R O   e F a c t u r a

Blog

Blog e-Factura

Toate informațiile de care ai nevoie pentru e-Factura

13 Nov

Înscrierea în registrul RO e-Factura

Subiectul acestui articol este o întrebare care a generat foarte multe confuzii printre operatorii economici odată cu noile obligativități care vor intra în vigoare începand cu data de 1 ianuarie 2024.

Pe scurt, această obligativitate de înregistrare a fost introdusă în Ordonanța de Urgență nr. 120/2021 pentru operatorii economici care optau pentru transmiterea facturilor emise în sistemul național privind factura electronică RO e-Factura.

Art.10 alin.4 din OG 120/2021 prevedea clar faptul că “în vederea utilizării sistemului național privind factura electronică RO e-Factura, emitentul și destinatarul trebuie să fie înregistrați în Registrul RO e-Factura“.

În urma adoptării Legii privind unele măsuri fiscal bugetare pentru asigurarea sustenabilității României pe termen lung nr. 296/2023 această obligativitate de înregistrare în Registrul RO e-Factura a operatorilor economici, persoane impozabile, care optau pentru trimiterea facturilor emise în sistemul RO e-Factura și-a pierdut sensul, deoarece de la 1 ianuarie 2024 toți operatorii economici, cu mici excepții, vor trebui să trimită facturile emise în sistemul ANAF e-Factura. Prin urmare, art. 65 alin.5 din Legea 296/2023  face lumină și aduce modificările necesare OG 120/2017 prin abrogarea art.10 alin.4.

Posibila confuzie este creată în opinia noastră datorită faptului că noua lege 296/2023 a adus modificări și completări alin.2 art.10 al OG. 120/2021 care precizează că “în situația în care emitentul facturii electronice optează conform art. 13 pentru transmiterea acesteia în sistemul naţional privind factura electronică RO e-Factura, acesta este obligat să fie înregistrat în Registrul operatorilor care au optat pentru utilizarea
sistemului național privind factura electronică RO e-Factura, denumit în continuare Registrul RO e-Factura“.

Foarte important este de menționat faptul că se referă la art. 13, care cuprinde: “Operatorii economici nestabiliţi în România conform art. 266 alin. (2) din Legea nr. 227/2015 privind Codul fiscal, cu modificările și completările ulterioare, pot opta pentru utilizarea sistemului național privind factura electronică RO e-Factura în relația comercială B2B sau în relaţia B2G, potrivit procedurii stabilite prin ordin al președintelui agentiei Naționale de Administrare Fiscală“.

În concluzie, obligativitatea înscrierii în Registrul RO e-Factura a operatorilor economici, persoane impozabile, stabilite în Romania a fost abrogată, eliminând astfel orice neclaritate în legatură cu înregistrarea.

Obligativitatea înregistrării se va aplica doar operatorilor economici nestabiliți în România care optează pentru transmiterea facturilor emise în sistemul ANAF RO e-Factura.

Blog e-Factura

Toate informațiile de care ai nevoie pentru e-Factura

13 Nov

Care sunt pașii necesari pentru a încărca facturile în sistemul RO e-Factura?

Sistemul RO e-Factura reprezintă o platformă electronică pusa la dispoziție de Ministerul Finanțelor împreună cu Agenția Națională de Administrare Fiscală, ce permite primirea și prelucrarea facturilor în format electronic structurat de tip XML.

Transmiterea facturilor emise de operatorii economici stabiliți în România către acest sistem de facturare electronică devenit obligatoriu prin aprobarea Legii 296/2023, presupune mai multe etape de proces ce trebuiesc parcurse de către aceștia.

Așadar, să începem cu începutul.

1. Obținerea unei semnaturi digitale

Primul pas este obținerea unui certificat digital de la o firmă autorizată pentru prestarea unor astfel de servicii de încredere, de către Autoritatea pentru Digitalizarea României. Astfel de certificate digitale calificate, permit generarea unei semnaturi electronice calificate, cu valoare legală.
Aceste certificate digitale pentru semnături electronice pot fi achiziționate si de aici (recomandare CertSIGN).

2. Ȋnrolarea în SPV

Odată obținută semnătura digitală, următorul pas este înrolarea în Spațiul Virtual Privat (SPV). SPV reprezintă un serviciu gratuit, accesibil permanent prin internet pe site-ul ANAF. Înregistrarea în Spațiul Privat Virtual, presupune completarea datelor de identificare în formularul web de pe pagina ANAF și încărcarea anumitor documente justificative. După înrolarea/înregistrarea în SPV, puteți trimite sau primi acte administrativ fiscale, puteți accesa informații cu privire la contribuții sociale sau obligațiile fiscale.
Înregistrarea în SPV se poate face accesând linkul următor: https://www.anaf.ro/anaf/internet/ANAF/servicii_online/inreg_inrol_pf_pj_spv

3. Ȋncărcarea facturilor în sistemul RO e-Factura

Sistemul RO e-Factura este disponibil în cadrul SPV. Pentru încărcarea facturilor emise în acest sistem, ele vor trebui transmise în formatul electronic XML, impus de către ANAF, format care respectă un set de reguli foarte stricte și care trebuie să conțină anumite informații obligatorii.

Pentru aceia dintre dvs. care încă nu utilizează un program profesional de facturare sau nu vor sa devină programatori peste noapte, am creat un program de facturare gratuit ce permite emiterea facturilor și transmiterea acestora direct în sistemul e-Factura fără bătaie de cap și mai ales fără nici un cost ascuns nici după 3 luni, nici după un an. Este complet gratuit grație partenerilor noștri și poate fi accesat de aici.

4. Citirea răspunsurilor/primirea facturilor de la furnizori

După trimiterea facturii electronice în structura de tip XML către sistem, acesta o verifică automat dacă îndeplinește toate cerințele din punct de vedere structural și semantic și mai apoi este validată sau invalidată de către sistemul ANAF.
Aici putem avea două spețe:
– în cazul în care factura respectă cerințele sistemului ANAF, ea va fi validată și i se va aplica automat semnătura electronică a MF urmând a i se comunica imediat destinatarului;
– în cazul în care factura nu respectă cerințele sistemului ANAF, ea va fi invalidată iar emitentul primește mesaj cu erorile identificate. Această factură va trebui corectată și retrimisă în sistem pentru verificare și validare.

Destinatarul facturii, respectiv clientul, se va loga de asemenea în SPV, utilizând semnătura sa digitală, la sistemul RO e-Factura de unde va putea descărca factura primită de la furnizor.

Foarte important de mentionat este faptul că folosind un program de facturare gratuit toți acești pași se vor face automat de către program, nemaifiind nevoie de logarea dvs. de fiecare dată în sistemul RO e-Factura.

În cazul în care destinatarul facturii are obiecții în legătură cu factura primită de la furnizor, acesta înștiințează furnizorul prin scrierea unui mesaj în acest sens, prin intermediul sistemului RO e-Factura.

Este obligatoriu ca destinatarii facturilor primite prin intermediul sistemului să se asigure de corectitudinea datelor înscrise pe acestea, deoarece exemplarul original al facturii se consideră fișierul de tip XML însoțit de semnătura electronică a MF.

Foarte important!
Factura emisă trebuie transmisă în sistemul e-Factura în termen de maxim 5 zile de la data emiterii. Data comunicării facturii către destinatar se consideră data la care factura electronică este disponibilă acestuia pentru descărcare din sistemul RO e-Factura.

Ca o concluzie, putem sublinia faptul că sunt necesari parcurgerea câtorva pași pentru a putea trimite facturile emise în sistemul ANAF RO e-Factura dar în același timp vrem să vă subliniem și importanța transformării anumitor provocări în oportunități și cum acestea pot fi depașite făcand alegerile cele mai bune pentru afacerea dvs. în această eră a tehnologiei.

Recomandare:
Articolul Ce este sistemul RO e-Factura și beneficiile sale pe termen lung

Blog e-Factura

Toate informațiile de care ai nevoie pentru e-Factura

13 Nov

e-Factura! Ce înseamnă mai exact această obligație de la 01.01.2024?

1 ianuarie 2024 vine cu noi obligații pentru operatorii economici stabiliți în România, şi anume sistemul de facturare electornică RO e-Factura.

Putem spune că data de 01.01.2024, marchează debutul unei revoluții fiscale, datorită obligativității tuturor persoanelor impozabile stabilite în România, indiferent că sunt sau nu înregistrate în scop de TVA, de a raporta facturile emise prin sistemul RO e-Factura.

Legea 296/2023 a venit ca o furtună neașteptată pentru contribuabili aducând cu ea o perioadă agitată de adaptare și implementare. Noile obligații impuse, vor aduce toți operatorii economici în era digitală, deoarece începând cu data menționată, contribuabilii vor trebui să emita facturi în format electronic pe care să le trimită mai apoi, în format XML, în sistemul RO e-Factura, prin Spațiul Privat Virtual (SPV).

Pentru adaptarea la noua cerință operatorii economici vor trece prin două etape.

Prima etapa: 1 ianuarie – 30 iunie 2024

– toate persoanele impozabile stabilite în România, indiferent dacă sunt sau nu înregistrate în scopuri de TVA, vor fi obligate să transmită facturile emise in sistemul RO e-Factura.

– toate persoanele impozabile nestabilite în România, adică nerezidente, dar care sunt înregistrate în scopuri de TVA în țara noastră, au obligația să transmită facturile emise în sistemul RO e-Factura.

– toate persoanele impozabile stabilite in România, indiferent dacă sunt sau nu înregistrate în scopuri de TVA, care efectueaza tranzactii cu instituțiile publice altele decat cele din relația B2G definită în legislația anterioară, au obligația să transmită facturile emise în sistemul RO e-Factura.

Sunt exceptate de la transmiterea facturilor emise în sistemul RO e-Factura, livrările de bunuri expediate sau transportate în afara UE de către furnizor sau de către o altă persoană în numele său și de asemenea, de către operatorul economic care nu este stabilit în România sau de către o alta persoană în numele său.
Aceștia din urmă pot opta, dacă doresc, să transmită și ei facturile emise în sistemul RO e-Factura. Pentru aceasta ei trebuie să se înregistreze și în Registrul RO e-Factura.

În această primă jumătate a anului, se dorește o tranziție către sistemul e-Factura. Astfel, indiferent de forma de transmitere a facturii către destinatari (în format clasic pe hartie sau în format electronic) este obligatoriu să le trimită și în sistemul ANAF în format XML, prin Spațiul Privat Virtual (SPV).

A doua etapa: 1 iulie 2024 – 31 decembrie 2026

În această a doua etapă se va termina perioada de tranziție și se va intra într-un nou capitol fiscal. Facturile fiscale tradiționale nu vor mai fi acceptate din punct de vedere fiscal iar singurele facturi care vor beneficia de deducerea TVA vor fi cele transmise și acceptate prin sistemul RO e-Factura.

Operatorii economici au obligaţia de a emite o factură cel târziu până în cea de-a 15-a zi a lunii următoare celei în care ia naştere faptul generator al taxei. Odată emise, facturile trebuie transmise în sistemul e-Factura în termen de 5 zile lucratoare de la data emiterii facturii.

În perioada 1 ianuarie – 31 martie 2024, nu se vor aplica sanctiuni contraventionale pentru nerespectarea acestui termen. După data de 1 aprilie 2024 nerespectarea termenului legal de 5 zile lucrătoare pentru transmiterea facturilor în sistemul e-Factura va fi considerată contravenție iar amenzile sunt cuprinse între 1.000 și 10.000 lei.

Cu speranța că acest articol v-a fost util și indiferent dacă vedem această lege ca pe o furtună neașteptată sau ca pe un vânt ce aduce schimbarea, suntem absolut siguri că vom avea nevoie cu toții să ne dezvoltăm abilitățile de adaptare în perioada următoare.

Blog e-Factura

Toate informațiile de care ai nevoie pentru e-Factura

13 Nov

Ce este sistemul RO e-Factura și beneficiile sale pe termen lung

Ce este sistemul RO e-Factura?

Trecerea la sistemul de facturare electornică reprezintă o problemă reală a multora care poate până acum întocmeau facturi în format clasic pe hârtie și astfel, este nevoie de înțelegerea funcționării acestui sistem pentru a emite și transmite în mod corect facturile.

RO e-Factura este un sistem de facturare electronică introdus în România prin O.G. 120/2021 pentru a facilita raportarea facturilor la nivel național, către ANAF având ca scop principal combaterea evaziunii fiscale.

Astfel e-Factura reprezintă o trecere de la trimisul facturilor pe hârtie sau de la PDF-uri prin e-mail, la o metodă mai modernă, în care facturile sunt create, trimise și gestionate digital, prin intermediul unui sistem securizat care comunică direct cu sistemul fiscal al statului.

Acest sistem se asigură că facturile sunt emise conform unor standarde stricte, care ajută la verificarea și validarea lor automată de către autoritățile fiscale.

Ne aflăm într-o lume în care afacerile evoluează rapid și totul se digitalizează iar pandemia a adus cu ea o accelerare a acestei digitalizări și a contribuit la dezvoltarea unor soluții software mai eficiente.

Sistemul RO e-Factura face parte și el din eforturile de digitalizare a proceselor financiare și administrative, oferind o transparență mai mare în procesul de facturare și urmărire a tranzacțiilor.

Beneficiile e-Factura

După cum știm cu toții, oamenii sunt rezistenți la schimbare și de aceea se vor întâlni multe obstacole în adaptarea către trecerea la sistemul RO e-Factura. Cu timpul însa, acesta va deveni o normalitate deoarece acest sistem aduce și beneficii.

Pe termen lung, implementarea e-Facturii poate aduce avantaje semnificative prin oferirea unei evidențe fiscale digitale ușor verificabile în cazul auditurilor sau al litigiilor.
Prin citirea automată a facturilor de la furnizori, se va simplifica procesul contabil. Astfel, programul de facturare online sau programul de contabilitate va putea citi automat toate facturile platite de la furnizori.

Un alt beneficiu foarte important pentru programele de gestiune stocuri este faptul ca vor introduce NIR-urile automat cu un simplu click. Sute de poziții din NIR vor putea fi preluate automat fară erori umane și fără nici un efort.

În ceea ce privește economia de timp și costuri, implementarea sistemului de facturare eletronică va reduce considerabil timpul alocat activităților manuale de întocmire, distribuire și mai ales arhivare a facturilor în formatul clasic pe hârtie.

Deschiderea la schimbare și digitalizare nu mai este doar o opțiune, ci o necesitate pentru a rămâne competitiv atât în fața evoluției tehnologice dar și a cerințelor legale în vigoare.

Blog e-Factura

Toate informațiile de care ai nevoie pentru e-Factura

09 Nov

Conturile bancare în e-Factura

Ȋn facturile printate până la e-Factura de obicei existau sub datele vânzătorului trecute toate conturile acestuia pentu informarea cumpărătorului despre conturile bancare unde poate face plata prin bancă dacă optează pentru această modalitate de plată a facturii respective. De asemenea şi la datele cumpărătorului se putea trece contul bancar al acestuia ca în exemplul de mai jos:

Ȋn noul format al e-Facturii nu mai există campuri speciale la datele vânzătorului sau/şi la datele cumpărătorului de conturi bancare ca la facturile vechi printate, decât dacă se doreşte trecerea acestor date în câmpuri de alte observații.

Dar totuşi există un camp în e-Factura care descrie modalitatea de plată a facturii (instrucțiunile de plată) şi anume câmpul BG-16 în care putem selecta mai multe tipuri de modalități de plată din lista următoare: Payment means code (UNCL4461). Ȋn această listă găsim codul 42 pentru plata prin bancă. Şi astfel putem completa în campul BG-17 datele contului bancar: cont iban şi nume bancă.

Dacă se doreşte, se pot completa mai multe conturi bancare prin repetarea câmpului BG-17. Exemplu:

<cac:PaymentMeans>
	<cbc:PaymentMeansCode>42</cbc:PaymentMeansCode>
	<cac:PayeeFinancialAccount>
		<cbc:ID>RO77BTRLRONCRT0292811201</cbc:ID>
		<cbc:Name>Banca Transilvania - Ag. Octavian Goga</cbc:Name>
	</cac:PayeeFinancialAccount>
	<cac:PayeeFinancialAccount>
		<cbc:ID>RO657RNCB0069064997010001</cbc:ID>
		<cbc:Name>BCR Libertatii</cbc:Name>
	</cac:PayeeFinancialAccount>
</cac:PaymentMeans>

Fişierul complet (XML UBL3.0) al acestei facturi date ca exemplu îl puteti găsi aici şi factura transformată în PDF o gasiți mai jos ca model pentru exemplificarea apariţiei contului bancar al vânzătorului:

 

Contul bancar al cumpărătorului?

Ȋn noul format al e-Facturii nu există câmp special alocat pentru conturile bancare ale cumpărătorului, ci doar ce s-a menționat mai sus, doar la modalitatea de plată prin transfer bancar sau ordin de plată se pot completa conturile bancare doar ale vanzatorului în câmpul de instrucțiuni de plată.

Blog e-Factura

Toate informațiile de care ai nevoie pentru e-Factura

09 Nov

Ȋn ce câmp din XML e-Factura se trece numărul de înregistrare în registrul comerțului (J-ul)?

Ȋn lipsa unei referințe clare în domentatiile tehnice puse la dispoziție de către ANAF şi analizând mai îndeaproape documentația XML format UBL 3.0 credem ca numărul de înregistrare în registrul comerțului pentru furnizorul care emite factura se trece în câmpul BT-29 :

ubl:Invoice - cac:AccountingSupplierParty - cac:Party - cac:PartyIdentification - cbc:ID

Astfel că trecând numărul de înregistrare în registrul comerțului în campul BT-29, datele furnizorului vor arăta în felul următor:

<cac:AccountingSupplierParty>
    <cac:Party>
        <cac:PartyIdentification>
            <cbc:ID>J40/3650/2015</cbc:ID>
        </cac:PartyIdentification>
        <cac:PartyName>
            <cbc:Name>FACTURIS ONLINE SRL</cbc:Name>
        </cac:PartyName>
        <cac:PostalAddress>
            <cbc:StreetName>Str. Gazelei 28 (C), Parter, Ap. 2</cbc:StreetName>
            <cbc:CityName>SECTOR4</cbc:CityName>
            <cbc:CountrySubentity>RO-B</cbc:CountrySubentity>
            <cac:Country>
                <cbc:IdentificationCode>RO</cbc:IdentificationCode>
            </cac:Country>
        </cac:PostalAddress>
        <cac:PartyLegalEntity>
            <cbc:RegistrationName>FACTURIS ONLINE SRL</cbc:RegistrationName>
            <cbc:CompanyID>34283300</cbc:CompanyID>
        </cac:PartyLegalEntity>
    </cac:Party>
</cac:AccountingSupplierParty>

Iar pentru client, J-ul (numărul de înregistrare în registrul comertului) se poate trece în câmpul BT-46  (dacă se urmează aceiaşi idee ca la datele furnizorului):

ubl:Invoice - cac:AccountingCustomerParty - cac:Party - cac:PartyIdentification - cbc:ID

Datele clientul vor apărea în e-Factura în formatul XML (UBL 3.0) în felul următor:

<cac:AccountingCustomerParty>
    <cac:Party>
        <cac:PartyIdentification>
            <cbc:ID>J40/18713/2006</cbc:ID>
        </cac:PartyIdentification>
        <cac:PartyName>
            <cbc:Name>MIDSOFT IT GROUP SRL</cbc:Name>
        </cac:PartyName>
        <cac:PostalAddress>
            <cbc:StreetName>STR. GAZELEI, NR.28(C), PARTER, CAMERA 1, AP.2, Sector 4</cbc:StreetName>
            <cbc:CityName>SECTOR4</cbc:CityName>
            <cbc:CountrySubentity>RO-B</cbc:CountrySubentity>
            <cac:Country>
                <cbc:IdentificationCode>RO</cbc:IdentificationCode>
            </cac:Country>
        </cac:PostalAddress>
        <cac:PartyLegalEntity>
            <cbc:RegistrationName>MIDSOFT IT GROUP SRL</cbc:RegistrationName>
            <cbc:CompanyID>19211548</cbc:CompanyID>
        </cac:PartyLegalEntity>
    </cac:Party>
</cac:AccountingCustomerParty>

Pentru mai multe detali puteți descărca de aici întreaga factura în XML.

Iar dacă incercăm să transformăm factura în format PDF cu aplicația ANAF vom obţine următoarea factură:

Blog e-Factura

Toate informațiile de care ai nevoie pentru e-Factura

07 Nov

Businessul tău a crescut? Simți că afacerea ta are nevoie de mai mult?

Poți trece oricând la versiunea completă a programului de facturare Facturis Online care îți oferă funcționalități extinse și asistență tehnică premium (cu un singur click – activând pachetele superioare din aplicația ta de facturare RO-eFactura).

Deși versiunea gratuită a programului oferă funcționalități esențiale pentru facturarea în sistemul e-Factura, în concordanță cu obligațiile fiscale în vigoare, trecând la versiunea profesională a programului obțineți acces total la un program de facturare de top.

Versiunea completă a programului Facturis Online nu este doar un alt program de facturare. Este arsenalul complet de care orice antreprenor are nevoie pentru a aduce plus valoare afacerii sale.

 

De ce Facturis Online este alegerea cea mai potrivită pentru ține?

– experiență de peste 16 ani în domeniu ne-a făcut de cele mai multe ori să fim inovatori în dezvoltarea de noi opțiuni;

– interfață simplă și ușor de folosit pentru emiterea facturilor, a chitanțelor, a avizelor, fișa client, fișa furnizor, registru de casă, dispoziție de plata și de încasare, oferte, devize, fișa de magazie, balanță stocuri, rețetar, registru de gestiune zilnic, etc.

– integrări cu e-Factură, băncile din România, magazine online, procesatori de plăți, curierat, programe de contabilitate, case de marcat;

– rapoarte detaliate și analiză financiară avansată prin generarea de rapoarte personalizate;

– buget prietenos – beneficiezi de un program performant la un preț foarte accesibil. Prețuri pentru orice buget de afacere de la 15lei la 65lei pe luna;

– mobilitate și acces de pe orice dispozitiv;

– securitate și confidențialitatea datelor;

– asistență și suportul tehnic gratuit, în timp real. Clienții noștri știu că suntem la un telefon sau un click distanță, pentru a le oferi asistență personalizată și a răspunde

oricăror întrebări.

 

Facturis Online reprezintă o întreagă echipa pe care o ai alături, care ține cont de părerile și sfaturile clienților săi și îți oferă suportul necesar pentru creșterea profesională a afacerii tale.

Fă-ți cont și experimentează!

Testează gratuit timp de 30 zile programul Facturis Online și lasă-ne să îți demonstrăm că nu spunem doar vorbe.

Program de facturare gratuit:

Tot ce ține de e-Factura gratuit pentru antreprenori

O soluție simplă de emitere,transmitere si recepție a facturilor în sistemul RO e-Factura.