RO e-factura din alt unghi. De la cost la investiție pe termen lung și importanța unei implementări ,,ca la carte”

După un simplu search pe internet, ai putea afirma cu ușurință faptul că tema RO e-factura este ,,stoarsă de conținut”. S-a scris mult în jurul acestei tematici încă de la momentul implementării sistemului RO e-factura. Tratarea subiectului din diferite perspective a fost o necesitate care a plasat ,,implementatorii” sistemului pe direcția corectă privind adoptarea și utilizarea paradigmei la nivelul afacerii derulate. Totuși, pare că niciun conținut nu mai poate genera plusvaloare pentru tine și afacerea condusă, în ceea ce privește RO e-factura. Adevărul poate avea însă altă nuanță de care este bine să ții cont. Toate modificările apărute ulterior lansării paradigmei RO e-factura, țin antreprenorii ,,în gardă” pentru a nu omite niciun aspect care are incidență directă asupra afacerii lor.

De data aceasta dorim să modificăm abordarea și să facem tranziția spre o altă nuanță a conținutului informațional raportat la RO e-factura. Aceasta pornește de la o idee centrală care trebuie să reprezinte o întrebare de bază pentru orice antreprenor: Te-ai raportat vreodată la sistemul RO e-factura ca la o investiție pe termen lung pentru afacerea ta sau imaginea cu privire la acesta este concentrată tot în jurul ideii de cost? Prin intermediul acestui material dorim să producem o conștientizare în rândul antreprenorilor legată de necesitatea de a privi sistemul RO e-factura ca investiție pe termen lung, o imagine și raportare necesară pentru asigurarea integrării armonioase a paradigmei în cadrul proceselor de afaceri.
Dacă până în acest moment, imaginea ta despre RO e-factura a fost legată strict de obligativitatea implementării în plus a încă unui sistem de digitalizare fiscală, acum este momentul să îți schimbi viziunea cu privire la acest aspect. Este necesar astfel să treci de la ideea conform căreia sistemul RO e-factura este o paradigmă în plus pe lista zecilor de modificări cu impact direct asupra afacerii tale la ideea unei investiții pe termen lung. Această trecere nu implică pur și simplu un efort de imaginație, este o schimbare de mentalitate în adevăratul sens al cuvântului.

De ce este necesară o schimbare de viziune în rândul antreprenorilor?

Rezistența la schimbare a celor care conduc afaceri în anul 2026 nu este un subiect tabu sau total necunoscut. Inclusiv la momentul lansării paradigmei RO e-factura s-a manifestat această atitudine a deținătorilor de afaceri. Ba chiar aceasta a fost accentuată de faptul că toate tranzacțiile firmei urmau să fie transparentizate ca urmare a obligativității transmiterii tuturor facturilor emise în cadrul platformei. Practic, toate operațiunile derulate era necesar să fie aduse la suprafață sau puse ,,sub lumina reflectoarelor”. De asemenea, știm cu toții faptul că impedimentele legate de implementarea și utilizarea sistemului la momentul apariției acestuia a produs frustrări în rândul conducătorilor de business aspect care din nou a cântărit substanțial în ceea ce a presupus asimilarea sistemului ca un impediment mai mult decât asemenea unei oportunități sau posibilitate de lansare a afacerii spre un nou nivel al digitalizării. Schimbarea de viziune antreprenorială cu privire la paradigma RO e-factura este necesară întrucât a trece de la înțelegerea paradigmei doar în sensul generării de costuri la investiție digitală strategică pe termen lung este un aspect vital pentru integrarea ,,prietenoasă” a sistemului la nivelul afacerii.

Impact iminent. Implementarea sistemului și provocările antreprenorilor

Șocul implementării RO e-facturii a fost reprezentat în mod deosebit de o serie de inconveniente sau probleme tehnice întâmpinate de către utilizatorii sistemului. De la dificultatea generării unei facturi în xml la probleme legate de încărcarea în cadrul platformei și ulterior de apariția erorilor de validare a facturilor. Soluționarea acestora a fost apanajul muncii contabilului și a dezvoltatorului aplicației informatice de facturare. Costurile inițiale de implementare au fost reprezentate de achiziționarea certificatului de semnătură electronică digitală pentru cei care nu au deținut unul (deși înainte de RO e-factura a existat obligativitatea înrolării fiecărui contribuabil în SPV), și de identificarea unui program de contabilitate sau de facturare care să se potrivească pe cerințele RO e-facturii. Ulterior, utilizatorii sistemului s-au confruntat cu o serie de alte provocări specifice pentru activitatea derulată la care au fost nevoiți să facă față, întrucât utilizarea sistemului nu a fost și nu va fi o opțiune ci o obligativitate.

În ceea ce privește implementarea, au existat atât costuri vizibile cât și costuri invizibile. Cele vizibile au fost evidente pentru utilizatorii sistemului și implicit, gestionabile. Nu putem spune același lucru însă despre cele invizibile. Costurile ascunse au fost reprezentate de cele pe care antreprenorii nu le-au luat în calcul inițial, acestea ,,filtrându-se” în procesul implementării și al utilizării sistemului. Printre aceste blocaje putem să identificăm erorile întâlnite în utilizarea platformei, timp irosit, blocaje de tip operațional. În foarte multe momente, conducătorii afacerilor au ajuns să considere sistemul RO e-factura încă o obligație costisitoare.

Schimbare de paradigmă: necesitatea considerării RO e-facturii ca investiție pe termen lung

Deoarece digitalizarea afacerii nu mai este opțională, ci reprezintă o piesă indispensabilă din puzzle-ul afacerilor moderne, paradigmele digitalizării moderne nu mai trebuie privite strict în materie de costuri, ci raportarea antreprenorilor trebuie să vizeze și ideea de investiție. Pe termen lung, sistemul RO e-factura poate fi privit ca o investiție, aspect justificat din multiple unghiuri, astfel:

• Implementarea sistemului RO e-factura dă startul pentru conturarea unui ecosistem digital cu privire la procesele de achiziție și de vânzare. Afacerile viitorului sunt marcate de digitalizare. Infrastructura digitală este esențială pentru asigurarea acestui ecosistem a cărui start poate fi conturat de implementarea paradigmei RO e-factura.
• Trasabilitate și un control mai eficient. Utilizarea paradigmei RO e-factura la nivelul afacerii tale poate asigura un control mult mai bun al facturilor emise și transmise în cadrul sistemului. Adică, paradigmă te ajută să nu pierzi șirul facturilor emise către clienți și încărcate în cadrul platformei RO e-factura.
• Integrarea cu alte sisteme reprezintă un alt punct forte al sistemului RO e-factura. Sistemele de tip ERP și cele de genul Power BI pot fi integrate cu RO e-factura și astfel facilitat procesul de evidență a achizițiilor și livrărilor. De asemenea, se asigură transparentizarea operațiunilor și conturarea unui ecosistem digital al acestora, prin prisma integrării sistemului RO e-factura.

Pentru ca E-factura să genereze plusvaloare asupra afacerii tale, este nevoie să schimbi modul de raportare la acest sistem: să treci de la ideea de cost la cea de investiție pe termen lung. Evident, această modificare nu apare peste noapte, este nevoie de implicare și efort consecvent pentru a putea face trecerea între cele două abordări. Rolul contabilului și al antreprenorului în această tranziție sunt vitale. Contabilul înțelege astfel rolul sistemului în viața companiei întrucât acesta este printre principalele persoane care utilizează RO e-factura iar antreprenorul adoptă decizii strategice cu privire la utilizarea acesteia, nu este interesat doar de conformare legislativă și fiscală.

Implementarea ,,ca la carte” a sistemului și de ce aceasta poate face diferența dintre cost și investiție
Printre principalele aspecte de care trebuie să ținem cont pentru trasarea liniei de demarcație dintre cost și investiție, unul dintre cele mai importante este redat de implementarea corectă a paradigmei la nivelul afacerii. Nu există un ghid predefinit care să fixeze reguli sau cutume raportat la o implementare perfectă. Fiecare utilizator al platformei este responsabil de conturarea propriilor repere cu privire la modul de implementare la nivelul companiei a paradigmei RO e-facturii. Companiile mici vor alege anumite tipuri de metode de vreme ce entitățile mari vor fi focusate spre alte modalități cu privire la implementare și utilizare. Alegerea metodei depinde de o serie de variabile precum sunt cele legate de costuri, personal instruit, disponibilitate etc. Ce poate însemna o implementare ,,ca la carte” atunci când discutăm despre sistemul RO e-factura?

Dacă vorbim despre repere de care putem să ținem cont în cazul în care țintim o implementare conformă a sistemului, putem să ne ghidăm după următoarele aspecte:

• Alege soluția informatică de facturare cea mai potrivită nu cea mai ieftină. Dacă faci rabat de la calitate ținând cont de costuri cât mai mici, acest aspect te va costa conformare legislativă. La momentul actual, aplicațiile de facturare au cunoscut optimizări semnificative, aspect care are o influență favorabilă asupra activității companiilor. Analizează, scanează și focusează-te pe cea mai potrivită soluție pentru satisfacerea nevoilor informaționale în materie de RO e-factura. Rabatul de la calitate și prioritizarea unor costuri mai reduse atunci când vorba despre achiziționarea unei soluții de facturare nu este cea mai sustenabilă soluție pentru asigurarea celor mai complexe cerințe legate de RO e-factura.
• Testează soluția aleasă. Alege furnizorii de soluții digitale care permit o perioadă de probă sau testare a aplicației de facturare. Acest aspect poate face diferența dintre succes în implementare și eșec. Discută cu furnizorul de soluții digitale și identifică opțiuni de optimizare a acesteia în cazul în care observi faptul că aceasta nu se pliază pe cerințele tale. (program de facturare)
• Instruiește personalul. Un aspect important pentru a asigura liniaritarea procesului este reprezentat de prioritizarea instruirii personalului pentru utilizarea aplicației. Angajații trebuie să cunoască modul de funcționare al acesteia înainte ca aceasta să devină operațională.
• Monitorizează și optimizează. Este important să ții cont de monitorizarea continuă a procesului de implementare pentru a interveni ori de câte ori acesta nu se derulează conform planului.
• Integrarea cu sistemele existente în cadrul companiei. O implementare corectă face referire automat și la posibilitatea de integrare a RO e-facturii cu sistemele ERP, CRM din cadrul companiei. Scopul principal este redat de eliminarea intervenției manuale și conturarea unui ecosistem digital al datelor.

De ce ar trebui să privești RO e-factura ca o investiție pe termen lung și nu ca un cost?

Acum că am punctat principalele aspecte care fac ca sistemul RO e-factura să fie văzut în termeni de investiție și nu de costuri, poate te întrebi de ce este totuși necesar să faci această tranziție. În principal deoarece:

• Sistemul RO e-factura va defini afacerea ta ,,pe viață”, adică nu vei putea să îl elimini odată ce nu mai generează plusvaloare.
• Sistemul RO e-factura te poate ajuta să conturezi ecosistemul digital al operațiunilor financiar-contabile, practic poate da startul la ceea ce reprezintă digitalizarea complexă a proceselor de achiziții și de vânzări acesta fiind un prim pas spre conturarea întregului ecosistem digital.
• Creează realmente o bază pentru automatizare. Odată cu posibilitatea preluării facturilor din cadrul platformei RO e-factura și a standardizării datelor legate de achiziții și vânzări se deschide și oportunitatea pătrunderii facile a inteligenței artificiale la nivelul contabilității.

Acestea sunt principalele 3 aspecte de care poți să ții cont pentru reconsiderarea modului de raportare la paradigma RO e-facturii în cadrul afacerii tale, aspecte care marchează tranziția de la considerarea sistemului în materie de costuri la investiție pe termen lung.

Referințe principale de informare

• Ordonanță de urgență nr. 120 din 4 octombrie 2021 privind administrarea, funcționarea și implementarea sistemului național privind factura electronică RO e-Factura și factura electronică în România, precum și pentru completarea Ordonanței Guvernului nr. 78/2000 privind omologarea, eliberarea cărții de identitate a vehiculului și certificarea autenticității vehiculelor rutiere în vederea introducerii pe piață, punerii la dispoziție pe piață, înmatriculării sau înregistrării în România, precum și supravegherea pieței pentru acestea, Publicat în Monitorul Oficial nr. 960 din 7 octombrie 2021.