediul sistemului RO e-factura.

De asemenea, nu trebuie să omiți transmiterea facturilor emise către persoanele fizice în cadrul sistemului RO e-factura, prevedere obligatorie de la începutul acestui an.

Atenție! Nu trebuie să obții cu orice preț un CNP valid al partenerului tău persoană fizică, în locul acestuia poți utiliza o combinație cifrică de 13 zero-uri.

Nu trebuie să…
Uiți de aspectul arhivării facturilor primite prin intermediul sistemului RO e-factura. Cunoști faptul că acestea sunt păstrate în cadrul platformei timp de 60 de zile, după care, responsabilitatea arhivării îți survine ție. Trebuie însă să fii atent la regulile de arhivare. Facturile se arhivează în formatul original care este reprezentat de fișierul xml alături de sigiliul Ministerului Finanțelor. Nu uita faptul că formatul pdf al facturii este utilizat doar pentru a asista procesul de evidență a operațiunii în cadrul evidenței financiar-contabile, însă caracterul de originalitate al documentului nu este redat de formatul pdf al documentului.

Nu trebuie să…
Scapi din vedere termenul legal de transmitere a facturilor emise în relația B2B, B2C ori B2G, și anume cel de maxim 5 zile calendaristice de la momentul emiterii facturii. Astfel, dacă ai emis factura cu data de 19 iunie 2025, nu o încărca peste termenul limită de transmitere, de exemplu cu data de 27 iunie. Nu trebuie să uiți faptul că acest aspect atrage de la sine o serie de sancțiuni.

Nu trebuie să…
Uiți de perioada de grație pentru aplicarea sancțiunilor raportat la nerespectarea prevederilor legate de facturile emise și încărcate în cadrul sistemului RO e-factura pentru relațiile comerciale derulate pe direcția B2C. Astfel, contribuabilii sunt scutiți de aplicarea amenzilor pentru netransmiterea facturii emise către persoanele fizice, până la data de 1 iulie 2025.

Nu trebuie să…
Transmiți în cadrul sistemului RO e-factura bonurile fiscale emise care îndeplinesc condițiile unei facturi simplificate și facturile proforme. Trebuie însă să transmiți facturile simplificate, autofacturile și facturile informative emise în scopuri contabile.

Nu trebuie să…
Utilizezi în mod obligatoriu aplicația de facturare lansată de către Agenția Națională de Administrare Fiscală (atât în forma simplificată cât și în variantă extinsă). Poți să faci apelul și la infrastructura digitală din cadrul companiei tale, și anume la aplicații de facturare si gestiune stocuri (de ex. Facturis Online sau Facturis desktop instalat pe calculator) special concepute pentru transmiterea automată a facturii emise în cadrul aplicației RO e-factura. De asemenea poți utiliza sisteme integrate cu platforma RO e-factura, pentru asigurarea unui proces facil și transparent privind gestionarea facturilor primite și a celor emise.

Nu trebuie să…
Transmiți facturile emise în sistemul RO e-factura din postura de asociație, fundație, cult, partid politic ori asociație fără scop patrimonial, neînregistrate în scopuri de TVA, în intervalul 1 iunie 2024-30 iunie 2025. De asemenea, nici agricultorii persoane fizice nu au obligația utilizării sistemului în acest interval menționat.

Nu trebuie să…
Uiți faptul că sistemul E-factura te va ajuta să gestionezi documentele care stau la baza operațiunilor de cumpărare/vânzare în așa manieră încât vei putea să asiguri caracterul completitudinii operațiunilor realizate. Dacă discutăm din postura unui contabil, vremurile în care solicitai intens dosarul complet de facturi de achiziție și de vânzare persoanei care se ocupa de evidența primară a companiei au apus odată cu apariția sistemului RO e-factura. Acum, printr-un singur click vei putea să aduci în cadrul programului de gestiune financiar-contabilă toate facturile de achiziție, minimizând astfel riscul de compromitere a înregistrării complete în cadrul contabilității a operațiunilor derulate.

Nu trebuie să…
Uiți faptul că sistemul RO e-factura nu surprinde și documentele de atestare a plăților, respectiv a încasărilor. Astfel, acestea trebuie urmărite distinct, în așa fel încât să asigurăm corectitudinea și transparența operațiunilor de stingere a datoriilor și încasare a creanțelor. Pentru a asigura fluidizarea procesului este bine să menționăm în cadrul facturii încărcate în cadrul sistemului RO e-factura modalitatea de încasare a acesteia, astfel încât partenerul să fie informat în prealabil. De asemenea, facturile primite de la partenerii tăi vor cuprinde și mențiuni asupra manierei de achitare a datoriei, iar tu, ca persoană responsabilă de gestiunea financiar-contabilă a companiei vei știi cum să te raportezi la procesul de înregistrare a aspctelor legate de plată în cadrul contabilității.

Nu trebuie să…
Omiți anumite erori identificate la momentul încărcării facturii în cadrul sistemului RO e-factura. Există posibilitatea identificării unor aspecte eronate la momentul emiterii facturii și încărcării acesteia în cadrul sistemului. Este recomandat să identifici aceste erori și să le soluționezi cu celeritate astfel încât procesul declarativ să nu fie compromis.

Nu trebuie să…
Uiți de atributul interoperabilității datelor transmise în cadrul sistemelor digitalizării fiscale. Cel puțin teoretic, datele transmise de tine în cadrul sistemului RO e-factura, RO e-case de marcat electronice fiscale, RO e-transport sunt transpuse asupra fenomenului RO e-TVA. De corectitudinea procesului de transpunere a datelor tranzacțiilor tale reflectate prin intermediul facturilor emise în RO e-factura depinde gradul de corectitudine a precompletării decontului (P300). Incidențele unui grad scăzut de interoperabilitate a datelor sunt semnificative și sunt urmate de transmiterea unor justificări ale diferențelor existente către organele competente. Astfel, dacă într-o perioadă de referință, raportul care surprinde datele încărcate în cadrul RO e-factura nu corespunde cu cele evidențiate în cadrul RO e-TVA, vei primi din partea ANAF o Notificare de conformare RO e-TVA prin care ți se vor solicita explicații ale existenței diferențelor. Un proces deloc simplu și care solicită un fond de timp considerabil.

Chiar dacă seria Nu trebuie să…, poate induce antreprenorului un disconfort emoțional prin existența unei negații în abordare, raportat la utilizarea sistemului RO e-factura, aceste aspecte pot contribui la clarificarea anumitor incertitudini asupra cărora antreprenorii nu dețin controlul adesea.

Referințe principale de informare

Codul fiscal din 8 septembrie 2015 (Legea nr. 227/2015), Publicat în Monitorul Oficial nr. 688 din 10 septembrie 2015.
Ordonanță de urgență nr. 120 din 4 octombrie 2021privind administrarea, funcționarea și implementarea sistemului național privind factura electronică RO e-Factura și factura electronică în România, precum și pentru completarea Ordonanței Guvernului nr. 78/2000privind omologarea, eliberarea cărții de identitate a vehiculului și certificarea autenticității vehiculelor rutiere în vederea introducerii pe piață, punerii la dispoziție pe piață, înmatriculării sau înregistrării în România, precum și supravegherea pieței pentru acestea, Publicat în Monitorul Oficial nr. 960 din 7 octombrie 2021.
Ordonanță de urgență nr. 138 din 4 decembrie 2024privind modificarea și completarea unor acte normative în domeniul fiscal-bugetar, precum și pentru reglementarea altor măsuri, Publicat în Monitorul Oficial nr. 1222 din 5 decembrie 2024.

17 Jun

eFactura . 10 months ago . Legislație e-Factura

Memento RO e-Factura. Paradigma digitală ce nu poate trece în modul stand by

Anul 2025 și numeroasele modificări propuse pentru mediul de afaceri cu privire la paradigma RO e-SAF-T au pus în umbră fenomene asupra cărora unii antreprenori cred că dețin cu desăvârșire controlul. Sunt totuși o serie de aspecte din sfera digitalizării fiscale asupra cărora nu se poate așterne pasivitatea manifestată din partea utilizatorului, nici chiar în momentul în care ai impresia că stăpânești totul. Nu trebuie să scăpăm din vedere faptul că un moment de neatenție te poate costa conformitate fiscală. Unul dintre fenomenele care trebuie ținute permanent sub observație, atât din punct de vedere a modificărilor legislative cât și ca manieră de utilizare este reprezentat de sistemul RO e-Factura. Pe un fundal economic dominat de suprasaturație informațională, lipsește adesea cunoașterea. Iar acest lucru produce disconfort până și unui antreprenor pasionat, implicat și foarte bine informat. Dacă te întrebi cum poate să nu existe cunoaștere pe un fond al informației masive, ei bine, prin asimilarea insuficientă sau chair eronată a manierei de punere în practică a informațiilor.

Chiar dacă anul 2025 a adus cu sine o serie de noi obligații declarative, este important să menții ritmul constanței atunci când vine vorba despre cadrul complex care marchează fundalul pe care se derulează procesele tale organizaționale.

Situațiile atât de complexe din practica tranzacțională fac ca nevoia de informare să fie un must to do al oricărui antreprenor. Astăzi ne vom opri din nou în dreptul fenomenului RO e-Factura, pentru a expune o serie de spețe practice din ceea ce propune utilizarea sistemului, raportat la cerințele actuale. Îți propunem așadar o culegere de spețe rezolvate din sfera RO e-facturii care se conturează ca un memento al sistemului cu rol în reiterarea aspectului necesității menținerii permanente a pulsului modificărilor în această arie.

Pe scurt!
Categorii de contribuabili obligați la utilizarea sistemului RO e-factura începând cu data de 1 iulie 2025
Obligativitatea transmiterii facturilor simplificate în cadrul RO e-facturii
Sancțiuni ale netransmiterii facturilor emise în relația B2C în RO e-factura. Perioada de activare a amenzilor

Culegere de spețe soluționate din sfera RO e-facturii

1. Care sunt categoriile de contribuabili care sunt obligați la utilizarea sistemului RO e-factura începând cu data de 1 iulie 2025?

Cu toții cunoaștem faptul că au existat perioade de ,,răgaz” pentru antreprenori în ceea ce privește aplicarea reglementărilor RO e-Factura pentru anumite categorii de contribuabili. A fost o perioadă necesară pentru adaptarea la cerințele paradigmei și customizarea aplicațiilor de facturare utilizate în sensul integrării cu RO e-Factura. În acest sens, au existat unele excepții cu caracter temporar de la transmiterea facturilor emise în cadrul sistemului.

Pentru ce categorii de contribuabili s-au aplicat aceste reglementări și care a fost orizontul de timp pentru excepție? De pildă, asociațiile și fundațiile, partide politice, culte, asociațiile fără scop lucrativ/patrimonial, care nu sunt înregistrate în scopuri de TVA, nu le survine obligația transmiterii facturilor emise în cadrul sistemului RO e-factura, în perioada 1 iulie 2024-30 iunie 2025. Iar dacă acestea nu au optat opțional pentru utilizarea sistemului RO e-factura anterior datei de 1 iulie 2025, trebuie să o facă până la această dată (pentru categoriile de entități menționate mai sus și care derulează activitatea economică).

O altă categorie exceptată temporar de la transmiterea facturilor în cadrul sistemului este reprezentată de agricultorii persoane fizice. Astfel, aceștia nu au obligația transmiterii facturilor emise în cadrul sistemului în perioada 1 iulie 2024-30 iunie 2025. Acestea au putut totuși opta pentru utilizarea sistemului prin înregistrarea opțională în cadrul Registrului RO e-Factura. Începând cu data de 1 iulie 2025, se activează obligativitatea utilizării platformei și de către aceste categorii de contribuabili, pe baza înscrierii în cadrul Registrului RO e-factura obligatoriu. Astfel, de exemplu, dacă soliciți înscrierea în cadrul registrului la data de 25 iunie 2025, în termen de 3 zile lucrătoare de la data solicitării vei primi confirmarea înscrierii în cadrul registrului.

O ultimă categorie care a beneficiat de această excepție de la regula principală a utilizării sistemului este reprezentată de livrările de bunuri și prestările de servicii efectuate de către institutele/centrele culturale ale altor state care își derulează activitatea pe teritoriul României în baza unor acorduri interguvernamentale.

Un aspect de care trebuie să ții cont dacă faci parte din categoria contribuabililor menționați mai sus este legat de obligativitatea înscrierii în cadrul Registrului E-factura opțional (înainte de termenul limită) sau obligatoriu (după termenul limită), pentru transmiterea facturilor emise.

2. Facturile simplificate se transmit în cadrul sistemului RO e-factura? Care este diferența dintre cele două tipuri de facturi, și anume factura clasică și factura simplificată?

Un element de noutate cu privire la utilizarea sistemului RO e-Factura este legat de obligativitatea transmiterii facturilor simplificate prin intermediul platformei începând cu data de 1 ianuarie 2025, pe direcția B2B și B2C. Excepția de la regulă este reprezentată de bonurile fiscale emise ce îndeplinesc condițiile unei facturi simplificate. Una dintre cele mai importante diferențe între factura normală și cea simplificată este redată de conținutul acestora. Factura simplificată cuprinde mult mai puține elemente decât factura normală. Iar dacă vrei să afli mai multe despre aceste diferențe te invităm să lecturezi articolul nostru pe această temă, prin accesarea următorului link: https://ro-efactura.ro/factura-simplificata-reperare-pe-traseul-ro-e-facturii/. Cert este faptul că, facturile simplificate se încarcă în cadrul sistemului RO e-factura începând cu data de de 1 ianuarie 2025.

3. Se aplică sancțiuni pentru netransmiterea facturilor emise pentru persoanele fizice în cadrul platformei RO e-factura?

Toți utilizatorii platformei RO e-Factura cunosc obligativitatea utilizării sistemului în relația de tip B2C începând cu data de 1 ianuarie 2025. Unii antreprenori însă nu s-au racordat la această noutate, motiv pentru care se întreabă dacă există repercusiuni ale nerespectării prevederii. Răspunsul este că da, există amenzi aplicabile pentru omiterea prevederii. Totuși a existat o perioadă de grație pentru nerespectarea normelor legislative aferente. Astfel, art. 13^2, lit. d) din cadrul OUG 120/2021 specifică amânarea amenzii pentru nerespectarea transmiterii facturii emise către persoanele fizice (B2C) în cadrul sistemului RO e-factura, până la data de 1 iulie 2025. Care sunt sancțiunile aplicabile după această dată pentru nerespectarea normelor în vigoare? Conform art. 13^2, alin. 3, pentru marii contribuabilii, amenda este de la 5000 la 10 000 de lei, pentru contribuabilii mijlocii, se percep amenzi care pornesc de la 2500 de lei și pot ajunge la 5000 de lei, iar pentru celelalte categorii de contribuabili precum și pentru persoanele fizice amenda este cuprinsă între 1000 și 2500 de lei.

Din postura de antreprenor nu vei avea niciodată timp să te plictisești. Doar raportat la utilizarea sistemului RO e-factura intervin cu o regularitate constantă o serie de modificări la care trebuie să iei aminte pentru a păstra nivelul de conformitate fiscală. Nu poți să rămâi în inacțiune. Aceasta te poate costa relevanță fiscală și poate atrage după sine expunerea la o serie de amenzi. În această manieră, este important să înveți faptul că informarea permanentă este unul dintre principalele aspecte care va asigura continuitatea afacerii tale, indiferent dacă este vorba despre fiscalitate, digitalizare ori alte aspecte financiar-contabile sau de orice altă natură din cadrul companiei tale.

Referințe principale de informare

Ordonanța de urgență nr. 69 din 21 iunie 2024 pentru modificarea și completarea unor acte normative în domeniul gestionării și implementării sistemului național privind factura electronică ro e-factura și al aparatelor de marcat electronice fiscale, precum și pentru alte măsuri fiscale, publicat în Monitorul Oficial nr. 582 din 21 iunie 2024.
Ordonanța de urgență nr. 138 din 4 decembrie 2024 privind modificarea și completarea unor acte normative în domeniul fiscal-bugetar, precum și pentru reglementarea altor măsuri, publicat în Monitorul Oficial nr. 1222 din 5 decembrie 2024.
Ordonanță de urgență nr. 120 din 4 octombrie 2021 privind administrarea, funcționarea și implementarea sistemului național privind factura electronică RO e-Factura și factura electronică în România, precum și pentru completarea Ordonanței Guvernului nr. 78/2000 privind omologarea, eliberarea cărții de identitate a vehiculului și certificarea autenticității vehiculelor rutiere în vederea introducerii pe piață, punerii la dispoziție pe piață, înmatriculării sau înregistrării în România, precum și supravegherea pieței pentru acestea, Publicat în Monitorul Oficial nr. 960 din 7 octombrie 2021.

09 Apr

eFactura . 1 year ago . Legislație e-Factura

Factura informativă. Cum ne raportăm la acest aspect în context RO e-factura?

Te afli la sute de kilometri de linia de start a maratonului implementării RO e-Facturii. Parcursul ți se pare anevoios, pauzele de ,,hidratare” alimentează și mai mult dorința de atingere a liniei de sosire. Provocările nu par să te ocolească. Sentimentul copleșitor de imposibilitate a continuării cursei este tot mai intens. Zecile de noutăți cu privire la utilizarea sistemului par interminabile. Fiecare popas de asimilare a modificările pare o gură de aer proaspăt care îți dă elan pentru a continua cursa. În tot acest demers, rolul nostru s-a identificat pe direcția multiplicării acestor pauze de reflecție pentru a asimila eficient schimbarea și a facilita implementarea diverselor modificări. De la conștientizarea rolului diverselor documente de evidență primară pe traseul paradigmelor digitalizării fiscale la contrastarea celor mai importante modificări cu privire la utilizarea sistemului.

O altă pauză informativă din parcursul modificărilor survenite în structurile organizaționale sub impactul implementării paradigmelor digitale se realizează în jurul conceptului facturii informative. De la bun capăt este bine să cunoaștem faptul că factura informativă nu este menționată de către legislația în vigoare. Nu apar mențiuni cu privire la definirea, rolul și scopul acesteia. Totuși de ce factura informativă reprezintă totuși un reper din traseul utilizării sistemului RO e-Factura? Te invităm să parcurgi materialul de mai jos pentru a te pune în legătură cu aspectele importante legate de factura informativă.

Pe scurt!
Ce este factura informativă și care este rolul său în circuitul informațional al documentelor de evidență primară?
Cum este structurată factura informativă și care este conținutul acesteia?
Care sunt aspectele de care trebuie să țină cont contribuabilii la emiterea facturii informative în scopuri contabile?
Care este consecința marcării eronate a facturii emise la bonul fiscal (factura informativă emisă în scopuri contabile)?

Ce este factura informativă și care este rolul său în circuitul informațional al documentelor de evidență primară?

Așa cum menționam anterior, literatura de specialitate și legislația economico-financiară nu aduce mențiuni clare cu privire la factura informativă. Acest termen apare corelat strict la utilizarea sistemului RO eFactura. Totuși, factura informativă în scopuri contabile este emisă în conformitate cu prevederile legislative. Astfel, emiterea acesteia este justificată de:

livrări de bunuri și prestări de servicii către populație, pentru care este obligatorie emiterea de bonuri fiscale, precum și pentru aceleași operațiuni efectuate prin echipamente nesupravegheate de tipul automatelor comerciale ce funcționează exclusiv pe baza de plăți cu cardul;
livrări de bunuri și prestări de servicii furnizate către beneficiari persoane neimpozabile, altele decât persoanele juridice neimpozabile, pentru care este obligatorie emiterea de documente legal aprobate, fără nominalizarea cumpărătorului, cum ar fi: acces pe bază de bilete la diverse spectacole, transportul persoanelor pe bază de bilete de călătorie ori abonamente;
livrări de bunuri și prestări de servicii furnizate către beneficiari persoane neimpozabile, altele decât persoane juridice neimpozabile, care prin natura lor nu permit furnizorului identificarea beneficiarului, cum ar fi, de exemplu: servicii de parcări auto a căror contravaloare se încasează prin automate, servicii de reîncărcare telefonică a cartelelor telefonice preplătite etc.
facturi de decontare a plăților efectuate în numele și în contul clientului.

Pentru toate cele 3 situații concrete prezentate mai sus, nu există obligativitatea emiterii facturii decât la solicitarea beneficiarului. Astfel, factura informativă este un document utilizat în scopuri contabile în vederea reflectării livrărilor pentru care există obligația emiterii facturii doar la solicitarea beneficiarului.

Codul utilizat pentru încărcarea documentului în cadrul sistemului național RO e-factura este 751

Cum este structurată factura informativă și care este conținutul acesteia?

Conform legislației RO e-factura, a Standardului internațional de facturare electronică SR EN 16931-1 și a altor norme legislative autohtone, printre principalele elemente ale unei facturi informative se numără:

datele de identificate cu privire la cumpărător și furnizor (denumire, adresa, codul de identificare fiscală sau codul de înregistrare în scopuri de TVA etc.);
numărul de ordine care identifică factura în mod unic (conform reglementărilor Codului Fiscal art. 319, alin. 20, lit. a);
data emiterii facturi informative în scopuri contabile;
informații legate de bunurile livrate ori serviciile prestate (preț, cantitate, unitate de măsură etc.);
totalurile documentului (cuprinde informații legate de valoarea netă a produselor și serviciilor, valoarea TVA-ului, valoarea totală a documentului etc.;
mențiuni cu privire la atributul informativ al facturii emise în scop contabil (Factură informativă în scop contabil), documentul va include și mențiuni cu privire la documentele care au stat anterior la baza livrării bunurilor ori prestării serviciilor (Factura încasată cu bon fiscal).

Atenție! Una dintre practicile uzuale cu privire la utilizarea codului 751 Factura în scopuri informative este reprezentat de facturile emise la bonurile fiscale. Marcarea acestora prin această combinație de 3 cifre este esențială pentru a asigura cadrul conturării corecte a decontului precompletat de TVA.

Care sunt aspectele de care trebuie să țină cont contribuabilii la emiterea facturii informative în scopuri contabile?

Atunci când emitem factura informativă în scopuri contabile, trebuie să ținem cont de o serie de reguli care conferă caracterul corectitudinii acesteia. Care sunt concret aceste reguli care trebuie respectate? În principiu, factura informativă trebuie să îmbrace caracterul complexității cu privire la detaliile tranzacției. De asemenea, o premisă importantă de care trebuie să ținem cont atunci când discutăm despre emiterea unei facturi informative în scopuri contabile este legată de termenul de emitere. Un element relativ nou relaționat la data emiterii facturii la bonul fiscal este surprins prin intermediul Hotărârii nr. 355 din 20 aprilie 2023 privind modificarea și completarea Normelor metodologice pentru aplicarea Ordonanței de urgență a Guvernului nr. 28/1999 privind obligația operatorilor economici de a utiliza aparate de marcat electronice fiscale, aprobate prin Hotărârea Guvernului nr. 479/2003. Acest document modifică art. 2 din cadrul Normelor metodologice aferente OUG 28/1999 privind obligația operatorilor economici de a utiliza aparate de marcat electronice fiscale care fixează faptul că factura emisă la bonul fiscal este întocmită la data eliberării bonului fiscal. Ulterior emiterii acesteia, contribuabilul deține obligația transmiterii documentului în cadrul sistemului național RO e-factura, în termen de 5 zile calendaristice de la data emiterii.

Deci, reține două elemente de fond care asigură corectitudinea facturii informative în scopuri contabile: detalii corecte ale tranzacției și data emiterii care să corespundă cu data eliberării bonului fiscal.

Care este consecința marcării eronate a facturii emise la bonul fiscal (factura informativă emisă în scopuri contabile)?

Așa cum menționam anterior, există o serie de implicații ale marcării corecte/incorecte în ceea ce privește factura informativă emisă în scopuri contabile. Iată alăturat, concret care sunt aceste implicații. În principal, discutăm despre impactul deținut asupra preluării datelor în cadrul decontului precompletat de TVA. Dacă în toate situațiile care necesită codificarea facturii prin 751, documentul este codificat corect, atunci formularul P300 va conține date corecte.

Din graficul alăturat, reiese faptul că este important să acordăm atenție manierei de codificare a facturii informative. O pondere semnificativă a contribuabililor atribuie codul greșit facturii informative, aspect care are dublă implicație: în primul rând factura încărcată în cadrul RO eFacturii nu reflectă realitatea tranzacției economice și în al doilea rând, veniturile aferente operațiunii vor fi dublate în cadrul decontului precompletat de TVA. Astfel, respectarea cosntrângerilor legate de codificarea facturile în cadrul sistemului RO e-factura este esențială pentru a evita posibilele erori care pot să apară precum și a dublării informațiilor.

În această manieră, este important să analizăm atent tranzacția derulată în vederea codificării corecte a acesteia. În acest fel, nu va fi periclitată acuratețea datelor transmise prin intermediul RO e-facturii, și implicit în cadrul sistemului RO e-TVA. În altă ordine de idei, o preluare eronată sau dublată a acestor date atrage după sine o muncă intensă din partea personalului departamentului financiar-contabil în vederea conturării justificărilor diferențelor dintre formularul D300 și P300.

Precum menționam pe parcursul materialului, dacă vei dori să afli informații cu privire la rolul și scopul facturii informative în cadrul procesului de evidență primară, cel mai probabil vei fi surprins de faptul că nu vei găsi foarte multe detalii în acest sens. De exemplu, pe baza instrumentului Google Trends putem să afirmăm faptul că în ultimul an căutările în sfera RO e-facturii au fost nule din punct de vedere a sintagmei factura informativă. Singurele asocieri cu subiectul sunt redate de căutări raportate la codul 751, care este asociat facturii informative emise în scopuri contabile. Dacă ne referim strict la sintagma ,,E-factura cod 751”, ca urmare a căutărilor pe internet, aceasta generează un număr de maxim 100 de rezultate în perioada 1-7 septembrie 2024. Aceasta corespunde cu perioada imediat succesoare celei în care au intrat în aplicabilitate sancțiunile ca urmare a nerespectării reglementărilor în vigoare cu privire la aspectele RO e-Facturii.

În ceea ce privește responsabilitatea antreprenorilor, aceștia trebuie să se asigure asupra corectitudinii datelor transmise prin intermediul facturii informative având în vedere acuratețea acestora și codificarea conform reglementărilor specifice. Toate acestea, pentru a asigura preluarea corectă a datelor atât în cadrul RO e-facturii cât și la nivelul sistemului RO e-TVA și a asigura transparența și a nu periclita interdependența conformă a datelor transmise.

Referințe principale de informare

Site-ul Agenției Naționale de Administrare Fiscală, Ghid de utilizare a codurilor dedicate tipurilor de facturi, a diverselor categorii de TVA, precum și a altor reguli, în sistemul național privind factura electronică RO eFactura, disponibil la adresa: https://static.anaf.ro/static/10/Anaf/Informatii_R/Ghid%20cod%20facturi_final%20v2.9.pdf
Codul fiscal din 8 septembrie 2015 (Legea nr. 227/2015), Publicat în Monitorul Oficial nr. 688 din 10 septembrie 2015.
Rentrop & Straton, E-FACTURA în 50 de întrebări și răspunsuri, Material în format electronic.

27 Mar

eFactura . 1 year ago . Legislație e-Factura

Reperarea autofacturii pe traseul sistemului național RO e-Factura

Unul dintre documentele a cărui rol se menține pe traseul facturării electronice redefinit semnificativ sub egida sistemului național RO e-Factura este reprezentat de autofactura. Pe traseul remodelării procesului de facturare sub apanajul paradigmei informaționale RO efactura un alt reper de o semnificație majoră este reprezentat așadar de acest document. Clarificările legate de impactul reformelor digitale asupra documentelor de evidență primară sunt necesare. Cei mai mulți antreprenori, cuprinși de valul schimbărilor și învăluiți de teama dificultății implementărilor nu reușesc să repereze în noul cadru cele mai uzuale documente care atestă activitatea financiar-contabilă a entității. Astfel, întrebările inevitabile din mintea oricărui antreprenor responsabil de gestionarea eficientă a schimbării gravitează în jurul modului în care aceste documente pot fi utilizate corect în noul tablou conturat de schimbare digitală fiscală.

Materialul de astăzi se oprește în dreptul unei reper important din traseul RO eFacturii, și anume autofactura. Care este rolul documentului pe fondul implementării paradigmei? Se modifică scopul pentru care acesta a fost introdus în circuitul informațional al documentelor de evidență primară a entității? Care sunt obligațiile contribuabililor cu privire la emiterea autofacturii pe fundalul creionat de paradigma digitalizării fiscale? Acestea, precum și alte puncte de interes referitor la problematica propusă vor fi contrastate în cele ce urmează.

Pe scurt!
Ce este autofactura și care sunt împrejurările care ocazionează întocmirea acesteia?
Care sunt principalele elemente care trebuie conținute de către autofactură?
Cum este transpusă autofactura în limbajul paradigmei RO e-factura?
La subiect. Întrebări și răspunsuri

Ce este autofactura și care sunt împrejurările care ocazionează întocmirea acesteia?

Nu putem să demarăm acțiunile privind explorarea reperării autofacturii pe traseul conturat de noua paradigmă a facturării electronice, fără a cunoaște concret semnificația și rolul documentului în viața evidenței primare a companiilor.

Conform art. 319, alin. 20, lit. k), autofactura este documentul emis de către beneficiarul bunurilor și al serviciilor în numele și în contul furnizorului. Autofactura este astfel un document care contribuie la gestionarea eficientă a taxei pe valoare adăugată, deținând o notă fiscală în cadrul procesului financiar-contabil al entității.

Codul fiscal prevede 4 situații specifice care ocazionează întocmirea autofacturii. Iată mai jos, concret, situațiile care conduc la întocmirea autofacturii:

se desființează parțial sau total un contract care a avut drept obiect livrarea de bunuri ori prestarea de servicii și a fost emisă o factură de avans, însă nu a fost efectuată livrarea efectivă a acestora;
pentru refuzul total sau parțial cu privire la cantitatea, calitatea ori prețul bunurilor livrate ori a serviciilor prestate, precum și în situația desființării totale ori parțiale a contractului pentru livrarea sau prestarea în cauză ca urmare a unui acord scris între părți sau ca urmare a unei hotărâri judecătorești definitive/definitive și irevocabile, după caz, sau în urma unui arbitraj;
în situația în care se acordă reduceri de preț după momentul livrării bunurilor ori a prestării serviciilor;
în cazul în care sunt returnate ambalajele (pentru cele care circulă prin facturare) în care au fost expediate mărfurile de către cumpărători;
în cazul reducerilor de preț, evenimentul care generează obligația emiterii autofacturii apare la momentul la care clientul beneficiază de reducere.

Situațiile de mai sus privind emiterea autofacturii sunt valabile atunci când furnizorul nu emite factura de corecție.

Atenție! Cum procedăm în situația în care ulterior emiterii autofacturii primim factura emisă de la același furnizor cu datele de identificare cuprinse în cadrul autofacturii emise?

Normele metodologice din cadrul Codului Fiscal aduce precizări cu privire la acest aspect, în sensul în care dacă furnizorul emite ulterior factura pentru aceeași ajustare și deținând aceeași valoare, se face referire la autofactura emisă, fără ca aceasta să genereze efecte asupra ajustării taxei deductibile.

Atenție! Autofactura emisă pentru livrări de bunuri sau prestări de servicii trebuie emisă doar dacă operațiunile în cauză sunt taxabile și doar în scopul taxei, fără alte scopuri adiacente sau complementare.

Care sunt principalele elemente care trebuie conținute de către autofactură?

La fel ca factura obișnuită, autofactura trebuie să conțină o serie de 8 elemente cu caracter obligatoriu, prin care se remarcă:

numărul facturii și data emiterii acesteia;
datele de identificare ale furnizorului (nume, adresa și codul de înregistrare în scopuri de TVA);
datele de identificare ale cumpărătorului (nume, adresa și codul de înregistrare în scopuri de TVA);
aspecte descriptive cu privire la bunurile livrate și serviciile prestate (denumirea acestora);
valoarea bunurilor și a serviciilor (exclusiv taxa) și cota de taxă aplicabilă;
valoarea taxei colectate.

Cum este transpusă autofactura în limbajul paradigmei RO e-Factura?

Principala întrebare adresată de către antreprenori în contextul inovativității digitale este legată de obligativitatea transmiterii autofacturii în cadrul platformei naționale RO e-factura. Este sau nu un aspect cu caracter de obligativitate? Pentru a aduce clarificări asupra problematicii, vom face apelul la actul normativ principal ce reglementează aspectele legate de facturarea electronică în context RO eFactura, și anume OUG 120/2021 cu privire la administrarea, funcționarea și implementarea sistemului RO efactura. Astfel, articolul 10^4 menționează faptul că autofacturile emise de către persoanele impozabile stabilite în România conform reglementărilor în vigoare sunt considerate facturi emise în relația de tip B2B. Prin urmare, și autofacturile se subscriu regulilor cu privire la utilizarea sistemului național RO e-Factura, prin obligativitatea încărcării acestora în cadrul sistemului.

Ghidul de utilizare a codurilor dedicate tipurilor de facturi care trebuie încărcate în cadrul sistemului național RO e-Factura, face trimitere la combinația cifrică 389 pentru a marca autofactura (self-billed invoice). Din perspectiva informațiilor prezentate în cadrul ghidului, autofactura reprezintă factura emisă în numele și în contul furnizorului sau documentul emis în situații specifice de autofacturare. Iată mai jos situațiile concrete, prezentate prin intermediul ghidului cu privire la conjuncturi specifice care dictează necesitatea transmiterii autofacturii în RO e-factura.

Există două situații care impun utilizarea acestui cod în cadrul sistemului. Acestea pot fi vizualizate în imaginea alăturată.

Atenție! Pentru a putea emite autofactura este esențial să existe în prealabil un acord scris între părți prin care este prevăzută această procedură de facturare. Conform pct. 96, alin. (1) din cadrul Normelor metodologice ale Legii nr. 227/2015, acordul prealabil face trimitere la acordul încheiat înaintea începerii procedurii de facturare de către client în numele furnizorului. De asemenea, este important să apară în cadrul documentului mențiuni cu privire la autofactură, conform Codului Fiscal, art. 319, alin. (20), pct. (k). Astfel, nu este suficientă doar acțiunea de codificare a documentului conform combinației cifrice aferente autofacturii. Pentru a respecta reglementările în vigoare, soluția tehnică în contextul facturării electronice este adăugarea secțiunii BT-22 Comentariu în factură care face posibilă completarea cu mențiunile necesare. În situația în care autofactura face referire la livrări sau prestări asimilate, atunci nu sunt necesare mențiuni cu privire la înscrierea în cadrul documentului a sintagmei autofactură.

La subiect. Întrebări și răspunsuri despre autofactura

Întrebare: Există obligativitatea transmiterii autofacturii în RO e-factura?
Răspuns: Da

Întrebare: Care este codul aferent autofacturii care marchează documentul în e-Factura?
Răspuns: 389-Autofactura

Întrebare: Cine este reponsabil de transmiterea autofacturii în cadrul RO e-Factura?
Răspuns: Emitentul autofacturii

Întrebare: Autofacturile emise pentru achiziții de la persoane fizice din România trebuie transmise în cadrul RO e-Factura?
Răspuns: Da.

Întrebare: Autofacturile emise pentru achiziții de la persoane fizice din Spania trebuie transmise în cadrul RO e-Factura?
Răspuns: Nu.

Întrebare: Autofacturile emise mai pot fi gestionate doar în Excel sau de mână?
Răspuns: Nu.

Întrebare: Există și situații în care autofactura emisă nu este obligatoriu a fi încărcată în cadrul RO e-factura?
Răspuns: Da. De exemplu, pentru achizițiile intracomunitare de bunuri pentru care furnizorul nu a emis factura până la data de 15 a lunii următoare. Situația este similară pentru transferul intracomunitare asimilat livrărilor intracomunitare de bunuri.

În final, ceea ce trebuie să reținem ca urmare a parcurgerii traseului reperării diverselor documente de evidență primară pe mapa digitalizării fiscale conturată sub amprenta RO e-facturii este faptul că cele mai multe dintre aceste documente își mențin poziția de relevanță, reinventându-și rolul precum și circuitul informațional. La fel stau lucrurile și cu autofactura. Aceasta rămâne un reper al traseului digitalizării fiscale în context RO e-Factura, aspect care responsabilizează utilizatorii la conformitate fiscală în ceea ce privește circumstanțele concrete care presupun utilizarea acestui document.

Referințe principale de informare

Rentrop & Straton, E-FACTURA în 50 de întrebări și răspunsuri, Material în format electronic.
Codul fiscal din 8 septembrie 2015 (Legea nr. 227/2015), Publicat în MONITORUL OFICIAL nr. 688 din 10 septembrie 2015.
Agenția Națională de Administrare Fiscală, Ghid de utilizare a codurilor dedicate tipurilor de facturi, a diverselor categorii de TVA, precum și a altor reguli, în sistemul național privind factura electronică RO eFactura, disponibil la adresa: https://static.anaf.ro/static/10/Anaf/Informatii_R/Ghid%20cod%20facturi_final%20v2.9.pdf

20 Mar

eFactura . 1 year ago . XML (UBL 3.0)

E-factura des (cifrată). Data exigibilitate (BT-7, BT-8) Episodul II

Din episodul anterior….https://ro-efactura.ro/e-factura-des-cifrata-data-exigibilitate-bt-7-bt-8-episodul-i/

Odată cu apariția RO efacturii, problematica descifrării tainelor sistemului se află permanent în atenția antreprenorilor. Unul dintre aceste aspecte cu incidență asupra altor sisteme de digitalizare fiscală este legat de completarea corectă a câmpurilor specifice sistemului RO e-Facturii. În cadrul episodului anterior am pătruns în universul descifrării codurilor BT-7 și BT-8 cu informații legate de semnificația datei de exigibilitate a TVA, semnificația codului BT-7 și circumstanțe concrete care necesită utilizarea acestuia. Continuăm călătoria informațională cu aspecte legate de codificarea facturii prin BT-8 precum și cu evidențierea unui exemplu concret care ocazionează utilizarea celor două coduri de importanță majoră pentru oglindirea acurateței datelor declarate prin E-factura și reflectate de RO e-TVA.

Pe scurt!
Incidențe trasate de diferențe…
Codul datei de exigibilitate a taxei pe valoarea adăugată (BT-8) de (codificat)
Exemplu de bună conduită
În esență…

Incidențe trasate de diferențe…

Deoarece există o legătură de directă proporționalitate între RO eTVA și celelalte paradigme ale digitalizării fiscale, utilizarea adecvată a celor din urmă este esențială pentru a asigura precompletarea corectă a decontului P300. Cum putem vizualiza această relație de directă proporționalitate între paradigmele digitalizării fiscale și RO e-TVA? Cu cât crește acuratețea datelor declarate prin intermediul RO e-facturii, RO e-transport, RO e-case de marcat electronice fiscale, cu atât sporește aspectul corectitudinii cu privire la conturarea decontului precompletat. De exemplu, completarea câmpului BT-7 manifestă incidență asupra decontului precompletat de TVA pe baza considerării doar a acelor facturi care au data exigibilității în luna aferentă decontului. Evident, pentru determinarea exigibilității TVA-ului în cadrul sistemului se ține cont și de alte câmpuri completate, spre exemplu, câmpul BT-72 (data reală a livrării), câmpul BT-2 (data emiterii).

Ceea ce trebuie să luăm în considerare este atenția acordată completării corecte și complete a câmpurilor cu privire la toate aceste date solicitate prin intermediul platformei.

De asemenea, diferențele redate de omiterea acestor detalii, creează discrepanțe între decontul de TVA depus de către companie și cel precompletat. Acest aspect conduce la muncă în plus pentru departamentul financiar-contabil pentru a justifica toate aceste diferențe pe baza completării Notei justificative la Notificarea de conformare RO e-TVA.

Codul datei de exigibilitate a taxei pe valoarea adăugată (BT-8) de (codificat)

Cu privire la codul datei de exigibilitate a taxei pe valoare adăugată (BT-8) acesta face referire la 3 aspecte, și anume: data emiterii facturii, data livrării efective și data plății. Cele două coduri, BT-7 (data de exigibilitate a taxei pe valoare adăugate) și BT-8 (codul datei de exigibilitate privind taxa pe valoare adăugată) sunt reciproc exclusive. Conform specificațiilor tehnice și de utilizare ale elementelor de bază ale facturii electronice-RO_CIUS, precum și a regulilor operaționale specifice, codul BT-8 corespunde codului BR-RO-040, și trebuie să îndeplinească codurile din UNTDID 2005 acceptate, și anume:

3 – data emiterii facturii,
35 – data reală a livrării și
432 – suma plătită în acea zi.

Astfel, este nevoie să evaluăm situația privitoare la decalajul dintre data emiterii facturii, respectiv a livrării bunurilor, prestării serviciilor, executării lucrării și momentul în care intervine exigibilitatea taxei.

În această manieră, rezolvarea tehnică la o problematică nuanțată de caracterul fiscalității este redată de completarea celor două coduri regăsite în secțiunea referitoare la informațiile generale care guvernează tranzacția ce ocazionează încărcarea facturii în cadrul sistemului RO e-Factura.

Utilizarea corectă a codului BT-7 sau BT-8 în contexte specifice dictate de specificul domeniului de activitate și de tranzacția în sine, are incidențe pozitive atât asupra utilizării corecte a sistemului RO eFactura cât și asupra precompletării în parametrii optimi a decontului P300.

Nu trebuie să omitem faptul că este semnificativ ca softul de facturare să permită completarea explicită a câmpurilor care au legătură cu exigibilitatea taxei pe valoare adăugată, și anume: data livrării, perioada de facturare și data exigibilității TVA-ului. Acestea manifestă rezonanță semnificativă asupra paradigmei RO e-TVA. Adevărul din practica tranzacțională este că un număr redus de antreprenori utilizează corect toate elemente specifice facturii electronice care trebuie încărcată în cadrul sistemului național.

Exemplu de bună conduită

Prin prisma specificului activității, o entitate prestează servicii pentru care exigibilitatea TVA intervine în luna viitoare celei în care este emisă factura către client. Conform prevederilor legale enunțate pe parcursul acestui material, faptul generator al TVA intervine în luna februarie a anului 2025, în timp ce factura este emisă și încărcată în cadrul sistemului RO e-Factura în 13 martie 2025 (respectând regula cu privire la emiterea documentului până în data de 15 a lunii următoare). Decontul de taxă pe valoare adăugată precompletat (P300) aferent lunii februarie nu corespunde cu datele transmise de către entitate prin intermediul decontului depus de către aceasta (D300). Diferențele se remarcă le secțiunea Livrări de bunuri și prestări de servicii taxabile cu cota de 19%. Acest aspect intervine pe fondul decalajului legat de data în care intervine exigibilitatea TVA-ului și cea în care a fost emisă factura, și implicit încărcată în cadrul sistemului. Ce ar trebuie să facă contribuabilul pentru a se conform fiscal din punct de vedere a corelației dintre P300 și D300?

Răspuns: Pentru soluționarea problematicii și corelarea corectă a datelor transmise prin intermediul sistemului RO e-Factura și RO e-TVA vom face apelul la utilizarea câmpurilor BT-7 și BT-8 astfel:

BT-7 marchează momentul faptului generator (ultima zi a lunii în care intervine exigibilitatea taxei). Acest cod marchează data la care TVA devine exigibilă. În cazul de față, BT-7 va fi completat cu data de 28 februarie 2025.
BT-8 se completează cu unul dintre codurile din UNTDID 2005 acceptate (enumerate mai sus). Cel mai potrivit cod pentru tranzacția specificată în speță este 35 (Data reală a prestării serviciului). Acesta corespunde cu momentul prestării efective a serviciului. În acest fel, tranzacția este corelată cu decontul de TVA aferent lunii respective.

Deoarece există o corelație între datele completate prin intermediul RO e-factura, decontul depus de către contribuabil și decontul precompletat, este bine să ținem cont de aceste două elemente care odată utilizate corect sunt transpuse corespunzător la nivelul decontului precompletat de TVA.

În esență…

Frecvent, utilizarea sistemului național RO eFactura se realizează în mod superficial, fără a ține cont de esență, de elementele de detaliu care pot influența semnificativ acuratețea datelor transmise și relația de interdependență cu alte paradigme, precum este decontul precompletat de TVA. Decodificarea tainelor mecanismului este primordială pentru înțelegerea manierei de corelare a informațiilor cu celelalte sisteme naționale și pentru obținerea unui grad ridicat de conformare fiscală. Nu este un proces facil. De altfel, niciodată nu a fost ușor să ne raliem normelor fiscale cu caracter dinamic. Un aspect cu incidență semnificativă, reiterat permanent în cadrul materialelor noastre este redat de semnificația crescută a colaborării permanente cu specialiști în domeniul integrării parametrilor tehnici de funcționalitate a sistemelor paradigmei digitale. Acest aspect conferă toate premisele pentru ralierea la conformitate și legalitate fiscală. Totul, pentru liniștea emoțională și financiară a antreprenorului.

Referințe principale de informare

Agenția Națională de Administrare Fiscală, Aplicație web pentru completare factură în formatul electronic (XML- UBL) versiunea 1.0.8, disponibilă la adresa: https://www.anaf.ro/CompletareFactura/faces/factura/informatiigenerale.xhtml.
Agenția Națională de Administrare Fiscală, Ghid privind utilizarea sistemului național RO e-factura, disponibil la adresa: https://static.anaf.ro/static/10/Anaf/Informatii_R/Ghid%20cod%20facturi_final%20v2.9.pdf.
Ordin nr. 1.366 din 5 noiembrie 2021 pentru aprobarea Specificațiilor tehnice și de utilizare a elementelor de bază ale facturii electronice – RO_CIUS – și a regulilor operaționale specifice aplicabile la nivel național, Publicat în Monitorul Oficial nr. 1065 din 8 noiembrie 2021.
Codul fiscal din 8 septembrie 2015 (Legea nr. 227/2015), Publicat în MONITORUL OFICIAL nr. 688 din 10 septembrie 2015.

RO e-Factura: Perioada de nefuncționalitate a sistemului și implicațiile asupra transmiterii facturilor emise

Sistemul RO e-factura poate avea perioade de nefuncționalitate?

Există un cadru normativ ce reglementează aceste aspecte legate de nefuncționalitatea sistemului RO e-factura?

Concret, cum ne raportăm corect la timpul de nefuncționalitate a sistemului?

Ce trebuie să faci dacă sistemul național RO e-factura devine nefuncțional?

Totuși, trebuie să sistezi complet procesul de facturare doar pentru că nu funcționează sistemul?

Practic, ce vizează art. 319 din cadrul Legii nr. 227/2015 privind Codul Fiscal cu privire facturare atunci când nu putem utiliza sistemul RO e-factura?

De unde cunosc perioadele de nefuncționalitate a sistemului?

Categorii

Ultimele articole

Auditul datelor din RO e-factura: ghid de bune practici pentru antreprenori

Top 5 întrebări esențiale despre RO e-factura în anul 2026

Cuvinte cheie

Alte întrebări? Hai să vorbim

Cum faci un model de factură: gratuit vs. program de facturare

De ce nu mai poți supraviețui fără un program informatic de facturare?

Concret, cum poți să emiți fișierul xml al facturii în regim gratuit?

Condică informativă cu privire la utilizarea sistemului RO e-factura de către persoanele fizice autorizate (PFA)

Utilizarea RO e-factura devine obligatorie și pentru PFA-uri?

Care este semnificația RO e-facturii pentru un PFA?

Care este protocolul necesar de urmat pentru ca un PFA să poată transmite facturile în cadrul sistemului RO e-factura?

Trebuie să utilizez RO E-factura chiar dacă întocmesc o singură factură pe lună, sau chiar cu o regularitate mai redusă?

Care este termenul maxim de transmitere a facturilor emise de către un PFA în cadrul RO e-facturii?

Care sunt tipurile de documente care trebuie încărcate în cadrul RO e-factura?

Care este procedura arhivării documentelor care fac obiectul RO e-facturii?

Sancțiunile privind omiterea normelor legate de utilizarea sistemului RO e-factura se aplică și în cazul PFA-urilor?

Un alt memento RO e-factura. Când modificările nu intră în vacanța de vară…

În retrospectivă…

Actualitate….

#1 Remodificări ale modificărilor.

#2 Incidențe ale modificării modificărilor.

#3 Revenirea la excepție.

De ce să alegi un program de facturare care să guverneze schimbările digitale ale afacerii tale?

În alt registru. 5 repere esențiale

Realitatea recurenței modificărilor digitale

Lansări legislative conectate la digitalizare

Punctual, reconfigurare de traseu digital

Două variante, o singură opțiune sustenabilă

De ce este esențială o colaborare cu parteneri care gestionează schimbările digitale?

#1 un furnizor de soluții digitale va ști punctual să adreseze maniera de guvernare a schimbării digitale la care sunt supuse procesele tale de afaceri

#2 un furnizor de soluții digitale va soluționa inconvenientele tehnice în timp util

#3 un parteneriat încheiat cu un astfel de furnizor îți va face viața (antreprenorială) mai ușoară

#4 un furnizor specializat în gestionarea schimbărilor digitale va știi să transpună în practică cerințele contabilului

#5 un furnizor de soluții informatice va contribui substanțial la propulsarea afacerii tale spre performanța scontată

Ce nu trebuie să omiți din postura de utilizator a sistemului RO e-Factura

Din seria Nu trebuie să….

Ce nu trebuie să omiți atunci când utilizezi sistemul național RO e-factura

Memento RO e-Factura. Paradigma digitală ce nu poate trece în modul stand by

Culegere de spețe soluționate din sfera RO e-facturii

1. Care sunt categoriile de contribuabili care sunt obligați la utilizarea sistemului RO e-factura începând cu data de 1 iulie 2025?

2. Facturile simplificate se transmit în cadrul sistemului RO e-factura? Care este diferența dintre cele două tipuri de facturi, și anume factura clasică și factura simplificată?

3. Se aplică sancțiuni pentru netransmiterea facturilor emise pentru persoanele fizice în cadrul platformei RO e-factura?

Factura informativă. Cum ne raportăm la acest aspect în context RO e-factura?

Ce este factura informativă și care este rolul său în circuitul informațional al documentelor de evidență primară?

Cum este structurată factura informativă și care este conținutul acesteia?

Care sunt aspectele de care trebuie să țină cont contribuabilii la emiterea facturii informative în scopuri contabile?

Care este consecința marcării eronate a facturii emise la bonul fiscal (factura informativă emisă în scopuri contabile)?

Reperarea autofacturii pe traseul sistemului național RO e-Factura

Ce este autofactura și care sunt împrejurările care ocazionează întocmirea acesteia?

Care sunt principalele elemente care trebuie conținute de către autofactură?

Cum este transpusă autofactura în limbajul paradigmei RO e-Factura?

La subiect. Întrebări și răspunsuri despre autofactura

E-factura des (cifrată). Data exigibilitate (BT-7, BT-8) Episodul II

Incidențe trasate de diferențe…

Codul datei de exigibilitate a taxei pe valoarea adăugată (BT-8) de (codificat)

Exemplu de bună conduită

În esență…

Program de facturare cu AI gratuit:

Tot ce ține de e-Factura gratuit pentru antreprenori

Nu mai sta pe gânduri ...

Alte întrebări?
Hai să vorbim