Factura simplificată. Reperare pe traseul RO e-Facturii

În contexte inovative dictate de trendul digitalizării fiscale, rolul documentelor de evidență primară se reinventează. Unele sunt amenințate cu dispariția, de vreme ce altele își croiesc o nouă cale în medii acaparate de noutate. Deoarece contribuabilii trebuie să înțeleagă pe deplin noul rol al documentelor de evidență primară și maniera în care acestea se reinventează, am conturat o serie de materiale care scot în lumină aspectele reperării pe traseul digitalizării a principalelor documente din sfera financiar-contabilă. Este vorba de exemplu despre reinventarea rolului avizului de însoțire a mărfii pe traseul RO efacturii. Acest material, poate fi consultat la adresa: https://ro-efactura.ro/avizul-de-insotire-a-marfii-reperare-pe-traseul-e-facturii/. În același registru discutăm și despre redefinirea rolului facturii proforme sub apanajul apariției noilor sisteme de digitalizare fiscală (factura proforma). Cumva, documentele de evidență primară sunt privite prin lentila digitalizării fiscale, aspect care conferă o altă notă acestor documente.

Astăzi a venit rândul facturii simplificate care va trece prin filtrul analizei noului rol reinventat sub apanajul inovativului digitalizării fiscale.

Pe scurt!
Ce este factura simplificată și care este rolul pentru companie?
Care sunt circumstanțele care impun emiterea facturilor simplificate?
Factura simplificată și RO e-factura. Ce ar trebui să cunoști?

Ce este factura simplificată și care este rolul pentru companie?

În contextul trasat de noutățile legislative ale RO e-Facturii cu privire la transmiterea în cadrul sistemului național RO eFactura, a facturilor emise către parteneri, contribuabilii se întreabă cu privire la elementele de diferențialitate dintre factură și factura simplificată. Raportat la denumirea sintagmei, ,,factura simplificată”, acesta este un document care deține mai puține elemente decât documentul denumit simplu factură.

Conform specialiștilor, factura simplificată nu cuprinde exhaustiv elementele prevăzute de către art. 319 din Legea nr. 227/2015 privind Codul Fiscal ca fiind obligatoriu de conținut de către facturi. În această manieră, factura conține în mod obligatoriu următoarele informații:

• numărul specific care identifică factura în mod unic;
• data emiterii facturii alături de data livrării bunurilor/prestării serviciilor, dacă acestea diferă;
• datele de identificare ale persoanei impozabile care a livrat bunurile/prestat serviciile (denumirea/numele, adresa și codul de înregistrare în scopuri de TVA);
• datele de identificare ale beneficiarului (denumirea/numele, adresa și codul de înregistrare în scopuri de TVA);
• datele de identificare ale furnizorului/beneficiarului care nu este stabilit în România și care și-a desemnat un reprezentant fiscal;
• datele de identificare ale bunurilor livrate precum și a serviciilor prestate (denumire și cantitate);
• baza de impozitare a bunurilor și serviciilor;
• cota de taxă pe valoare adăugată precum și a valorii taxei colectate;
• apariția mențiunii de autofactură în situația în care circumstanțele o impun;
• mențiuni cu privire la scutirea de taxă pe valoare adăugată și temeiul legal în baza căreia se aplică aceasta;
• orice mențiuni necesare cu privire la statusul facturii ocazionat de împrejurări specifice (,,regimul marjei-agenții de turism”, ,,regimul marjei-bunuri second-hand”).

Factura fiscală normală conține astfel 17 câmpuri obligatorii. Astfel, este considerată factură simplificată orice factură care nu deține toate cele 17 elemente obligatorii menționate mai sus. La facturile simplificate, numărul elementelor obligatorii este mult mai redus, și anume, acestea trebuie să conțină în mod obligatoriu 6 elemente principale și anume:

• data emiterii;
• datele de identificare ale persoanei impozabile care a livrat bunurile/prestat serviciile;
• tipurile de bunuri sau de servicii la care factura simplificată face referire;
• valoarea taxei colectate sau informațiile necesare în vederea colectării acesteia;
• pentru documentele sau mesajele tratate drept factură, o referire specifică și clară cu privire la factura inițială și la detaliile specifice care suferă modificări;
• CIF-ul beneficiarului sau codul de înregistrare în scopuri de TVA al acestuia.

Ordinul 2634 privind documentele financiar-contabile nu aduce precizări cu privire la factura simplificată. În schimb Normele generale de întocmire și utilizare a documentelor financiar-contabile, definește factura drept documentul justificativ care stă la baza înregistrării în contabilitate a operațiunilor economice. Înțelegem astfel faptul că și factura simplificată reprezintă un document care atestă derularea operațiunilor de achiziție în cadrul evidenței primare.

În practica tranzacțiilor comerciale, factura simplificată se întocmește cel mai adesea atunci când valoarea bunurilor achiziționate ori a serviciilor prestate nu depășeste 100 de euro, inclusiv TVA.

Care sunt circumstanțele care impun emiterea facturilor simplificate?

Legea nr. 227/2015 privind Codul Fiscal menționează, prin intermediul art. 319, alin. (12), 2 situații care ocazionează emiterea unei facturi simplificate. Concret, acestea se rezumă la:

• încadrarea în limita a 100 de euro (inclusiv TVA) a bunurilor comercializate ori a serviciilor prestate;
• în cazul documentelor sau mesajelor tratate drept factură (orice document sau mesaj care face referire în mod specific la o a factură inițială poate fi considerat drept factură validă din punct de vedere juridic).

Factura simplificată și RO e-Factura. Ce ar trebui să cunoști?

Odată cu introducerea obligativității utilizării sistemului național RO efactura, apare întrebarea legată de transmiterea facturilor simplificate în cadrul platformei. Este și acesta un element care trebuie cuprins în lista facturile emise și încărcate în cadrul sistemului?

Este necesar să menționăm faptul că, până în luna decembrie a anului 2024, contribuabilii erau exceptați de la transmiterea facturilor simplificate în cadrul sistemului RO e-Factura. Astfel, art. 10, alin. (1) din cadrul OUG 120/2021 prevedea ca obligatorie transmiterea tuturor facturilor emise în relația de tip B2B, cu excepția facturilor simplificate emise conform art. 319 alin. (12) din Legea nr. 227/2015, cu modificările și completările ulterioare. Forma consolidată a actului normativ, la data de 01.01.2025 prevede ca singură excepție privind transmiterea în cadrul sistemului a bonurilor fiscale care îndeplinesc condițiile unei facturi simplificate, emise atât în relația de tip B2B cât și pentru tranzacțiile derulate în cadrul modelului B2C.  Astfel, începând cu data de 1 ianuarie 2025, există obligativitatea transmiterii facturilor simplificate prin intermediul platformei naționale RO e-factura. Singura excepție este legată de bonurile fiscale emise cu un aparat de marcat electronic fiscal care îndeplinesc condițiile unei facturi simplificate.

Astfel, facturile simplificate alături de celelalte facturi emise de către contribuabili se transmit în cadrul sistemului național RO eFactura începând cu data de 1 ianuarie 2025, pentru tranzacțiile derulate între companii (B2B), sau pe direcția modelului de afaceri de tip B2C. Termenul de transmitere rămâne corelat la 5 zile calendaristice, asemenea celorlalte facturi emise și încărcate în cadrul sistemului.

Traseul dictat prin paradigmele digitalizării fiscale revoluționează maniera de raportare la tot ceea ce presupune dosarul de documente de evidență primară a companiei tale. Cele mai multe dintre aceste documente cunosc o altă menire pe fondul noilor modificări. Ce primează pentru contribuabil este ca să mențină pulsul schimbărilor în mod permanent pentru a conferi locul potrivit fiecărui document de evidență primară a entității.

Referințe principale de informare

• Codul fiscal din 8 septembrie 2015 (Legea nr. 227/2015), Publicat în  MONITORUL OFICIAL nr. 688 din 10 septembrie 2015.
• Ordonanță de urgență nr. 120 din 4 octombrie 2021 privind administrarea, funcționarea și implementarea sistemului național privind factura electronică RO e-Factura și factura electronică în România, precum și pentru completarea Ordonanței Guvernului nr. 78/2000 privind omologarea, eliberarea cărții de identitate a vehiculului și certificarea autenticității vehiculelor rutiere în vederea introducerii pe piață, punerii la dispoziție pe piață, înmatriculării sau înregistrării în România, precum și supravegherea pieței pentru acestea, Publicat în  MONITORUL OFICIAL nr. 960 din 7 octombrie 2021.
• Ordonanță de urgență nr. 138 din 4 decembrie 2024 privind modificarea și completarea unor acte normative în domeniul fiscal-bugetar, precum și pentru reglementarea altor măsuri, Publicat în  MONITORUL OFICIAL nr. 1222 din 5 decembrie 2024.
• Ordinul nr. 1.802 din 29 decembrie 2014 pentru aprobarea Reglementărilor contabile privind situaţiile financiare anuale individuale şi situaţiile financiare anuale consolidate Publicat în Monitorul Oficial nr. 963 din 30 decembrie 2014.
• Ordin nr. 2634 din 5 noiembrie 2015 privind documentele financiar-contabile, publicat în  Monitorul Oficial nr. 910 din 9 decembrie 2015.