Memento RO e-Factura. Paradigma digitală ce nu poate trece în modul stand by

Anul 2025 și numeroasele modificări propuse pentru mediul de afaceri cu privire la paradigma RO e-SAF-T au pus în umbră fenomene asupra cărora unii antreprenori cred că dețin cu desăvârșire controlul. Sunt totuși o serie de aspecte din sfera digitalizării fiscale asupra cărora nu se poate așterne pasivitatea manifestată din partea utilizatorului, nici chiar în momentul în care ai impresia că stăpânești totul. Nu trebuie să scăpăm din vedere faptul că un moment de neatenție te poate costa conformitate fiscală. Unul dintre fenomenele care trebuie ținute permanent sub observație, atât din punct de vedere a modificărilor legislative cât și ca manieră de utilizare este reprezentat de sistemul RO e-Factura. Pe un fundal economic dominat de suprasaturație informațională, lipsește adesea cunoașterea. Iar acest lucru produce disconfort până și unui antreprenor pasionat, implicat și foarte bine informat. Dacă te întrebi cum poate să nu existe cunoaștere pe un fond al informației masive, ei bine, prin asimilarea insuficientă sau chair eronată a manierei de punere în practică a informațiilor.

Chiar dacă anul 2025 a adus cu sine o serie de noi obligații declarative, este important să menții ritmul constanței atunci când vine vorba despre cadrul complex care marchează fundalul pe care se derulează procesele tale organizaționale.

Situațiile atât de complexe din practica tranzacțională fac ca nevoia de informare să fie un must to do al oricărui antreprenor. Astăzi ne vom opri din nou în dreptul fenomenului RO e-Factura, pentru a expune o serie de spețe practice din ceea ce propune utilizarea sistemului, raportat la cerințele actuale. Îți propunem așadar o culegere de spețe rezolvate din sfera RO e-facturii care se conturează ca un memento al sistemului cu rol în reiterarea aspectului necesității menținerii permanente a pulsului modificărilor în această arie.

Pe scurt!
Categorii de contribuabili obligați la utilizarea sistemului RO e-factura începând cu data de 1 iulie 2025
Obligativitatea transmiterii facturilor simplificate în cadrul RO e-facturii
Sancțiuni ale netransmiterii facturilor emise în relația B2C în RO e-factura. Perioada de activare a amenzilor
 

Culegere de spețe soluționate din sfera RO e-facturii

1. Care sunt categoriile de contribuabili care sunt obligați la utilizarea sistemului RO e-factura începând cu data de 1 iulie 2025?

Cu toții cunoaștem faptul că au existat perioade de ,,răgaz” pentru antreprenori în ceea ce privește aplicarea reglementărilor RO e-Factura pentru anumite categorii de contribuabili. A fost o perioadă necesară pentru adaptarea la cerințele paradigmei și customizarea aplicațiilor de facturare utilizate în sensul integrării cu RO e-Factura. În acest sens, au existat unele excepții cu caracter temporar de la transmiterea facturilor emise în cadrul sistemului.

Pentru ce categorii de contribuabili s-au aplicat aceste reglementări și care a fost orizontul de timp pentru excepție? De pildă, asociațiile și fundațiile, partide politice, culte, asociațiile fără scop lucrativ/patrimonial, care nu sunt înregistrate în scopuri de TVA, nu le survine obligația transmiterii facturilor emise în cadrul sistemului RO e-factura, în perioada 1 iulie 2024-30 iunie 2025. Iar dacă acestea nu au optat opțional pentru utilizarea sistemului RO e-factura anterior datei de 1 iulie 2025, trebuie să o facă până la această dată (pentru categoriile de entități menționate mai sus și care derulează activitatea economică).

O altă categorie exceptată temporar de la transmiterea facturilor în cadrul sistemului este reprezentată de agricultorii persoane fizice. Astfel, aceștia nu au obligația transmiterii facturilor emise în cadrul sistemului în perioada 1 iulie 2024-30 iunie 2025. Acestea au putut totuși opta pentru utilizarea sistemului prin înregistrarea opțională în cadrul Registrului RO e-Factura. Începând cu data de 1 iulie 2025, se activează obligativitatea utilizării platformei și de către aceste categorii de contribuabili, pe baza înscrierii în cadrul Registrului RO e-factura obligatoriu. Astfel, de exemplu, dacă soliciți înscrierea în cadrul registrului la data de 25 iunie 2025, în termen de 3 zile lucrătoare de la data solicitării vei primi confirmarea înscrierii în cadrul registrului.

O ultimă categorie care a beneficiat de această excepție de la regula principală a utilizării sistemului este reprezentată de livrările de bunuri și prestările de servicii efectuate de către institutele/centrele culturale ale altor state care își derulează activitatea pe teritoriul României în baza unor acorduri interguvernamentale.

Un aspect de care trebuie să ții cont dacă faci parte din categoria contribuabililor menționați mai sus este legat de obligativitatea înscrierii în cadrul Registrului E-factura opțional (înainte de termenul limită) sau obligatoriu (după termenul limită), pentru transmiterea facturilor emise.

2. Facturile simplificate se transmit în cadrul sistemului RO e-factura? Care este diferența dintre cele două tipuri de facturi, și anume factura clasică și factura simplificată?

Un element de noutate cu privire la utilizarea sistemului RO e-Factura este legat de obligativitatea transmiterii facturilor simplificate prin intermediul platformei începând cu data de 1 ianuarie 2025, pe direcția B2B și B2C. Excepția de la regulă este reprezentată de bonurile fiscale emise ce îndeplinesc condițiile unei facturi simplificate. Una dintre cele mai importante diferențe între factura normală și cea simplificată este redată de conținutul acestora. Factura simplificată cuprinde mult mai puține elemente decât factura normală. Iar dacă vrei să afli mai multe despre aceste diferențe te invităm să lecturezi articolul nostru pe această temă, prin accesarea următorului link: https://ro-efactura.ro/factura-simplificata-reperare-pe-traseul-ro-e-facturii/. Cert este faptul că, facturile simplificate se încarcă în cadrul sistemului RO e-factura începând cu data de de 1 ianuarie 2025.

3. Se aplică sancțiuni pentru netransmiterea facturilor emise pentru persoanele fizice în cadrul platformei RO e-factura?

Toți utilizatorii platformei RO e-Factura cunosc obligativitatea utilizării sistemului în relația de tip B2C începând cu data de 1 ianuarie 2025. Unii antreprenori însă nu s-au racordat la această noutate, motiv pentru care se întreabă dacă există repercusiuni ale nerespectării prevederii. Răspunsul este că da, există amenzi aplicabile pentru omiterea prevederii. Totuși a existat o perioadă de grație pentru nerespectarea normelor legislative aferente. Astfel, art. 13^2, lit. d) din cadrul OUG 120/2021 specifică amânarea amenzii pentru nerespectarea transmiterii facturii emise către persoanele fizice (B2C) în cadrul sistemului RO e-factura, până la data de 1 iulie 2025. Care sunt sancțiunile aplicabile după această dată pentru nerespectarea normelor în vigoare? Conform art. 13^2, alin. 3, pentru marii contribuabilii, amenda este de la 5000 la 10 000 de lei, pentru contribuabilii mijlocii, se percep amenzi care pornesc de la 2500 de lei și pot ajunge la 5000 de lei, iar pentru celelalte categorii de contribuabili precum și pentru persoanele fizice amenda este cuprinsă între 1000 și 2500 de lei.  

Din postura de antreprenor nu vei avea niciodată timp să te plictisești. Doar raportat la utilizarea sistemului RO e-factura intervin cu o regularitate constantă o serie de modificări la care trebuie să iei aminte pentru a păstra nivelul de conformitate fiscală. Nu poți să rămâi în inacțiune. Aceasta te poate costa relevanță fiscală și poate atrage după sine expunerea la o serie de amenzi. În această manieră, este important să înveți faptul că informarea permanentă este unul dintre principalele aspecte care va asigura continuitatea afacerii tale, indiferent dacă este vorba despre fiscalitate, digitalizare ori alte aspecte financiar-contabile sau de orice altă natură din cadrul companiei tale.

Referințe principale de informare

• Ordonanța de urgență nr. 69 din 21 iunie 2024 pentru modificarea și completarea unor acte normative în domeniul gestionării și implementării sistemului național privind factura electronică ro e-factura și al aparatelor de marcat electronice fiscale, precum și pentru alte măsuri fiscale, publicat în Monitorul Oficial nr. 582 din 21 iunie 2024.
• Ordonanța de urgență nr. 138 din 4 decembrie 2024 privind modificarea și completarea unor acte normative în domeniul fiscal-bugetar, precum și pentru reglementarea altor măsuri, publicat în Monitorul Oficial nr. 1222 din 5 decembrie 2024.
• Ordonanță de urgență nr. 120 din 4 octombrie 2021 privind administrarea, funcționarea și implementarea sistemului național privind factura electronică RO e-Factura și factura electronică în România, precum și pentru completarea Ordonanței Guvernului nr. 78/2000 privind omologarea, eliberarea cărții de identitate a vehiculului și certificarea autenticității vehiculelor rutiere în vederea introducerii pe piață, punerii la dispoziție pe piață, înmatriculării sau înregistrării în România, precum și supravegherea pieței pentru acestea, Publicat în  Monitorul Oficial nr. 960 din 7 octombrie 2021.