13 May

Program e-Factura . 3 days ago . Legislație e-Factura

RO e-Factura explicată pe înțelesul antreprenorilor care nu dețin un background contabil

Te gândești la o idee de business. Conturezi planul de afaceri și deții instrumentele necesare pentru demararea acesteia. Pui bazele procesului de înființare și ajungi la o variantă palpabilă a afacerii tale. La un moment dat însă te lovești de una dintre cele mai provocatoare laturi a afacerii tale, și anume, cea financiar-contabilă și fiscală. Domeniul tău de activitate și competenețele deținute de tine în calitate de antreprenor sunt în sfera activităților de construcții și design interior. Unul total divergent cu ceea ce presupune cel financiar-contabil.

Odată cu prima factură emisă afli faptul că trebuie să te înrolezi într-un sistem care transparentizează toate activitățile derulate de către compania ta. Nu este opțional, este cu caracter de obligativitate. Acest aspect marchează punctul de pornire în ceea ce privește provocarea alinierii afacerii tale la ceea ce presupune conformarea din punct de vedere legislativ și fiscal. Odată cu această obligativitate afli faptul că afacerea ta nu mai poate funcționa în afara implementării la nivelul tranzacțiilor comerciale a sistemului RO e-factura. Inițial, nu cunoști procesul de raliere la această modificare. Ulterior, deprinzi mecanismele necesare pentru a implementa acest aspect la nivelul afacerii tale.

Facturarea electronică este un concept fără de care afacerile momentului sau companiile moderne nu își mai pot derula activitatea. Practic, nicio tranzacție comercială dintre două companii sau dintre companii și persoane fizice nu se mai poate derula în afara facturării electronice specifice RO e-facturii.

Dacă până la momentul apariției RO e-facturii, companiile emiteau și în format fizic facturi, acum acest aspect este filă de istorie. Facturarea electronică nu mai este o opțiune ci o necesitate și obligativitate a companiilor moderne. Nu trebuie să fii specialist în facturare pentru a înțelege maniera de funcționare a sistemului național RO e-factura. Deși pot părea la prima vedere complicate, lucrurile nu sunt atât de dificile precum îți închipui.

Pentru a înțelege cum funcționează sistemul RO e-factura, prezentăm pe scurt mai jos pașii necesari de parcurs în vederea transmiterii facturii în cadrul sistemului:

1. Alegerea unei aplicații de facturare moderne. Așa cum menționam anterior, nu mai poți să emiți o factură în afara utilizării tehnicii moderne. De aceea, este esențial să identifici un soft de facturare care să simplifice întregul proces de emitere, de transmitere a facturii în cadrul sistemului precum și de verificare a validării acesteia după trimiterea în cadrul platformei. Un soft modern și racordat la noutate poate face real diferența în facturare.
2. Emiterea facturii către client, ținând cont de respectarea termenului limită. Un al doilea pas de care trebuie să ții cont este legat de emiterea facturii către client și transmiterea acesteia în termenul limită prevăzut de legislația în vigoare. Este vorba despre renumitul termen limită de 5 zile lucrătoare. Nerespectarea acestuia poate atrage după sine o serie de inconveniente.
3. Transmiterea automată a facturii în cadrul sistemului național RO e-factura. Atunci când lucrezi cu un soft performant de facturare, cu unul integrat cu RO e-factura elimini stresul respectării termenelor limită și obții asigurări cu privire la transmiterea acesteia în timp util. De asemenea, un astfel de soft sau de aplicație te poate ajuta să identifici în timp util erorile pentru a putea interveni în manieră eficientă asupra acestora și pentru a le soluționa. În acest mod, elimini grija pentru respectarea termenului limită și posibilitatea de a apărea anumite sancțiuni raportat la nerespectarea acestuia. Factura trebuie să fie transmisă în format xml, acesta fiind singurul format acceptat de către platforma RO e-factura.
4. Înregistrarea în contabilitate doar a facturilor care sunt primite prin intermediul RO e-facturii. Singurele documente care atestă achiziția unui bun ori serviciu valide sunt cele primite prin intermediul RO e-facturii. Acestea dobândesc valoare de document justificativ sau acel document cu validitate din punct de vedere contabil și fiscal. De aceea, este important să înregistrezi în contabilitate doar facturile primite prin intermediul sistemului RO e-factura.
5. Arhivarea facturilor trimise și primite prin intermediul RO e-facturii. Un alt aspect important de considerat de către antreprenorii fără un background financiar-contabil este reprezentat de procesul de arhivare al facturilor primite și emise prin intermediul sistemului RO e-factura. Adesea, antreprenorii omit acest aspect vital în ceea ce presupune arhivarea documentelor care fac obiectul RO e-facturii. La începutul apariției RO e-facturii, aspectul legat de arhivarea facturilor primite prin intermediul platformei precum și cele emise era destul de puțin cunoscut de către antreprenori. Aspectul arhivării facturilor primite și trimise prin intermediul RO e-facturii nu este foarte bine reprezentat în cadrul legislației autohtone, adică nu identificăm direcții generale clare cu privire la acest aspect. Prin urmare, fiecare deținător de afacere este răspunzător de identificarea celor mai clare și eficiente direcții privind îndeplinirea acestei responsabilități.

Iată așadar 5 direcții generale despre RO e-factura de care poți să ții cont în calitate de antreprenor care nu deține cunoștințe solide de contabilitate și facturare. Un aspect general important de care trebuie să ții cont în cadrul procesului de raliere la conformitate din punct de vedere legislativ pe această latură este legat de comunicarea permanentă cu persoanele care se ocupă de partea de facturare. Instruirea permanentă a acestora reprezintă punct principal pentru asigurarea liniarității procesului de facturare și pentru asigurarea conformității legale în ceea ce privește utilizarea acestei paradigme esențiale pentru afacerile din România la momentul actual.

În esență, dacă ești antreprenor care nu deține un background contabil și de facturare, atunci trebuie să ții cont de următoarele aspecte atunci când vine vorba despre utilizare RO e-facturii. Am conturat aceste aspecte sub forma unui checklist esențial în facturare:

1. Orice tranzacție trebuie să fie gestionată prin intermediul sistemului național RO e-factura. Se primesc facturi prin intermediul platformei și se transmit facturi tot prin intermediul acesteia.
2. Facturile transmise prin intermediul platformei trebuie să îndeplinească anumite cerințe speciale. De exemplu, acestea trebuie să aibă formatul xml. Pe lângă acest format, trebuie să ținem cont de includerea tuturor aspectelor principale specifice facturii și stabilite prin intermediul legislației în vigoare.
3. În contabilitate vom înregistra doar facturile care sunt transmise și primite prin intermediul platformei. Orice altă factură primită în alt mod nu poate fi înregistrată în contabilitate, înregistrarea acesteia fiind subiectul sancțiunilor aplicate.
4. RO e-factura poate simplifica procesul de înregistrare a facturilor primite în contabilitate. Dacă programul de contabilitate cu care lucrezi permite integrarea cu platforma RO e-factura, atunci facturile primite pot fi automat descărcate direct din platformă, și preluate în modulul de intrări a acestuia. Acest aspect simplifică substanțial munca contabilului raportat la culegerea manuală a datelor din cadrul facturilor, eventualele intervenții realizându-se pentru corecția anumitor note contabile eronate greșite ca urmare a contării neconforme. Este deci un aspect favorabil pentru contribuabili.
5. Aspectul arhivării facturilor care sunt primite și transmise prin intermediul sistemului trebuie să reprezinte o prioritate pentru antreprenori întrucât arhivarea este un aspect reglementat și obligatoriu pentru toate companiile.
6. Toate facturile emise trebuie să fie trimise în cadrul sistemului ținând cont de termenul limită reglementat prin intemediul legislației în vigoare.
7. Documentarea în prealabil a tuturor sancțiunilor posibile reprezintă punctul central pentru asigurarea utilizării conforme a platformei. Dacă vei cunoaște tot cadrul sancțiunilor aplicabile ca urmare a neconformării, acest aspect te va ajuta să înțelegi exact care sunt riscurile la care te expui în situația în care nu respecți normele în materie de utilizare a platformei.
8. Comunicarea constantă cu persoanele care se ocupă de latura financiar-contabilă și fiscală a afacerii tale. Un aspect vital pentru trasarea direcției corecte în utilizarea sistemului RO e-factura este reprezentat de comunicarea permanentă cu cei care se ocupă de tot ceea ce înseamnă contabilitatea afacerii tale.

Acestea sunt principalele 8 aspecte de care este bine să ții cont în calitate de antreprenor care utilizează sistemul RO e-factura deși nu deții un background financiar-contabil. Utilizarea corectă a paradigmei sau a sistemului nu este restricționată sau condiționată în mod direct de cunoștințe complexe din acest spectru al contabilității ori facturării. Principalele aspecte de care trebuie să ții cont sunt legate de informarea constantă din surse credibile, elocvente și comunicara permanentă cu persoanele care se ocupă de tot ceea ce presupune partea de facturare.

Referințe principale de informare

Ordonanță de urgență nr. 120 din 4 octombrie 2021 privind administrarea, funcționarea și implementarea sistemului național privind factura electronică RO e-Factura și factura electronică în România, precum și pentru completarea Ordonanței Guvernului nr. 78/2000 privind omologarea, eliberarea cărții de identitate a vehiculului și certificarea autenticității vehiculelor rutiere în vederea introducerii pe piață, punerii la dispoziție pe piață, înmatriculării sau înregistrării în România, precum și supravegherea pieței pentru acestea, Publicat în Monitorul Oficial nr. 960 din 7 octombrie 2021.

13 May

Program e-Factura . 3 days ago . Ultimele noutăți

RO e-factura din alt unghi. De la cost la investiție pe termen lung și importanța unei implementări ,,ca la carte”

După un simplu search pe internet, ai putea afirma cu ușurință faptul că tema RO e-factura este ,,stoarsă de conținut”. S-a scris mult în jurul acestei tematici încă de la momentul implementării sistemului RO e-factura. Tratarea subiectului din diferite perspective a fost o necesitate care a plasat ,,implementatorii” sistemului pe direcția corectă privind adoptarea și utilizarea paradigmei la nivelul afacerii derulate. Totuși, pare că niciun conținut nu mai poate genera plusvaloare pentru tine și afacerea condusă, în ceea ce privește RO e-factura. Adevărul poate avea însă altă nuanță de care este bine să ții cont. Toate modificările apărute ulterior lansării paradigmei RO e-factura, țin antreprenorii ,,în gardă” pentru a nu omite niciun aspect care are incidență directă asupra afacerii lor.

De data aceasta dorim să modificăm abordarea și să facem tranziția spre o altă nuanță a conținutului informațional raportat la RO e-factura. Aceasta pornește de la o idee centrală care trebuie să reprezinte o întrebare de bază pentru orice antreprenor: Te-ai raportat vreodată la sistemul RO e-factura ca la o investiție pe termen lung pentru afacerea ta sau imaginea cu privire la acesta este concentrată tot în jurul ideii de cost? Prin intermediul acestui material dorim să producem o conștientizare în rândul antreprenorilor legată de necesitatea de a privi sistemul RO e-factura ca investiție pe termen lung, o imagine și raportare necesară pentru asigurarea integrării armonioase a paradigmei în cadrul proceselor de afaceri.
Dacă până în acest moment, imaginea ta despre RO e-factura a fost legată strict de obligativitatea implementării în plus a încă unui sistem de digitalizare fiscală, acum este momentul să îți schimbi viziunea cu privire la acest aspect. Este necesar astfel să treci de la ideea conform căreia sistemul RO e-factura este o paradigmă în plus pe lista zecilor de modificări cu impact direct asupra afacerii tale la ideea unei investiții pe termen lung. Această trecere nu implică pur și simplu un efort de imaginație, este o schimbare de mentalitate în adevăratul sens al cuvântului.

De ce este necesară o schimbare de viziune în rândul antreprenorilor?

Rezistența la schimbare a celor care conduc afaceri în anul 2026 nu este un subiect tabu sau total necunoscut. Inclusiv la momentul lansării paradigmei RO e-factura s-a manifestat această atitudine a deținătorilor de afaceri. Ba chiar aceasta a fost accentuată de faptul că toate tranzacțiile firmei urmau să fie transparentizate ca urmare a obligativității transmiterii tuturor facturilor emise în cadrul platformei. Practic, toate operațiunile derulate era necesar să fie aduse la suprafață sau puse ,,sub lumina reflectoarelor”. De asemenea, știm cu toții faptul că impedimentele legate de implementarea și utilizarea sistemului la momentul apariției acestuia a produs frustrări în rândul conducătorilor de business aspect care din nou a cântărit substanțial în ceea ce a presupus asimilarea sistemului ca un impediment mai mult decât asemenea unei oportunități sau posibilitate de lansare a afacerii spre un nou nivel al digitalizării. Schimbarea de viziune antreprenorială cu privire la paradigma RO e-factura este necesară întrucât a trece de la înțelegerea paradigmei doar în sensul generării de costuri la investiție digitală strategică pe termen lung este un aspect vital pentru integrarea ,,prietenoasă” a sistemului la nivelul afacerii.

Impact iminent. Implementarea sistemului și provocările antreprenorilor

Șocul implementării RO e-facturii a fost reprezentat în mod deosebit de o serie de inconveniente sau probleme tehnice întâmpinate de către utilizatorii sistemului. De la dificultatea generării unei facturi în xml la probleme legate de încărcarea în cadrul platformei și ulterior de apariția erorilor de validare a facturilor. Soluționarea acestora a fost apanajul muncii contabilului și a dezvoltatorului aplicației informatice de facturare. Costurile inițiale de implementare au fost reprezentate de achiziționarea certificatului de semnătură electronică digitală pentru cei care nu au deținut unul (deși înainte de RO e-factura a existat obligativitatea înrolării fiecărui contribuabil în SPV), și de identificarea unui program de contabilitate sau de facturare care să se potrivească pe cerințele RO e-facturii. Ulterior, utilizatorii sistemului s-au confruntat cu o serie de alte provocări specifice pentru activitatea derulată la care au fost nevoiți să facă față, întrucât utilizarea sistemului nu a fost și nu va fi o opțiune ci o obligativitate.

În ceea ce privește implementarea, au existat atât costuri vizibile cât și costuri invizibile. Cele vizibile au fost evidente pentru utilizatorii sistemului și implicit, gestionabile. Nu putem spune același lucru însă despre cele invizibile. Costurile ascunse au fost reprezentate de cele pe care antreprenorii nu le-au luat în calcul inițial, acestea ,,filtrându-se” în procesul implementării și al utilizării sistemului. Printre aceste blocaje putem să identificăm erorile întâlnite în utilizarea platformei, timp irosit, blocaje de tip operațional. În foarte multe momente, conducătorii afacerilor au ajuns să considere sistemul RO e-factura încă o obligație costisitoare.

Schimbare de paradigmă: necesitatea considerării RO e-facturii ca investiție pe termen lung

Deoarece digitalizarea afacerii nu mai este opțională, ci reprezintă o piesă indispensabilă din puzzle-ul afacerilor moderne, paradigmele digitalizării moderne nu mai trebuie privite strict în materie de costuri, ci raportarea antreprenorilor trebuie să vizeze și ideea de investiție. Pe termen lung, sistemul RO e-factura poate fi privit ca o investiție, aspect justificat din multiple unghiuri, astfel:

Implementarea sistemului RO e-factura dă startul pentru conturarea unui ecosistem digital cu privire la procesele de achiziție și de vânzare. Afacerile viitorului sunt marcate de digitalizare. Infrastructura digitală este esențială pentru asigurarea acestui ecosistem a cărui start poate fi conturat de implementarea paradigmei RO e-factura.
Trasabilitate și un control mai eficient. Utilizarea paradigmei RO e-factura la nivelul afacerii tale poate asigura un control mult mai bun al facturilor emise și transmise în cadrul sistemului. Adică, paradigmă te ajută să nu pierzi șirul facturilor emise către clienți și încărcate în cadrul platformei RO e-factura.
Integrarea cu alte sisteme reprezintă un alt punct forte al sistemului RO e-factura. Sistemele de tip ERP și cele de genul Power BI pot fi integrate cu RO e-factura și astfel facilitat procesul de evidență a achizițiilor și livrărilor. De asemenea, se asigură transparentizarea operațiunilor și conturarea unui ecosistem digital al acestora, prin prisma integrării sistemului RO e-factura.

Pentru ca E-factura să genereze plusvaloare asupra afacerii tale, este nevoie să schimbi modul de raportare la acest sistem: să treci de la ideea de cost la cea de investiție pe termen lung. Evident, această modificare nu apare peste noapte, este nevoie de implicare și efort consecvent pentru a putea face trecerea între cele două abordări. Rolul contabilului și al antreprenorului în această tranziție sunt vitale. Contabilul înțelege astfel rolul sistemului în viața companiei întrucât acesta este printre principalele persoane care utilizează RO e-factura iar antreprenorul adoptă decizii strategice cu privire la utilizarea acesteia, nu este interesat doar de conformare legislativă și fiscală.

Implementarea ,,ca la carte” a sistemului și de ce aceasta poate face diferența dintre cost și investiție
Printre principalele aspecte de care trebuie să ținem cont pentru trasarea liniei de demarcație dintre cost și investiție, unul dintre cele mai importante este redat de implementarea corectă a paradigmei la nivelul afacerii. Nu există un ghid predefinit care să fixeze reguli sau cutume raportat la o implementare perfectă. Fiecare utilizator al platformei este responsabil de conturarea propriilor repere cu privire la modul de implementare la nivelul companiei a paradigmei RO e-facturii. Companiile mici vor alege anumite tipuri de metode de vreme ce entitățile mari vor fi focusate spre alte modalități cu privire la implementare și utilizare. Alegerea metodei depinde de o serie de variabile precum sunt cele legate de costuri, personal instruit, disponibilitate etc. Ce poate însemna o implementare ,,ca la carte” atunci când discutăm despre sistemul RO e-factura?

Dacă vorbim despre repere de care putem să ținem cont în cazul în care țintim o implementare conformă a sistemului, putem să ne ghidăm după următoarele aspecte:

Alege soluția informatică de facturare cea mai potrivită nu cea mai ieftină. Dacă faci rabat de la calitate ținând cont de costuri cât mai mici, acest aspect te va costa conformare legislativă. La momentul actual, aplicațiile de facturare au cunoscut optimizări semnificative, aspect care are o influență favorabilă asupra activității companiilor. Analizează, scanează și focusează-te pe cea mai potrivită soluție pentru satisfacerea nevoilor informaționale în materie de RO e-factura. Rabatul de la calitate și prioritizarea unor costuri mai reduse atunci când vorba despre achiziționarea unei soluții de facturare nu este cea mai sustenabilă soluție pentru asigurarea celor mai complexe cerințe legate de RO e-factura.
Testează soluția aleasă. Alege furnizorii de soluții digitale care permit o perioadă de probă sau testare a aplicației de facturare. Acest aspect poate face diferența dintre succes în implementare și eșec. Discută cu furnizorul de soluții digitale și identifică opțiuni de optimizare a acesteia în cazul în care observi faptul că aceasta nu se pliază pe cerințele tale. (program de facturare)
Instruiește personalul. Un aspect important pentru a asigura liniaritarea procesului este reprezentat de prioritizarea instruirii personalului pentru utilizarea aplicației. Angajații trebuie să cunoască modul de funcționare al acesteia înainte ca aceasta să devină operațională.
Monitorizează și optimizează. Este important să ții cont de monitorizarea continuă a procesului de implementare pentru a interveni ori de câte ori acesta nu se derulează conform planului.
Integrarea cu sistemele existente în cadrul companiei. O implementare corectă face referire automat și la posibilitatea de integrare a RO e-facturii cu sistemele ERP, CRM din cadrul companiei. Scopul principal este redat de eliminarea intervenției manuale și conturarea unui ecosistem digital al datelor.

De ce ar trebui să privești RO e-factura ca o investiție pe termen lung și nu ca un cost?

Acum că am punctat principalele aspecte care fac ca sistemul RO e-factura să fie văzut în termeni de investiție și nu de costuri, poate te întrebi de ce este totuși necesar să faci această tranziție. În principal deoarece:

Sistemul RO e-factura va defini afacerea ta ,,pe viață”, adică nu vei putea să îl elimini odată ce nu mai generează plusvaloare.
Sistemul RO e-factura te poate ajuta să conturezi ecosistemul digital al operațiunilor financiar-contabile, practic poate da startul la ceea ce reprezintă digitalizarea complexă a proceselor de achiziții și de vânzări acesta fiind un prim pas spre conturarea întregului ecosistem digital.
Creează realmente o bază pentru automatizare. Odată cu posibilitatea preluării facturilor din cadrul platformei RO e-factura și a standardizării datelor legate de achiziții și vânzări se deschide și oportunitatea pătrunderii facile a inteligenței artificiale la nivelul contabilității.

Acestea sunt principalele 3 aspecte de care poți să ții cont pentru reconsiderarea modului de raportare la paradigma RO e-facturii în cadrul afacerii tale, aspecte care marchează tranziția de la considerarea sistemului în materie de costuri la investiție pe termen lung.

Referințe principale de informare

Ordonanță de urgență nr. 120 din 4 octombrie 2021 privind administrarea, funcționarea și implementarea sistemului național privind factura electronică RO e-Factura și factura electronică în România, precum și pentru completarea Ordonanței Guvernului nr. 78/2000 privind omologarea, eliberarea cărții de identitate a vehiculului și certificarea autenticității vehiculelor rutiere în vederea introducerii pe piață, punerii la dispoziție pe piață, înmatriculării sau înregistrării în România, precum și supravegherea pieței pentru acestea, Publicat în Monitorul Oficial nr. 960 din 7 octombrie 2021.

17 Apr

Program e-Factura . 4 weeks ago . XML (UBL 3.0)

Auditul datelor din RO e-factura: ghid de bune practici pentru antreprenori

Familiarizarea antreprenorilor cu tot ceea ce presupune utilizarea sistemului RO e-factura generează necesitatea accesării unui alt nivel al abordării paradigmei. Digitalizarea fiscală din România testează noi limite ale conducătorilor de afaceri și capacitatea acestora de a se adapta și readapta la multiple schimbări. Sistemul RO e-factura vine să redefinească relația dintre companii și ANAF.

Auditul datelor în contextul digitalizării devine un imperativ al asigurării gradului corect de conformitate fiscală și legislativă. Este un concept și fenomen modern mai puțin cunoscut de către antreprenorii actuali dar cu incidență directă asupra activității derulate de către aceștia. A audita înseamna a analiza anumite informații pentru a aprecia gradul de conformitate a acestora. Având în vedere contextul economic extrem de dinamic și cerințele tot mai complexe în ceea ce privește conformitatea, companiile ar trebuie să ofere mult mai multă atenție aspectului verificării sau auditării documentelor generate ca urmare a activității derulate.

Aplicabilitatea auditului în ceea ce privește utilizarea RO e-facturii are două nuanțe: verificarea sau auditarea din punct de vedere tehnic și auditarea din punct de vedere fiscal. Cu alte cuvinte, utilizatorii platformei trebuie să analizeze documentele ținând cont de acest direcții. Ce înseamnă validarea datelor din punct de vedere tehnic? Dar din perspectivă fiscală? Vom afla aceste nuanțe în cele ce urmează.

Facturile emise la momentul actual de către toții utilizatorii sistemului RO e-factura urmează anumite tipare clare din punct de vedere tehnic. Aceste reguli de validare tehnică au fost intens testate de către utilizatorii sistemului încă de la debutul utilizării paradigmei. Unele dintre ele au devenit reguli de validare a facturilor de vreme ce altele sunt încă testate de către dezvoltatorii de soluții digitale de facturare pentru o integrare armonioasă la nivelul aplicațiilor de facturare.

Care ar fi principalele reguli tehnice atunci când vine vorba de completarea facturii emise care face obiectul RO e-facturii?

Iată mai jos o listă a acestora:

Format xml UBL obligatoriu pentru toate facturile încărcate în cadrul sistemului;
Codul BT-3 conform specificațiilor RO-CIUS care indică tipul de factură încărcată în cadrul sistemului/;
Elemente de conținut complete. De exemplu, pentru factura codificată prin codul 380, este necesar să menționăm: datele de identificare ale vânzătorului și ale cumpărătorului: de la numele acestora până la o serie de alte informații relevante care să permită identificarea corectă a celor două părți implicate în procesul tranzacțional; numărul unic al facturii, data emiterii facturii, descrierea bunurilor sau serviciilor furnizate, valoarea totală a acestora, data livrării bunurilor sau prestării serviciilor sau data încasării unui avans.
Reguli de emitere. Pentru fiecare cod de factură, există o serie de reguli de emitere de care trebuie să ținem cont.

De exemplu, dacă după emiterea unei facturi inițiale, întocmim o factură de stornare, atunci trebuie să ținem cont de toate elementele facturii inițiale și să emitem factura storno cu semnul ,,-”. Astfel, va trebui să fim atenți la toate elementele facturii de stornare în așa fel încât aceasta să facă referire la factura inițială. De pildă, dacă după emiterea și încărcarea unei facturi constatăm erori, atunci corectarea acesteia se realizează ținând cont de anumite reguli specifice. Dacă de exemplu, constatăm faptul că totalul facturii emise și încărcate în cadrul sistemului a fost eronat, vom recurge la corectarea erorii materiale printr-o factură de stornare. Astfel, factura emisă cu codul 380 (factură) va fi corectată prin intermediul uneia de stornare care va fi emisă cu semnul ,,-”. În cazul acesta va trebui să fim atenția la aspectul următor: prețul net al articolului BT-146 trebuie obligatoriu sa aibă valoare pozitivă. Conform normelor lansate și de către ANAF, elementele facturii originale trebuie să fie clar referențiate și menționate, și anume referința facturii precedente și data de emitere a facturii anterioare, asociate codurilor BT-25 și BT-26. În situația în care, corectăm o factură de stornare care are deja valoare negativă, aceasta va fi codificată conform codului 380, însă valorile vor fi pozitive.

Exemplu concret din practica comercială

Considerăm cazul ipotetic al unei companii autohtone care comercializează mobilier la comandă. Astfel, aceasta va emite o factură codificată prin codul 380, care va cuprinde aspectele principale ale tranzacției și anume, datele de identificare ale partenerilor, descrierea produselor comercializare, cantitate, preț unitar, valoarea totală, TVA-ul aferent tranzacției, instrucțiuni de plată și alte detalii necesare de clarificat în cadrul tranzacției.
După emiterea și transmiterea facturii, clientul sesizează o neregulă la produsul comercializat cu livrare ulterioară comenzii, și solicită returnarea acestuia. Pentru a corecta tranzacția inițială, furnizorul va proceda la întocmirea unei facturi de stornare. Acest document va fi marcat tot prin intermediul codului 380, corecția fiind realizată la nivelul poziției care reprezintă bunul returnat (corecția se realizează la nivel de linie cu semnul ,,-”, prețul va avea valoare pozitivă). Acum că am punctat mecanismul tranzacției, vom vedea care sunt aspectele legate de auditul efectiv sau verificarea corectitudinii operațiunii.

Pașii de auditare a operațiunii:

1. Factura de stornare trebuie să facă trimitere la factura inițială pentru a asigura trasabilitatea tranzacției (adică se vor completa date în cadrul câmpului BT-25 Referință factură precedentă unde vom nota numărul facturii precedente);
2. Factura de stornare va avea menționată data de emitere a facturii inițiale (BT-26);
3. Factura de storno va cuprinde descrierea bunurilor returnate (cantitatea pieselor de mobilă returnate, cu semnul ,,-”);
4. Valoarea stornată a piesei de mobilier va fi marcată cu semnul ,,-”, astfel în cadrul facturii va apărea -1 x prețul unitar al produsului (care trebuie să aibă valoare pozitivă). Astfel, valoarea corpului de mobilier returnat va fi evidențiată cu -, fiind marcată în mod distinct și valoarea aferentă a TVA-ului;
5. Verificarea regulilor de validare tehnică a elementelor facturii;
6. Transmiterea manuală sau automată a facturii în cadrul sistemului național RO e-factura. Recomandarea principală în acest sens este legată de transmiterea facturii emise în cadrul sistemului în manieră automată pentru a evita anumite neplăceri legate de omiterea transmiterii documentului în timp util;
7. Verificarea statusului facturii transmise prin intermediul platformei.

Mai sus, identificăm 7 aspecte principale de care trebuie să ținem cont pentru emiterea facturii și încărcarea corectă a acesteia în cadrul platformei. Cu alte cuvinte, discutăm despre un protocol de auditare a informațiilor referitoare la transmiterea facturii în cadrul sistemului național RO e-factura.

O altă nuanță a auditării facturii electronice din perspectiva RO e-TVA este cea legată de verificarea aspectelor fiscale. Mai sus am punctat auditarea laturii tehnice a facturării. Nu trebuie să o omitem pe cea fiscală, care are implicații majore asupra conformității la reglementările specifice facturării electronice. Cum ne raportăm la aspectul auditării informațiilor aferente operațiunii facturate, din punct de vedere fiscal? Din punct de vedere fiscal, factura trebuie să respecte o serie de reguli sau cutume raportat în manieră directă la taxa pe valoare adăugată, încadrarea corectă a operațiunii din punct de vedere a regimului fiscal aplicabil etc. Sunt o serie de aspecte de care trebuie să ținem cont atât înainte de a emite factura cât și la momentul emiterii și transmiterii acesteia în cadrul platformei. Auditarea fiscală a informațiilor cuprinse de către factura transmisă în cadrul sistemului face deci referire la asigurarea contribuabilului cu privire la înscrierea corectă a cotelor de TVA în cadrul documentului și la tipul operațiunii din punct de vedere a regimului fiscal aplicabil. Adică trebuie să încadrăm corect tranzacția derulată și să evidențiem dacă aceasta este scutită de TVA, i se aplică taxare inversă, scutită fără drept de deducere sau cu drept de deducere. Atenție și la tratamentul contabil și fiscal al avansurilor.

Atunci când discutăm despre aspectul auditării facturilor emise și transmise în cadrul sistemului RO e-facturii, acesta manifestă o nuanță duală. Discutăm astfel despre o verificare a informațiilor atât din punct de vedere tehnic cât și din perspectivă fiscală. În esență, auditarea informațiilor facturilor emise și transmise în cadrul RO e-factura se rezumă la următorii pași:

1. Încadrarea corectă a operațiunii comerciale raportat la cele 3 paliere specifice RO e-facturii: B2B, B2C și B2G;
2. Asigurarea corectitudinii privind transpunerea datelor specifice facturii care urmează să fie transmisă în cadrul sistemului RO e-factura prin intermediul aplicației informatice de facturare;
3. Validarea din punct de vedere tehnic a fișierului de tip xml;
4. Validarea din punct de vedere al conținutului facturii emise (elementele obligatorii și componente definitorii ale tranzacției);
5. Generare xml valid, complet și corect din punct de vedere tehnic;
6. Încărcarea facturii în cadrul sistemului RO e-factura. La încărcarea manuală se ține cont de o serie de reguli de validare redate de verificarea manuală a corectitudinii fișierului de tip xml după generarea autonomă a acestuia (în afara unui soft de facturare) și încărcarea manuală a acestui fișier în RO e-factura (logare prin intermediul certificatului digital>încărcare a fișierului de tip xml>verificare a statusului privind încărcarea). Toate aceste etape sunt eliminate în situația utilizării unui soft de facturare integrat cu RO e-factura care asigură fluidizarea procesului privind transmiterea facturilor în cadrul sistemului și validarea acesteia fără erori.
7. Asigurarea cu privire la primirea facturii de către client. Chiar dacă factura a fost emisă și încărcată în cadrul sistemului fără erori, sistemul de facturare poate transmite automat un mesaj cu privire la emiterea și încărcarea facturii în cadrul sistemului pentru avizarea clientului cu privire la emiterea documentului.

Acestea sunt cele 7 etape în ce privește procesul general de auditare a facturării. Chiar dacă în practica financiar-contabilă se discută destul de puțin despre o auditare a informațiilor, totuși, acesta este un proces care deși nu este denumit în manieră generică în practică, totuși, se întâmplă. Adică, discutăm despre o verificare a tuturor informațiilor cuprinse prin intermediul facturilor emise și transmise în cadrul RO e-facturii. De este necesar un audit al informațiilor ce conturează întreg procesul RO e-facturii? Există cel puțin două rațiuni pentru care auditarea informațiilor din cadrul facturii electronice este o necesitate: pentru obținerea conformării din punct de vedere legislativ și pentru asigurarea continuității afacerii având în vedere faptul că aceasta nu mai poate funcționa în afara utilizării sistemului RO e-facturii.

Fiecare antreprenor sau deținător de afacere este responsabil de cartografierea corectă a schimbării din punct de vedere digital, legislativ și fiscal. Acest aspect este un proces în care sunt angrenați mai mulți factori decizionali, reușita fiind rezultanta unui cumul de factorii esențiali în cadrul acestuia.

Referințe principale de informare

Site-ul ANAF, Ghid de utilizare a codurilor dedicate tipurilor de facturi, a diverselor categorii de TVA, precum și a altor reguli, în sistemul național privind factura electronică RO e-Factura, material în format electronic disponibil la adresa: https://static.anaf.ro/static/10/Anaf/Inform atii_R/Ghid%20cod%20facturi_final%20v2.9.pdf

17 Apr

Program e-Factura . 4 weeks ago . Legislație e-Factura

Top 5 întrebări esențiale despre RO e-factura în anul 2026

Ultimii ani de pe tărâmul RO e-facturii au stat permanent sub semnul dinamismului din punct de vedere a termenelor limită, a sancțiunilor precum și a tipurilor de utilizatori care au completat constant tabloul obligativității în utilizare. În tot acest timp, paradigma a realizat un adevărat shift spre o normalitate a contribuabililor, și nu doar o simplă intenție de modernizare digitală venită din partea autorităților fiscale. Nu poți din postura unui antreprenor informat și dedicat afacerii să nu te întrebi care sunt principale aspecte de care trebuie să ții cont la momentul acesta cu privire la această platformă, în contextul unei avalanșe informaționale consistente. În acest context, am conturat pentru tine 5 cele mai importante întrebări esențiale din sfera RO e-facturii în anul 2026.

Pentru cei mai mulți antreprenori din România, tranziția la utilizarea sistemului RO e-factura nu a fost lipsită de provocări: de la erori tehnice legate de validarea facturilor, incertitudine în ceea ce privește momentul ralierii la utilizarea platformei, la dificultăți legate de integrarea cu sistemele informatice existente și interpretarea corectă a regulilor de utilizare atât din punct de vedere tehnic cât și fiscal.

Cel adesea, în practica facturării întrebările sunt recurente, fie ca discutăm despre o companie de mici dimensiuni sau despre una care deține alți parametrii de funcționalitate. Adică, cei mai mulți antreprenori se confruntă cu aproape aceleași spețe în mod constant legat de utilizarea sistemului RO e-factura. Pentru a veni în sprijinul celor cărora nu pot să conceapă ideea armoniei și bunăstării lăsată în urmă la nivelul afacerii derulate, conturăm aici 5 cele mai importante întrebări din sfera RO e-facturii, ,,culese” de la începutul utilizării paradigmei până în prezent.
Informațiile se adresează oricărui utilizator al platformei RO e-factura, și aduce în prim plan cele mai importante spețe ale momentului.

1. Facturile emise care trebuie transmise în cadrul sistemului RO e-factura pot fi încărcate și manual în platformă?

Obligativitatea respectării unui termen limită a generat necesitatea identificării celor mai eficiente metode privind transmiterea facturii în cadrul sistemului. Digitalizarea întregului proces a însemnat automat și updatarea aplicațiilor de facturare în sensul integrării RO e-facturii în cadrul acestora. Astfel, transmiterea facturilor emise în cadrul platformei se realizează în mod prioritar automat. Antreprenorii se întreabă dacă există și varianta transmiterii manuale a facturilor în cadrul sistemului. Răspunsul este da. În contextul în care activitatea derulată de către compania ta nu este extrem de complexă și nu presupune un volum foarte mare de facturi emise, atunci transmiterea manuală a acestora poate fi posibilă. Cu toate acestea, recomandarea este aceea de a transmite automat facturile în cadrul sistemului pentru a te asigura că termenul limită de transmitere este respectat și conformitatea fiscală menținută.

2. Care este termenul legal de transmitere a facturilor în cadrul sistemului? 5 zile calendaristice sau 5 zile lucrătoare?

Altă întrebare de interes major pentru antreprenorii anului 2026, indiferent de experiența acestora în câmpul antreprenorial este conturată de termenul transmiterii facturii în cadrul sistemului național. Având în vedere faptul că acesta a suferit o serie de nuanțe încă de la începutul utilizării sistemului până în prezent, este just ca antreprenorii să fie debusolați. La momentul actual, termenul legal de transmitere a facturii în cadrul sistemului național este de 5 zile lucrătoare. Astfel, conform articolului 10, alin. (7), termenul limită privind transmiterea facturilor în cadrul sistemului național este de 5 zile lucrătoare. Deci, a fost realizată trecerea de la 5 zile calendaristice la 5 zile lucrătoare. Acestă modificare este foarte benefică pentru utilizatorii sistemului RO e-factura întrucât elimină presiunea încărcării facturilor în termene limită uneori dificil de respectat.

3. Utilizarea sistemului RO e-factura este obligatorie pentru toate firmele sau există și excepții?

Probabil toți antrenorii s-au gândit la un moment dat la posibilitatea exceptării afacerii lor de la obligativitatea utilizării sistemului RO e-factura. Totuși, aplicabilitatea utilizării platformei este atât de extinsă încât sunt extrem de puține excepții de la utilizarea acesteia. Oricum, aceste excepții nu se referă nicidecum la persoanele juridice. Toate firmele organizate sunt forma unei persoane juridice trebuie să utilizeze la momentul actual sistemul RO e-factura, indiferent dacă sunt SRL-uri, SA-uri, SNC-uri etc. Există doar anumite excepții în zona persoanelor fizice care utilizează RO e-factura. De exemplu, agricultorii persoane fizice precum și nouă categorie de utilizatori care urmează să adere la utilizarea sistemului începând cu data de 1 iunie 2026 și anume persoanele fizice furnizori sau prestatori care se identifică în relațiile comerciale prin intermediul CNP-ului.

4. Este obligatorie transmiterea tuturor documentelor emise în cadrul platformei? Și a facturilor intracomunitare și a celor extracomunitare? Dar a bonurilor fiscale și a avizelor de expediție a mărfii?

O altă întrebare de interes major pentru antreprenori sau utilizatorii sistemului RO e-factura este cea legată de tipul de documente care trebuie trimise în cadrul sistemului. Este o întrebare justă având în vedere o serie de aspecte de noutate reglementate permanent în spectrul utilizării sistemului. Toate facturile emise în relația de tip B2B, B2G și B2C se transmit în cadrul platformei. Ce nu se transmite în RO e-factura? Bonurile fiscale care îndeplinesc condițiile unei facturi simplificate, care conform art. 10 din OUG 120/2021 fac excepție de la transmiterea în cadrul platformei, alături de facturile emise pentru livrări intracomunitare de bunuri, pentru care beneficiarul persoană impozabilă stabilită în România comunică un cod de înregistrare în scopuri de TVA din alt stat membru care nu se transmit în cadrul platformei RO e-factura. Cât privește avizele de însoțire a mărfii, acestea nu sunt considerate documente cu valoare contabilă sau justificativă, deci oricum nu pot să facă obiectul transmiterii în cadrul sistemului. Autofacturile se transmit în cadrul platformei întrucât acestea sunt considerate documente emise în relația de tip B2B. ?

5. Facturile emise și transmise în cadrul sistemului se mai trimit clienților prin intermediul e-mailului?

Dacă înainte de RO e-factura, aceasta era o practică destul de frecventă în cadrul companiilor, astăzi lucrurile stau puțin diferit atunci când discutăm despre transmiterea prin intermediul adresei de e-mail. Nu este interzis să transmitem facturile în continuare prin intermediul altor canale de comunicare decât cel oficial redat la acest moment de sistemul RO e-factura. La acest moment, singurele documente cu valoare justificativă sunt facturile primite prin intermediul sistemului RO e-factura. Astfel, doar aceste documente mai pot fi înregistrate în contabilitate. Deci, dacă mai primești facturi clasice prin intermediul adresei de e-mail ori alte canale de comunicare, acestea nu pot fi înregistrate în contabilitate, cu alte cuvinte nu mai reprezintă o bază justificativă elocventă și legală pentru operațiunea derulată. Totuși, nu este interzis să informezi clientul despre emiterea facturii prin intermediul adresei de e-mail. Rămâne însă o practică nerelevantă în contextul RO e-facturii.
Atunci când vine vorba despre utilizarea sistemului RO e-factura, dilemele antreprenorilor nu se termină niciodată. Având în vedere toate modificările ce survin cu o anumită regularitate în utilizarea platformei, utilizatorii mereu vor avea nevoie de informare constantă. În cadrul acestui material am răspuns la 5 întrebări de actualitate pentru ceea ce presupune utilizarea paradigmei la momentul actual de către companii.

Referințe principale de informare

Ordonanța de urgență nr. 120 din 4 octombrie 2021 privind administrarea, funcționarea și implementarea sistemului național privind factura electronică RO e-Factura și factura electronică în România, precum și pentru completarea Ordonanței Guvernului nr. 78/2000 privind omologarea, eliberarea cărții de identitate a vehiculului și certificarea autenticității vehiculelor rutiere în vederea introducerii pe piață, punerii la dispoziție pe piață, înmatriculării sau înregistrării în România, precum și supravegherea pieței pentru acestea, Publicat în Monitorul Oficial nr. 960 din 7 octombrie 2021.

01 Apr

Program e-Factura . 1 month ago . Legislație e-Factura

Lista completă a persoanelor ce trebuie să utilizeze RO e-factura în anul 2026

În anul 2026, utilizarea RO e-facturii nu mai reprezintă o opțiune. Aceasta este o realitate cu care afacerile autohtone se confruntă de o perioadă mai îndelungată. Modificarea permanentă a condițiilor de funcționalitate a sistemului determină necesitatea ca utilizatorii să fie constant vigilenți cu privire la toate aceste transformări. În afara acestui aspect, există posibilitatea să figurezi deja pe lista persoanelor obligate la utilizarea sistemului RO e-factura și să nu știi, ceea ce se soldează cu ,,ieșirea din zona de siguranță” în ceea ce privește conformitatea legală. Menținerea afacerii pe linia legalității poate fi o reală provocare în anul 2026, pe fondul multiplicării obligațiilor antreprenorilor sau deținătorilor de afaceri în această direcție.

Lărgirea cadrului de funcționalitate a sistemului RO e-factura, a atras după sine actualizarea normelor legislative în ceea ce privește responsabilitatea utilizatorilor pentru utilizarea platformei. Utilizarea pe scară largă a sistemului RO e-factura reprezintă o provocare reală nu doar pentru cei care trebuie să se ralieze modificărilor ci și pentru ANAF. Implicațiile sistemului RO E-factura asupra altor paradigme ale digitalizării fiscale sunt semnificative iar asigurarea funcționării corecte a acesteia esențială.

Așa cum menționam și cu alte ocazii, anul 2026 a venit cu o serie de modificări în spectrul utilizării RO e-facturii. Una dintre cele mai importante modificări și cu impact direct asupra derulării oriecărei afaceri la momentul actual este cea legată de lărgirea spectrului de aplicare a sistemului RO e-factura la nivelul contribuabililor autohtoni. Este important să cunoaștem aceste aspecte întrucât ele contribuie la menținerea afacerii pe direcția corectă a legalității fiscale. Prin intermediul acestui material, te invităm să afli lista completă a contribuabililor care trebuie să utilizeze în anul 2026 sistemul RO e-factura.

Lista contribuabililor care trebuie să utilizeze RO e-factura în anul 2026

Așa cum spuneam, în anul 2026 s-au adăugat noi categorii de contribuabili care sunt obligați la utilizarea sistemului RO e-factura. În cele ce urmează vom ilustra lista completă a contribuabililor obligați în anul 2026 la utilizarea sistemului RO e-factura.

Lista contribuabililor obligați la utilizarea RO e-facturii în anul 2026

1. Persoanele juridice organizate sub forma unui SRL, SA, SCS, SCA etc. Toate persoanele juridice din România care activează sub cupola unui SRL, SA, SCS, SCA sau a unei alte forme de organizare juridică sunt obligate să utilizeze sistemul RO e-factura în anul 2026. Interacțiunea acestora cu alte persoane juridice intră sub cupola relației de tip B2B, aceasta fiind subiectul transmiterii facturilor în cadrul sistemului. Astfel, tranzacția care are ca obiect execuția de lucrări, livrarea de bunuri ori prestarea de servicii dintre doi operatori economici trebuie declarată prin intermediul sistemului RO e-factura. Așadar, dacă ești persoană juridică organizată sub oricare dintre formele de mai sus, trebuie să utilizezi sistemului RO e-factura.
2. Persoanele fizice autorizate sau entitățile fără personalitate juridică
Atunci când discutăm despre entități fără personalitate juridică ne referim la persoanele fizice autorizate, întreprinderile individuale, întreprinderile familiale etc. Relațiile comerciale ale acestora cu alte persoane juridice fac obiectul transmiterii facturilor emise în cadrul sistemului RO e-factura. De asemenea, facturarea către persoanele fizice identificate prin intermediul unui CNP este un element de obligativitate pentru PFA-urile care derulează astfel de relații comerciale. Astfel, o entitate fără personalitate juridică are obligația de a emite facturi pentru prestarea de servicii, comercializarea de bunuri ori executarea de lucrări atât pentru persoanele juridice cât și către peroanele fizice.
3. Agenții economici care sunt parte integrantă a unui contract din domeniul achiziților publice
Facturarea electronică în contextul relației de tip B2G presupune obligativitatea transmiterii facturării electronice prin intermediul sistemului RO e-factura, de către agenții economici stabiliți în România, precum și de către cei care nu sunt stabiliți în România care optează pentru utilizarea sistemului RO e-factura. Astfel, în baza unor contracte încheiate cu instituții publice în vederea unor achiziții publice este necesar să se emită facturi care sunt ulterior transmise în cadrul sistemului RO e-factura de către contribuabilii menționați mai sus. Facturile emise se transmit autorităților prin intermediul platformei naționale RO e-factura, acestea deținând 3 obligații clar delimitate prin intermediul OUG 120/2021, și anume: să primească factura electronică prin intermediul sistemului RO e-factura și să o descarce din cadrul acestuia; să prelucreze factura electronică; să se asigure asupra conformității, legalității și regularității facturii, în conformitate cu modificările în vigoare. Acestea sunt principalele aspecte care intră sub incidența autorităților publice.
4. Asociații, fundații, alte asociații fără scop lucrativ/patrimonial, partidele politice și cultele care nu sunt înregistrate în scopuri de TVA
În cadrul relațiilor comerciale pe care entitățile de mai sus le derulează cu persoanele juridice în relația de tip B2B precum și cu cele fizice în relația de tip B2C, acestea sunt obligate la transmiterea facturilor prin intermediul platformei RO e-factura. Dacă acestea au beneficiat de scutire de la utilizarea sistemului până la mijlocul anului 2025, la momentul actual ele trebuie să utilizeze platforma RO e-factura pentru transmiterea documentelor emise în relațiile comerciale cu partenerii persoane juridice sau fizice. Utilizarea sistemului este delimitată de înscrierea acestora în cadrul Registrului RO e-factura obligatoriu. Conectarea în cadrul sistemului se realizează tot pe baza certificatului digital.
5. Persoanele impozabile înregistrate sau nu ca plătitoare de taxă pe valoare adăugată au obligația de a transmite facturile emise în cadrul sistemului RO e-factura, fie că acestea sunt emise către persoane fizice sau către persoane juridice.
6. Persoanele impozabile stabilite în România, indiferent dacă sunt sau nu înregistrate ca entități plătitoare de TVA, în relația cu instituțiile publice, altele decât cele specifice relației de tip B2G.
7. Organele de executare silită, inclusiv executori judecătorești și Agenția Națională de Administrare a Bunurilor Indisponibilizate, care emit facuri în numele și în contul furnizorilor, persoane impozabile stabilite în România, indiferent dacă furnizorii sunt sau nu înregistrați în scopuri de TVA, ”pentru livrările de bunuri efectuate în cadrul operațiunilor de executare silită sau de valorificare a bunurilor mobile și imobile sechestrate în cadrul procesului penal”. Aceste facturi se trimit și furnizorilor prin intermediul sistemului național RO e-factura.
8. Operatorii economici nestabilități în România pot să utilizeze sistemul RO e-factura pentru transmiterea facturilor emise în relațiile comerciale de tip B2B și B2G.

Remarcăm mai sus așadar, 8 categorii de utilizatori ai sistemului RO e-factura în anul 2026. O altă nuanță a utilizării platformei este redată de utilizatorii poteniali ai paradigmei sau cei care trebuie să utilizeze sistemul în perioada proximă. Astfel, începând cu a doua jumătate a anului 2026, trebuie să utilizeze sistemul RO e-factura pentru a transmite facturile emise:

A. Agricultorii persoane fizice care aplică Regimul special pentru agricultori care au obligația de a utiliza sistemul RO e-factura începând cu luna iunie a anului 2026, după ce a fost prelungită perioada de ”acomodare” în vederea calibrării sistemelor informatice la cerințele RO e-facturii;
B. Prestatorii sau furnizorii persoane fizice care se identifică fiscal prin codul numeric personal trebuie să utilizeze platforma începând cu data de 1 iunie 2026, după modificarea termenului de raliere la această modificare de la 15 ianuarie 2026 la 1 iunie 2026.

Acestea ar fi două categorii de utilizatori care trebuie să înceapă în acest an să utilizeze platforma RO e-factura. Amânarea utilizării platformei este reprezentată de necesitatea adaptării utilizatorilor la modificările informatice care au legătură directă cu utilizarea platformei RO e-factura.

În sinteză, categoriile de utilizatori care trebuie să utilizeze în anul 2026 platforma RO e-factura sunt reprezentate de:
– orice contribuabil persoană juridică ce își derulează activitatea pe teritoriul României, entitățile care nu sunt deținătoare a personalității juridice derulându-și activitatea sunt forma unui PFA, II, IF;
– agenții economici care fac parte dintr-un contract de tip B2G;
– asociațiile, fundațiile și alte asociații fără scop lucrativ/patrimonial,
– cultele și partidele politice care nu sunt înregistrate în scopuri de TVA,
– companiile nestabilite în România,
– Organele de executare silită, inclusiv executori judecătorești și Agenția Națională de Administrare a Bunurilor Indisponibilizate,
– persoanele impozabile stabilite în România, indiferent dacă sunt sau nu înregistrate ca entități plătitoare de TVA, asociații, fundații, alte asociații fără scop lucrativ/patrimonial, partidele politice și cultele care nu sunt înregistrate în scopuri de TVA.

Fiecare contribuabili trebuie să depună toate eforturile necesare pentru a implementa eficient modificările de natură digital-fiscală în direcția ralierii la ceea ce presupune utilizarea sistemului RO e-factura.

Referințe principale de informare

Ordonanță de urgență nr. 120 din 4 octombrie 2021 privind administrarea, funcționarea și implementarea sistemului național privind factura electronică RO e-Factura și factura electronică în România, precum și pentru completarea Ordonanței Guvernului nr. 78/2000 privind omologarea, eliberarea cărții de identitate a vehiculului și certificarea autenticității vehiculelor rutiere în vederea introducerii pe piață, punerii la dispoziție pe piață, înmatriculării sau înregistrării în România, precum și supravegherea pieței pentru acestea, Publicat în Monitorul Oficial nr. 960 din 7 octombrie 2021.
Ordonanța Guvernului nr. 6 din 30 ianuarie 2026 pentru completarea Legii nr. 207/2015 privind Codul de procedură fiscală, precum și unele măsuri fiscal-bugetare, Publicat în Monitorul Oficial nr. 77 din 30 ianuarie 2026.

01 Apr

Program e-Factura . 1 month ago . Legislație e-Factura

Sancțiunile aplicabile în anul 2026 cu privire la neconformarea RO e-facturii

Legislația autohtonă a ajuns să reprezinte un factor stresor major pentru unele companii, în așa manieră încât respectarea normelor legislative se realizează în cele mai multe situații exclusiv pentru a evita sancțiunile. Teama de repercusiuni financiare reprezentate de amenzi ca urmare a nerespectării normelor primează în locul respectării aspectelor legislative în vederea conturării bunăstării economice și a fluidizării muncii fiecărui departament. Cu alte cuvinte, antreprenorii, mai mult din constrângere și nu de ,,bunăvoie” ajung să identifice cele mai elocvente instrumente prin care să adreseze aceste modificări legislative extrem de dinamice. Oricum, de bună voie ori din constrângere, legislația economico-finanaciară trebuie să aibă rezonanță pozitivă în cadrul fiecărei companii.

Nerespectarea prevederilor legate de utilizarea RO e-facturii atrage după sine o serie de sancțiuni. Modificările din spatele acestor reglementări implică și noi nuanțe ale sancțiunilor aplicabile în anul 2026 pentru neconformare din punct de vedere legislativ. Prin intermediul acestui material vom identifica sancțiunile aplicabile în anul 2026 raportat la neîndeplinirea anumitor obligații legate de utilizarea RO e-facturii sau la îndeplinirea eronată a acestora.

Cunoaștem faptul că începând cu anul 2026, s-au produs câteva reconfigurări cu privire la utilizarea paradigmei RO e-factura de către companiile autohtone. În acest sens, implicit a fost actualizată și lista sancțiunilor aplicabile ca urmare a nerespectării modificărilor. Nu este suficient pentru antreprenori să aibă în vedere doar nuanța legată de termenul limită privind transmiterea facturilor în cadrul sistemului. Utilizarea acestuia și conformarea din punct de vedere legislativ înseamnă mult mai mult decât o simplă monitorizare a unui termen limită. Este vorba despre implicarea complexă din partea persoanelor responsabile de gestiunea financiar-contabilă a companiei și nu numai pentru a fluidiza fluxul informațional în ceea ce privește aspectele legate de RO e-factura.

Odată cu modificările aferente utilizării paradigmei RO e-factura, apar și alte nuanțe ale sancțiunilor aplicabile. Cel mai frecvent contribuabilii sunt interesați de aceste sancțiuni și de impactul lor asupra activității derulate.
Prin intermediul acestui articol, vom contura forma actuală a sancțiunilor asociate omiterii utilizării platformei RO e-factura sau a utilizării greșite a acesteia.

A. Netransmiterea de către emitentul unei facturi în relația de tip B2B, în cadrul platformei RO e-factura, a facturii emise în scopul derulării relației comerciale dintre partenerii de business;
B. Înregistrarea în contabilitate a unei facturi primită în format fizic de către contribuabil, fără să facă subiectul RO e-facturii adică fără a fi primită prin intermediul platformei;
C. Transmiterea cu întârziere a facturilor emise în cadrul platformei RO e-factura, în sensul nerespectării celor 5 zile lucrătoare de la momentul emiterii documentului. Prevederea este valabilă chiar și în cazul în care termenul limită este depășit în cazul unei singuri facturi emise. Cu alte cuvinte, dacă ai omis termenul limită cu privire la încărcarea unei facturi în cadrul sistemului RO e-factura, ești expus aplicării sancțiunilor. Orizontul de timp pentru nerespectarea acestei reglementări este redat de luna calendaristică.
D. Nerespectarea reglementării legată de transmiterea facturii emise de către un agent economic plătitor sau neplătitor de TVA către o persoană fizică ,,pentru livrările de bunuri și prestările de servicii care au locul livrării/prestării în România”, relație comercială ce conturează relația de tip B2C, pentru una sau mai multe facturi al căror termen limită de transmitere intervine în cursul unei luni calendaristice.
E. Nerespectarea transmiterii facturii emise prin intermediul sistemului RO e-factura a organelor de executare silită, inclusiv executorii judecătorești și Agenția Națională de Administrare a Bunurilor Indisponibilizate care emit facturi în numele și în contul furnizorului pentru livrările de bunuri efectuate în contextul derulării operațiunilor de executare silită, ,,sau de valorificare a bunurilor mobile și imobile sechestrate în cadrul procesului penal”.

O nuanță interesantă a contravențiilor este legată de faptul că termenul de 5 zile lucrătoare este menționat doar la unul dintre cele 5 puncte care fac subiectul articolului 13^2 ce conturează lista acestora. Practic, mențiunea explicită cu privire la depășirea termenului de transmitere a facturilor emise apare doar în cadrul primei contravenții menționate, următoarele dintre aceste cuprinzând indirect referirea la această reglementare. Este un aspect nuanțat care nu are incidență directă asupra obligativității utilizării sistemului RO e-factura și a implicațiilor în ceea ce privește emiterea facturilor ce fac obiectul transmiterii în cadrul platformei.

Care este cuantumul penalizării în ceea ce privește nerespectarea acestor reglementări?

Nerespectarea reglementărilor menționate mai sus se sancționează cu amenzi. În cadrul tabelului de mai jos putem vizualiza punctual cuantumul acestora:
Sanțiuni Consecințe

A. Amendă egală cu 15% din valoarea facturii
B. Amendă egală cu 15% din valoarea facturii
C. Amendă de la 5.000 lei la 10.000 lei, pentru persoanele juridice încadrate în categoria contribuabililor mari, definiți potrivit legii, cu amendă de la 2.500 lei la 5.000 lei, pentru persoanele juridice încadrate în categoria contribuabililor mijlocii, definiți potrivit legii, și cu amendă de la 1.000 lei la 2.500 lei, pentru celelalte persoane juridice, precum și pentru persoanele fizice
D. Amendă de la 5.000 lei la 10.000 lei, pentru persoanele juridice încadrate în categoria contribuabililor mari, definiți potrivit legii, cu amendă de la 2.500 lei la 5.000 lei, pentru persoanele juridice încadrate în categoria contribuabililor mijlocii, definiți potrivit legii, și cu amendă de la 1.000 lei la 2.500 lei, pentru celelalte persoane juridice, precum și pentru persoanele fizice
E. cu amendă de la 5.000 lei la 10.000 lei, pentru persoanele juridice încadrate în categoria contribuabililor mari, definiți potrivit legii, cu amendă de la 2.500 lei la 5.000 lei, pentru persoanele juridice încadrate în categoria contribuabililor mijlocii, definiți potrivit legii, și cu amendă de la 1.000 lei la 2.500 lei, pentru celelalte persoane juridice, precum și pentru persoanele fizice.

Atunci când discutăm despre sancțiunile aplicabile contribuabililor pentru nerespectarea reglementărilor asociate utilizării RO e-factura, lucrurile nu sunt foarte complexe sau complicate. În principal, utilizatorii trebuie să urmărească atent respectarea regulilor legate de emiterea corectă și completă a facturilor precum și de respectarea termenului limită privind încărcarea acestora în cadrul platformei RO e-factura.

Referințe principale de informare

Ordonanță de urgență nr. 120 din 4 octombrie 2021 privind administrarea, funcționarea și implementarea sistemului național privind factura electronică RO e-Factura și factura electronică în România, precum și pentru completarea Ordonanței Guvernului nr. 78/2000 privind omologarea, eliberarea cărții de identitate a vehiculului și certificarea autenticității vehiculelor rutiere în vederea introducerii pe piață, punerii la dispoziție pe piață, înmatriculării sau înregistrării în România, precum și supravegherea pieței pentru acestea, Publicat în Monitorul oficial nr. 960 din 7 octombrie 2021.

01 Apr

Program e-Factura . 1 month ago . Legislație e-Factura

Furnizorii/prestatorii persoane fizice identificați prin CNP obligați la utilizarea RO e-factura

Informarea de azi pentru conformarea de mâine: Modificări din sfera RO e-facturii cu aplicabilitate în perioada imediat următoare (iunie 2026)

Anticiparea în antreprenoriat poate deveni un punct forte al companiilor care vor mereu să mențină afacerea pe linia performanței. De cele mai multe ori însă, pentru a anticipa ai nevoie de mai multe resurse decât pentru a aplica efectiv anumite modificări concrete. Lucrurile devin și mai complicate atunci când discutăm despre latura fiscală a afacerii tale. De cele mai multe ori, imprevizibilitatea ce definește această zonă, face ca anticiparea să fie doar un simplu deziderat al afacerilor moderne. Totuși, există anumite instrumente de care pot să țină cont companiilor actuale pentru a reduce stresul implementării ,,în pripă” a modificărilor legislative. Realitatea practică arată totuși faptul ca entităților sunt extrem de preocupate cu tot soiul de implementări care trebuie realizate ,,ieri” în așa manieră încât nu se mai pot concentra pe modificări proiectate pentru viitorul apropiat. În situația în care persoanele responsabile de implementarea diverselor modificări legislative ar începe pregătirile sau testarea diverselor aspecte care se pregătesc a fi implementate în viitor, stresul nereușitei și a diverselor inconveniente apărute pe parcurs s-ar diminua substanțial. Totuși, aceasta nu este realitatea a celor mai multe dintre companii. Stresul modificărilor legislative nu lasă loc anticipării deși cel mai adesea actele normative plasează în viitorul apropiat anumite modificări.

Atunci când este posibil și realizabil, companiile ar putea să țină cont de pregătirea în prealabil pentru implementarea modificărilor proiectate pentru viitorul imediat apropiat. O serie de modificări de acest gen sunt cele redate de utilizarea sistemului RO e-factura.

Prin intermediul acestui material vom puncta câteva aspecte legate de pregătirea anumitor categorii de utilizatori pentru realitatea RO e-facturii. Este vorba despre o nouă categorie de utilizatori care trebuie să aibă în vedere în curând utilizarea sistemului RO e-factura.

Nu uita faptul că în anul 2026, utilizarea sistemului RO e-factura nu mai este o opțiune. Aceasta este o responsabilitate a tuturor companiilor ce conturează tabloul contribuabililor activi din punct de vedere economic. Asigură-te asupra îndeplinirii responsabilităților legate de utilizarea corectă a platformei RO e-factura. Apelează la cele mai eficiente instrumente și metode pentru a implementa schimbarea aferentă paradigmei digital-fiscale. Unul dintre aceste instrumente este reprezentat de sistemele informatice de facturare care integrează principiile de funcționalitate specifice sistemului RO e-factura, ușurând viața utilizatorului și reducând substanțial riscul de erori.

În cadrul acestui material vom identifica câteva modificări punctuale ce vizează activitatea companiilor care utilizează sistemul RO e-factura, modificări care se cer a fi implementate în viitorul imediat apropiat.

Una dintre aceste modificări a fost lansată chiar la începutul acestui an calendaristic și afectează o categorie neașteptată de utilizatori. Sau o categorie la care poate mulți nu se așteptau să facă parte din tabloul contribuabililor obligați la utilizarea sistemului. Este vorba despre furnizorii/prestatorii care se identifică fiscal prin codul numeric personal și nu au asociat un cod de identificare fiscală pentru activitatea derulată. Obligațiile cu privire la utilizarea platformei de către noua categorie de utilizatori au fost prevăzute în cadrul Ordonanței de urgență nr. 89/2025. Inițial, termenul de raliere la această modificare a fost reprezentat de data de 15 ianuarie 2026. Ulterior, acest termen a fost modificat și această categorie de contribuabili nu mai conturează temporar tabloul persoanelor obligate la utilizarea sistemului RO e-factura.

Exprimarea legislativă cu privire la această nouă categorie de contribuabili nu este foarte bine definită, în sensul în care nu sunt foarte clar delimitate ,,personajele” care intră în scena obligativității utilizării paradigmei. La cine face referire reglementarea referitoare la furnizorii/prestatorii care nu se indentifică prin intermediul unui CNP și care obțin venituri din anumite activități derulate și care sunt concret obligațiile acestora în legătură cu utilizarea RO e-facturii? Vom încerca să lămurim această problematică în cele ce urmează.

Prin intermediul Ordonanței de urgență nr. 6 din ianuarie 2026, a fost modificat termenul de raliere a furnizorilor/prestatorilor care se identifică prin cod numeric personal în derularea activităților la obligativitatea utilizării sistemului RO e-factura în sensul prelungirii acestuia până la data de 1 iunie 2026. Articolul IX al acestui act normativ fixează această modificare. Această schimbare a apărut în data de 30 ianuarie, când, teoretic, această categorie de contribuabili trebuia să figureze deja în Registrul RO e-factura obligatoriu încă de la mijlocul lunii ianuarie. În acest sens, această categorie de contribuabili, au posibilitatea de a ieși temporar din inscrierea in registrul RO e-factura obligatoriu, mențiune specificată în cadrul punctului 2, articolul IX a OUG nr. 6/2026. Acest aspect este valabil până la momentul obligativității ralierii la această modificare și anume 1 iulie 2026. Practic, această amânare vine pe fondul necesității familiarizării persoanele fizice cu ceea ce presupune aplicabilitatea platformei.

Care sunt persoanele fizice care intră în categoria furnizorilor/prestatorilor care nu se identifică prin CIF ci prin cod numeric personal?

Întrebarea care apare în acest context este legată de persoanele fizice care intră sub incidența acestor tipuri de modificări. Care sunt, punctual, categoriile de persoane fizice care trebuie să se ralieze acestei modificări? Furnizorii/prestatorii de servicii care se identifică prin cod numeric personal în relațiile cu clienții și nu prin codul de identificare fiscală pot fi considerați: persoanele care obțin venituri din drepturi de proprietate intelectuală, actori, scriitori, jurnaliști, muzicieni, compozitori, fotografi, videografi, autori de opere digitale, creatori de diverse aplicații informatice, traducători, influenceri etc.

Cum se realizează înscrierea în cadrul registrului RO e-factura din postura persoanei fizice prestatoare de servicii?

Persoanele fizice sau furnizorii/prestatorii care nu se identifică printr-un cod de identificare fiscală ci prin codul numeric personal, trebuie să se înregistreze în cadrul registrului RO e-factura obligatoriu prin intermediul SPV. Aceasta se realizează cu cel puțin 3 zile înainte de data de 1 iunie. Concret, cum se realizează înregistrarea? Se accesează Spațiul Privat Virtual pe baza numelui de utilizator și a parolei. Apoi, în secțiunea RO e-factura apar două opțiuni. Registrul RO e-factura, formular 082 și Formular 084. Cea de-a doua opțiuni și anume cea legată de formularul 084 nu este activă, adică nu se poate accesa. Acest formular face referire la Cererea privind înregistrarea în Registrul RO e-factura/renunțarea la cererea privind înregistrarea în Registrul RO e-factura. Operațiunea de înregistrare este relativ simplă în sensul în care aceasta se realizează printr-un simplu click din cadrul SPV, Registrul RO e-factura formular 082. Se alege categoria de contribuabil care dorește înrolarea în cadrul acestui Registru, cererea fiind ulterior procesată de către ANAF. De exemplu, cei care se pot înscrie din SPV accesat pe bază de username și parolă sunt asociațiile, fundațiile, partidele, cultele; agricultorii persoane fizice și alte persoane fizice impozabile identificate fiscale prin codul numeric personal. Înscrierea în cadrul Registrului este valabilă în maxim 3 zile lucrătoare de la momentul solicitării. De exemplu, un contribuabil care a solicitat înscrierea la data de 26 ianuarie a fost înscris în cadrul Registrului din data de 29.01.2026.

Există o serie de nelămuriri ale persoanelor fizice care ar trebui să se ralieze la această modificare începând cu data de 1 iunie 2026. De exemplu, una dintre aceste nelămuriri este legată de obligativitatea de a obține un certificat digital calificat. Teoretic, răspunsul la această întrebare este nu. Nu este nevoie de achiziționarea unui certificat digital calificat pentru a încărca facturile emise în calitate de persoană fizică prestatoare de servicii. Teoretic, la conectarea pe site-ul ANAF, prin intermediul secțiunii RO e-factura, există posibilitatea de conectare cu nume de utilizator. Dacă accesăm pagina principală a platformei RO e-factura, vom identifica două modalități de conectare și anume: pe baza certificatului digital și prin numele de utilizator. Companiile sau persoanele juridice se conectează prin intermediul certificatului digital calificat iar persoanele fizice, furnizorii sau prestatorii care trebuie să se ralieze utilizării RO e-facturii începând cu data de 1 iunie 2026, prin intermediul numelui de utilizator. Practic, introducem numele de utilizator iar apoi vom primi pe adresa de e-mail cu care suntem înregistrați în cadrul Spațiului Privat Virtual codul de verificare pe care îl introducem în căsuța aferentă. După această operațiune, putem să ne logăm în cadrul platformei. De aici apare adevărata provocare pentru utilizatori, aceea de a transmite în cadrul sistemului o factură validă. Despre acest aspect însă vom discuta în cadrul unui material viitor.

În concluzie, în lunile următoare, tabloul contribuabililor care utilizează RO e-factura este completat cu o nouă categorie de utilizatori, și anume, persoanele fizice sau prestatorii/furnizorii care se identifică în relațiile comerciale cu codul numeric personal. Aceștia se află în perioada de testare a platformei pentru a se asigura asupra ralierii cu succes la conformitatea legală din punct de vedere a RO e-factura.

Referințe principale de informare

Ordonanță de urgență nr. 120 din 4 octombrie 2021 privind administrarea, funcționarea și implementarea sistemului național privind factura electronică RO e-Factura și factura electronică în România, precum și pentru completarea Ordonanței Guvernului nr. 78/2000 privind omologarea, eliberarea cărții de identitate a vehiculului și certificarea autenticității vehiculelor rutiere în vederea introducerii pe piață, punerii la dispoziție pe piață, înmatriculării sau înregistrării în România, precum și supravegherea pieței pentru acestea, Publicat în Monitorul oficial nr. 960 din 7 octombrie 2021.
Ordonanța Guvernului nr. 6 din 30 ianuarie 2026 pentru completarea Legii nr. 207/2015 privind Codul de procedură fiscală, precum și unele măsuri fiscal-bugetare, Publicat în Monitorul Oficial nr. 77 din 30 ianuarie 2026.

13 Mar

eFactura . 2 months ago . Funcționalități aplicație gratuită

Soft de facturare online: ce funcționalități sunt cu adevărat importante și de ce acesta nu mai este o opțiune în anul 2026

Multiplele modificări de natură legislativă pare că nu mai lasă spațiu antreprenorilor și pentru alte aspecte cu impact la fel de intens asupra afacerii derulate. Un aspect la fel de important ca modificările de natură legislativă este cel legat de digitalizarea afacerii tale sau a proceselor organizaționale. Am putea spune faptul că sunt plasate pe același palier din punct de vedere a semnificației și impactului generat asupra companiei tale. Astfel, acestea nu trebuie desconsiderate. Cu toate acestea, nu se discută foarte des în rândul antreprenorilor acest aspect.

Astăzi, nicio afacere sau companie nu poate funcționa în afara digitalizării proceselor financiar-contabile. Realitatea RO e-facturii aduce în prim plan alte nuanțe ale digitalizării, și anume necesitatea de a gestiona aspectul facturării prin intermediul unui soft specializat de gestiune e-Factura. În anul 2026 acesta nu mai este o opțiune ci o necesitate a companiilor moderne.

Poate ești antreprenor la început de drum antreprenorial și poate nu ești foarte conectat la toate modificările digitale ce au loc în spectrul afacerii derulate de către tine. Prin intermediul acestui material vei afla de ce este vital pentru afacerea ta un program de facturare online (+ gestiune stocuri) și cum te poate susține real acesta în procesul de gestiune a facturilor emise.

Ce este o aplicație de facturare online?

O aplicație de facturare reprezintă un soft informatic care te ajută să gestionezi activitatea de facturare din cadrul companiei tale. Practic, te susține punctual în activitatea de emitere a facturilor. Totuși, apariția paradigmei RO e-facturii face ca pretențiile pentru un astfel de soft să fie mult mai riguroase la momentul prezent. O aplicație online de facturare aduce aspectul facturării în zona actualității, îndeplinind cerințe ale modernității informatice în materie de facturare. Aceasta vine la pachet cu o serie de avantaje care propulsează afacerea spre atingerea unor noi rigori în materie de performanță. Practic, aplicația de facturare online realizează tranziția companiei tale spre modernitate și relevanță din punct de vedere a digitalizării.

Care este utilitatea reală a unui astfel de soft la nivelul companiei tale în anul 2026?

Așa cum menționam anterior, apariția inovației RO e-facturii pe terenul evidenței primare a afacerilor redefinește modul în care conducătorii de business trebuie să se raporteze la aceste operațiuni. Dacă înainte de epoca RO e-facturii încă era admisă practica întocmirii pe hârtie a facturilor, acum aceasta nu mai are nicio relevanță. Cumva, implementarea noilor rigori în materie de facturare au determinat conducătorii de afaceri să se ralizeze la modificările de paradigmă digitală în regimul de facturare. Astfel, utilitatea reală a unui program de facturare gratuit este de necontestat. Am putea spune faptul că nicio companie nu mai reușeste astăzi să gestioneze procesele de facturare în afara unor softuri specializate. Constrânși sau de bună voie, conducătorii companiilor trebuie să adopte astăzi decizia schimbării.

Realmente, un soft de gestiune a facturării în anul 2026 te ajută punctual la:

Întocmirea facturii după principiile dictate de societatea modernă;
Gestionarea eficientă a unui număr considerabil de facturi emise;
Conectarea directă la platforma RO e-factura;
Transmiterea notificărilor la momentul semnalării diverselor erori la prelucrarea facturilor emise și transmise prin intermediul softului RO e-factura;
Eliminarea unor activități redundante legate de verificări permanente a statusului facturii electronice încărcate în cadrul sistemului. Discutăm astfel despre faptul că nu mai este necesar să accesăm individual platforma RO e-factura pentru a verifica statusul facturilor transmise ci programul de facturare va parcurge această etapă în locul nostru. În această manieră, în situația apariției unor nereguli cu privire la transmiterea facturii, eroarea va fi semnalată în manieră directă prin intermediul aplicației de facturare.
Te ajută să gestionezi extrem de eficient toate facturile emise fără să porți grija acestui aspect. Cu ajutorul unui soft de gestiune a facturilor emise vei reuși să ții evidența clară a documentelor emise către clienți și odată cu aceasta și a creanțelor pe care trebuie să le încasezi.
Vei putea să gestionezi mult mai eficient termenele limită. Acum cu noile modificări ale termenelor limită raportat la transmiterea facturii emise în cadrul platformei, nu mai există o presiune atât de mare asupra contribuabililor ca cea a perioadei în care acest termen limită era raportat la zile calendaristice. Chiar și pe fondul modificării unuia dintre cei mai importanți parametri ai funcționalității sistemului RO e-factura, utilitatea unui atribut de acest gen integrat la nivelul softului de facturare este esențială.
Un program de facturare online îți oferă posibilitatea deținerii controlului financiar al creanțelor de încasat. În acest sens vei urmări mult mai ușor facturile emise și neîncasate la momentul scadenței.
Un soft de facturare online îți oferă posibilitatea de a lucra oricând, de oriunde, în acest mod nu depinzi de un loc specific, un anumit device pentru a putea să accesezi facturile emise precum și să le emiți.
Îți oferă un grad de securitate și arhivare digitală avansate. Este foarte important să punctezi aceste aspecte cu furnizorul de soluții digitale și să accesezi aceste funcționalități în situația în care acestea sunt disponibile.
Posibilitatea de integrare cu alte sisteme de tip ERP, CRM și alte platforme digitale moderne (prin funcții API).

Acestea reprezintă doar câteva aspecte generale pentru care alegerea unei soluții de facturare online poate fi una dintre cele mai potrivite pentru afacerea ta.

Mit sau realitate?. ,,Un soft de facturare online este prea costisitor”. Costuri VS beneficii

Una dintre principalele rațiuni pentru care potențialii utilizatori aleg o soluție stocată pe serverele proprii și nu una care funcționează în cloud este legată de costuri. De cele mai multe ori însă nu sunt comensurate beneficiile eficient, nu se ține cont și de efectele pozitive ale unui astfel de soft la nivelul proceselor organizaționale. În acest sens, nu sunt puse în balanță beneficii vs costuri iar cei mai mulți factori decizionali ai companiilor cred mitul ,,soluția este prea scumpă”. De ce este acesta este un mit și nu o realitate a afacerilor moderne? Cei mai mulți antreprenori aleg să creadă anumite zvonuri venite de pe tărâmul de afaceri din partea companiilor care nu au urmat cele mai eficiente modele de adoptare a soluțiilor software la nivelul afacerii lor. Contextul legislativ actual cu privire la utilizarea paradigmei RO e-factura la nivelul afacerii tale schimbă optica raportat la adoptarea sistemelor moderne de facturare, demitizând o serie de preconcepții legate de acest aspect. Te va costa mult mai mult dacă nu faci schimbarea și trecerea spre un soft de gestiune a aspectelor legate de facturare decât în situația evitării implementării. Acest cost este reprezentat de apariția situației de neconformitate legală.

Să ne gândim la un exemplu simplu: compania X care derulează activități de prestări servicii nu are implementat un soft online de gestiune a facturării. Aceasta utilizează un program clasic de emitere a facturilor. De asemenea, transmite manual facturile în cadrul platformei RO e-factura. În data de 3 martie 2026 a emis o factură de prestări servicii către clientul X. Termenul limită privind transmiterea facturii a fost reprezentat de maxim data de 10 martie, având în vedere interferarea cu zilele nelucrătoare. Din anumite rațiuni obiective, utilizatorul a omis încărcarea la termen a facturii, aceasta fiind transmisă doar cu data de 12 martie 2026. În acest caz, contribuabilul sau compania noastră poate fi sancționată cu o amendă începând de la 5000 până la 10 000 dacă face parte din categoria contribuabililor mari, de la 2500 la 5000 de lei dacă face parte din categoria contribuabililor mijlocii și de la 1000 la 2500 dacă se încadrează altei categorii. Iată dar unul dintre costurile omiterii utilizării la nivelul companiei a unui soft performant de gestiune a facturilor. Care ar fi fost nuanța problematicii dacă entitatea ar fi utilizat un soft de gestiune a datelor, unul clasic sau unul online? Dacă de exemplu ar fi utilizat un soft clasic de facturare instalat desktop care permite integrarea cu RO e-factura însă acesta nu funcționează online, adică nu permite de exemplu și accesul administratorului și cel al persoanei responsabile de facturare în cadrul companiei, atunci eroarea ar fi putut trece neobservată, mai ales dacă acel program nu oferă și posibilitatea de avertizare a utilizatorului atunci când o factură nu este transmisă în timp util. Și chiar dacă ar avea și această funcționalitate, datorită unui volum foarte mare de facturi emise să zicem la un anumit moment, există riscul să nu mai gestionăm foarte eficient aspectul transmiterii în RO e-factura. Aceste situații sunt valabile de exemplu în contextul în care facturile se încarcă manual în cadrul RO e-facturii. Însă poate exista și situația în care acestea se încarcă automat și din cauza anumitor erori ,,nu mai ajung” în sistemul RO e-factura.

Dacă de exemplu, în cazul de mai sus, discutam despre gestionarea facturilor emise prin intermediul unui soft de facturare online sau care funcționează în cloud, problema s-ar fi pus cu totul altfel. În cazul acesta, dacă de exemplu, persoana care se ocupă de facturare nu transmite factura la timp în cadrul sistemului, atunci aceasta sau administratorul poate accesa sistemul și remedia eroarea în timp util. Iată așadar cum doar în acest caz simplu, un astfel de soft poate face real diferența.

Atunci când discutăm despre alegerea unui soft de gestiune a facturării, acest aspect trebuie să fie prioritizat de către companii. Nicio companie modernă nu își poate permite pierderea relevanței legale și fiscale în contexte economice extrem de dinamice. Cele mai relevante instrumente de menținere a legalității afacerii pe linia corectă sunt reprezentate de sistemele informatice. Rolul acestora este de necontestat. În ceea ce privește facturarea, acest aspect din cadrul afacerii tale nu mai este posibil în afara gestionării prin intermediul unei aplicații informatice. Alegerea unui soft de facturare online în anul 2026 reprezintă una dintre cele mai potrivite decizii atunci când discutăm despre gestionarea operațiunilor de facturare. Prin intermediul acestui material, am sintetizat câteva direcții generale de care poți să ții cont pentru adoptarea unei astfel de soluții la nivelul companiei tale.

Referințe principale de informare

Ordonanță de urgență nr. 120 din 4 octombrie 2021 privind administrarea, funcționarea și implementarea sistemului național privind factura electronică RO e-Factura și factura electronică în România, precum și pentru completarea Ordonanței Guvernului nr. 78/2000 privind omologarea, eliberarea cărții de identitate a vehiculului și certificarea autenticității vehiculelor rutiere în vederea introducerii pe piață, punerii la dispoziție pe piață, înmatriculării sau înregistrării în România, precum și supravegherea pieței pentru acestea, Publicat în Monitorul Oficial nr. 960 din 7 octombrie 2021.

05 Mar

eFactura . 2 months ago . Legislație e-Factura

2026: Checklist din sfera facturării electronice. Noile modificări cu privire la RO e-factura

Atunci când discutăm despre facturarea electronică în cadrul unui SRL, legislația economico-financiară se află într-un plin proces de adaptare. Reconfigurarea normelor din spectrul RO e-facturii face ca interesul antreprenorilor pentru conformitate legislativă să fie unul sporit. Informarea constantă și menținerea pulsului schimbării este de fapt un aspect obligatoriu pentru afacerile moderne care își derulează activitatea pe un fond marcat de modificări legislative recurente.

Toți antreprenorii din România sunt extrem de familiarizați cu tot ceea ce presupune utilizarea sistemului RO e-factura la momentul actual. Cu toate acestea, acest aspect nu elimină responsabilitatea informării constante mai ales atunci când apar o serie de modificări în funcționalitatea platformei și în aplicabilitatea paradigmei.

Anul 2026 vine cu modificări legislative și în spectrul RO e-facturii. Acestea sunt extrem de important de remapat de către antreprenori, având în vedere apanajul sistemului pentru orice afacere autohtonă. În acest cadru, te invităm să descoperi cele mai recente modificări legislative din sfera RO e-facturii lansate pentru antreprenori în anul 2026.

De ce este nevoie de optimizarea permanentă a normelor de funcționare a sistemului RO e-factura?

Dacă faci parte din categoria antreprenorilor implicați, nu se poate să nu îți pui întrebarea legată de motivații ale modificărilor recurente atunci când vine vorba despre paradigma RO e-facturii care părea că este stabilizată din punct de vedere legislativ. O astfel de întrebare este justă, mai ales pe fondul presiunii conformării fiscale și a urmărilor apărute ca urmare a neralierii la modificările de natură legislativă. O bună parte a acestor modificări reprezintă ,,vocea antreprenorilor” care pledează pentru optimizarea experienței în utilizare a acestora.

Când au intervenit ultimele modificări în ceea ce privește utilizarea paradigmei RO e-factura?

Ultima variantă consolidată a Ordonanței de urgență nr. 120 din 4 octombrie 2021 privind administrarea, funcționarea și implementarea sistemului național privind factura electronică RO e-Factura și factura electronică în România, este cea din 15 ianuarie 2026. Doar de la începutul anului 2026, adică nici de la două luni de la debutul acestuia, deja actul normativ ce reglementează activitatea RO e-facturii în România a suferit o serie de modificări. Te invităm să parcurgem punctual cele mai importante dintre aceste modificări.

A. Modificarea termenului de transmitere a facturilor emise în cadrul platformei.

O perioadă semnificativă de timp, termenul limită pentru transmiterea facturilor emise în cadrul platformei RO e-factura a fost configurat la 5 zile calendaristice. Acesta oferea un anumit disconfort utilizatorilor. Astfel, termenul se modifică și capătă o altă nuanță. Una favorabilă pentru antreprenorii autohtoni. În acest sens, alineatul 7 din cadrul articolului 10 stabilește faptul că ,,termenul-limită pentru transmiterea facturilor în sistemul național privind factura electronică RO e-Factura este de 5 zile lucrătoare de la data emiterii facturii, dar nu mai târziu de 5 zile lucrătoare de la data-limită pentru emiterea facturii”. În acest mod, nu mai există presiunea zilelor calendaristice pentru cei care utilizează sistemul RO e-factura. Astfel, utilizatorii sistemului RO e-factura pot controla mult mai eficient termenul de transmitere a facturilor emise în cadrul platformei. Companiile care lucrează cu aplicații complexe de gestiune a facturilor pot să stabilească termene de transmitere a facturilor (de exemplu, factura emisă să fie încărcată în cadrul sistemului în termen de 2 zile de momentul generării acesteia) pentru a eficientiza întregul proces.

B. Apariția unor noi obligații cu privire la utilizarea sistemului RO e-factura de către persoanele fizice

Începând cu anul 2026 tabloul obligațiilor legate de utilizarea sistemului RO e-factura se lărgește. Discutăm astfel despre obligația persoanelor fizice, furnizorilor/prestatorilor care se identifică prin cod numeric personal și care derulează activități economice cu caracter de continuitate neidentificate prin intermediul unui cod unic de identificare fiscală. Putem să discutăm aici despre persoane care obțin venituri din drepturi de autor, fotografi, videografi, actori, influenceri etc. Astfel, aceste categorii de persoane fizice dețin obligația de a se înregistra în registrul obligatoriu RO e-factura și a emite facturi pentru serviciile prestate. Inițial, reglementarea era aplicabilă începând cu luna ianuarie a anului 2026. Ulterior, acest termen a fost prelungit până la data de 1 iunie 2026. Motivul principal din spatele amânării utilizării sistemului este legat de necesitatea de adaptare a persoanelor fizice la aplicabilitatea RO e-facturii. Înrgistrarea în cadrul sistemului pentru persoanele care trebuie să se ralieze acestei modificări se realizează prin transmiterea direct din Spațiul Privat Virtual al formularului 082 ,,cu cel puțin 3 zile lucrătoare înainte de această dată și sunt înscriși cu data de 1 iunie 2026”.

Un element important de care trebuie să ținem cont este legat de situația în care persoanele fizice deja s-au înrolat în cadrul sistemului RO e-factura, odată cu amânarea termenului de raliere la această modificare, pot solicita ieșirea temporară din cadrul registrului. Până la acest moment nu există prevederi clare cu privire la procedura de ieșire temporară din cadrul registrului RO e-factura.

C. Obligativitatea de a transmite facturile emise și către alte categorii de contribuabili

Alături de toate modificările de fond aduse asupra utilizării sistemului RO e-factura, se remarcă și cea legată de obligativitatea transmiterii facturilor și către persoanele nestabilite în România, dar înregistrate în scopuri de TVA. Fac excepție de la această prevedere bonurile fiscale ce îndeplinesc condițiile unei facturi simplificate, ,,precum și facturile emise pentru livrări intracomunitare de bunuri, pentru care beneficiarul comunică un cod de înregistrare în scopuri de TVA din alt stat membru.” Astfel, aceste categorii de contribuabili sunt obligați la transmiterea facturilor emise către destinatari prin intermediul platformei RO e-factura. Fiecare contribuabil trebuie să analizeze atent tranzacțiile derulate și să transmită toate facturile emise în cadrul sistemului, acele facturi care fac obiectul acestuia pentru a menține gradul de conformitate fiscală în acest spectru.

D. Modificări de nuanță cu privire la utilizarea sistemului RO e-factura

Alineatele 3 și 4 din cadrul art. 10^1 aferente OUG 120/2021 au fost nuanțate ca urmare a modificărilor lansate prin intermediul OUG 89/2025. Inițial, această prevedere menționa faptul că livrările de bunuri ori prestările de servicii efectuate către o persoană fizică ce nu se identifică în relația cu furnizorul prin niciun cod de identificare fiscală sunt considerate efectuate în cadrul relației de tip B2C, iar în această situație factura se întocmește având la bază CNP-ul persoanei fizice. Dacă aceștia de exemplu refuză să se identifice prin codul numeric personal, atunci pentru emiterea facturii se utilizează combinația de 13 cifre de 0 în locul CNP-ului. Nuanța completă adusă de noile reglementări este redată de: ,,Livrările de bunuri/Prestările de servicii efectuate către o persoană fizică care nu se identifică în relația cu furnizorul/prestatorul prin niciun cod de identificare fiscală sau optează să se identifice prin codul numeric personal se consideră efectuate în relația B2C, cu excepția situației în care beneficiarii sunt înscriși în Registrul RO e-Factura obligatoriu.”

Deși cele mai mult modificări de natură legislativă nu sunt foarte bine primite de către antreprenori, adesea mai apar și schimbări îmbrățișate de către conducătorii de afaceri din România. Una dintre acestea poate fi cea prevăzută recent chiar prin intermediul OUG 120/2021. Este vorba despre cea referitoare la modificarea nuanței raportat la termenul limită de transmitere a facturilor în cadrul platformei RO e-factura, și anume trecerea de la 5 zile calendaristice la 5 zile lucrătoare. Această modificare oferă spațiu antreprenorilor și elimină puțin din presiunea termenelor limită. Este astfel un aspect favorabil pentru mediul de afaceri care este mereu presat de o serie de modificări legislative complexe.

Paradigma RO e-facturii sub aspectele sale esențiale de funcționalitate cunoaște o serie de modificări substanțiale chiar și la câțiva ani de la activarea acesteia în spațiul de afaceri autohton. Aceste transformări influențează în mod direct activitatea derulată de compania ta iar de respectarea lor depinde gradul de conformitate legală și fiscală obținut. În acesată manieră, identifică cele mai eficiente instrumente și metode care să te ajute punctual să adresezi corect toate aceste transformări ce manifestă influență directă asupra activității derulate de către compania ta.

Atunci când discutăm despre conformitate fiscală și legală în ceea ce privește procesul facturării, paradigma RO e-facturii este indispensabil legată de acest aspect. Conducătorii de companii trebuie să depună toate eforturile necesare pentru a spori nivelul de legalitate și conformitate fiscală și pentru a se ralia la cele mai importante modificări din acest spectru. Este un efort care necesită adesea abordarea multidisciplinară și colaborarea constantă dintre contabili, informaticieni și persoanele care gestionează latura fiscală a afacerii tale.

Referințe principale de informare

Ordonanță de urgență nr. 89 din 23 decembrie 2025 pentru modificarea și completarea Legii nr. 227/2015 privind Codul fiscal, reglementarea unor măsuri fiscal-bugetare, precum și pentru modificarea și completarea unor acte normative, Publicat în Monitorul Oficial nr. 1203 din 24 decembrie 2025.
Ordonanță de urgență nr. 120 din 4 octombrie 2021 privind administrarea, funcționarea și implementarea sistemului național privind factura electronică RO e-Factura și factura electronică în România, precum și pentru completarea Ordonanței Guvernului nr. 78/2000 privind omologarea, eliberarea cărții de identitate a vehiculului și certificarea autenticității vehiculelor rutiere în vederea introducerii pe piață, punerii la dispoziție pe piață, înmatriculării sau înregistrării în România, precum și supravegherea pieței pentru acestea, Publicat în Monitorul Oficial nr. 960 din 7 octombrie 2021.

26 Feb

eFactura . 3 months ago . Ultimele noutăți

De acum, Formularul 800 în format electronic, direct în SPV – reclamarea facturilor netransmise în sistemul e-Factura

Furnizorul căruia i-ai plătit marfa sau serviciul refuză să transmită e-Factura aferentă plății în sistem?

ANAF a implementat formularul 800, complet digitalizat în SPV, prin care poți notifica organele fiscale despre nerespectarea obligației de transmitere a facturii în sistemul RO e-Factura.

Prin Ordinul ANAF 2229/2025, s-a aprobat cadrul legal, “de reclamare” a furnizorilor cărora li s-a făcut plata în momentul livrării de bunuri sau prestării de servicii și care nu au transmis facturile în format electronic prin sistemul e-Factura către destinatarii acestora, în termenul legal de 5 zile lucrătoare.

Unde găsești formularul 800 și cum faci acest lucru?

Începând din data de 24.02.2026, acest formular este disponibil în SPV, prin autentificarea în sistemul RO e-Factura cu Certificat Digital, în cadrul meniului Factura electronică.

Completarea F800, se face prin selectarea beneficiarului (adică a dvs.), introducerea CUI-ului emitent (a furnizorului care nu v-a transmis factura electronică în termenul legal), prin completarea detaliilor livrării (tip livrare – serviciu sau marfă, data livrării și valoarea acesteia) și atașarea documentului justificativ în format .zip (acest document poate fi factura în format hârtie – email sau dovada plății).

După apăsarea butonului Transmite formular, furnizorul va primi un mesaj în SPV, în cadrul meniului “Notificări F800” și are obligația ca cel târziu în ziua următoare primirii mesajului, să încarce e-Factura în sistem.

Ce riscă furnizorul care nu încarcă factura în sistem?

În momentul primirii notificării F800 în SPV Anaf, furnizorul este automat înscris și într-un registru special, supus unei analize de risc în vederea aplicării măsurilor legale ce se impun, în ceea ce privește evaziunea fiscală.

Vă reamintim faptul că începând cu data de 1 iulie 2024, înregistrarea în evidențele contabile a unei facturi pe format hârtie sau email, care nu a fost transmisă și în sistemul e-Factura și deducerea cheltuielilor aferente atrage după sine amenzi atât pentru furnizor cât și pentru beneficiar. Astfel, pentru a evita riscul unor sancțiuni, vă încurajăm în folosirea acestui formular dacă situația o impune.

RO e-Factura explicată pe înțelesul antreprenorilor care nu dețin un background contabil

Categorii

Ultimele articole