Condică informativă cu privire la utilizarea sistemului RO e-factura de către persoanele fizice autorizate (PFA)

S-au spus atât de multe despre utilizarea sistemului RO e-factura încât ai impresia că le știi pe toate și nimic nu îți mai aduce ,,surplus” informațional. Per ansamblu, poate fi o imagine a realității pentru unii utilizatori ai sistemului, însă nu trebuie să uităm faptul că această paradigmă poate cunoaște nuanțe atât de distincte funcție de împrejurări specifice și parametri particularizați încât a menține constant ritmul informării este cea mai bună atitudine în lumea conturată de RO e-factura.

Minighidul utilizării platformei RO e-factura poate fi particularizat și funcție de tipul de personalitate juridică al afacerii derulate de tine, și anume SRL, SA, SNC, SCA ori altă formă de organizare. De asemenea, obligativitatea utilizării RO e-facturii se extinde și asupra activității derulate în afara unui cadru al vreunei personalități juridice specifice, și anume pentru persoanele fizice autorizate, întreprinderile familiale ori întreprinderi individuale.

Necesitatea de a contura o condică particularizată privind utilizarea sistemului RO e-factura în cazul PFA-urilor vine ca răspuns la incertitudinea celor care își derulează activitatea sub egida acestei forme de organizare. De ce este nevoie de o astfel de abordare? Cu toții știm faptul că aceste forme de abordare legală în ceea ce privește derularea afacerilor nu necesită cooptarea unei persoane specializate în sfera gestiunii financiar-contabile. Prin urmare, aceste entități dețin autonomie atunci când vine vorba despre această latură, având în vedere faptul că discutăm despre organizarea contabilității în partidă simplă. Practic, cumva această responsabilitate a informării în vederea utilizării corecte a sistemului RO e-factura revine titularului PFA-ului, spre deosebire de un SRL de exemplu, unde contabilul se ocupă de toate aceste aspecte legate de conformare fiscală și legislativă. Și dacă grija conformării la sistemul RO e-factura dispare atunci când deții în cadrul companiei tale o persoană care se ocupă de aceste aspect, pentru un PFA a cărui responsabilitate a gestionării îți survine, lucrurile stau puțin diferit, în sensul în care trebuie să înveți cum să utilizezi corect și oportun acest sistem. În cele ce urmează am pregătit pentru tine un minighid al conformării care te va ajuta să înțelegi cu ușurință maniera funcționării acestuia și să utilizezi corect sistemul pentru marcarea operațiunilor specifice. Practic, prin răspunsul la o serie de întrebări punctuale, te vom ghida în tot ceea ce reprezintă utilizarea sistemului RO e-factura pentru o persoană fizică autorizată.

Pe scurt!
Utilizarea RO e-factura devine obligatorie și pentru PFA-uri?
Care este semnificația RO e-facturii pentru un PFA?
Care este protocolul necesar de urmat pentru ca un PFA să poată transmite facturile în cadrul sistemului RO e-factura?
Trebuie să utilizez RO E-factura chiar dacă întocmesc o singură factură pe lună, sau chiar cu o regularitate mai redusă?    
Care este termenul maxim de transmitere a facturilor emise de către un PFA în cadrul RO e-facturii?
Care sunt tipurile de documente care trebuie încărcate în cadrul RO e-factura?
Care este procedura arhivării documentelor care fac obiectul RO e-facturii?
Sancțiunile privind omiterea normelor legate de utilizarea sistemului RO e-factura se aplică și în cazul PFA-urilor? 

Utilizarea RO e-factura devine obligatorie și pentru PFA-uri?

Da, începând cu data de 1 ianuarie 2024, respectiv 1 ianuarie 2025, și persoanele fizice autorizate trebuie să transmită în cadrul sistemului facturile emise către clienți persoane juridice (relația B2B), respectiv clienți persoane fizice (relația B2C). Astfel, utilizarea sistemului național RO e-factura este obligatorie și pentru facturile emise de către un PFA.

Care este semnificația RO e-facturii pentru un PFA?

La fel ca pentru entitățile organizate sub cupola unei personalități juridice (precum SRL, SA, SNC, SCS etc.), și pentru un PFA, RO e-factura reprezintă un sistem standardizat care are drept scop transparentizarea relațiilor comerciale dintre companii, care îndeplinesc condițiile pentru întocmirea unei facturi. Astfel, chiar dacă un PFA nu este o entitate cu personalitate juridică, totuși, incidența sistemului RO e-factura este aceeași ca pentru celelalte companii organizate sub o anumită formă juridică.

Care este protocolul necesar de urmat pentru ca un PFA să poată transmite facturile în cadrul sistemului RO e-factura?

În ceea ce privește precondițiile pentru utilizarea sistemului RO e-factura, acestea sunt prezentate în cele ce urmează:

#1 achiziționează un certificat de semnătură electronică de la un furnizor acreditat. Nu uita să consulți lista cu acei furnizori specializați în direcția furnizării de servicii de semnătură electronică, autorizați de către Ministerul Finanțelor Publice.

#2 înrolează-te în cadrul Spațiului Privat Virtual, prin accesarea link-ului: https://www.anaf.ro/InregPersFizicePublic/formularjuridice.jsp#pj.  După achiziționarea unui certificat de semnătură electronică, trebuie să înregistrezi PFA-ul în cadrul SPV. Este foarte important să realizezi înregistrarea PFA-ului pe codul fiscal al acestuia, nu pe CNP-ul titlularului. Înrolarea se realizează pe baza completării datelor legate de codul de identificare fiscală al PFA-ului și a titularului acestuia.

#3 conectează-te în cadrul aplicației RO e-factura. Acest aspect este realizabil pe baza contului activ deținut în SPV, prin intermediul site-ul ANAF sau direct din cadrul aplicației de facturare integrată cu sistemul RO e-factura.

Trebuie să utilizez RO E-factura chiar dacă întocmesc o singură factură pe lună, sau chiar cu o regularitate mai redusă?    

Utilizarea sistemului RO e-factura nu este condiționată de aspectul regularității întocmirii facturilor. Chiar dacă întocmești o singură factură la un interval mai larg de timp, aceasta trebuie încărcată în cadrul sistemului RO e-factura. Unul dintre rațiunile pentru care adesea antreprenorii aleg o formă de organizare a activității în afara personalității juridice este redată tocmai de această caracteristică, o amploare redusă a ideii de afaceri, aspect care se poate traduce în materie de facturi emise într-un număr mai redus. Totuși, chiar și pentru o factură emisă la un interval mai mare de timp, utilizarea sistemului RO e-factura este obligatorie. În această situație, antreprenorii se gândesc la costurile ridicate (comparativ cu posibilele încasări reduse ca urmare a facturării reduse) cu achiziționarea și reînnoirea periodică a unui certificat de semnătură electronică digitală care condiționează transmiterea facturilor în cadrul sistemului RO e-factura.

Care este termenul maxim de transmitere a facturilor emise de către un PFA în cadrul RO e-facturii?

Raportat la reglementările în vigoare, valabile și pentru celelalte companii, termenul de transmitere a facturilor emise în cadrul sistemului național RO e-factura este de 5 zile calendaristice de la momentul emiterii acestora. Așa cum am mai punctat și cu alte ocazii, există anumite nelămuriri cu privire la maniera de calcul a acestuia, care izvorăsc tocmai din inexistența unei proceduri în acest sens. Pentru mai multe clarificări cu privire la această problematică, te invităm să accesezi un articol scris de noi pe această temă, pe baza link-ului următor: https://ro-efactura.ro/maniera-de-calcul-a-termenului-de-transmitere-a-facturile-emise-in-cadrul-ro-e-factura-clarificari-necesare/. Recomandarea generală este ca factura emisă de tine să fie transmisă în cel mai scurt timp către sistemul RO e-factura.

Care sunt tipurile de documente care trebuie încărcate în cadrul RO e-factura?

În cadrul sistemului RO e-factura trebuie să încarci facturile emise către persoane juridice, către persoane fizice și către instituțiile publice. Acest sistem face doar obiectul facturilor. Practic, este vorba despre facturi ,,fiscale” (chiar dacă sintagma ,,fiscală” a dispărut din denumirea documentului, utilizăm denumirea pentru delimitarea facturii finale), autofacturi, nota de creditare, factura de corecție și factura informativă în scopuri contabile. Toate aceste documente sunt marcate în cadrul sistemului cu o serie de coduri specifice, precum: codul 380-Factura, 381-Nota de creditare, codul 384-Factura de corecție, codul 389-Autofactura și codul 751-Factura informativă în scopuri contabile. Fiecare dintre aceste documente trebuie utilizate conform scopului principal îndeplinit în cadrul fluxului informațional financiar-contabil. Marcarea corectă a documentului emis și încărcat în cadrul sistemului are influență asupra informațiilor preluate de exemplu în cadrul decontului precompletat de TVA, dacă discutăm despre un PFA persoană impozabilă plătitoare de taxă pe valoare adăugată.

Care este procedura arhivării documentelor care fac obiectul RO e-facturii?

Facturile primite prin intermediul sistemului RO e-factura precum și cele emise și încărcate în cadrul platformei trebuie să fie arhivate. La fel ca documentele clasice, în fond, arhivarea nu cunoaște modificări substanțiale. Totuși, aceasta cunoaște câteva nuanțe atunci când discutăm despre facturarea electronică în context RO e-factura. În primul rând, trebuie să aducem mențiuni asupra facturii originale atunci când discutăm despre acele facturi primite și transmise prin intermediul RO e-factura, întrucât doar aceste facturi sunt supuse procesului de arhivare. Astfel, este considerată factura originală fișierul de tip xml alături de sigiliul electronic al Ministerului Finanțelor. Practic, acest document se arhivează, care respectă acest format, și nu cel pdf. De fapt, versiunea pdf a facturii deține doar caracter de aplicabilitate, în sensul în care contribuie la facilitarea vizualizării documentului de către cei care operează datele în cadrul fluxului financiar-contabil. Astfel, vei arhiva doar fișierele de tip xml. Evident, responsabilitatea arhivării trebuie să fie asumată de către titularului PFA-ului și poate fi un proces internalizat, sau dimpotrivă, externalizat.

Sancțiunile privind omiterea normelor legate de utilizarea sistemului RO e-factura se aplică și în cazul PFA-urilor?  

Da. Sancțiunile pentru omiterea regulilor de utilizare a sistemului național RO e-factura sunt aplicabile și pentru PFA-uri. De exemplu, dacă nu se transmite în cadrul sistemul RO e-factura, factura emisă în relația B2B, se sancționează cu amendă care este egală cu 15% din valoarea totală a documentului. Toate celelalte sancțiuni privind nerespectarea cutumelor de utilizare a sistemului sunt aplicabile și unei persoane fizice autorizate. La capitolul sancțiuni, diferența dintre o persoană juridică și o persoană fizică autorizată este redată de cuantumul amenzilor, așa cum sunt precizate în cadrul actului normativ ca reglementează facturarea electronică guvernată de RO e-factura.

Utilizarea sistemului RO e-factura amprentează și activitatea derulată sub forma unei persoane fizice autorizate, utilizarea acestuia devenind obligatorie și pentru această categorie de contribuabili. Materialul surprinde o frântură din ceea ce presupune utilizarea acestui sistem în cadrul unui PFA, evident customizarea utilizării sistemului funcție de o serie de parametrii de funcționare a acestuia fiind esențială pentru a asigura liniaritatea procesului de implementare și utilizare.

Referințe principale de informare

• Ordonanță de urgență nr. 120 din 4 octombrie 2021 privind administrarea, funcționarea și implementarea sistemului național privind factura electronică RO e-Factura și factura electronică în România, precum și pentru completarea Ordonanței Guvernului nr. 78/2000 privind omologarea, eliberarea cărții de identitate a vehiculului și certificarea autenticității vehiculelor rutiere în vederea introducerii pe piață, punerii la dispoziție pe piață, înmatriculării sau înregistrării în România, precum și supravegherea pieței pentru acestea, Publicat în Monitorul Oficial nr. 960 din 7 octombrie 2021.