Auditul datelor din RO e-factura: ghid de bune practici pentru antreprenori

Familiarizarea antreprenorilor cu tot ceea ce presupune utilizarea sistemului RO e-factura generează necesitatea accesării unui alt nivel al abordării paradigmei. Digitalizarea fiscală din România testează noi limite ale conducătorilor de afaceri și capacitatea acestora de a se adapta și readapta la multiple schimbări. Sistemul RO e-factura vine să redefinească relația dintre companii și ANAF.

Auditul datelor în contextul digitalizării devine un imperativ al asigurării gradului corect de conformitate fiscală și legislativă. Este un concept și fenomen modern mai puțin cunoscut de către antreprenorii actuali dar cu incidență directă asupra activității derulate de către aceștia. A audita înseamna a analiza anumite informații pentru a aprecia gradul de conformitate a acestora. Având în vedere contextul economic extrem de dinamic și cerințele tot mai complexe în ceea ce privește conformitatea, companiile ar trebuie să ofere mult mai multă atenție aspectului verificării sau auditării documentelor generate ca urmare a activității derulate.

Aplicabilitatea auditului în ceea ce privește utilizarea RO e-facturii are două nuanțe: verificarea sau auditarea din punct de vedere tehnic și auditarea din punct de vedere fiscal. Cu alte cuvinte, utilizatorii platformei trebuie să analizeze documentele ținând cont de acest direcții. Ce înseamnă validarea datelor din punct de vedere tehnic? Dar din perspectivă fiscală? Vom afla aceste nuanțe în cele ce urmează.

Facturile emise la momentul actual de către toții utilizatorii sistemului RO e-factura urmează anumite tipare clare din punct de vedere tehnic. Aceste reguli de validare tehnică au fost intens testate de către utilizatorii sistemului încă de la debutul utilizării paradigmei. Unele dintre ele au devenit reguli de validare a facturilor de vreme ce altele sunt încă testate de către dezvoltatorii de soluții digitale de facturare pentru o integrare armonioasă la nivelul aplicațiilor de facturare.

Care ar fi principalele reguli tehnice atunci când vine vorba de completarea facturii emise care face obiectul RO e-facturii?

Iată mai jos o listă a acestora:

• Format xml UBL obligatoriu pentru toate facturile încărcate în cadrul sistemului;
• Codul BT-3 conform specificațiilor RO-CIUS care indică tipul de factură încărcată în cadrul sistemului/;
• Elemente de conținut complete. De exemplu, pentru factura codificată prin codul 380, este necesar să menționăm: datele de identificare ale vânzătorului și ale cumpărătorului: de la numele acestora până la o serie de alte informații relevante care să permită identificarea corectă a celor două părți implicate în procesul tranzacțional; numărul unic al facturii, data emiterii facturii, descrierea bunurilor sau serviciilor furnizate, valoarea totală a acestora, data livrării bunurilor sau prestării serviciilor sau data încasării unui avans.
• Reguli de emitere. Pentru fiecare cod de factură, există o serie de reguli de emitere de care trebuie să ținem cont.

De exemplu, dacă după emiterea unei facturi inițiale, întocmim o factură de stornare, atunci trebuie să ținem cont de toate elementele facturii inițiale și să emitem factura storno cu semnul ,,-”. Astfel, va trebui să fim atenți la toate elementele facturii de stornare în așa fel încât aceasta să facă referire la factura inițială. De pildă, dacă după emiterea și încărcarea unei facturi constatăm erori, atunci corectarea acesteia se realizează ținând cont de anumite reguli specifice. Dacă de exemplu, constatăm faptul că totalul facturii emise și încărcate în cadrul sistemului a fost eronat, vom recurge la corectarea erorii materiale printr-o factură de stornare. Astfel, factura emisă cu codul 380 (factură) va fi corectată prin intermediul uneia de stornare care va fi emisă cu semnul ,,-”. În cazul acesta va trebui să fim atenția la aspectul următor: prețul net al articolului BT-146 trebuie obligatoriu sa aibă valoare pozitivă. Conform normelor lansate și de către ANAF, elementele facturii originale trebuie să fie clar referențiate și menționate, și anume referința facturii precedente și data de emitere a facturii anterioare, asociate codurilor BT-25 și BT-26. În situația în care, corectăm o factură de stornare care are deja valoare negativă, aceasta va fi codificată conform codului 380, însă valorile vor fi pozitive.

Exemplu concret din practica comercială

Considerăm cazul ipotetic al unei companii autohtone care comercializează mobilier la comandă. Astfel, aceasta va emite o factură codificată prin codul 380, care va cuprinde aspectele principale ale tranzacției și anume, datele de identificare ale partenerilor, descrierea produselor comercializare, cantitate, preț unitar, valoarea totală, TVA-ul aferent tranzacției, instrucțiuni de plată și alte detalii necesare de clarificat în cadrul tranzacției.
După emiterea și transmiterea facturii, clientul sesizează o neregulă la produsul comercializat cu livrare ulterioară comenzii, și solicită returnarea acestuia. Pentru a corecta tranzacția inițială, furnizorul va proceda la întocmirea unei facturi de stornare. Acest document va fi marcat tot prin intermediul codului 380, corecția fiind realizată la nivelul poziției care reprezintă bunul returnat (corecția se realizează la nivel de linie cu semnul ,,-”, prețul va avea valoare pozitivă). Acum că am punctat mecanismul tranzacției, vom vedea care sunt aspectele legate de auditul efectiv sau verificarea corectitudinii operațiunii.

Pașii de auditare a operațiunii:

• 1. Factura de stornare trebuie să facă trimitere la factura inițială pentru a asigura trasabilitatea tranzacției (adică se vor completa date în cadrul câmpului BT-25 Referință factură precedentă unde vom nota numărul facturii precedente);
• 2. Factura de stornare va avea menționată data de emitere a facturii inițiale (BT-26);
• 3. Factura de storno va cuprinde descrierea bunurilor returnate (cantitatea pieselor de mobilă returnate, cu semnul ,,-”);
• 4. Valoarea stornată a piesei de mobilier va fi marcată cu semnul ,,-”, astfel în cadrul facturii va apărea -1 x prețul unitar al produsului (care trebuie să aibă valoare pozitivă). Astfel, valoarea corpului de mobilier returnat va fi evidențiată cu -, fiind marcată în mod distinct și valoarea aferentă a TVA-ului;
• 5. Verificarea regulilor de validare tehnică a elementelor facturii;
• 6. Transmiterea manuală sau automată a facturii în cadrul sistemului național RO e-factura. Recomandarea principală în acest sens este legată de transmiterea facturii emise în cadrul sistemului în manieră automată pentru a evita anumite neplăceri legate de omiterea transmiterii documentului în timp util;
• 7. Verificarea statusului facturii transmise prin intermediul platformei.

Mai sus, identificăm 7 aspecte principale de care trebuie să ținem cont pentru emiterea facturii și încărcarea corectă a acesteia în cadrul platformei. Cu alte cuvinte, discutăm despre un protocol de auditare a informațiilor referitoare la transmiterea facturii în cadrul sistemului național RO e-factura.

O altă nuanță a auditării facturii electronice din perspectiva RO e-TVA este cea legată de verificarea aspectelor fiscale. Mai sus am punctat auditarea laturii tehnice a facturării. Nu trebuie să o omitem pe cea fiscală, care are implicații majore asupra conformității la reglementările specifice facturării electronice. Cum ne raportăm la aspectul auditării informațiilor aferente operațiunii facturate, din punct de vedere fiscal? Din punct de vedere fiscal, factura trebuie să respecte o serie de reguli sau cutume raportat în manieră directă la taxa pe valoare adăugată, încadrarea corectă a operațiunii din punct de vedere a regimului fiscal aplicabil etc. Sunt o serie de aspecte de care trebuie să ținem cont atât înainte de a emite factura cât și la momentul emiterii și transmiterii acesteia în cadrul platformei. Auditarea fiscală a informațiilor cuprinse de către factura transmisă în cadrul sistemului face deci referire la asigurarea contribuabilului cu privire la înscrierea corectă a cotelor de TVA în cadrul documentului și la tipul operațiunii din punct de vedere a regimului fiscal aplicabil. Adică trebuie să încadrăm corect tranzacția derulată și să evidențiem dacă aceasta este scutită de TVA, i se aplică taxare inversă, scutită fără drept de deducere sau cu drept de deducere. Atenție și la tratamentul contabil și fiscal al avansurilor.

Atunci când discutăm despre aspectul auditării facturilor emise și transmise în cadrul sistemului RO e-facturii, acesta manifestă o nuanță duală. Discutăm astfel despre o verificare a informațiilor atât din punct de vedere tehnic cât și din perspectivă fiscală. În esență, auditarea informațiilor facturilor emise și transmise în cadrul RO e-factura se rezumă la următorii pași:

• 1. Încadrarea corectă a operațiunii comerciale raportat la cele 3 paliere specifice RO e-facturii: B2B, B2C și B2G;
• 2. Asigurarea corectitudinii privind transpunerea datelor specifice facturii care urmează să fie transmisă în cadrul sistemului RO e-factura prin intermediul aplicației informatice de facturare;
• 3. Validarea din punct de vedere tehnic a fișierului de tip xml;
• 4. Validarea din punct de vedere al conținutului facturii emise (elementele obligatorii și componente definitorii ale tranzacției);
• 5. Generare xml valid, complet și corect din punct de vedere tehnic;
• 6. Încărcarea facturii în cadrul sistemului RO e-factura. La încărcarea manuală se ține cont de o serie de reguli de validare redate de verificarea manuală a corectitudinii fișierului de tip xml după generarea autonomă a acestuia (în afara unui soft de facturare) și încărcarea manuală a acestui fișier în RO e-factura (logare prin intermediul certificatului digital>încărcare a fișierului de tip xml>verificare a statusului privind încărcarea). Toate aceste etape sunt eliminate în situația utilizării unui soft de facturare integrat cu RO e-factura care asigură fluidizarea procesului privind transmiterea facturilor în cadrul sistemului și validarea acesteia fără erori.
• 7. Asigurarea cu privire la primirea facturii de către client. Chiar dacă factura a fost emisă și încărcată în cadrul sistemului fără erori, sistemul de facturare poate transmite automat un mesaj cu privire la emiterea și încărcarea facturii în cadrul sistemului pentru avizarea clientului cu privire la emiterea documentului.

Acestea sunt cele 7 etape în ce privește procesul general de auditare a facturării. Chiar dacă în practica financiar-contabilă se discută destul de puțin despre o auditare a informațiilor, totuși, acesta este un proces care deși nu este denumit în manieră generică în practică, totuși, se întâmplă. Adică, discutăm despre o verificare a tuturor informațiilor cuprinse prin intermediul facturilor emise și transmise în cadrul RO e-facturii. De este necesar un audit al informațiilor ce conturează întreg procesul RO e-facturii? Există cel puțin două rațiuni pentru care auditarea informațiilor din cadrul facturii electronice este o necesitate: pentru obținerea conformării din punct de vedere legislativ și pentru asigurarea continuității afacerii având în vedere faptul că aceasta nu mai poate funcționa în afara utilizării sistemului RO e-facturii.

Fiecare antreprenor sau deținător de afacere este responsabil de cartografierea corectă a schimbării din punct de vedere digital, legislativ și fiscal. Acest aspect este un proces în care sunt angrenați mai mulți factori decizionali, reușita fiind rezultanta unui cumul de factorii esențiali în cadrul acestuia.

Referințe principale de informare

• Site-ul ANAF, Ghid de utilizare a codurilor dedicate tipurilor de facturi, a diverselor categorii de TVA, precum și a altor reguli, în sistemul național privind factura electronică RO e-Factura, material în format electronic disponibil la adresa: https://static.anaf.ro/static/10/Anaf/Inform atii_R/Ghid%20cod%20facturi_final%20v2.9.pdf