Furnizorii/prestatorii persoane fizice identificați prin CNP obligați la utilizarea RO e-factura

Informarea de azi pentru conformarea de mâine: Modificări din sfera RO e-facturii cu aplicabilitate în perioada imediat următoare (iunie 2026)

Anticiparea în antreprenoriat poate deveni un punct forte al companiilor care vor mereu să mențină afacerea pe linia performanței. De cele mai multe ori însă, pentru a anticipa ai nevoie de mai multe resurse decât pentru a aplica efectiv anumite modificări concrete. Lucrurile devin și mai complicate atunci când discutăm despre latura fiscală a afacerii tale. De cele mai multe ori, imprevizibilitatea ce definește această zonă, face ca anticiparea să fie doar un simplu deziderat al afacerilor moderne. Totuși, există anumite instrumente de care pot să țină cont companiilor actuale pentru a reduce stresul implementării ,,în pripă” a modificărilor legislative. Realitatea practică arată totuși faptul ca entităților sunt extrem de preocupate cu tot soiul de implementări care trebuie realizate ,,ieri” în așa manieră încât nu se mai pot concentra pe modificări proiectate pentru viitorul apropiat. În situația în care persoanele responsabile de implementarea diverselor modificări legislative ar începe pregătirile sau testarea diverselor aspecte care se pregătesc a fi implementate în viitor, stresul nereușitei și a diverselor inconveniente apărute pe parcurs s-ar diminua substanțial. Totuși, aceasta nu este realitatea a celor mai multe dintre companii. Stresul modificărilor legislative nu lasă loc anticipării deși cel mai adesea actele normative plasează în viitorul apropiat anumite modificări.

Atunci când este posibil și realizabil, companiile ar putea să țină cont de pregătirea în prealabil pentru implementarea modificărilor proiectate pentru viitorul imediat apropiat. O serie de modificări de acest gen sunt cele redate de utilizarea sistemului RO e-factura.

Prin intermediul acestui material vom puncta câteva aspecte legate de pregătirea anumitor categorii de utilizatori pentru realitatea RO e-facturii. Este vorba despre o nouă categorie de utilizatori care trebuie să aibă în vedere în curând utilizarea sistemului RO e-factura.

Nu uita faptul că în anul 2026, utilizarea sistemului RO e-factura nu mai este o opțiune. Aceasta este o responsabilitate a tuturor companiilor ce conturează tabloul contribuabililor activi din punct de vedere economic. Asigură-te asupra îndeplinirii responsabilităților legate de utilizarea corectă a platformei RO e-factura. Apelează la cele mai eficiente instrumente și metode pentru a implementa schimbarea aferentă paradigmei digital-fiscale. Unul dintre aceste instrumente este reprezentat de sistemele informatice de facturare care integrează principiile de funcționalitate specifice sistemului RO e-factura, ușurând viața utilizatorului și reducând substanțial riscul de erori.

În cadrul acestui material vom identifica câteva modificări punctuale ce vizează activitatea companiilor care utilizează sistemul RO e-factura, modificări care se cer a fi implementate în viitorul imediat apropiat.

Una dintre aceste modificări a fost lansată chiar la începutul acestui an calendaristic și afectează o categorie neașteptată de utilizatori. Sau o categorie la care poate mulți nu se așteptau să facă parte din tabloul contribuabililor obligați la utilizarea sistemului. Este vorba despre furnizorii/prestatorii care se identifică fiscal prin codul numeric personal și nu au asociat un cod de identificare fiscală pentru activitatea derulată. Obligațiile cu privire la utilizarea platformei de către noua categorie de utilizatori au fost prevăzute în cadrul Ordonanței de urgență nr. 89/2025. Inițial, termenul de raliere la această modificare a fost reprezentat de data de 15 ianuarie 2026. Ulterior, acest termen a fost modificat și această categorie de contribuabili nu mai conturează temporar tabloul persoanelor obligate la utilizarea sistemului RO e-factura.

Exprimarea legislativă cu privire la această nouă categorie de contribuabili nu este foarte bine definită, în sensul în care nu sunt foarte clar delimitate ,,personajele” care intră în scena obligativității utilizării paradigmei. La cine face referire reglementarea referitoare la furnizorii/prestatorii care nu se indentifică prin intermediul unui CNP și care obțin venituri din anumite activități derulate și care sunt concret obligațiile acestora în legătură cu utilizarea RO e-facturii? Vom încerca să lămurim această problematică în cele ce urmează.

Prin intermediul Ordonanței de urgență nr. 6 din ianuarie 2026, a fost modificat termenul de raliere a furnizorilor/prestatorilor care se identifică prin cod numeric personal în derularea activităților la obligativitatea utilizării sistemului RO e-factura în sensul prelungirii acestuia până la data de 1 iunie 2026. Articolul IX al acestui act normativ fixează această modificare. Această schimbare a apărut în data de 30 ianuarie, când, teoretic, această categorie de contribuabili trebuia să figureze deja în Registrul RO e-factura obligatoriu încă de la mijlocul lunii ianuarie. În acest sens, această categorie de contribuabili, au posibilitatea de a ieși temporar din inscrierea in registrul RO e-factura obligatoriu, mențiune specificată în cadrul punctului 2, articolul IX a OUG nr. 6/2026. Acest aspect este valabil până la momentul obligativității ralierii la această modificare și anume 1 iulie 2026. Practic, această amânare vine pe fondul necesității familiarizării persoanele fizice cu ceea ce presupune aplicabilitatea platformei.

Care sunt persoanele fizice care intră în categoria furnizorilor/prestatorilor care nu se identifică prin CIF ci prin cod numeric personal?

 
Întrebarea care apare în acest context este legată de persoanele fizice care intră sub incidența acestor tipuri de modificări. Care sunt, punctual, categoriile de persoane fizice care trebuie să se ralieze acestei modificări? Furnizorii/prestatorii de servicii care se identifică prin cod numeric personal în relațiile cu clienții și nu prin codul de identificare fiscală pot fi considerați: persoanele care obțin venituri din drepturi de proprietate intelectuală, actori, scriitori, jurnaliști, muzicieni, compozitori, fotografi, videografi, autori de opere digitale, creatori de diverse aplicații informatice, traducători, influenceri etc.

Cum se realizează înscrierea în cadrul registrului RO e-factura din postura persoanei fizice prestatoare de servicii?

 
Persoanele fizice sau furnizorii/prestatorii care nu se identifică printr-un cod de identificare fiscală ci prin codul numeric personal, trebuie să se înregistreze în cadrul registrului RO e-factura obligatoriu prin intermediul SPV. Aceasta se realizează cu cel puțin 3 zile înainte de data de 1 iunie. Concret, cum se realizează înregistrarea? Se accesează Spațiul Privat Virtual pe baza numelui de utilizator și a parolei. Apoi, în secțiunea RO e-factura apar două opțiuni. Registrul RO e-factura, formular 082 și Formular 084. Cea de-a doua opțiuni și anume cea legată de formularul 084 nu este activă, adică nu se poate accesa. Acest formular face referire la Cererea privind înregistrarea în Registrul RO e-factura/renunțarea la cererea privind înregistrarea în Registrul RO e-factura. Operațiunea de înregistrare este relativ simplă în sensul în care aceasta se realizează printr-un simplu click din cadrul SPV, Registrul RO e-factura formular 082. Se alege categoria de contribuabil care dorește înrolarea în cadrul acestui Registru, cererea fiind ulterior procesată de către ANAF. De exemplu, cei care se pot înscrie din SPV accesat pe bază de username și parolă sunt asociațiile, fundațiile, partidele, cultele; agricultorii persoane fizice și alte persoane fizice impozabile identificate fiscale prin codul numeric personal.  Înscrierea în cadrul Registrului este valabilă în maxim 3 zile lucrătoare de la momentul solicitării. De exemplu, un contribuabil care a solicitat înscrierea la data de 26 ianuarie a fost înscris în cadrul Registrului din data de 29.01.2026.

Există o serie de nelămuriri ale persoanelor fizice care ar trebui să se ralieze la această modificare începând cu data de 1 iunie 2026. De exemplu, una dintre aceste nelămuriri este legată de obligativitatea de a obține un certificat digital calificat. Teoretic, răspunsul la această întrebare este nu. Nu este nevoie de achiziționarea unui certificat digital calificat pentru a încărca facturile emise în calitate de persoană fizică prestatoare de servicii. Teoretic, la conectarea pe site-ul ANAF, prin intermediul secțiunii RO e-factura, există posibilitatea de conectare cu nume de utilizator. Dacă accesăm pagina principală a platformei RO e-factura, vom identifica două modalități de conectare și anume: pe baza certificatului digital și prin numele de utilizator. Companiile sau persoanele juridice se conectează prin intermediul certificatului digital calificat iar persoanele fizice, furnizorii sau prestatorii care trebuie să se ralieze utilizării RO e-facturii începând cu data de 1 iunie 2026, prin intermediul numelui de utilizator. Practic, introducem numele de utilizator iar apoi vom primi pe adresa de e-mail cu care suntem înregistrați în cadrul Spațiului Privat Virtual codul de verificare pe care îl introducem în căsuța aferentă. După această operațiune, putem să ne logăm în cadrul platformei. De aici apare adevărata provocare pentru utilizatori, aceea de a transmite în cadrul sistemului o factură validă. Despre acest aspect însă vom discuta în cadrul unui material viitor.

În concluzie, în lunile următoare, tabloul contribuabililor care utilizează RO e-factura este completat cu o nouă categorie de utilizatori, și anume, persoanele fizice sau prestatorii/furnizorii care se identifică în relațiile comerciale cu codul numeric personal. Aceștia se află în perioada de testare a platformei pentru a se asigura asupra ralierii cu succes la conformitatea legală din punct de vedere a RO e-factura.

Referințe principale de informare

• Ordonanță de urgență nr. 120 din 4 octombrie 2021 privind administrarea, funcționarea și implementarea sistemului național privind factura electronică RO e-Factura și factura electronică în România, precum și pentru completarea Ordonanței Guvernului nr. 78/2000 privind omologarea, eliberarea cărții de identitate a vehiculului și certificarea autenticității vehiculelor rutiere în vederea introducerii pe piață, punerii la dispoziție pe piață, înmatriculării sau înregistrării în România, precum și supravegherea pieței pentru acestea, Publicat în  Monitorul oficial nr. 960 din 7 octombrie 2021.
• Ordonanța Guvernului  nr. 6 din 30 ianuarie 2026 pentru completarea Legii nr. 207/2015 privind Codul de procedură fiscală, precum și unele măsuri fiscal-bugetare, Publicat în  Monitorul Oficial nr. 77 din 30 ianuarie 2026.