15 Jun

Program e-Factura . 2 days ago . Legislație e-Factura

RO E-Factura și prestatorii persoane fizice identificați prin CNP

Minighid de conformare: Răspunsuri la cele mai importante întrebări. Partea II

Cum ne raportăm la utilizarea sistemului în lumina noilor modificări?

Navigarea persoanelor fizice prin modificările de natură legislativă se realizează având la bază cu totul alte instrumente comparativ cu persoanele juridice. Cu toate acestea, obligativitatea rămâne valabilă iar racordarea la noutățile legislative imperativă.

Unul dintre cele mai importante subiecte la momentul actual cu privire la obligații noi ale utilizării RO e-factura vizează contribuabilii persoane fizice identificați în relația cu clienții prin intermediul CNP-ului. Termenul de raliere la această noutate legislativă a suferit o amânare, aceste categorii de contribuabili urmând să intre sub spectrul noilor obligații începând cu data de 1 iunie 2026. Cu speranța unei alte amânări în ceea ce privește obligativitatea utilizării platformei de către aceste categorii de contribuabili, o serie de persoane fizice au stat pasive în ultimele luni, fără a explora instrumentele potrivite pentru a face față modificărilor. Și bine au făcut, am putea să afirmăm acum după apariția noilor modificări.

În cadrul episodului de astăzi, vom contura răspunsul concret la celelalte întrebări care vizează aspecte de interes pentru persoanele fizice identificate prin CNP și care începând cu data de 1 iunie 2026 trebuiau să utilizeze sistemul RO e-factura pentru a transmite facturile emise către clienți. Acestea pot să nu renunțe la ideea ralierii, motiv pentru care răspunsul la aceste întrebări este justificat.

1. Cum se pot înregistra aceste categorii de persoane pentru începerea utilizării platformei RO e-factura?

Precum am punctat și în cadrul materialului trecut, punctul de start al utilizării sistemului RO e-factura în vederea facturării era reprezentat de transmiterea cererii 082 ,,Cererii privind înregistrarea în Registrul RO e-Factura obligatoriu”. Soluționarea solicitării de înregistrare în cadrul sistemului se realiza în câteva zile lucrătoare. De unde știm că putem utiliza sistemul RO e-factura? De exemplu, consultând SPV în cadrul secțiunii RO e-factura, formular 082, vom putea să identificăm faptul că din data X suntem înregistrați în cadrul Registrului RO e-factura obligatoriu. Cu alte cuvinte, poarta de intrare în cadrul sistemului RO e-factura este redată de completarea și depunerea cererii aferentă formularului 082.

Elemente de ultimă oră!

Atenție! În data de 18 mai 2026, prin intermediul site-ului Ministerului Finanțelor Publice a fost publicat un comunicat de presă care vizează amendamentul susținut de către Ministerul Finanțelor pentru simplificarea RO e-facturii adoptat în Comisia de Buget-Finanțe a Camerei Deputaților. La ce se referă concret acest amendament? Modificările propuse vizează exceptarea de la utilizarea RO e-facturii a categoriilor de utilizatori care urmau să se ralieze modificării începând cu data de 1 iunie 2026. Este vorba punctual despre: persoanele fizice care obțin venituri din drepturi de autor, activități agricole, precum și institutele și centrele culturale care funcționează în România în baza unor acorduri interguvernamentale. Astfel, pentru persoanele fizice care se identifică prin intermediul CNP rămâne opțională utilizarea sistemului RO e-factura. Ulterior, la data de 29 mai a fost lansată Legea nr. 88 din 29 mai 2026 privind aprobarea Ordonanţei de urgenţă a Guvernului nr. 128/2024 pentru modificarea şi completarea Legii nr. 227/2015 privind Codul fiscal şi măsuri specifice pentru digitalizare, precum şi pentru modificarea şi completarea unor acte normative.

Așadar, în calitate de persoană fizică identificată prin intermediul unui CNP în cadrul relației cu clienții, înscrierea în cadrul registrului RO e-factura obligatoriu rămâne opțională. Chiar dacă acesta nu mai reprezintă o obligativitate, totuși, persoanele fizice pot să se înscrie în cadrul Registrului RO e-factura opțional, să emită și să transmit facturi în cadrul sistemului RO E-factura. De ce este recomandat ca acestea să utilizeze totuși RO e-factura, chiar în condițiile excluderii acestor categorii de contribuabili de la această obligativitate? Adevărul este că această nouă modificare legislativă a creat debusolare în cadrul categoriilor de persoane care timp de câteva luni s-au pregătit pentru conformare legislativă din punct de vedere a ralierii la RO e-factura.
Aspectul principal de care putem să ținem cont este legat de faptul că totuși utilizarea sistemului RO e-factura rămâne opțională pentru categoriile de contribuabili enunțate mai sus. Cu toate acestea, contribuabilii pot să utilizeze sistemul RO e-factura pentru a transmite în cadrul acestuia facturile emise către parteneri.

2. Care este procedura pentru a amâna utilizarea sistemului până la termenul limită privind ralierea la această modificare?

Acum că înregistrarea în cadrul Registrului RO e-factura obligatoriu a persoanelor fizice identificate prin intermediul CNP-ului nu mai este obligatorie, aspectele legate de amânarea utilizării nu mai sunt necesare. Care este totuși procedura de ieșire din cadrul Registrului RO e-factura obligatoriu? Ce cunoaștem cu certitudine la ora actuală este legat de procedura de ieșire temporară a utilizatorilor din cadrul sistemului RO e-factura, radierea nefiind la momentul actual reglementată. Ieșirea temporară din cadrul Registrului RO e-factura obligatoriu este posibilă prin completarea cererii 082 ,,Cerere privind înregistrarea în/scoaterea din Registrul RO e-Factura obligatoriu”, în cadrul căreia se bifează secțiunea corespunzătoare din cadrul cererii, capitolul III Cerere privind scoaterea din Registrul RO e-Factura obligatoriu. Aceasta a fost procedura valabilă până la momentul apariției noilor modificări legate de utilizarea sistemului RO e-factura de către aceste categorii de contribuabili. Practic, se completa cererea la rubrica legată de ieșirea temporară de sub spectrul obligativității temporare și se transmitea prin intermediul SPV.

3. După ce am ieșit temporar din Registrul RO e-factura obligatoriu, care este procedura în vederea reutilizării sistemului?

Până la momentul lansării Legii nr. 88/2026 privind aprobarea Ordonanţei de urgenţă a Guvernului nr. 128/2024 pentru modificarea şi completarea Legii nr. 227/2015 privind Codul fiscal şi măsuri specifice pentru digitalizare, precum şi pentru modificarea şi completarea unor acte normative, operațiunea de ieșire temporară din cadrul Registrului RO e-factura obligatoriu era posibilă, așa cum am menționat anterior prin transmiterea cererii 082, completată în cadrul secțiunii aferente de ieșire temporară prin intermediul SPV. Actualmente, nu mai discutăm despre o ieșire temporară. Ci despre una definitivă. Astfel, conform art. 10^8 din cadrul OUG 120/2021 privind administrarea, funcționarea și implementarea sistemului național privind factura electronică RO e-Factura și factura electronică în România, precum și pentru completarea Ordonanței Guvernului nr. 78/2000 privind omologarea, eliberarea cărții de identitate a vehiculului și certificarea autenticității vehiculelor rutiere în vederea introducerii pe piață, punerii la dispoziție pe piață, înmatriculării sau înregistrării în România, precum și supravegherea pieței pentru acestea, furnizorii/prestatorii care nu mai dețin obligația utilizării RO e-facturii și care au fost înregistrați în Registrul RO e-factura obligatoriu și RO e-factura opțional, pot solicita scoaterea din cadrul acestor registre. Ieșirea se înregistrează începând cu data de 1 a lunii următoare celei în care a fost transmisă solicitarea. La momentul actual, nu există informații concrete cu privire la procedura de ieșire definitivă din cadrul acestor registre. Singurul aspect cunoscut este legat de faptul că persoanele exceptate de la utilizarea sistemului nu mai trebuie să transmită facturi în cadrul Registrului. Alte aspecte legate de procedura de ieșire din cadrul Registrului RO e-factura obligatoriu nu sunt menționate în cadrul legislației actuale.

4. Care este modul de conectare în cadrul RO e-factura în cazul furnizorilor/prestatorilor identificați prin intermediul codului numeric personal?

Chiar dacă noua lege ce redefinește regulile jocului în ceea ce privește utilizarea sistemului RO e-factura a exclus această categorie de utilizatori din lista celor care sunt obligați la utilizarea paradigmei, totuși, utilizarea sistemului rămâne opțională pentru persoanele fizice care se identifică în relația cu furnizorii prin intermediul unui cod numeric personal. Deci, sistemul rămâne opțional pentru aceste categorii de utilizatori. Cu alte cuvinte, poți să alegi în continuare să utilizezi sistemului dacă te afli în această categorie de contribuabili. Care este procedura pentru a putea să utilizezi RO e-factura? Dacă deja ai fost înregistrat în cadrul Registrului RO e-factura obligatoriu, se pune problema dacă poți să utilizezi în continuare sistemul fiind înregistrat în cadrul acestui registru. Articolul 10^10 din cadrul OUG 120/2021 modificat prin intermediul Legii nr. 88/2026 privind aprobarea Ordonanţei de urgenţă a Guvernului nr. 128/2024 pentru modificarea şi completarea Legii nr. 227/2015 privind Codul fiscal şi măsuri specifice pentru digitalizare, precum şi pentru modificarea şi completarea unor acte normative, menționează faptul că: ,,Persoanele prevăzute la alin. (1) (adică furnizorii/prestatorii care se identifică fiscal prin codul numeric personal) pot opta pentru utilizarea sistemului naţional RO e-Factura. În situaţia în care optează pentru transmiterea facturilor în sistemul naţional RO e-Factura, aceste persoane sunt obligate să fie înregistrate în Registrul RO e-Factura opţional.” Așadar, în situația în care, din postura unei persoane fizice identificate în relația cu clientul prin intermediul codului numeric personal, dorim să transmitem facturile emise în cadrul sistemului, trebuie să ne înregistrăm în cadrul Registrului RO e-factura opțional. Ce înseamnă acest aspect? Dacă ai fost înregistrat în cadrul Registrului RO e-factura obligatoriu, trebuie să soliciți ieșirea din cadrul acestuia. Încă nu cunoaștem procedura concretă funcție de care se va realiza acest aspect. Apoi, pentru a continua utilizarea platformei este necesar să te înregistrezi în cadrul Registrului RO e-factura opțional. Astfel, este necesar să nu mai figurezi în cadrul Registrului RO e-factura obligatoriu pentru a putea să utilizezi în continuare sistemul prin înregistrarea în cadrul sistemului RO e-factura opțional. Acestea sunt aspectele legate de conectare în lumina noilor modificări.

5. Am nevoie de certificat de semnătură electronică digitală pentru a utiliza sistemul RO e-factura?

Una dintre cele mai importante întrebări cu privire la utilizarea sistemului RO e-factura de către persoanele fizice identificate ca utilizatori cu CNP, este legată de necesitatea achiziționării unui certificat digital pentru a putea accesa sistemul RO e-factura. În marea majoritate a articolelor de specialitate se afirmă faptul că este necesară achiziționarea unui certificat de semnătură electronică pentru a putea utiliza RO e-factura. Cu alte cuvinte, utilizarea sistemului RO e-factura din postura unei persoane fizice care nu are un CIF ci se identifică doar prin CNP în cadrul acestuia se poate realiza și fără a deține un certificat de semnătură digitală. Astfel, dacă vom accesa sistemul RO e-factura din cadrul site-ului ANAF, vom vedea faptul că autentificarea din postura unei persoane fizice se realizează pe baza numelui de utilizator și a parolei.

Dacă alegem să ne autentificăm pe baza numelui de utilizator și a parolei atunci nu este nevoie de prezentarea unui certificat de semnătură digitală. Astfel, este eliminată cheltuiala cu achiziția unui certificat de semnătură electronică.
Chiar dacă noile reglementări în materie de exceptare a celor 3 categorii de utilizatori de la obligativitatea folosirii sistemului RO e-facturii au fost lansate începând cu data de 1 iunie în spațiul de afaceri, totuși aceștia au două opțiuni: să fructifice eforturile din aceste câteva luni în care au mapat concret modul în care se vor ralia la aceste modificări prin utilizarea platformei sau să renunțe la procesul de racordare la utilizarea sistemului național.
Acest minighid care răspunde la întrebările privind aplicabilitatea sistemului în viața persoanelor fizice identificate prin intermediul CNP-ului în cadrul platformei vine în ajutorul celor doresc să utilizeze platforma în ciuda exceptării de la obligativitate.

Referințe principale de informare

Ordonanță de urgență nr. 120 din 21 decembrie 2023 privind stabilirea cadrului financiar general pentru utilizarea celei de-a doua contribuții financiare elvețiene nerambursabile acordate României prin intermediul Programului de cooperare elvețiano-român vizând reducerea disparităților economice și sociale în cadrul Uniunii Europene, precum și a contribuției naționale aferente acestei asistențe, Publicat în Monitorul Oficial nr. 1172 din 22 decembrie 2023.
Legea nr. 88 din 29 mai 2026 privind aprobarea Ordonanţei de urgenţă a Guvernului nr. 128/2024 pentru modificarea şi completarea Legii nr. 227/2015 privind Codul fiscal şi măsuri specifice pentru digitalizare, precum şi pentru modificarea şi completarea unor acte normative, Publicată în: Monitorul Oficial Nr. 459 din 29 mai 2026.

15 Jun

Program e-Factura . 2 days ago . Legislație e-Factura

RO e-factura fără stres: ghid practic cu dileme reale, răspunsuri rapide și soluții practice

Noua lege ce modifică normele în materie de aplicabilitate a platformei

De departe cea mai utilizată aplicație din cadrul unei companii este la momentul actual RO e-factura. Experiența utilizatorilor încă de la momentul lansării platformei contribuie la optimizarea modului de lucru și la facilitarea proceselor de funcționare a sistemului. Cei care abia pătrund în mediul de business se pot simți privilegiați deoarece au parte de experiența reală a celor care deja sunt utilizatori avizați ai sistemului RO e-factura.

Chiar dacă te afli în postura unui utilizator experimentat sau a unuia care abia începe să pătrundă în universul paradigmei, informarea constantă este esențială. Atunci când discutăm despre aceste sisteme, nu putem spune niciodată ca deținem ”adevărul suprem neschimbabil”.

Multiplele modificări care apar în acest spectru trebuie să țină antreprenorii ”în gardă” sau mereu conectați la schimbare.

Ultimele modificări din spațiul RO e-facturii confirmă necesitatea utilizatorilor de a se informa în mod permanent pentru a nu pierde sensul schimbărilor. Chiar recent au apărut modificări în materie de utilizare a sistemului RO e-factura, aspect care demonstrează dinamicitatea în utilizarea sistemului național. Astfel, în cadrul acestui material vom răspunde la cele mai adresate întrebări din spectrul RO e-facturii, pe baza noilor modificări. Modificările au fost lansate inițial pe baza unui amendament apărut în spațiul public și prin intermediul site-ului

Ministerului Finanțelor, iar ulterior, sub forma unui act normativ oficial. Astfel, aceste modificări au fost transpuse în cadrul Legii nr. 88/2026 privind aprobarea Ordonanței de urgență a Guvernului nr. 128/2024 pentru modificarea și completarea Legii nr. 227/2015 privind Codul fiscal și măsuri specifice pentru digitalizare, precum și pentru modificarea și completarea unor acte normative. Aceasta modifică OUG nr. 120/2021. Astfel, se remapează noile roluri ale contribuabililor în raport cu utilizarea platformei RO e-factura. Tot demersul utilizării paradigmei la nivel antreprenorial poate fi vizualizat prin lentila unui traseu. În cadrul acestuia, delimităm 3 stații: stația de informare, stația de implementare și cea de maturitate digitală. Vom privi punctual aceste 3 puncte esențiale în lumina noilor modificări. Destinația finală a traseul este legată de conformare totală din punct de vedere a utilizării sistemului. Aceasta este aproape un deziderat din punct de vedere a utilizării sistemului național RO e-factura.

Până la momentul lansării noii legi, în stația de informare au stat următoarele 3 categorii de utilizatori: 1. furnizorii sau prestatorii de servicii reprezentați de persoane fizice care în relația cu clienții se identifică prin intermediul codului numeric personal, 2. Institutele/centrele culturale ale altor state care activează pe teritoriul României pe baza unor acorduri interguvernamentale, 3. Persoanele fizice care aplică regimul special pentru agricultori. Aceștia au stat în stația de informare încă din luna ianuarie când a fost anunțată perioada de ieșire temporară a acestor categorii de utilizatori din sfera obligativității utilizării sistemului. Începând cu data de 1 iunie 2026, aceste categorii de utilizatorii erau nevoiți să se ”deplaseze” din stația de informare în cea de implementare, moment în care obligativitatea utilizării era, cel puțin teoretic, activată. Înainte cu puțin timp însă de acest moment, din stația informării aceștia s-au deplasat spre punctul inițial, ieșind de pe traseul obligativității utilizării sistemului.

A doua stație, și anume, cea de implementare, face trimitere la acele categorii de contribuabili care sunt deja utilizatori activi ai sistemului, implementând paradigma la nivelul proceselor organizaționale recent. Putem astfel discuta despre: antreprenorii care abia au înființat afaceri indiferent de forma de organizare a acestora și cei care conform legii s-au raliat relativ recent la toate aceste modificări legate de obligativitatea sistemului RO e-factura. Stația implementării presupune informare constantă pentru a rămâne în conformitate din punct de vedere legislativ. Este așadar vorba nu despre o pasivitate a celor care se regăsesc în cadrul acesteia ci despre o muncă activă pentru a înțelege pe deplin principiile de funcționare a sistemului și a răspunde eficient la toate aspectele legate de posibilitatea apariției neconformității din punct de vedere legislativ. Modificări de termene limită, inconveniente în utilizare, sincope ale sistemului sau ale platformei, sincronizări ale aplicației de facturare cu sistemul național RO e-factura, toate aceste aspecte sunt gestionate de către cei care ”populează” stația implementării. Ultima categorie de contribuabili sunt cei din cadrul stației maturității digitale. Aceasta face referire la companiile care deja utilizează de un timp semnificativ platforma iar experiența lor în acest sens este substanțială. Această categorie de utilizatori deține următoarele caracteristici esențiale:

Integrări testate și validate din punct de vedere digital. În toată perioada de staționare în punctul maturității digitale, antreprenorii au testat o serie de metode, tehnici și instrumente care să le asigure eficientizarea întregului flux de lucru. Acest aspect a fost concretizat în identificarea celor mai potrivite metode de integrare și soluționarea diverselor inconveniente apărute pe întreg parcursul procesului.
Capacitatea de adaptare la modificările legislative complexe. Cei care fac parte din această categorie dețin capacitatea de a se plia mult mai facil pe modificările legislative care definesc parcursul utilizării RO e-facturii.
Scanarea continuă a posibilităților de optimizare a fluxurilor de facturare. Experiența utilizării RO e-facturii și asimilarea întregului flux de lucru lasă spațiu contribuabililor pentru a redefini schimbarea care poate fi marcată de apariția acestei paradigme. În acest sens, discutăm despre explorarea posibilității de utilizare a metodelor automatizării fluxului de lucrul, intrări și ieșiri bazat pe utilizarea sistemului RO e-factura. Astfel, apariția RO e-facturii poate oferi bazele automatizării proceselor de intrare și ieșire pe baza facturilor primite în RO e-factura și transmise în cadrul platformei.

Dileme reale, răspunsuri rapide și soluții practice cu privire la RO e-factura în lumina noilor modificări legislative prin intermediul Legii nr. 88/2026

1. Au apărut modificări legate de contribuabilii care trebuie să utilizeze sistemul RO e-factura?

Da. Legea 88/2026 care modifică OUG 120/2021 redefinește traseul obligativității utilizării paradigmei prin eliminarea completă de la această responsabilitate a 3 categorii de persoane: 1. Persoanele fizice care derulează activități de natură economică dar care nu sunt identificate prin intermediul unui cod de identificare fiscală ci prin CNP, practic nu funcționează sub cupola unei forme de organizare fără personalitate juridică, cum este PFA-ul de exemplu (cea mai frecventă categorie menționată aici este reprezentată de persoanele care obțin venituri din drepturi de autor); 2. Persoanele fizice care aplică regimul special pentru agricultori; 3. Institutele/centrele culturale ale altor state care activează pe teritoriul național prin intermediul unui acorduri guvernamentale.

2. Care sunt modificările punctuale apărute odată cu lansarea Legii nr. 88/2026?

1. Se modifică nuanța articolului 10^1, alin. 3 și 4. Astfel, înainte de forma consolidată ca urmare a apariției modificărilor specifice Legii nr. 88/2026, aspectele reglementate de acest articol vizau livrările de bunuri sau prestările de servicii către o persoană fizică ce nu se identifică prin cod de identificare fiscală sau cod numeric personal ca fiind arondate modelului B2C, cu excepția situației în care beneficiarii erau înscriși în Registrul RO e-factura obligatoriu. Modificările vizează nuanța legată de Registrul RO e-factura obligatoriu. Astfel, noua variantă consolidată face referire la ,situația în care beneficiarii sunt înscriși în cadrul Registrului RO e-factura opțional, având în vedere faptul că utilizarea sistemului devine facultativă pentru persoanele fizice care se identifică prin intermediul CNP-ului.
2. Operatorii economici care au relații comerciale cu institutele/centrele culturale care sunt înscrise în cadrul Registrului RO e-factura opțional, trebuie să transmisă facturile emise către aceste categorii de contribuabili. Dacă aceștia însă nu figurează în cadrul Registrului RO e-factura opțional, atunci nu apare obligativitatea transmiterii facturilor emise către institutele/centrele culturale ale altor state care activează pe teritoriul național prin intermediul unui acorduri guvernamentale. Situația este valabilă și în cazul persoanelor care aplică regimul special pentru agricultori și se înregistrează în cadrul Registrului RO e-factura opțional.
3. Articolul 10^8 din cadrul OUG 120/2021 cunoaște de asemenea câteva modificări. Astfel, alineatul 2 punctează faptul că furnizorii/prestatorii care nu au obligația înregistrării în cadrul Registrului RO e-factura obligatoriu precum și în cadrul celui opțional, pot să solicite scoaterea din cadrul acestora, în conformitate cu procedura specifică pentru acest proces. La momentul actual, încă nu există informații cu privire la această procedură.
4. Dacă persoanele exceptate de la utilizarea RO e-facturii ca urmare a noilor reglementări doresc să utilizeze în continuare sistemul, atunci acestea trebuie să se înscrie în alt registru. Este vorba despre Registrul RO e-factura opțional. Trecerea dintr-un registru în altul se realizează sistematic prin ieșirea din cadrul Regisftrului RO e-factura obligatoriu și înscrierea în cel opțional. Cu toate acestea, încă nu cunoaștem modul concret prin care se poate realiza acest aspect. Persoanele care aleg utilizarea sistemului RO e-factura opțional sunt înscrise în cadrul Registrului începând cu data de 1 a lunii următoare exercitării opțiunii.

3. Mai pot să rămână persoanele exceptate de la utilizarea platformei RO e-factura înregistrate în cadrul Registrului RO e-factura obligatoriu?

Răspunsul la această întrebare nu este foarte concret documentat de noul act normativ. Ce cunoaștem cu certitudine este faptul că acestea pot să utilizeze sistemul opțional, prin înscrierea în cadrul Registrului RO e-factura opțional, conform articolului 10^10 din cadrul OUG 120/2021. Acest aspect ar însemna ieșirea din cadrul Registrului RO e-factura obligatoriu și înscrierea în cadrul celui opțional. Cu alte cuvinte, aceste categorii de utilizatori exceptate de la utilizarea sistemului, mai pot utiliza RO e-factura doar din postura contribuabililor înscriși în Registrul RO e-factura opțional.
Subiectul RO e-facturii și aplicabilitatea acestuia în cadrul afacerilor autohtone, privit din anumite unghiuri, pare a fi epuizat sau stors de esență. Totuși, lansarea diverselor modificări de formă sau de fond a principalului act normativ ce reglementează tot ceea ce reprezintă utilizarea acestuia face ca importanța acestuia să nu se perimeze. Fiecare conducător de business și responsabil de facturare din cadrul afacerilor trebuie să mențină activ interesul pentru aplicarea particularizată a tuturor acestor transformări la nivelul afacerilor conduse.

Referințe principale de informare

Ordonanță de urgență nr. 120 din 21 decembrie 2023 privind stabilirea cadrului financiar general pentru utilizarea celei de-a doua contribuții financiare elvețiene nerambursabile acordate României prin intermediul Programului de cooperare elvețiano-român vizând reducerea disparităților economice și sociale în cadrul Uniunii Europene, precum și a contribuției naționale aferente acestei asistențe, Publicat în Monitorul Oficial nr. 1172 din 22 decembrie 2023.
Legea nr. 88 din 29 mai 2026 privind aprobarea Ordonanţei de urgenţă a Guvernului nr. 128/2024 pentru modificarea şi completarea Legii nr. 227/2015 privind Codul fiscal şi măsuri specifice pentru digitalizare, precum şi pentru modificarea şi completarea unor acte normative, Publicată în: Monitorul Oficial Nr. 459 din 29 mai 2026.

04 Jun

Program e-Factura . 2 weeks ago . Legislație e-Factura

RO e-factura pentru micii agricultori. Care sunt principalele 3 aspecte de care trebuie să ții cont? Mai este obligatoriu să utilizezi RO e-Factura?

Răspunsul concret la cea mai importantă întrebare a momentului

Fiecare nouă categorie de contribuabili care trebuie să utilizeze sistemul RO e-factura este interesată punctual de obligațiile specifice atât procesului de pre-implementare cât și de cele aferente celui de post-implementare sau de utilizare efectivă a platformei. În acest sens, aceștia depun eforturi pentru a identifica cele mai potrivite instrumente sau metode care să faciliteze atâta adoptarea sistemului cât și utilizarea acestuia.
Unele categorii de utilizatori au navigat relativ ușor prin cerințele privitoare la implementare. Discutăm aici punctual despre persoanele juridice care dispun de mai multe resurse în vederea îndeplinirii diverselor obligații de conformare. Când vine însă vorba de persoanele fizice, acestea nu au la dispoziție atât de multe ”canale” care să le faciliteze ralierea la modificările legislative. Astfel, procesul de implementare poate să nu fie atât de facil pentru aceste categorii de persoane. În acest sens, materialele noastră oferă sprijin pentru creșterea gradului de conformare legislativă în ceea ce privește respectarea obligațiilor aferente persoanelor fizice. De această dată, dorim să venim în sprijinul unei categorii de contribuabili care erau obligați până de curând să înceapă procesul utilizării platformei RO e-factura. Este vorba despre agricultorii persoane fizice. La fel ca în cazul prestatorilor persoane fizice care se identifică în relația cu clienții prin intermediul unui CNP, și agricultorii persoane fizice au fost la un pas de obligativitatea utilizării sistemului RO e-factura.

Agricultorii persoane fizice, au avut ca termen inițial de conformare data de 15 octombrie 2025. Conform art. 10^7 din cadrul OUG 120/2021 privind utilizarea sistemului RO e-factura, agricultorii persoane fizice care aplică regimul special pentru agricultori, nu au avut obligația utilizării sistemului până la această dată. Acesta a fost amânat, din rațiuni legate de testarea manierei de funcționare a platformei în cazul acestei categorii de contribuabili. Totuși, aceasta nu a fost singura amânare. Aceste categorii de contribuabili ar fi trebuit să înceapă să utilizeze sistemul mult înainte de luna octombrie a anului trecut. Valul de amânări poate avea atât nuanțe favorabile cât și mai puțin favorabile. Gândit inițial ca un timp de răgaz pentru persoanele care urmau să se ralieze sistemului, pentru unele dintre acestea a reprezentat o perioadă în care au dat uitării orice potențială obligație cu privire la utilizarea platformei. Adică nu au profitat de perioada de grație pentru a explora posibilitățile de a se ralia cu succes sistemului la momentul la care obligațiile se activau. Ba mai mult, instabilitatea legislativă le-a determinat să nu mai fie atât de active în sensul pregătirii terenului de implementare.
Te invităm să explorăm pas cu pas obligația persoanelor fizice care aplică regimul special al agricultorilor în ceea ce privește utilizarea sistemului RO e-factura. Mai este acesta obligatoriu pentru aceste categorii de contribuabili sau nu?
Pentru început, subiectul pornește de la întrebarea legată de identitatea exactă a persoanelor fizice ce aplică regimul special al agricultorilor. Concret, la ce ne referim atunci când discutăm despre agricultori persoane fizice?

1. Cine sunt persoanele fizice care intră în categoria micilor agricultori?

Principalele aspecte legate de regimul special pentru agricultori sunt reglementate prin intermediul Codului Fiscal. Astfel, art. 315^1, alin. 1, lit. b), definește agricultorul drept persoana fizică, persoana fizică autorizată, întreprinderea individuală sau întreprinderea familială, cu sediul activității economice în România, care realizează anumite tipuri de activități specifice din spectrul agriculturii și care nu realizează alte tipuri de activități economice sau realizează și alte tipuri de activități economice a căror cifră de afaceri anuală este inferioară plafonului de 395 000 de lei.

Agricultorul persoană fizică derulează activități legate de:

1. Producția agricolă. Aceste tipuri de activități fac referire la procesul de obținere a produselor agricole. De asemenea, discutăm și despre activitățile de transformare a produselor agricole prin alte tehnici și metode decât cele industriale;
2. Serviciile agricole. Aceste tipuri de activități se referă la serviciile prestate de către un agricultor în spectrul agricol prin utilizarea muncii manuale proprii sau a echipamentelor specifice.

Astfel, regimul special pentru agricultori se aplică pentru tipurile de activități prevăzute mai sus, și anume: producția agricolă și serviciile agricole realizate de către o persoană fizică, având la dispoziție instrumentele sau echipamente specifice sau/și utilizând munca manuală.

Conform alineatului 4, agricultorul care aplică regimul special nu are obligația de a colecta TVA pentru livrările de produse agricole obținute din producția agricolă precum și pentru serviciile agricole prestate. De asemenea, nu are dreptul să deducă taxa achitată sau datorată pentru achizițiile sale aferente activității sale subscrise regimului special.

2. Ce obligații are agricultorul persoană fizică cu privire la statutul său față de organele competente?

Agricultorul care aplică regimul special pentru agricultori are obligația de a transmite o notificare în acest sens către organele competente. Pe baza acesteia, persoanele sunt înscrise în cadrul Registrului agricultorilor. Verificarea existenței unui contribuabil în cadrul Registrului agricultorilor se realizează prin intermediul site-ul ANAF, secțiunea Registre prin accesarea Registrului agricultorilor care aplică regimul special. Înscrierea în cadrul Registrului se realizează de către organele competente pe baza notificărilor depuse de către contribuabili care aplică regimul special al agricultorilor, până în data de 1 a lunii următoare celei în care a fost depusă notificarea.

3. Ce nu trebuie să faci în calitate de agricultor care aplică regimul special pentru agricultori?

Deoarece marea majoritate a secțiunilor din cadrul unui material încep cu ”ce trebuie să faci”, vom puncta acum principalele aspecte de care nu trebuie să ții cont dacă aplici regimul special pentru agricultori. Conform Codului Fiscal, agricultorul care aplică regimul special este scutit de următoarele obligații:

1. Ținerea evidențelor corecte și complete cu privire la operațiunile efectuate în desfășurarea activității economice care includ și operatiuni pentru care se deduce sau se colectează TVA;
2. Depunerea decontului de taxă pe valoare adăugată;
3. Orice obligații specifice persoanelor obligate la plata de taxă pe valoare adăugată sau celor care trebuie să se înregistreze ca plătitori de TVA

Agricultorul care aplică regimul special poate să recurgă oricând la aplicarea regimului normal de taxă, prin informarea sau notificarea organelor competente. În această situație, agricultorul va fi radiat din cadrul Registrului agricultorilor care aplică regimul special. După înregistrarea acestei opțiuni, agricultorul nu mai poate opta pentru aplicarea regimului special pentru o perioadă de cel puțin 2 ani de la data înregistrării în scopuri de TVA.

După o serie de amânări în spectrul utilizării RO e-facturii de către aceste categorii de contribuabili, un aspect de dată relativ recentă modifică complet regulile jocului sau mai bine spus ”tulbură” mediul antreprenorial prin anularea completă a unor obligații. Astfel, agricultorii care aplică regimul special nu mai sunt obligați la utilizarea RO e-facturii, aspect anunțat la mijlocul lunii mai prin intermediul unui amendament la OUG 120/2021. Acesta vizează aspecte clare cu privire la scutirea definitivă a acestor categorii de contribuabili de la utilizarea sistemului, scutire care vine după o serie de amânări în acest sens. Cu toate că acest amendament a apărut în spațiul public în mod oficial, încă nu există direcții clare și acte normative oficiale legate de această modificare propusă.
Pentru aceste categorii de contribuabili, obligativitatea utilizării RO e-facturii ar fi însemnat modificări substanțiale în modul de lucru.

Ce ar fi însemnat acest pas, în mod concret?

1. Lucrul cu un soft de facturare sau cu o aplicație specializată în acest sens;
2. Achiziționarea unui certificat digital calificat pentru semnătură electronică (dacă de exemplu am dori ca facturile emise să fie direct transmise din cadrul aplicației de facturare, atunci avem nevoie de aceste certificat digital);
3. Pierderea unor colaborări, având în vedere faptul că firmele ar fi fost nevoite să deruleze tranzacții doar cu acele categorii de contribuabili care respectau regulile în materie de transmitere a facturilor în cadrul sistemului.

Acestea sunt 3 dintre aspectele principale sau urmările cu privire la obligativitatea utilizării sistemului RO e-factura.

Răspunsul la cea mai importantă întrebare a momentului cu privire la obligativitatea utilizării RO e-facturii de către agricultorii care aplică regimul special este că aceștia au fost scutiți de această obligativitate după ce Ministerul Finanțelor a postat pe site-ul oficial un amendament în acest sens. Încă nu există reglementări oficiale legate de această nouă modificare însă aspectele sunt destul de certe. Principala motivație de excludere în categoria utilizatorilor a agriculturilor care aplică regimul special este legată de utilizarea carnetelor de comericializare de către aceștia, documente care asigură ”trasabilitatea operațiunilor și conțin informațiile obligatorii din factură”.

În ceea ce privește radierea din Registrul RO e-factura a persoanelor care aplică regimul special pentru agricultori, nu există încă reglementări clare în acest sens. În perioada care urmează trebuie să rămânem conectați la toate modificările ce vor impacta OUG 120/2021 cu privire la aspectele legate de radiere.

Toate aceste măsuri sau modificări au fost lansate cu scopul diminuării presiunii administrative și a simplificării proceselor în contexte digitale moderne.

Referințe principale de informare

Ordonanță de urgență nr. 120 din 21 decembrie 2023 privind stabilirea cadrului financiar general pentru utilizarea celei de-a doua contribuții financiare elvețiene nerambursabile acordate României prin intermediul Programului de cooperare elvețiano-român vizând reducerea disparităților economice și sociale în cadrul Uniunii Europene, precum și a contribuției naționale aferente acestei asistențe, Publicat în Monitorul Oficial nr. 1172 din 22 decembrie 2023.
Site-ul Ministerului Finanțelor, Amendament RO e-factura, disponibil la adresa: https://mfinante.gov.ro/despre-minister/-/asset_publisher/uwgr/content/amendamentul-sus-c8-9binut-de-ministerul-finan-c8-9belor-pentru-simplificarea-ro-e-factura-adoptat-c3-aen-comisia-de-buget-finan-c8-9be-a-camerei-deputa-c8-9bilor

04 Jun

Program e-Factura . 2 weeks ago . Legislație e-Factura

Schimbare importantă în RO e-factura. Utilizarea devine opțională pentru anumite categorii de utilizatori

Noi reguli care schimbă jocul

Ultima perioadă a fost marcată de discuții în spectrul legislativ cu privire la justificarea reală și obiectivă a ”activării” noilor reglementări în spectrul obligațiilor legate de RO e-factura. Cu alte cuvinte, a fost studiată necesitatea reală și implicațiile concrete asupra transparenței operațiunilor derulate de către categoriile de utilizatori obligați la utilizarea sistemului național RO e-factura începând cu data de 1 iunie 2026. Pentru a puncta concret aceste aspecte vom oferi puțin context cu privire la această problematică. Începând cu luna ianuarie a acestui an, o nouă categorie de utilizatori se adauga listei de contribuabili obligați la utilizarea RO e-factura. Era vorba despre persoanele fizice care în relația comercială cu clienții se identifică prin intermediul CNP-ului. Obligativitatea a fost însă amânată până la data de 1 iunie 2026, din motive legate de operaționalizarea fluxului de lucru în spectrul transmiterii facturilor emise în cadrul sistemului național RO e-factura. În altă ordine de idei, a fost acordat timp și spațiu acestor categorii de persoane pentru a identifica cele mai eficiente metode în ceea ce privește ralierea la această modificare importantă. Nu doar persoanele fizice care se identifică în cadrul unei relații cu clienții prin intermediul CNP au fost vizate de aceste modificări. Discutăm și despre agricultorii care aplică regimul special pentru agricultori, precum și despre institutele/centrele culturale ale altor state care activează pe teritoriul României în baza unor acorduri interguvernamentale. Practic, începând cu data de 1 iunie 2026, persoanele fizice a căror identitate în relația cu clienții se rezumă la codul numeric personal, agricultorii persoane fizice ce aplică regimul special al agricultorilor și institutele/centrele culturale ale altor state care activează pe teritoriul României în baza unor acorduri interguvernamentale erau obligate să înceapă să transmită facturile emise în cadrul sistemului RO e-factura. Obligația ralierii a fost lansată încă de la data de 1 ianuarie când aceste categorii trebuiau deja să marcheze utilizarea platformei. Amânarea a apărut la câteva zile, chiar săptămâni după acest termen, unii contribuabili înregistrându-se deja în cadrul Registrului RO e-factura obligatoriu. Acest aspect evident a creat o debusolare în rândul antreprenorilor care și-au îndeplinit toate responsabilitățile privind înrolarea în cadrul RO e-facturii, pentru ca apoi să afle faptul că aceasta cunoaște o perioadă de amânare temporară. Ulterior, legiuitorul a venit cu propunerea posibilității de ieșire temporară din cadrul Registrului RO e-factura obligatoriu.

Totuși, acest aspect nu a fost realizabil până la momentul apariției noului formular 082 care cuprindea în cadrul capitolului III, posibilitatea de a solicita ieșirea din cadrul sistemului național RO e-factura. Acest aspect a fost reglementat prin intermediul Ordinului președintelui Agenției Naționale de Administrare Fiscală nr. 378/2026 privind modificarea și completarea Ordinului președintelui Agenției Naționale de Administrare Fiscală nr. 3.789/2024.

În acest context, contribuabilii persoane fizice care urmau să aplice aceste modificări au avut posibilitatea ieșirii temporare ”de sub cupola obligativității” prin depunerea acestui formular cu opțiunea ieșirii din Registrul RO e-factura obligatoriu. Totuși, acest aspect creează debusolare în rândul contribuabililor. După ce aceștia și-au pregătit toate instrumentele pentru a se ralia la modificările RO e-facturii, apare această posibilitate de a renunța la o obligativitate care presupune informare constantă și consecvență pentru conformitate legislativă. Practic, aceștia trebuie să decidă dacă fructifică perioada de pregătire în vederea conformării sau renunță la utilizarea sistemului RO e-factura.

Principalele modificări propuse pentru schimbarea regulilor jocului RO e-facturii

Conform amendamentului, modificările propuse pentru schimbarea cadrului de funcționalitate a paradigmei RO e-factura sunt reprezentate punctual de:

1. Modificarea statusului RO e-facturii pentru persoanele fizice identificate prin CNP prin trecerea de la ”obligatoriu” la ”opțional”.
2. Modificarea statusului RO e-facturii pentru agricultorii care aplică regimul special pentru agricultori, de la ”obligatoriu” la ”facultativ”. Acest aspect este justificat de utilizarea carnetelor de comercializare de către aceștia la momentul actual, aspect care ”asigură trasabilitatea operațiunilor și conțin informațiile obligatorii din factură”.
3. Institutele și centrele culturale ale altor state care activează în România pe baza unor acorduri interguvernamentale au fost exceptate de la utilizarea RO e-facturii, în baza diverselor dificultăți de natură tehnică și administrativă apărute din cauza identificării acestora printr-un CIF.
4. Apariția posibilității de radiere din cadrul RO e-facturii a categoriilor de contribuabili menționați mai sus. Având în vedere faptul că aceste modificări legislative sunt relativ nou lansate în spațiul de afaceri, încă nu există proceduri legate de posibilitatea de radiere a acestor categorii de persoane din cadrul Registrului RO e-factura obligatoriu. În acest fel, contribuabilii încă nu au la dispoziție proceduri clare pentru radierea din cadrul RO e-facturii.

Deși un aspect extrem de important pentru categoriile de utilizatori menționate mai sus, informația nu a fost promovată prin intermediul canalelor de comunicare ale Ministerului Finanțelor sau Agenției Naționale de Administrare Fiscală (rețele sociale).

Care este impactul real al acestor modificări asupra categoriilor de contribuabili care urmau să se racordeze obligativității?

În acest context, am putea să ne întrebăm care sunt consecințele reale ale anulării obligativității categoriilor de contribuabili menționate mai sus de a utiliza sistemul RO e-factura. Vom enumera mai jos câteva dintre aspectele ce conturează impactul real a acestor modificări:

1. Amânarea reduce presiunea. În contextul amânării anumitor obligații ale diverselor categorii de contribuabili, presiunea racordării este eliminată. Stresul eșecului implementării și a identificării instrumentelor potrivite pentru tranziția spre o utilizare cu succes a acestora, dispare.
2. Amânarea contribuie la menținerea unui nivel flexibil al operaționalizării proceselor de facturare. Adică, dacă aceste categorii de contribuabili nu vor mai fi nevoiți să țină permanent cont de termenele limită legate de încărcarea facturilor în cadrul platformei, atunci facturarea nu va mai fi percepută ca o corvoadă sau dificultate pentru contribuabili.
3. Odată cu amânarea ralierii la conformitate legislativă din punct de vedere a RO e-facturii, apare și amânarea beneficiilor legate de transparență și combatere a evaziunii fiscale, raportat la categoriile de contribuabili exceptate de la utilizarea sistemului național.
4. Amânarea înseamnă și reducerea investițiilor în softuri specializate de facturare. Adică, acele categorii de contribuabili exceptate de la utilizarea RO e-facturii nu mai trebuie să își contureze un plan de digitalizare la nivel de facturare. Aspect care din nou oferă spațiu acestor categorii de utilizatori pentru a explora această zonă în eventualitatea în care obligativitatea se va reactiva la un moment dat sau dacă ei totuși adoptă decizia de utilizare a sistemului.

Acestea reprezintă câteva dintre consecințele amânării implementării RO e-factura la nivelul proceselor derulate de către persoanele fizice identificate prin CNP, agricultorii care aplică regimul special și institutele sau institutele/centrele culturale ale altor state care activează pe teritoriul României în baza unor acorduri interguvernamentale.

Un aspect important de evidențiat este legat de faptul că aceste modificări de natură legislativă sunt percepute de către contribuabili ca instabilitate legislativă și lipsă de predictibilitate. Mediul legislativ devine un teren destul de instabil. Astfel, din rațiuni foarte bine definite, contribuabilii ajung să își piardă încrederea în tot ceea ce reprezintă modificări de natură legislativă. Este o realitate a mediului de afaceri actual care nu poate fi negată.

Întrebarea justă care se pune în continuare este legată de acțiunile acestor categorii de contribuabili exceptate de la utilizarea sistemului RO e-factura. La momentul actual, în calitate de persoană fizică identificată în relația cu clientul prin intermediul CNP-ului, ai două opțiuni. Poți să continui demersurile în vederea utilizării platformei începând cu data de 1 iunie 2026 sau poți să renunți la utilizarea acesteia. Dacă deja te-ai înscris în cadrul Registrului RO e-factura obligatoriu și ai utilizat aplicația, poți să aștepți noi informații cu privire la procedura de radiere din cadrul sistemului, având în vedere faptul că încă nu există proceduri clare în acest sens. De îndată ce aceste informații vor fi publice, vom reveni cu un material informativ care să cuprindă cele mai importante informații în acest sens.

Referințe principale de informare

Ordonanță de urgență nr. 120 din 21 decembrie 2023 privind stabilirea cadrului financiar general pentru utilizarea celei de-a doua contribuții financiare elvețiene nerambursabile acordate României prin intermediul Programului de cooperare elvețiano-român vizând reducerea disparităților economice și sociale în cadrul Uniunii Europene, precum și a contribuției naționale aferente acestei asistențe, Publicat în Monitorul Oficial nr. 1172 din 22 decembrie 2023.
Site-ul Ministerului Finanțelor, Amendament RO e-factura, disponibil la adresa: https://mfinante.gov.ro/despre-minister/-/asset_publisher/uwgr/content/amendamentul-sus-c8-9binut-de-ministerul-finan-c8-9belor-pentru-simplificarea-ro-e-factura-adoptat-c3-aen-comisia-de-buget-finan-c8-9be-a-camerei-deputa-c8-9bilor.

22 May

Program e-Factura . 4 weeks ago . Legislație e-Factura

Minighid de conformare. RO E-factura și prestatorii persoane fizice identificați prin CNP. Răspunsuri la cele mai importante întrebări

Foarte puțin timp ne desparte de ,,activarea” uneia dintre cele mai recente modificări în tabloul de aplicabilitate a utilizării sistemului RO e-factura. Este vorba despre obligativitatea persoanelor fizice identificate drept furnizori sau prestatori de servicii în relațiile cu colaboratorii prin intermediul unui cod numeric personal. Această obligativitate a fost lansată prin intermediul Ordonanţei de urgenţă nr. 89 din 23 decembrie 2025 pentru modificarea şi completarea Legii nr. 227/2015 privind Codul fiscal, reglementarea unor măsuri iscal-bugetare, precum şi pentru modificarea şi completarea unor acte normative. Deși în mai puțin de o lună acest cadru este completat de noua categorie de utilizatori, există anumite neclarități cu privire la acest aspect.

În noul context al obligativității ralierii persoanelor fizice identificate în relația cu furnizorul pe baza codului numeric personal, identificăm o serie de întrebări relevante ale acestora neclarificate de către legislația în vigoare. Principalele nelămuriri alte acestor categorii de contribuabili sunt reprezentate de următoarele întrebări:
1. Cine se încadrează punctual la acest tip de contribuabili, sau cu alte cuvinte care sunt concret categoriile de persoane care trebuie să utilizeze RO e-factura începând cu data de 1 iunie 2026?
2. Care este punctul de start al utilizării platformei pentru aceste categorii de personae și ce obligații intervin cu privire la acest aspect?
3. Sunt necesare proceduri realizate în prealabil de către aceste persoane pentru a începe utilizarea sistemului?
4. Cum se pot înregistra aceste categorii de persoane pentru începerea utilizării platformei RO e-factura?
5. Care este procedura pentru a amâna utilizarea sistemului până la termenul limită privind ralierea la această modificare?
6. După ce am ieșit temporar din Registrul RO e-factura oobligatoriu, care este procedura în vederea reutilizării sistemului?
7. Care este modul de conectare în cadrul RO e-factura în cazul furnizorilor/prestatorilor identificați prin intermediul codului numeric personal?
8. Am nevoie de certificat de semnătură electronică digitală pentru a utiliza sistemul RO e-factura?
9. Trebuie să utilizez aplicații de facturare integrate cu sistemul RO e-factura sau este suficient dacă utilizez aplicația pusă gratuit la dispoziția contribuabililor de către ANAF?
10. Care sunt perspectivele cu privire la utilizarea aplicației de către persoanele fizice identificate drept furnizori/prestatori identificați prin CNP?
11. Cum mă raportez la autofacturare în acest context? Speță din spectrul autofacturării în cadrul noilor contexte

Acestea sunt 10 cele mai importante întrebări ale momentului cu privire la utilizarea platformei RO e-factura de către utilizatorii reprezentați de furnizori/prestatori persoane fizice identificate în relația cu clienții prin intermediul CNP.
Vom contura răspunsul la aceste întrebări pe parcursul a două episoade. În acest mod, vom clarifica câteva dintre întrebările persoanelor fizice care urmează să utilizeze oficial RO e-factura începând cu luna iunie a anului curent. Să începem așadar cu prima întrebare:

1. Cine se încadrează punctual la acest tip de contribuabili, sau cu alte cuvinte care sunt concret categoriile de persoane care trebuie să utilizeze RO e-factura începând cu data de 1 iunie 2026?

Conform modificările recente din sfera tabloului aplicabilității paradigmei, din luna ianuarie a anului 2026, imaginea contribuabililor care aplică sistemul RO e-factura trebuia completată cu încă o categorie neașteptată de contribuabili. Este vorba despre persoanele fizice care derulează cu o anumită regularitatea activități economice, în baza codului numeric personal și nu a unui cod de identificare fiscală. Deci, codul de identificare ala acestora în relațiile comerciale derulate este CNP-ul, nu CIF-ul. Punctual, este vorba despre persoanele fizice care nu își derulează activitatea sub forma unei persoane fizice autorizate identificate prin intermediul unui cod CAEN și a unui cod de indentificare fiscală și înregistrată la Oficiul Național pentru Registrul Comerțului ci principalul mod de identificare este prin intermediul codului numeric personal.
Pentru a afla mai multe detalii despre categoriile de viitori utilizatori persoane fizice, te invităm să accesezi unul dintre articolele noastre care punctează aceste aspecte: https://ro-efactura.ro/furnizorii-prestatorii-persoane-fizice-identificati-prin-cnp-obligati-la-utilizarea-ro-e-factura/. În cadrul acestui material, am discutat mai multe aspecte despre această nouă categorie de contribuabili care trebuie să se ralieze modificărilor.

2. Care este punctul de start al utilizării platformei pentru aceste categorii de persoane și ce obligații intervin cu privire la acest aspect?

Persoanele juridice, cel mai adesea, trec mai ușor prin multiplele modificări de natură fiscală, digitală ori legislativă propuse de către mediul legislativ. Acest aspect se datorează susținerii acestora de către specialiștii din zona fiscală și financiară cu care ei colaborează.
Din postura unei persoane fizice, nu avem atât de multe resurse atunci când vine vorba de mobilizarea pentru racordarea la modernitate legislativă. Pentru aceasta, am conturat pentru tine minighidul de conformare legislativă și fiscală din perspectiva persoanei fizice obligată la respectarea reglementărilor privitoare la utilizarea sistemului RO e-factura.
În ceea ce privește punctul de start al utilizării platformei acesta este reprezentat de transmiterea în cadrul SPV a „Cererii privind înregistrarea în Registrul RO e-Factura obligatoriu” sau a formularului 082. Acest formular a cunoscut o serie de modificări în ultima perioadă, fiind actualizat în contextul obligativității înscrierii persoanelor fizice în cadrul registrului RO e-factura.
Practic, contribuabilii persoane fizice au posibilitatea de a transmite automat cererea de înregistrare în cadrul registrului RO e-factura direct din SPV, de la secțiunea RO e-factura, formular 082, poarta de intrare în cadrul sistemului fiind redată chiar de acest pas.
Astfel, cea mai simplă metodă este redată de accesarea contului SPV pe baza credențialelor de logare și solicitarea înscrierii din secțiunea RO e-factura. Cererea de solicitare va fi soluționată într-un timp foarte scurt (maxim 3 zile lucrătoare), iar apoi, sistemul RO e-factura devine functional pentru persoana fizică în cauză. O altă variantă ar fi cea reprezentată de completarea cererii și trasmiterea acesteia prin intermediul formularului de contact din cadrul Spațiului Privat Virtual. Cererea de înrolare a persoanelor fizice în cadrul sistemului RO e-factura a cunoscut câteva modificări pe fondul schimbărilor legislative lansate în ultima perioadă în mediul de afaceri. De exemplu, odată cu lansarea posibilității de ieșire temporară din cadrul sistemului RO e-factura valabilă în cazul persoanelor fizice înregistrate pe baza CNP-ului, prin intermediul Ordinului nr. 378 din 22 martie 2026, a fost introdusă secțiunea care oferă posibilitatea ieșirii din sistem aferentă capitolului III. Cerere privind scoaterea din Registrul RO e-Factura obligatoriu. Opțiunea de ieșire temporară din cadrul sistemului conform reglementărilor nu o regăsim operaționalizată direct din Spațiul Privat Virtual.
Tot în cadrul cererii, regăsim mențiuni legate de termenul limită de înscriere a persoanelor fizice identificate prin intermediul CNP-ului în cadrul platformei RO e-factura pentru a începe utilizarea la data de 1 iunie 2026. Așadar, ultima zi de înscriere a acestora este reprezentat de data de 26 mai 2026.
Așadar, punctul zero al utilizării platformei RO e-factura din perspectiva persoanei fizice identificate în relația cu furnizorul prin intermediul CNP-ului este redat de înregistrarea în cadrul sistemului pe baza transmiterii cererii aferentă formularului 082.

3. Sunt necesare proceduri realizate în prealabil de către aceste persoane pentru a începe utilizarea sistemului?

Toți contribuabilii persoane fizice se întreabă dacă sunt necesari de parcurs anumiți pași înainte de a transmite efectiv prima factură în cadrul sistemului național RO e-factura. Problematica în acest sens nu este foarte complexă. După ce am transmis cererea de înscriere în cadrul registrului RO e-factura obligatoriu și am primit răspunsul înrolării în cadrul sistemului, putem deja să transmitem prima factură în cadrul RO e-factura. Tot în acest cadru, se pune problema obligativității achiziționării unui certificat de semnătură electronică digitală. Răspunsul ANAF, Asistență contribuabili la una dintre spețele pe această temă a condiționării utilizării sistemului RO e-factura de achiziționarea unui certificat digital a fost negativ. Cu alte cuvinte, logarea în cadrul sistemului RO e-factura se realizează pe baza numelui de utilizator și a parolei, fără a fi necesară utilizarea în prealabil a unui certificat de semnătură electronică digitală. Evident, cei care doresc utilizarea unui soft modern de facturare, aspect recomandat pentru fluidizarea întregului proces de încărcare a facturilor în cadrul platformei, pot achiziționa un certificat de semnătură electronică.
Problematica privitoare la aspectele legate de utilizarea sistemului RO e-factura în calitate de persoane fizice identificate în relația cu furnizorul prin intermediul CNP-ului nu este una facilă. Tocmai de aceea, pentru a veni în sprijinul real al acestor categorii de persoane, vom răspunde la cele mai importante dileme cu privire la acest aspect. Rămâi altături de noi pentru a afla răspunsul și la celealte întrebări adresate în preambulul acestui material. Toate acestea, în episodul următor.

Referințe principale de informare

Codul fiscal din 8 septembrie 2015 (Legea nr. 227/2015), Publicat în Monitorul Oficial nr. 688 din 10 septembrie 2015.
Ordin nr. 378 din 22 martie 2026 privind modificarea şi completarea Ordinului preşedintelui Agenţiei Naţionale de Administrare Fiscală nr. 3.789/2024 pentru aprobarea Procedurii privind organizarea şi înscrierea în Registrul RO e-Factura obligatoriu, precum şi a modelului, conţinutului şi instrucţiunilor de completare ale formularului (082) “Cerere privind înregistrarea în Registrul RO e-Factura obligatoriu, Publicat în: Monitorul Oficial Nr. 250 din 31 martie 2026.
Ordonanță de urgență nr. 120 din 21 decembrie 2023 privind stabilirea cadrului financiar general pentru utilizarea celei de-a doua contribuții financiare elvețiene nerambursabile acordate României prin intermediul Programului de cooperare elvețiano-român vizând reducerea disparităților economice și sociale în cadrul Uniunii Europene, precum și a contribuției naționale aferente acestei asistențe, Publicat în Monitorul Oficial nr. 1172 din 22 decembrie 2023.

22 May

Program e-Factura . 4 weeks ago . Legislație e-Factura

Digitalizare forțată sau progres indispensabil? Lecțiile RO e-Factura pentru antreprenori. Viața afacerii după implementare

Fiecare nouă paradigmă transpusă la nivelul afacerilor din România, lasă o amprentă asupra proceselor derulate în cadrul acestora. În urma adoptării acestor fenomene ale modernității, afacerea nu va mai fi niciodată la fel.

Momentele de cotitură sau reconfigurare a abordării paradigmelor sunt cele care delimitează clar trecerea de la opționalitate la obligativitate. Atunci când acestea sunt pur opționale, pare că adesea trec total neobservate și neexplorate de către antreprenori, deși există posibilitatea ca beneficiile comensurabile în timp să fie evidente. Diferența dintre adaptarea reală și conformarea fortață a fost marcată tocmai de acest aspect al obligativității implementării paradigmei la nivelul proceselor organizaționale.

Ce dorim să punctăm prin intermediul acestui articol? Obiectivul principal este să identificăm dacă paradigma RO e-facturii intră în categoria unui alt proces de digitalizare forțată la care iau parte companiile sau marchează de fapt un aspect indispensabil, fără de care afacerile momentului nu pot să marcheze progresul antreprenorial.

Care a fost de fapt adevăratul motiv al implementării sistemului RO e-factura în România?

Aceasta este singura întrebare care s-a repetat constant printre toți antreprenorii din România încă de la momentul apariției RO e-facturii în România. Principalul motiv corelat la implementarea RO e-facturii este redat de reducerea evaziunii fiscale prin transparentizarea tuturor tranzacțiilor unei companii. Companiile pot însă profita de această obligativitate lansată de autorități pentru o eficientiza fluxul de lucru al intrărilor și ieșirilor din contabilitate. Chiar dacă principalul scop sau obiectiv în ceea ce privește implementarea RO e-facturii în România a avut legătură directă cu ANAF, antreprenorii trebuie să găsească și ei ancore legate de utilitatea sistemului în cadrul afacerii conduse, mai presus de intențiile autorităților.
În tot acest cadru, linia de demarcație între presiunea instituțională și pregătirea mediului de business pentru implementare a fost destul de fină.

Viața afacerilor autohtone înainte de implementarea RO e-facturii

Antreprenorii care au trecut prin tranziție știu cum arăta viața antreprenorială înainte de a implementa RO eFactura. Cei care au început însă drumul antreprenorial recent, nu cunosc maniera de operare a afacerilor în afara RO e-facturii. Dacă dorești să ai o imagine a ceea ce a fost înainte de RO e-factura, poți să privești la afacerile care încă nu au operaționalizat fluxul de intrări-ieșiri din cadrul procelor de achiziție și vânzare.
Viața financiar-contabilă a companiilor după implementarea fenomenului RO e-factura a fost una facilitată, aspect valabil doar pentru acele tipuri de entități care au realizat o implementare corectă.

Nicio companie nu mai poate astăzi funcționa fără sistemul RO e-factura. În acest context, delimitarea dintre digitalizarea fortață și progresul indispensabileste esențială. Unele companii au experimentat procesul asemenea unei digitalizări fortațe de vreme ce altele au marcat un progres inevitabil ca urmare a adoptării și implementării acestuia.

Care au fost motivele pentru care unele companii au interceptat procesul drept digitalizare forțată?

Unele dintre companiile autohtone au resimțit procesul de raliere la RO eFactura asemenea unei digitalizării forțate din multiple perspective. Care au fost principalele rațiuni pentru care unele companii au resimțit procesul asemenea unei digitalizări forțate? Implementarea sistemului RO e-facturii la nivelul companiilor nu a fost un eveniment total neașteptat. Companiile au avut la dispoziție termene specifice de raliere în așa fel încât tranziția să nu fie foarte dificilă. Totuși, unele companii au simțit intens procesul, din rațiuni diverse. Câteva dintre acestea sunt:
1. Infrastructură digitală slab dezvoltată la nivelul proceselor organizaționale;
2. Personal insuficient pregătit pentru schimbare reală din punct de vedere digital;
3. Aplicații de facturare care nu funcționează după principiile informatizării moderne;
4. Lipsa cunoștințelor legate de conceptul de integrare digitală în cadrul companiei;
5. Desconsiderarea aspectelor legate de digitalizarea fiscală și aplicarea unui tratament superficial procesului.

Aceste 5 puncte pot indica faptul că implementarea RO e-facturii a fost mai degrabă un proces forțat de digitalizare decât un progres marcat de tranziție.

De ce este esențial să realizezi trecerea de la digitalizare forțată la progres indispensabil?

Având în vedere faptul că RO e-factura a devenit parte din afacerea ta, schimbarea de paradigmă este esențială. Digitalizarea forțată nu țintește performanță ci dorește doar să bifeze derularea procesului. Progresul vizează însă parcugerea procesului cu ținta optimizării performanței digitale a afacerii. Așadar, integrarea RO e-facturii la nivelul proceselor tale de business este un imperativ de a cărui bună funcționalitate depinde gradul de conformare al afacerii tale. Este vital să ralizezi această trecere deoarece:
1. Fără RO e-factura afacerea ta nu mai poate funcționa la momentul actual, și nu este doar o chestiune de moment ci reprezintă un aspect ce va defini viitorul afacerii tale;
2. O implementare corectă a sistemului RO e-factura poate contribui substanțial la conturarea ecosistemului digital al companiei tale;
3. Utilizarea corectă a sistemului aduce un plus în facilitarea procesului de automatizare a proceselor;
4. Concepția cu privire la asimilarea RO e-facturii asemenea digitalizării forțate va fi un impediment major pentru buna implementare a sistemului. Acestea sunt doar 4 rațiuni simpliste pentru care este necesară trecerea de la mentalitatea digitalizare forțată la progres indispensabil.

Învățăminte post implementare

Adoptarea RO e-facturii la nivelul companiilor a venit cu o serie de lecții învățate postimplementare. Iată câteva dintre aceste lecții, validate la momentul actual de către orice antreprenor.

1. Digitalizarea nu așteaptă după antreprenori ,,depășiți” din punct de vedere a modernității informatice. Avansul înregistrat pe direcția paradigmelor digitalizării fiscale nu ține cont de nivelul de pregătire digitală al niciunui antreprenor. Pentru unii conducători de afaceri, aceasta este ca un val al schimbării de care se tem. Partea bună este faptul că pentru cei mai mulți însă, gradul de pregătire este unul corelat la cerințele implementării.
2. Un simplu soft de facturare nu mai este suficient pentru îndeplinirea standardelor actuale în ceea ce privește conformarea din punct de vedere legislativ și digital.
3. Neatenția în transmiterea datelor care fac obiectul acestor sisteme costă conformitate legislativă;
4. Acumularea de cunoștințe și competențe în sfera digitalizării fiscale este mai mult decât o necesitate;
5. Digitalizarea fiscală reformează modul în care autoritățile fiscale se raportează la procesele de controale fiscale;
6. Facturarea în contextul RO e-facturii devine mai operațională, în sensul în care, prin utilizarea aplicațiilor integrate cu RO e-factura procesul este transparentizat iar automatizarea la un pas distanță;
7. Companiile nu mai pot supraviețui astăzi fără relaționarea și consolidarea relațiilor dintre departamentului IT și cel financiar-contabil.

Acestea sunt câteva lecții post implementare învățate de către antreprenori în urma implementării paradigmei RO e-factura la nivelul afacerii derulate.

Trecerea de la mentalitatea ,,digitalizare forțată” la cea de ,,progres indispensabil” este esențială în contextul digitalizării fiscale accelerate. Modernizarea afacerii prin apanajul acestor sisteme nu mai este o opțiune, aceasta devine o necesitate a actualității fără de care afacerile nu mai pot să își mențină relevanța. Tranziția afacerilor spre digitalizare fiscală a demonstrat dependența acestora de tot ceea ce reprezintă modernitate digitală la momentul actual. Nu știm ce va rezerva viitorul în materie de modernizare a afacerilor. Ceea ce sigur cunoaștem însă, este faptul că, fiecare conducător de business este responsabil de identificarea celor mai relevante instrumente pentru navigarea eficientă a tuturor acestor schimbări.

Referințe principale de informare

Ordonanță de urgență nr. 120 din 4 octombrie 2021 privind administrarea, funcționarea și implementarea sistemului național privind factura electronică RO e-Factura și factura electronică în România, precum și pentru completarea Ordonanței Guvernului nr. 78/2000 privind omologarea, eliberarea cărții de identitate a vehiculului și certificarea autenticității vehiculelor rutiere în vederea introducerii pe piață, punerii la dispoziție pe piață, înmatriculării sau înregistrării în România, precum și supravegherea pieței pentru acestea, Publicat în Monitorul Oficial nr. 960 din 7 octombrie 2021.

13 May

Program e-Factura . 1 month ago . Legislație e-Factura

RO e-Factura explicată pe înțelesul antreprenorilor care nu dețin un background contabil

Te gândești la o idee de business. Conturezi planul de afaceri și deții instrumentele necesare pentru demararea acesteia. Pui bazele procesului de înființare și ajungi la o variantă palpabilă a afacerii tale. La un moment dat însă te lovești de una dintre cele mai provocatoare laturi a afacerii tale, și anume, cea financiar-contabilă și fiscală. Domeniul tău de activitate și competenețele deținute de tine în calitate de antreprenor sunt în sfera activităților de construcții și design interior. Unul total divergent cu ceea ce presupune cel financiar-contabil.

Odată cu prima factură emisă afli faptul că trebuie să te înrolezi într-un sistem care transparentizează toate activitățile derulate de către compania ta. Nu este opțional, este cu caracter de obligativitate. Acest aspect marchează punctul de pornire în ceea ce privește provocarea alinierii afacerii tale la ceea ce presupune conformarea din punct de vedere legislativ și fiscal. Odată cu această obligativitate afli faptul că afacerea ta nu mai poate funcționa în afara implementării la nivelul tranzacțiilor comerciale a sistemului RO e-factura. Inițial, nu cunoști procesul de raliere la această modificare. Ulterior, deprinzi mecanismele necesare pentru a implementa acest aspect la nivelul afacerii tale.

Facturarea electronică este un concept fără de care afacerile momentului sau companiile moderne nu își mai pot derula activitatea. Practic, nicio tranzacție comercială dintre două companii sau dintre companii și persoane fizice nu se mai poate derula în afara facturării electronice specifice RO e-facturii.

Dacă până la momentul apariției RO e-facturii, companiile emiteau și în format fizic facturi, acum acest aspect este filă de istorie. Facturarea electronică nu mai este o opțiune ci o necesitate și obligativitate a companiilor moderne. Nu trebuie să fii specialist în facturare pentru a înțelege maniera de funcționare a sistemului național RO e-factura. Deși pot părea la prima vedere complicate, lucrurile nu sunt atât de dificile precum îți închipui.

Pentru a înțelege cum funcționează sistemul RO e-factura, prezentăm pe scurt mai jos pașii necesari de parcurs în vederea transmiterii facturii în cadrul sistemului:

1. Alegerea unei aplicații de facturare moderne. Așa cum menționam anterior, nu mai poți să emiți o factură în afara utilizării tehnicii moderne. De aceea, este esențial să identifici un soft de facturare care să simplifice întregul proces de emitere, de transmitere a facturii în cadrul sistemului precum și de verificare a validării acesteia după trimiterea în cadrul platformei. Un soft modern și racordat la noutate poate face real diferența în facturare.
2. Emiterea facturii către client, ținând cont de respectarea termenului limită. Un al doilea pas de care trebuie să ții cont este legat de emiterea facturii către client și transmiterea acesteia în termenul limită prevăzut de legislația în vigoare. Este vorba despre renumitul termen limită de 5 zile lucrătoare. Nerespectarea acestuia poate atrage după sine o serie de inconveniente.
3. Transmiterea automată a facturii în cadrul sistemului național RO e-factura. Atunci când lucrezi cu un soft performant de facturare, cu unul integrat cu RO e-factura elimini stresul respectării termenelor limită și obții asigurări cu privire la transmiterea acesteia în timp util. De asemenea, un astfel de soft sau de aplicație te poate ajuta să identifici în timp util erorile pentru a putea interveni în manieră eficientă asupra acestora și pentru a le soluționa. În acest mod, elimini grija pentru respectarea termenului limită și posibilitatea de a apărea anumite sancțiuni raportat la nerespectarea acestuia. Factura trebuie să fie transmisă în format xml, acesta fiind singurul format acceptat de către platforma RO e-factura.
4. Înregistrarea în contabilitate doar a facturilor care sunt primite prin intermediul RO e-facturii. Singurele documente care atestă achiziția unui bun ori serviciu valide sunt cele primite prin intermediul RO e-facturii. Acestea dobândesc valoare de document justificativ sau acel document cu validitate din punct de vedere contabil și fiscal. De aceea, este important să înregistrezi în contabilitate doar facturile primite prin intermediul sistemului RO e-factura.
5. Arhivarea facturilor trimise și primite prin intermediul RO e-facturii. Un alt aspect important de considerat de către antreprenorii fără un background financiar-contabil este reprezentat de procesul de arhivare al facturilor primite și emise prin intermediul sistemului RO e-factura. Adesea, antreprenorii omit acest aspect vital în ceea ce presupune arhivarea documentelor care fac obiectul RO e-facturii. La începutul apariției RO e-facturii, aspectul legat de arhivarea facturilor primite prin intermediul platformei precum și cele emise era destul de puțin cunoscut de către antreprenori. Aspectul arhivării facturilor primite și trimise prin intermediul RO e-facturii nu este foarte bine reprezentat în cadrul legislației autohtone, adică nu identificăm direcții generale clare cu privire la acest aspect. Prin urmare, fiecare deținător de afacere este răspunzător de identificarea celor mai clare și eficiente direcții privind îndeplinirea acestei responsabilități.

Iată așadar 5 direcții generale despre RO e-factura de care poți să ții cont în calitate de antreprenor care nu deține cunoștințe solide de contabilitate și facturare. Un aspect general important de care trebuie să ții cont în cadrul procesului de raliere la conformitate din punct de vedere legislativ pe această latură este legat de comunicarea permanentă cu persoanele care se ocupă de partea de facturare. Instruirea permanentă a acestora reprezintă punct principal pentru asigurarea liniarității procesului de facturare și pentru asigurarea conformității legale în ceea ce privește utilizarea acestei paradigme esențiale pentru afacerile din România la momentul actual.

În esență, dacă ești antreprenor care nu deține un background contabil și de facturare, atunci trebuie să ții cont de următoarele aspecte atunci când vine vorba despre utilizare RO e-facturii. Am conturat aceste aspecte sub forma unui checklist esențial în facturare:

1. Orice tranzacție trebuie să fie gestionată prin intermediul sistemului național RO e-factura. Se primesc facturi prin intermediul platformei și se transmit facturi tot prin intermediul acesteia.
2. Facturile transmise prin intermediul platformei trebuie să îndeplinească anumite cerințe speciale. De exemplu, acestea trebuie să aibă formatul xml. Pe lângă acest format, trebuie să ținem cont de includerea tuturor aspectelor principale specifice facturii și stabilite prin intermediul legislației în vigoare.
3. În contabilitate vom înregistra doar facturile care sunt transmise și primite prin intermediul platformei. Orice altă factură primită în alt mod nu poate fi înregistrată în contabilitate, înregistrarea acesteia fiind subiectul sancțiunilor aplicate.
4. RO e-factura poate simplifica procesul de înregistrare a facturilor primite în contabilitate. Dacă programul de contabilitate cu care lucrezi permite integrarea cu platforma RO e-factura, atunci facturile primite pot fi automat descărcate direct din platformă, și preluate în modulul de intrări a acestuia. Acest aspect simplifică substanțial munca contabilului raportat la culegerea manuală a datelor din cadrul facturilor, eventualele intervenții realizându-se pentru corecția anumitor note contabile eronate greșite ca urmare a contării neconforme. Este deci un aspect favorabil pentru contribuabili.
5. Aspectul arhivării facturilor care sunt primite și transmise prin intermediul sistemului trebuie să reprezinte o prioritate pentru antreprenori întrucât arhivarea este un aspect reglementat și obligatoriu pentru toate companiile.
6. Toate facturile emise trebuie să fie trimise în cadrul sistemului ținând cont de termenul limită reglementat prin intemediul legislației în vigoare.
7. Documentarea în prealabil a tuturor sancțiunilor posibile reprezintă punctul central pentru asigurarea utilizării conforme a platformei. Dacă vei cunoaște tot cadrul sancțiunilor aplicabile ca urmare a neconformării, acest aspect te va ajuta să înțelegi exact care sunt riscurile la care te expui în situația în care nu respecți normele în materie de utilizare a platformei.
8. Comunicarea constantă cu persoanele care se ocupă de latura financiar-contabilă și fiscală a afacerii tale. Un aspect vital pentru trasarea direcției corecte în utilizarea sistemului RO e-factura este reprezentat de comunicarea permanentă cu cei care se ocupă de tot ceea ce înseamnă contabilitatea afacerii tale.

Acestea sunt principalele 8 aspecte de care este bine să ții cont în calitate de antreprenor care utilizează sistemul RO e-factura deși nu deții un background financiar-contabil. Utilizarea corectă a paradigmei sau a sistemului nu este restricționată sau condiționată în mod direct de cunoștințe complexe din acest spectru al contabilității ori facturării. Principalele aspecte de care trebuie să ții cont sunt legate de informarea constantă din surse credibile, elocvente și comunicara permanentă cu persoanele care se ocupă de tot ceea ce presupune partea de facturare.

Referințe principale de informare

Ordonanță de urgență nr. 120 din 4 octombrie 2021 privind administrarea, funcționarea și implementarea sistemului național privind factura electronică RO e-Factura și factura electronică în România, precum și pentru completarea Ordonanței Guvernului nr. 78/2000 privind omologarea, eliberarea cărții de identitate a vehiculului și certificarea autenticității vehiculelor rutiere în vederea introducerii pe piață, punerii la dispoziție pe piață, înmatriculării sau înregistrării în România, precum și supravegherea pieței pentru acestea, Publicat în Monitorul Oficial nr. 960 din 7 octombrie 2021.

13 May

Program e-Factura . 1 month ago . Ultimele noutăți

RO e-factura din alt unghi. De la cost la investiție pe termen lung și importanța unei implementări ,,ca la carte”

După un simplu search pe internet, ai putea afirma cu ușurință faptul că tema RO e-factura este ,,stoarsă de conținut”. S-a scris mult în jurul acestei tematici încă de la momentul implementării sistemului RO e-factura. Tratarea subiectului din diferite perspective a fost o necesitate care a plasat ,,implementatorii” sistemului pe direcția corectă privind adoptarea și utilizarea paradigmei la nivelul afacerii derulate. Totuși, pare că niciun conținut nu mai poate genera plusvaloare pentru tine și afacerea condusă, în ceea ce privește RO e-factura. Adevărul poate avea însă altă nuanță de care este bine să ții cont. Toate modificările apărute ulterior lansării paradigmei RO e-factura, țin antreprenorii ,,în gardă” pentru a nu omite niciun aspect care are incidență directă asupra afacerii lor.

De data aceasta dorim să modificăm abordarea și să facem tranziția spre o altă nuanță a conținutului informațional raportat la RO e-factura. Aceasta pornește de la o idee centrală care trebuie să reprezinte o întrebare de bază pentru orice antreprenor: Te-ai raportat vreodată la sistemul RO e-factura ca la o investiție pe termen lung pentru afacerea ta sau imaginea cu privire la acesta este concentrată tot în jurul ideii de cost? Prin intermediul acestui material dorim să producem o conștientizare în rândul antreprenorilor legată de necesitatea de a privi sistemul RO e-factura ca investiție pe termen lung, o imagine și raportare necesară pentru asigurarea integrării armonioase a paradigmei în cadrul proceselor de afaceri.
Dacă până în acest moment, imaginea ta despre RO e-factura a fost legată strict de obligativitatea implementării în plus a încă unui sistem de digitalizare fiscală, acum este momentul să îți schimbi viziunea cu privire la acest aspect. Este necesar astfel să treci de la ideea conform căreia sistemul RO e-factura este o paradigmă în plus pe lista zecilor de modificări cu impact direct asupra afacerii tale la ideea unei investiții pe termen lung. Această trecere nu implică pur și simplu un efort de imaginație, este o schimbare de mentalitate în adevăratul sens al cuvântului.

De ce este necesară o schimbare de viziune în rândul antreprenorilor?

Rezistența la schimbare a celor care conduc afaceri în anul 2026 nu este un subiect tabu sau total necunoscut. Inclusiv la momentul lansării paradigmei RO e-factura s-a manifestat această atitudine a deținătorilor de afaceri. Ba chiar aceasta a fost accentuată de faptul că toate tranzacțiile firmei urmau să fie transparentizate ca urmare a obligativității transmiterii tuturor facturilor emise în cadrul platformei. Practic, toate operațiunile derulate era necesar să fie aduse la suprafață sau puse ,,sub lumina reflectoarelor”. De asemenea, știm cu toții faptul că impedimentele legate de implementarea și utilizarea sistemului la momentul apariției acestuia a produs frustrări în rândul conducătorilor de business aspect care din nou a cântărit substanțial în ceea ce a presupus asimilarea sistemului ca un impediment mai mult decât asemenea unei oportunități sau posibilitate de lansare a afacerii spre un nou nivel al digitalizării. Schimbarea de viziune antreprenorială cu privire la paradigma RO e-factura este necesară întrucât a trece de la înțelegerea paradigmei doar în sensul generării de costuri la investiție digitală strategică pe termen lung este un aspect vital pentru integrarea ,,prietenoasă” a sistemului la nivelul afacerii.

Impact iminent. Implementarea sistemului și provocările antreprenorilor

Șocul implementării RO e-facturii a fost reprezentat în mod deosebit de o serie de inconveniente sau probleme tehnice întâmpinate de către utilizatorii sistemului. De la dificultatea generării unei facturi în xml la probleme legate de încărcarea în cadrul platformei și ulterior de apariția erorilor de validare a facturilor. Soluționarea acestora a fost apanajul muncii contabilului și a dezvoltatorului aplicației informatice de facturare. Costurile inițiale de implementare au fost reprezentate de achiziționarea certificatului de semnătură electronică digitală pentru cei care nu au deținut unul (deși înainte de RO e-factura a existat obligativitatea înrolării fiecărui contribuabil în SPV), și de identificarea unui program de contabilitate sau de facturare care să se potrivească pe cerințele RO e-facturii. Ulterior, utilizatorii sistemului s-au confruntat cu o serie de alte provocări specifice pentru activitatea derulată la care au fost nevoiți să facă față, întrucât utilizarea sistemului nu a fost și nu va fi o opțiune ci o obligativitate.

În ceea ce privește implementarea, au existat atât costuri vizibile cât și costuri invizibile. Cele vizibile au fost evidente pentru utilizatorii sistemului și implicit, gestionabile. Nu putem spune același lucru însă despre cele invizibile. Costurile ascunse au fost reprezentate de cele pe care antreprenorii nu le-au luat în calcul inițial, acestea ,,filtrându-se” în procesul implementării și al utilizării sistemului. Printre aceste blocaje putem să identificăm erorile întâlnite în utilizarea platformei, timp irosit, blocaje de tip operațional. În foarte multe momente, conducătorii afacerilor au ajuns să considere sistemul RO e-factura încă o obligație costisitoare.

Schimbare de paradigmă: necesitatea considerării RO e-facturii ca investiție pe termen lung

Deoarece digitalizarea afacerii nu mai este opțională, ci reprezintă o piesă indispensabilă din puzzle-ul afacerilor moderne, paradigmele digitalizării moderne nu mai trebuie privite strict în materie de costuri, ci raportarea antreprenorilor trebuie să vizeze și ideea de investiție. Pe termen lung, sistemul RO e-factura poate fi privit ca o investiție, aspect justificat din multiple unghiuri, astfel:

Implementarea sistemului RO e-factura dă startul pentru conturarea unui ecosistem digital cu privire la procesele de achiziție și de vânzare. Afacerile viitorului sunt marcate de digitalizare. Infrastructura digitală este esențială pentru asigurarea acestui ecosistem a cărui start poate fi conturat de implementarea paradigmei RO e-factura.
Trasabilitate și un control mai eficient. Utilizarea paradigmei RO e-factura la nivelul afacerii tale poate asigura un control mult mai bun al facturilor emise și transmise în cadrul sistemului. Adică, paradigmă te ajută să nu pierzi șirul facturilor emise către clienți și încărcate în cadrul platformei RO e-factura.
Integrarea cu alte sisteme reprezintă un alt punct forte al sistemului RO e-factura. Sistemele de tip ERP și cele de genul Power BI pot fi integrate cu RO e-factura și astfel facilitat procesul de evidență a achizițiilor și livrărilor. De asemenea, se asigură transparentizarea operațiunilor și conturarea unui ecosistem digital al acestora, prin prisma integrării sistemului RO e-factura.

Pentru ca E-factura să genereze plusvaloare asupra afacerii tale, este nevoie să schimbi modul de raportare la acest sistem: să treci de la ideea de cost la cea de investiție pe termen lung. Evident, această modificare nu apare peste noapte, este nevoie de implicare și efort consecvent pentru a putea face trecerea între cele două abordări. Rolul contabilului și al antreprenorului în această tranziție sunt vitale. Contabilul înțelege astfel rolul sistemului în viața companiei întrucât acesta este printre principalele persoane care utilizează RO e-factura iar antreprenorul adoptă decizii strategice cu privire la utilizarea acesteia, nu este interesat doar de conformare legislativă și fiscală.

Implementarea ,,ca la carte” a sistemului și de ce aceasta poate face diferența dintre cost și investiție
Printre principalele aspecte de care trebuie să ținem cont pentru trasarea liniei de demarcație dintre cost și investiție, unul dintre cele mai importante este redat de implementarea corectă a paradigmei la nivelul afacerii. Nu există un ghid predefinit care să fixeze reguli sau cutume raportat la o implementare perfectă. Fiecare utilizator al platformei este responsabil de conturarea propriilor repere cu privire la modul de implementare la nivelul companiei a paradigmei RO e-facturii. Companiile mici vor alege anumite tipuri de metode de vreme ce entitățile mari vor fi focusate spre alte modalități cu privire la implementare și utilizare. Alegerea metodei depinde de o serie de variabile precum sunt cele legate de costuri, personal instruit, disponibilitate etc. Ce poate însemna o implementare ,,ca la carte” atunci când discutăm despre sistemul RO e-factura?

Dacă vorbim despre repere de care putem să ținem cont în cazul în care țintim o implementare conformă a sistemului, putem să ne ghidăm după următoarele aspecte:

Alege soluția informatică de facturare cea mai potrivită nu cea mai ieftină. Dacă faci rabat de la calitate ținând cont de costuri cât mai mici, acest aspect te va costa conformare legislativă. La momentul actual, aplicațiile de facturare au cunoscut optimizări semnificative, aspect care are o influență favorabilă asupra activității companiilor. Analizează, scanează și focusează-te pe cea mai potrivită soluție pentru satisfacerea nevoilor informaționale în materie de RO e-factura. Rabatul de la calitate și prioritizarea unor costuri mai reduse atunci când vorba despre achiziționarea unei soluții de facturare nu este cea mai sustenabilă soluție pentru asigurarea celor mai complexe cerințe legate de RO e-factura.
Testează soluția aleasă. Alege furnizorii de soluții digitale care permit o perioadă de probă sau testare a aplicației de facturare. Acest aspect poate face diferența dintre succes în implementare și eșec. Discută cu furnizorul de soluții digitale și identifică opțiuni de optimizare a acesteia în cazul în care observi faptul că aceasta nu se pliază pe cerințele tale. (program de facturare)
Instruiește personalul. Un aspect important pentru a asigura liniaritarea procesului este reprezentat de prioritizarea instruirii personalului pentru utilizarea aplicației. Angajații trebuie să cunoască modul de funcționare al acesteia înainte ca aceasta să devină operațională.
Monitorizează și optimizează. Este important să ții cont de monitorizarea continuă a procesului de implementare pentru a interveni ori de câte ori acesta nu se derulează conform planului.
Integrarea cu sistemele existente în cadrul companiei. O implementare corectă face referire automat și la posibilitatea de integrare a RO e-facturii cu sistemele ERP, CRM din cadrul companiei. Scopul principal este redat de eliminarea intervenției manuale și conturarea unui ecosistem digital al datelor.

De ce ar trebui să privești RO e-factura ca o investiție pe termen lung și nu ca un cost?

Acum că am punctat principalele aspecte care fac ca sistemul RO e-factura să fie văzut în termeni de investiție și nu de costuri, poate te întrebi de ce este totuși necesar să faci această tranziție. În principal deoarece:

Sistemul RO e-factura va defini afacerea ta ,,pe viață”, adică nu vei putea să îl elimini odată ce nu mai generează plusvaloare.
Sistemul RO e-factura te poate ajuta să conturezi ecosistemul digital al operațiunilor financiar-contabile, practic poate da startul la ceea ce reprezintă digitalizarea complexă a proceselor de achiziții și de vânzări acesta fiind un prim pas spre conturarea întregului ecosistem digital.
Creează realmente o bază pentru automatizare. Odată cu posibilitatea preluării facturilor din cadrul platformei RO e-factura și a standardizării datelor legate de achiziții și vânzări se deschide și oportunitatea pătrunderii facile a inteligenței artificiale la nivelul contabilității.

Acestea sunt principalele 3 aspecte de care poți să ții cont pentru reconsiderarea modului de raportare la paradigma RO e-facturii în cadrul afacerii tale, aspecte care marchează tranziția de la considerarea sistemului în materie de costuri la investiție pe termen lung.

Referințe principale de informare

Ordonanță de urgență nr. 120 din 4 octombrie 2021 privind administrarea, funcționarea și implementarea sistemului național privind factura electronică RO e-Factura și factura electronică în România, precum și pentru completarea Ordonanței Guvernului nr. 78/2000 privind omologarea, eliberarea cărții de identitate a vehiculului și certificarea autenticității vehiculelor rutiere în vederea introducerii pe piață, punerii la dispoziție pe piață, înmatriculării sau înregistrării în România, precum și supravegherea pieței pentru acestea, Publicat în Monitorul Oficial nr. 960 din 7 octombrie 2021.

17 Apr

Program e-Factura . 2 months ago . XML (UBL 3.0)

Auditul datelor din RO e-factura: ghid de bune practici pentru antreprenori

Familiarizarea antreprenorilor cu tot ceea ce presupune utilizarea sistemului RO e-factura generează necesitatea accesării unui alt nivel al abordării paradigmei. Digitalizarea fiscală din România testează noi limite ale conducătorilor de afaceri și capacitatea acestora de a se adapta și readapta la multiple schimbări. Sistemul RO e-factura vine să redefinească relația dintre companii și ANAF.

Auditul datelor în contextul digitalizării devine un imperativ al asigurării gradului corect de conformitate fiscală și legislativă. Este un concept și fenomen modern mai puțin cunoscut de către antreprenorii actuali dar cu incidență directă asupra activității derulate de către aceștia. A audita înseamna a analiza anumite informații pentru a aprecia gradul de conformitate a acestora. Având în vedere contextul economic extrem de dinamic și cerințele tot mai complexe în ceea ce privește conformitatea, companiile ar trebuie să ofere mult mai multă atenție aspectului verificării sau auditării documentelor generate ca urmare a activității derulate.

Aplicabilitatea auditului în ceea ce privește utilizarea RO e-facturii are două nuanțe: verificarea sau auditarea din punct de vedere tehnic și auditarea din punct de vedere fiscal. Cu alte cuvinte, utilizatorii platformei trebuie să analizeze documentele ținând cont de acest direcții. Ce înseamnă validarea datelor din punct de vedere tehnic? Dar din perspectivă fiscală? Vom afla aceste nuanțe în cele ce urmează.

Facturile emise la momentul actual de către toții utilizatorii sistemului RO e-factura urmează anumite tipare clare din punct de vedere tehnic. Aceste reguli de validare tehnică au fost intens testate de către utilizatorii sistemului încă de la debutul utilizării paradigmei. Unele dintre ele au devenit reguli de validare a facturilor de vreme ce altele sunt încă testate de către dezvoltatorii de soluții digitale de facturare pentru o integrare armonioasă la nivelul aplicațiilor de facturare.

Care ar fi principalele reguli tehnice atunci când vine vorba de completarea facturii emise care face obiectul RO e-facturii?

Iată mai jos o listă a acestora:

Format xml UBL obligatoriu pentru toate facturile încărcate în cadrul sistemului;
Codul BT-3 conform specificațiilor RO-CIUS care indică tipul de factură încărcată în cadrul sistemului/;
Elemente de conținut complete. De exemplu, pentru factura codificată prin codul 380, este necesar să menționăm: datele de identificare ale vânzătorului și ale cumpărătorului: de la numele acestora până la o serie de alte informații relevante care să permită identificarea corectă a celor două părți implicate în procesul tranzacțional; numărul unic al facturii, data emiterii facturii, descrierea bunurilor sau serviciilor furnizate, valoarea totală a acestora, data livrării bunurilor sau prestării serviciilor sau data încasării unui avans.
Reguli de emitere. Pentru fiecare cod de factură, există o serie de reguli de emitere de care trebuie să ținem cont.

De exemplu, dacă după emiterea unei facturi inițiale, întocmim o factură de stornare, atunci trebuie să ținem cont de toate elementele facturii inițiale și să emitem factura storno cu semnul ,,-”. Astfel, va trebui să fim atenți la toate elementele facturii de stornare în așa fel încât aceasta să facă referire la factura inițială. De pildă, dacă după emiterea și încărcarea unei facturi constatăm erori, atunci corectarea acesteia se realizează ținând cont de anumite reguli specifice. Dacă de exemplu, constatăm faptul că totalul facturii emise și încărcate în cadrul sistemului a fost eronat, vom recurge la corectarea erorii materiale printr-o factură de stornare. Astfel, factura emisă cu codul 380 (factură) va fi corectată prin intermediul uneia de stornare care va fi emisă cu semnul ,,-”. În cazul acesta va trebui să fim atenția la aspectul următor: prețul net al articolului BT-146 trebuie obligatoriu sa aibă valoare pozitivă. Conform normelor lansate și de către ANAF, elementele facturii originale trebuie să fie clar referențiate și menționate, și anume referința facturii precedente și data de emitere a facturii anterioare, asociate codurilor BT-25 și BT-26. În situația în care, corectăm o factură de stornare care are deja valoare negativă, aceasta va fi codificată conform codului 380, însă valorile vor fi pozitive.

Exemplu concret din practica comercială

Considerăm cazul ipotetic al unei companii autohtone care comercializează mobilier la comandă. Astfel, aceasta va emite o factură codificată prin codul 380, care va cuprinde aspectele principale ale tranzacției și anume, datele de identificare ale partenerilor, descrierea produselor comercializare, cantitate, preț unitar, valoarea totală, TVA-ul aferent tranzacției, instrucțiuni de plată și alte detalii necesare de clarificat în cadrul tranzacției.
După emiterea și transmiterea facturii, clientul sesizează o neregulă la produsul comercializat cu livrare ulterioară comenzii, și solicită returnarea acestuia. Pentru a corecta tranzacția inițială, furnizorul va proceda la întocmirea unei facturi de stornare. Acest document va fi marcat tot prin intermediul codului 380, corecția fiind realizată la nivelul poziției care reprezintă bunul returnat (corecția se realizează la nivel de linie cu semnul ,,-”, prețul va avea valoare pozitivă). Acum că am punctat mecanismul tranzacției, vom vedea care sunt aspectele legate de auditul efectiv sau verificarea corectitudinii operațiunii.

Pașii de auditare a operațiunii:

1. Factura de stornare trebuie să facă trimitere la factura inițială pentru a asigura trasabilitatea tranzacției (adică se vor completa date în cadrul câmpului BT-25 Referință factură precedentă unde vom nota numărul facturii precedente);
2. Factura de stornare va avea menționată data de emitere a facturii inițiale (BT-26);
3. Factura de storno va cuprinde descrierea bunurilor returnate (cantitatea pieselor de mobilă returnate, cu semnul ,,-”);
4. Valoarea stornată a piesei de mobilier va fi marcată cu semnul ,,-”, astfel în cadrul facturii va apărea -1 x prețul unitar al produsului (care trebuie să aibă valoare pozitivă). Astfel, valoarea corpului de mobilier returnat va fi evidențiată cu -, fiind marcată în mod distinct și valoarea aferentă a TVA-ului;
5. Verificarea regulilor de validare tehnică a elementelor facturii;
6. Transmiterea manuală sau automată a facturii în cadrul sistemului național RO e-factura. Recomandarea principală în acest sens este legată de transmiterea facturii emise în cadrul sistemului în manieră automată pentru a evita anumite neplăceri legate de omiterea transmiterii documentului în timp util;
7. Verificarea statusului facturii transmise prin intermediul platformei.

Mai sus, identificăm 7 aspecte principale de care trebuie să ținem cont pentru emiterea facturii și încărcarea corectă a acesteia în cadrul platformei. Cu alte cuvinte, discutăm despre un protocol de auditare a informațiilor referitoare la transmiterea facturii în cadrul sistemului național RO e-factura.

O altă nuanță a auditării facturii electronice din perspectiva RO e-TVA este cea legată de verificarea aspectelor fiscale. Mai sus am punctat auditarea laturii tehnice a facturării. Nu trebuie să o omitem pe cea fiscală, care are implicații majore asupra conformității la reglementările specifice facturării electronice. Cum ne raportăm la aspectul auditării informațiilor aferente operațiunii facturate, din punct de vedere fiscal? Din punct de vedere fiscal, factura trebuie să respecte o serie de reguli sau cutume raportat în manieră directă la taxa pe valoare adăugată, încadrarea corectă a operațiunii din punct de vedere a regimului fiscal aplicabil etc. Sunt o serie de aspecte de care trebuie să ținem cont atât înainte de a emite factura cât și la momentul emiterii și transmiterii acesteia în cadrul platformei. Auditarea fiscală a informațiilor cuprinse de către factura transmisă în cadrul sistemului face deci referire la asigurarea contribuabilului cu privire la înscrierea corectă a cotelor de TVA în cadrul documentului și la tipul operațiunii din punct de vedere a regimului fiscal aplicabil. Adică trebuie să încadrăm corect tranzacția derulată și să evidențiem dacă aceasta este scutită de TVA, i se aplică taxare inversă, scutită fără drept de deducere sau cu drept de deducere. Atenție și la tratamentul contabil și fiscal al avansurilor.

Atunci când discutăm despre aspectul auditării facturilor emise și transmise în cadrul sistemului RO e-facturii, acesta manifestă o nuanță duală. Discutăm astfel despre o verificare a informațiilor atât din punct de vedere tehnic cât și din perspectivă fiscală. În esență, auditarea informațiilor facturilor emise și transmise în cadrul RO e-factura se rezumă la următorii pași:

1. Încadrarea corectă a operațiunii comerciale raportat la cele 3 paliere specifice RO e-facturii: B2B, B2C și B2G;
2. Asigurarea corectitudinii privind transpunerea datelor specifice facturii care urmează să fie transmisă în cadrul sistemului RO e-factura prin intermediul aplicației informatice de facturare;
3. Validarea din punct de vedere tehnic a fișierului de tip xml;
4. Validarea din punct de vedere al conținutului facturii emise (elementele obligatorii și componente definitorii ale tranzacției);
5. Generare xml valid, complet și corect din punct de vedere tehnic;
6. Încărcarea facturii în cadrul sistemului RO e-factura. La încărcarea manuală se ține cont de o serie de reguli de validare redate de verificarea manuală a corectitudinii fișierului de tip xml după generarea autonomă a acestuia (în afara unui soft de facturare) și încărcarea manuală a acestui fișier în RO e-factura (logare prin intermediul certificatului digital>încărcare a fișierului de tip xml>verificare a statusului privind încărcarea). Toate aceste etape sunt eliminate în situația utilizării unui soft de facturare integrat cu RO e-factura care asigură fluidizarea procesului privind transmiterea facturilor în cadrul sistemului și validarea acesteia fără erori.
7. Asigurarea cu privire la primirea facturii de către client. Chiar dacă factura a fost emisă și încărcată în cadrul sistemului fără erori, sistemul de facturare poate transmite automat un mesaj cu privire la emiterea și încărcarea facturii în cadrul sistemului pentru avizarea clientului cu privire la emiterea documentului.

Acestea sunt cele 7 etape în ce privește procesul general de auditare a facturării. Chiar dacă în practica financiar-contabilă se discută destul de puțin despre o auditare a informațiilor, totuși, acesta este un proces care deși nu este denumit în manieră generică în practică, totuși, se întâmplă. Adică, discutăm despre o verificare a tuturor informațiilor cuprinse prin intermediul facturilor emise și transmise în cadrul RO e-facturii. De este necesar un audit al informațiilor ce conturează întreg procesul RO e-facturii? Există cel puțin două rațiuni pentru care auditarea informațiilor din cadrul facturii electronice este o necesitate: pentru obținerea conformării din punct de vedere legislativ și pentru asigurarea continuității afacerii având în vedere faptul că aceasta nu mai poate funcționa în afara utilizării sistemului RO e-facturii.

Fiecare antreprenor sau deținător de afacere este responsabil de cartografierea corectă a schimbării din punct de vedere digital, legislativ și fiscal. Acest aspect este un proces în care sunt angrenați mai mulți factori decizionali, reușita fiind rezultanta unui cumul de factorii esențiali în cadrul acestuia.

Referințe principale de informare

Site-ul ANAF, Ghid de utilizare a codurilor dedicate tipurilor de facturi, a diverselor categorii de TVA, precum și a altor reguli, în sistemul național privind factura electronică RO e-Factura, material în format electronic disponibil la adresa: https://static.anaf.ro/static/10/Anaf/Inform atii_R/Ghid%20cod%20facturi_final%20v2.9.pdf

17 Apr

Program e-Factura . 2 months ago . Legislație e-Factura

Top 5 întrebări esențiale despre RO e-factura în anul 2026

Ultimii ani de pe tărâmul RO e-facturii au stat permanent sub semnul dinamismului din punct de vedere a termenelor limită, a sancțiunilor precum și a tipurilor de utilizatori care au completat constant tabloul obligativității în utilizare. În tot acest timp, paradigma a realizat un adevărat shift spre o normalitate a contribuabililor, și nu doar o simplă intenție de modernizare digitală venită din partea autorităților fiscale. Nu poți din postura unui antreprenor informat și dedicat afacerii să nu te întrebi care sunt principale aspecte de care trebuie să ții cont la momentul acesta cu privire la această platformă, în contextul unei avalanșe informaționale consistente. În acest context, am conturat pentru tine 5 cele mai importante întrebări esențiale din sfera RO e-facturii în anul 2026.

Pentru cei mai mulți antreprenori din România, tranziția la utilizarea sistemului RO e-factura nu a fost lipsită de provocări: de la erori tehnice legate de validarea facturilor, incertitudine în ceea ce privește momentul ralierii la utilizarea platformei, la dificultăți legate de integrarea cu sistemele informatice existente și interpretarea corectă a regulilor de utilizare atât din punct de vedere tehnic cât și fiscal.

Cel adesea, în practica facturării întrebările sunt recurente, fie ca discutăm despre o companie de mici dimensiuni sau despre una care deține alți parametrii de funcționalitate. Adică, cei mai mulți antreprenori se confruntă cu aproape aceleași spețe în mod constant legat de utilizarea sistemului RO e-factura. Pentru a veni în sprijinul celor cărora nu pot să conceapă ideea armoniei și bunăstării lăsată în urmă la nivelul afacerii derulate, conturăm aici 5 cele mai importante întrebări din sfera RO e-facturii, ,,culese” de la începutul utilizării paradigmei până în prezent.
Informațiile se adresează oricărui utilizator al platformei RO e-factura, și aduce în prim plan cele mai importante spețe ale momentului.

1. Facturile emise care trebuie transmise în cadrul sistemului RO e-factura pot fi încărcate și manual în platformă?

Obligativitatea respectării unui termen limită a generat necesitatea identificării celor mai eficiente metode privind transmiterea facturii în cadrul sistemului. Digitalizarea întregului proces a însemnat automat și updatarea aplicațiilor de facturare în sensul integrării RO e-facturii în cadrul acestora. Astfel, transmiterea facturilor emise în cadrul platformei se realizează în mod prioritar automat. Antreprenorii se întreabă dacă există și varianta transmiterii manuale a facturilor în cadrul sistemului. Răspunsul este da. În contextul în care activitatea derulată de către compania ta nu este extrem de complexă și nu presupune un volum foarte mare de facturi emise, atunci transmiterea manuală a acestora poate fi posibilă. Cu toate acestea, recomandarea este aceea de a transmite automat facturile în cadrul sistemului pentru a te asigura că termenul limită de transmitere este respectat și conformitatea fiscală menținută.

2. Care este termenul legal de transmitere a facturilor în cadrul sistemului? 5 zile calendaristice sau 5 zile lucrătoare?

Altă întrebare de interes major pentru antreprenorii anului 2026, indiferent de experiența acestora în câmpul antreprenorial este conturată de termenul transmiterii facturii în cadrul sistemului național. Având în vedere faptul că acesta a suferit o serie de nuanțe încă de la începutul utilizării sistemului până în prezent, este just ca antreprenorii să fie debusolați. La momentul actual, termenul legal de transmitere a facturii în cadrul sistemului național este de 5 zile lucrătoare. Astfel, conform articolului 10, alin. (7), termenul limită privind transmiterea facturilor în cadrul sistemului național este de 5 zile lucrătoare. Deci, a fost realizată trecerea de la 5 zile calendaristice la 5 zile lucrătoare. Acestă modificare este foarte benefică pentru utilizatorii sistemului RO e-factura întrucât elimină presiunea încărcării facturilor în termene limită uneori dificil de respectat.

3. Utilizarea sistemului RO e-factura este obligatorie pentru toate firmele sau există și excepții?

Probabil toți antrenorii s-au gândit la un moment dat la posibilitatea exceptării afacerii lor de la obligativitatea utilizării sistemului RO e-factura. Totuși, aplicabilitatea utilizării platformei este atât de extinsă încât sunt extrem de puține excepții de la utilizarea acesteia. Oricum, aceste excepții nu se referă nicidecum la persoanele juridice. Toate firmele organizate sunt forma unei persoane juridice trebuie să utilizeze la momentul actual sistemul RO e-factura, indiferent dacă sunt SRL-uri, SA-uri, SNC-uri etc. Există doar anumite excepții în zona persoanelor fizice care utilizează RO e-factura. De exemplu, agricultorii persoane fizice precum și nouă categorie de utilizatori care urmează să adere la utilizarea sistemului începând cu data de 1 iunie 2026 și anume persoanele fizice furnizori sau prestatori care se identifică în relațiile comerciale prin intermediul CNP-ului.

4. Este obligatorie transmiterea tuturor documentelor emise în cadrul platformei? Și a facturilor intracomunitare și a celor extracomunitare? Dar a bonurilor fiscale și a avizelor de expediție a mărfii?

O altă întrebare de interes major pentru antreprenori sau utilizatorii sistemului RO e-factura este cea legată de tipul de documente care trebuie trimise în cadrul sistemului. Este o întrebare justă având în vedere o serie de aspecte de noutate reglementate permanent în spectrul utilizării sistemului. Toate facturile emise în relația de tip B2B, B2G și B2C se transmit în cadrul platformei. Ce nu se transmite în RO e-factura? Bonurile fiscale care îndeplinesc condițiile unei facturi simplificate, care conform art. 10 din OUG 120/2021 fac excepție de la transmiterea în cadrul platformei, alături de facturile emise pentru livrări intracomunitare de bunuri, pentru care beneficiarul persoană impozabilă stabilită în România comunică un cod de înregistrare în scopuri de TVA din alt stat membru care nu se transmit în cadrul platformei RO e-factura. Cât privește avizele de însoțire a mărfii, acestea nu sunt considerate documente cu valoare contabilă sau justificativă, deci oricum nu pot să facă obiectul transmiterii în cadrul sistemului. Autofacturile se transmit în cadrul platformei întrucât acestea sunt considerate documente emise în relația de tip B2B. ?

5. Facturile emise și transmise în cadrul sistemului se mai trimit clienților prin intermediul e-mailului?

Dacă înainte de RO e-factura, aceasta era o practică destul de frecventă în cadrul companiilor, astăzi lucrurile stau puțin diferit atunci când discutăm despre transmiterea prin intermediul adresei de e-mail. Nu este interzis să transmitem facturile în continuare prin intermediul altor canale de comunicare decât cel oficial redat la acest moment de sistemul RO e-factura. La acest moment, singurele documente cu valoare justificativă sunt facturile primite prin intermediul sistemului RO e-factura. Astfel, doar aceste documente mai pot fi înregistrate în contabilitate. Deci, dacă mai primești facturi clasice prin intermediul adresei de e-mail ori alte canale de comunicare, acestea nu pot fi înregistrate în contabilitate, cu alte cuvinte nu mai reprezintă o bază justificativă elocventă și legală pentru operațiunea derulată. Totuși, nu este interzis să informezi clientul despre emiterea facturii prin intermediul adresei de e-mail. Rămâne însă o practică nerelevantă în contextul RO e-facturii.
Atunci când vine vorba despre utilizarea sistemului RO e-factura, dilemele antreprenorilor nu se termină niciodată. Având în vedere toate modificările ce survin cu o anumită regularitate în utilizarea platformei, utilizatorii mereu vor avea nevoie de informare constantă. În cadrul acestui material am răspuns la 5 întrebări de actualitate pentru ceea ce presupune utilizarea paradigmei la momentul actual de către companii.

Referințe principale de informare

Ordonanța de urgență nr. 120 din 4 octombrie 2021 privind administrarea, funcționarea și implementarea sistemului național privind factura electronică RO e-Factura și factura electronică în România, precum și pentru completarea Ordonanței Guvernului nr. 78/2000 privind omologarea, eliberarea cărții de identitate a vehiculului și certificarea autenticității vehiculelor rutiere în vederea introducerii pe piață, punerii la dispoziție pe piață, înmatriculării sau înregistrării în România, precum și supravegherea pieței pentru acestea, Publicat în Monitorul Oficial nr. 960 din 7 octombrie 2021.

RO E-Factura și prestatorii persoane fizice identificați prin CNP

Minighid de conformare: Răspunsuri la cele mai importante întrebări. Partea II

Cum ne raportăm la utilizarea sistemului în lumina noilor modificări?

1. Cum se pot înregistra aceste categorii de persoane pentru începerea utilizării platformei RO e-factura?

Elemente de ultimă oră!

2. Care este procedura pentru a amâna utilizarea sistemului până la termenul limită privind ralierea la această modificare?

3. După ce am ieșit temporar din Registrul RO e-factura obligatoriu, care este procedura în vederea reutilizării sistemului?

4. Care este modul de conectare în cadrul RO e-factura în cazul furnizorilor/prestatorilor identificați prin intermediul codului numeric personal?

5. Am nevoie de certificat de semnătură electronică digitală pentru a utiliza sistemul RO e-factura?

Categorii

Ultimele articole