Care sunt pașii necesari pentru a încărca facturile în sistemul RO e-Factura?

Sistemul RO e-Factura reprezintă o platformă electronică pusa la dispoziție de Ministerul Finanțelor împreună cu Agenția Națională de Administrare Fiscală, ce permite primirea și prelucrarea facturilor în format electronic structurat de tip XML.

Transmiterea facturilor emise de operatorii economici stabiliți în România către acest sistem de facturare electronică devenit obligatoriu prin aprobarea Legii 296/2023, presupune mai multe etape de proces ce trebuiesc parcurse de către aceștia.

Așadar, să începem cu începutul.

1. Obținerea unei semnaturi digitale

Primul pas este obținerea unui certificat digital de la o firmă autorizată pentru prestarea unor astfel de servicii de încredere, de către Autoritatea pentru Digitalizarea României. Astfel de certificate digitale calificate, permit generarea unei semnaturi electronice calificate, cu valoare legală.
Aceste certificate digitale pentru semnături electronice pot fi achiziționate si de aici (recomandare CertSIGN).

2. Ȋnrolarea în SPV

Odată obținută semnătura digitală, următorul pas este înrolarea în Spațiul Virtual Privat (SPV). SPV reprezintă un serviciu gratuit, accesibil permanent prin internet pe site-ul ANAF. Înregistrarea în Spațiul Privat Virtual, presupune completarea datelor de identificare în formularul web de pe pagina ANAF și încărcarea anumitor documente justificative. După înrolarea/înregistrarea în SPV, puteți trimite sau primi acte administrativ fiscale, puteți accesa informații cu privire la contribuții sociale sau obligațiile fiscale.
Înregistrarea în SPV se poate face accesând linkul următor: https://www.anaf.ro/anaf/internet/ANAF/servicii_online/inreg_inrol_pf_pj_spv

3. Ȋncărcarea facturilor în sistemul RO e-Factura

Sistemul RO e-Factura este disponibil în cadrul SPV. Pentru încărcarea facturilor emise în acest sistem, ele vor trebui transmise în formatul electronic XML, impus de către ANAF, format care respectă un set de reguli foarte stricte și care trebuie să conțină anumite informații obligatorii.

Pentru aceia dintre dvs. care încă nu utilizează un program profesional de facturare sau nu vor sa devină programatori peste noapte, am creat un program de facturare gratuit ce permite emiterea facturilor și transmiterea acestora direct în sistemul e-Factura fără bătaie de cap și mai ales fără nici un cost ascuns nici după 3 luni, nici după un an. Este complet gratuit grație partenerilor noștri și poate fi accesat de aici.

4. Citirea răspunsurilor/primirea facturilor de la furnizori

După trimiterea facturii electronice în structura de tip XML către sistem, acesta o verifică automat dacă îndeplinește toate cerințele din punct de vedere structural și semantic și mai apoi este validată sau invalidată de către sistemul ANAF.
Aici putem avea două spețe:
– în cazul în care factura respectă cerințele sistemului ANAF, ea va fi validată și i se va aplica automat semnătura electronică a MF urmând a i se comunica imediat destinatarului;
– în cazul în care factura nu respectă cerințele sistemului ANAF, ea va fi invalidată iar emitentul primește mesaj cu erorile identificate. Această factură va trebui corectată și retrimisă în sistem pentru verificare și validare.

Destinatarul facturii, respectiv clientul, se va loga de asemenea în SPV, utilizând semnătura sa digitală, la sistemul RO e-Factura de unde va putea descărca factura primită de la furnizor.

Foarte important de mentionat este faptul că folosind un program de facturare gratuit toți acești pași se vor face automat de către program, nemaifiind nevoie de logarea dvs. de fiecare dată în sistemul RO e-Factura.

În cazul în care destinatarul facturii are obiecții în legătură cu factura primită de la furnizor, acesta înștiințează furnizorul prin scrierea unui mesaj în acest sens, prin intermediul sistemului RO e-Factura.

Este obligatoriu ca destinatarii facturilor primite prin intermediul sistemului să se asigure de corectitudinea datelor înscrise pe acestea, deoarece exemplarul original al facturii se consideră fișierul de tip XML însoțit de semnătura electronică a MF.

Foarte important!
Factura emisă trebuie transmisă în sistemul e-Factura în termen de maxim 5 zile de la data emiterii. Data comunicării facturii către destinatar se consideră data la care factura electronică este disponibilă acestuia pentru descărcare din sistemul RO e-Factura.

Ca o concluzie, putem sublinia faptul că sunt necesari parcurgerea câtorva pași pentru a putea trimite facturile emise în sistemul ANAF RO e-Factura dar în același timp vrem să vă subliniem și importanța transformării anumitor provocări în oportunități și cum acestea pot fi depașite făcand alegerile cele mai bune pentru afacerea dvs. în această eră a tehnologiei.

Recomandare:
Articolul Ce este sistemul RO e-Factura și beneficiile sale pe termen lung