RO e-Factura explicată pe înțelesul antreprenorilor care nu dețin un background contabil

Te gândești la o idee de business. Conturezi planul de afaceri și deții instrumentele necesare pentru demararea acesteia. Pui bazele procesului de înființare și ajungi la o variantă palpabilă a afacerii tale. La un moment dat însă te lovești de una dintre cele mai provocatoare laturi a afacerii tale, și anume, cea financiar-contabilă și fiscală. Domeniul tău de activitate și competenețele deținute de tine în calitate de antreprenor sunt în sfera activităților de construcții și design interior. Unul total divergent cu ceea ce presupune cel financiar-contabil.

Odată cu prima factură emisă afli faptul că trebuie să te înrolezi într-un sistem care transparentizează toate activitățile derulate de către compania ta. Nu este opțional, este cu caracter de obligativitate. Acest aspect marchează punctul de pornire în ceea ce privește provocarea alinierii afacerii tale la ceea ce presupune conformarea din punct de vedere legislativ și fiscal. Odată cu această obligativitate afli faptul că afacerea ta nu mai poate funcționa în afara implementării la nivelul tranzacțiilor comerciale a sistemului RO e-factura. Inițial, nu cunoști procesul de raliere la această modificare. Ulterior, deprinzi mecanismele necesare pentru a implementa acest aspect la nivelul afacerii tale.

Facturarea electronică este un concept fără de care afacerile momentului sau companiile moderne nu își mai pot derula activitatea. Practic, nicio tranzacție comercială dintre două companii sau dintre companii și persoane fizice nu se mai poate derula în afara facturării electronice specifice RO e-facturii.

Dacă până la momentul apariției RO e-facturii, companiile emiteau și în format fizic facturi, acum acest aspect este filă de istorie. Facturarea electronică nu mai este o opțiune ci o necesitate și obligativitate a companiilor moderne. Nu trebuie să fii specialist în facturare pentru a înțelege maniera de funcționare a sistemului național RO e-factura. Deși pot părea la prima vedere complicate, lucrurile nu sunt atât de dificile precum îți închipui.

Pentru a înțelege cum funcționează sistemul RO e-factura, prezentăm pe scurt mai jos pașii necesari de parcurs în vederea transmiterii facturii în cadrul sistemului:

• 1. Alegerea unei aplicații de facturare moderne. Așa cum menționam anterior, nu mai poți să emiți o factură în afara utilizării tehnicii moderne. De aceea, este esențial să identifici un soft de facturare care să simplifice întregul proces de emitere, de transmitere a facturii în cadrul sistemului precum și de verificare a validării acesteia după trimiterea în cadrul platformei. Un soft modern și racordat la noutate poate face real diferența în facturare.
• 2. Emiterea facturii către client, ținând cont de respectarea termenului limită. Un al doilea pas de care trebuie să ții cont este legat de emiterea facturii către client și transmiterea acesteia în termenul limită prevăzut de legislația în vigoare. Este vorba despre renumitul termen limită de 5 zile lucrătoare. Nerespectarea acestuia poate atrage după sine o serie de inconveniente.
• 3. Transmiterea automată a facturii în cadrul sistemului național RO e-factura. Atunci când lucrezi cu un soft performant de facturare, cu unul integrat cu RO e-factura elimini stresul respectării termenelor limită și obții asigurări cu privire la transmiterea acesteia în timp util. De asemenea, un astfel de soft sau de aplicație te poate ajuta să identifici în timp util erorile pentru a putea interveni în manieră eficientă asupra acestora și pentru a le soluționa. În acest mod, elimini grija pentru respectarea termenului limită și posibilitatea de a apărea anumite sancțiuni raportat la nerespectarea acestuia. Factura trebuie să fie transmisă în format xml, acesta fiind singurul format acceptat de către platforma RO e-factura.
• 4. Înregistrarea în contabilitate doar a facturilor care sunt primite prin intermediul RO e-facturii. Singurele documente care atestă achiziția unui bun ori serviciu valide sunt cele primite prin intermediul RO e-facturii. Acestea dobândesc valoare de document justificativ sau acel document cu validitate din punct de vedere contabil și fiscal. De aceea, este important să înregistrezi în contabilitate doar facturile primite prin intermediul sistemului RO e-factura.
• 5. Arhivarea facturilor trimise și primite prin intermediul RO e-facturii. Un alt aspect important de considerat de către antreprenorii fără un background financiar-contabil este reprezentat de procesul de arhivare al facturilor primite și emise prin intermediul sistemului RO e-factura. Adesea, antreprenorii omit acest aspect vital în ceea ce presupune arhivarea documentelor care fac obiectul RO e-facturii. La începutul apariției RO e-facturii, aspectul legat de arhivarea facturilor primite prin intermediul platformei precum și cele emise era destul de puțin cunoscut de către antreprenori. Aspectul arhivării facturilor primite și trimise prin intermediul RO e-facturii nu este foarte bine reprezentat în cadrul legislației autohtone, adică nu identificăm direcții generale clare cu privire la acest aspect. Prin urmare, fiecare deținător de afacere este răspunzător de identificarea celor mai clare și eficiente direcții privind îndeplinirea acestei responsabilități.

Iată așadar 5 direcții generale despre RO e-factura de care poți să ții cont în calitate de antreprenor care nu deține cunoștințe solide de contabilitate și facturare. Un aspect general important de care trebuie să ții cont în cadrul procesului de raliere la conformitate din punct de vedere legislativ pe această latură este legat de comunicarea permanentă cu persoanele care se ocupă de partea de facturare. Instruirea permanentă a acestora reprezintă punct principal pentru asigurarea liniarității procesului de facturare și pentru asigurarea conformității legale în ceea ce privește utilizarea acestei paradigme esențiale pentru afacerile din România la momentul actual.

În esență, dacă ești antreprenor care nu deține un background contabil și de facturare, atunci trebuie să ții cont de următoarele aspecte atunci când vine vorba despre utilizare RO e-facturii. Am conturat aceste aspecte sub forma unui checklist esențial în facturare:

• 1. Orice tranzacție trebuie să fie gestionată prin intermediul sistemului național RO e-factura. Se primesc facturi prin intermediul platformei și se transmit facturi tot prin intermediul acesteia.
• 2. Facturile transmise prin intermediul platformei trebuie să îndeplinească anumite cerințe speciale. De exemplu, acestea trebuie să aibă formatul xml. Pe lângă acest format, trebuie să ținem cont de includerea tuturor aspectelor principale specifice facturii și stabilite prin intermediul legislației în vigoare.
• 3. În contabilitate vom înregistra doar facturile care sunt transmise și primite prin intermediul platformei. Orice altă factură primită în alt mod nu poate fi înregistrată în contabilitate, înregistrarea acesteia fiind subiectul sancțiunilor aplicate.
• 4. RO e-factura poate simplifica procesul de înregistrare a facturilor primite în contabilitate. Dacă programul de contabilitate cu care lucrezi permite integrarea cu platforma RO e-factura, atunci facturile primite pot fi automat descărcate direct din platformă, și preluate în modulul de intrări a acestuia. Acest aspect simplifică substanțial munca contabilului raportat la culegerea manuală a datelor din cadrul facturilor, eventualele intervenții realizându-se pentru corecția anumitor note contabile eronate greșite ca urmare a contării neconforme. Este deci un aspect favorabil pentru contribuabili.
• 5. Aspectul arhivării facturilor care sunt primite și transmise prin intermediul sistemului trebuie să reprezinte o prioritate pentru antreprenori întrucât arhivarea este un aspect reglementat și obligatoriu pentru toate companiile.
• 6. Toate facturile emise trebuie să fie trimise în cadrul sistemului ținând cont de termenul limită reglementat prin intemediul legislației în vigoare.
• 7. Documentarea în prealabil a tuturor sancțiunilor posibile reprezintă punctul central pentru asigurarea utilizării conforme a platformei. Dacă vei cunoaște tot cadrul sancțiunilor aplicabile ca urmare a neconformării, acest aspect te va ajuta să înțelegi exact care sunt riscurile la care te expui în situația în care nu respecți normele în materie de utilizare a platformei.
• 8. Comunicarea constantă cu persoanele care se ocupă de latura financiar-contabilă și fiscală a afacerii tale. Un aspect vital pentru trasarea direcției corecte în utilizarea sistemului RO e-factura este reprezentat de comunicarea permanentă cu cei care se ocupă de tot ceea ce înseamnă contabilitatea afacerii tale.

Acestea sunt principalele 8 aspecte de care este bine să ții cont în calitate de antreprenor care utilizează sistemul RO e-factura deși nu deții un background financiar-contabil. Utilizarea corectă a paradigmei sau a sistemului nu este restricționată sau condiționată în mod direct de cunoștințe complexe din acest spectru al contabilității ori facturării. Principalele aspecte de care trebuie să ții cont sunt legate de informarea constantă din surse credibile, elocvente și comunicara permanentă cu persoanele care se ocupă de tot ceea ce presupune partea de facturare.

Referințe principale de informare

• Ordonanță de urgență nr. 120 din 4 octombrie 2021 privind administrarea, funcționarea și implementarea sistemului național privind factura electronică RO e-Factura și factura electronică în România, precum și pentru completarea Ordonanței Guvernului nr. 78/2000 privind omologarea, eliberarea cărții de identitate a vehiculului și certificarea autenticității vehiculelor rutiere în vederea introducerii pe piață, punerii la dispoziție pe piață, înmatriculării sau înregistrării în România, precum și supravegherea pieței pentru acestea, Publicat în Monitorul Oficial nr. 960 din 7 octombrie 2021.