(Aproape) Tot ce trebuie să știi despre e-Factura la (aproape) finele anului de consacrare al sistemului. Implicații pentru viitorul companiei tale

Anul 2024, privit în retrospectivă, la ceas de (aproape) apus, a fost marcat de modificări însemnate în materie de modernizare digitală. Companiile au fost supuse real, unui maraton al digitalizării fiscale cu efecte remarcante proiectate pentru viitorul acestora. Niciun contribuabil, actant principal pe scena mediului de afaceri, nu a fost scutit de înrolarea în cursa pentru conformitatea fiscală.

Probabil de-a lungul acestei perioade, și mai cu seamă la momentele cheie ale E-facturii, și anume, 1 ianuarie 2024 și 1 iulie 2024, te-ai informat permanent cu privire la responsabilitățile ce îți survin ca deținător al unei afaceri, în privința utilizării sistemului.

Deoarece conștientizăm importanța conturării unei imagini complexe cu privire la eFactura, am sintetizat, prin intermediul materialului de mai jos, cele mai importante aspecte ale paradigmei RO e-Facturii. Un minighid al antreprenorului informat raportat la tot ceea ce a impus sistemul în primul an de la momentul lansării obligativității utilizării acestuia privitor la relațiile comerciale arondate modelului B2B.

De asemenea, îți reamintim faptul că, echipa Facturis a implementat integrări complexe cu privire la e-Factura în cadrul programului de facturare online, pentru ca ralierea afacerii tale la inovativitate digitală să fie considerabil facilitată.

Și pentru ca imaginea asupra aspectelor principale corelate la e-Factura să fie cât mai concret conturată, vom răspunde succint la cele mai adresate întrebări cu privire la această paradigmă digitală.

Pe scurt!

• Care sunt rațiunile care au stat la baza implementării sistemului național RO e-Factura?
• Ce este RO e-Factura?
• La ce face referire factura electronică?
• Care sunt elementele principale pe care este necesar să le cuprindă factura electronică?
• Care este momentul validării facturii încărcate în cadrul sistemului?
• Ce se întâmplă cu factura care nu respectă structura stabilită prin intermediul actelor normative?
• Care este considerată forma originală a facturii?
• Se pot corecta facturile transmise în cadrul sistemului?
• Care sunt persoanele obligate la utilizarea sistemului?
• Cărora categorii de contribuabili nu le survine responsabilitatea respectării legislației în vigoare cu privire la implementarea E-facturii?
• Care este termenul limită de transmitere a facturii în cadrul sistemului?
• Care este procedura în situația nefuncționalității sistemului național RO e-Factura?
• Care sunt sancțiunile aplicabile în contextul nerespectării reglementărilor RO eFacturii?

Care sunt rațiunile care au stat la baza implementării sistemului național RO e-factura?

Dacă te întrebi de ce anume au fost ghidate autoritățile fiscale pentru implementarea RO e-factura, îți prezentăm mai jos câteva liniamente generale care au condus la adoptarea sistemului:

• instituirea de reguli clare pentru a trasa eficiența și stabilitatea legislativă națională;
• creșterea gradului de colectare a impozitelor și taxelor pe baza maximizării beneficiilor tehnologiei moderne;
• adaptarea proceselor organizaționale la realități și nevoi curente în materie de digitalizare.

Ce este RO eFactura?

În limbaj accesibil mediului de afaceri și antreprenorilor, RO efactura face referire la un sistem complex format din principii, reguli și diverse componente informatice cu rol esențial în digitalizarea procesului de facturare din cadrul companiilor. Practic, este o aplicație care permite emiterea și încărcarea facturilor emise către clienții tăi, tranzacție subscrisă modelului B2B. Sistemul național RO e-factura face posibilă gestionarea facturilor electronice.

La ce face referire factura electronică?

Factura electronică este documentul justificativ emis, transmis și primit în cadrul sistemului național RO e-factura, într-un format specific, de tip xml. Tot în acest format este necesară și realizarea operațiunii de stocare a facturilor.

Care sunt elementele principale pe care este necesar să le cuprindă factura electronică?

Dacă încă nu cunoști lista elementelor principale care trebuie cuprinse în cadrul facturii electronice, te invităm să le urmărești punctual mai jos:

• datele de identificare ale părților implicate în derularea tranzacției (emitentul și beneficiarul);
• data facturii;
• date despre beneficiarul plății;
• informații privind reprezentantul fiscal al celui care emite factura;
• specificarea elementelor care fac obiectul facturii (bunuri livrate, servicii prestate, lucrări executate) alături de detaliile aferente acestora;
• instrucțiuni privitoare la plată;
• informații privind debitări sau creditări;
• informații privind pozițiile din cadrul facturii;
• defalcarea TVA;
• totalul documentului.

Care este momentul validării facturii încărcate în cadrul sistemului?

Validarea facturii are loc în contextul respectării structurii prezentate mai sus. După validarea datelor se aplică sigiliul Ministerului de Finanțe care atestă primirea documentului în cadrul sistemului.

Ce se întâmplă cu factura care nu respectă structura menționată mai sus?

În situația în care, factura menționată nu cuprinde toate elementele obligatorii menționate mai sus, vei primi un mesaj privind erorile identificate. Va fi necesar să recurgi la corecția documentului și la reluarea procedurii de transmitere a acestuia.

Care este considerată forma originală a facturii?

Dacă te întrebi care este formularul considerat original al documentului justificativ, ei bine, acesta este redat de fișierul în format xml al facturii însoțit de sigiliul electronic al Ministerului Finanțelor. Chiar dacă, pentru ușurința gestionării facturilor, utilizăm formatul pdf al acestora, arhivarea lor este considerată validă doar în formatul xml.

Se pot corecta facturile transmise în cadrul sistemului?

Dacă emitentul sesizează anumite erori sau neconcordanțe cu privire la factura electronică încărcată în cadrul sistemului, acesta are posibilitatea corectării documentului. Acest aspect se realizează ținând cont de regulile clasice de corecție a unei facturi, stipulate în cadrul art. 330 din Legea nr. 227/2015 privind Codul fiscal, cu modificările și completările ulterioare.

Care sunt persoanele obligate la utilizarea sistemului?

Tipurile de relații comerciale care trebuie oficializate prin emiterea unui facturi transmise în cadrul RO e-Factura sunt specifice modelului de afaceri B2G și B2B. De la 1 ianuarie 2025, obligativitatea emiterii și încărcării e-facturii survine și relațiilor derulate între parteneri subscrise modelului de tip B2C.

Căror categorii de contribuabili nu le survine responsabilitatea respectării legislației în vigoare cu privire la implementarea e-Facturii?

Nu se declară în RO e-Factura:

1. Livrările de bunuri și prestările de servicii realizate în favoarea misiunilor diplomatice și oficiilor consulare;
2. Livrări de bunuri și prestările de servicii către Comunitatea Europeană, Comunitatea Europeană a Energiei Atomice, Banca Centrală Europeană, Banca Europeană de Investiții;
3. Livrarea de bunuri sau prestarea de servicii către Comisia Europeană sau către o agenție ori un organism înființat în temeiul dreptului Uniunii Europene;
4. Livrările de bunuri și prestările de servicii în favoarea organismelor internaționale;
5. Livrările de bunuri netransportate în afara României și/sau prestările de servicii efectuate în România, destinate forțelor armate ale celorlalte state membre NATO;
6. Livrările de bunuri și/sau prestările de servicii către un alt stat membru decât România, destinate forțelor armate ale unui stat membru NATO.

Care este termenul limită de transmitere a facturii în cadrul sistemului?

Factura se transmite în termen de 5 zile calendaristice de la data emiterii acesteia, dar nu mai târziu de această dată. Astfel, trebuie să ții cont de acest termen limită pentru a nu te supune sancțiunilor care pot să survină ca urmare a nerespectării reglementării.

Care este procedura în situația nefuncționalității sistemului național RO e-factura?

Dacă la momentul încărcării facturii electronice în cadrul sistemului constatăm erori de nefuncționalitate a acestuia care persistă timp de minim 24 de ore, obligația de transmitere se suspendă până la momentul repunerii în funcțiune a platformei. Pentru că suntem conștienți de presiunea termenelor limită, cum este și cazul transmiterii e-facturii în termen de maxim 5 zile calendaristice, am creat pentru tine o funcție integrată a aplicației de facturare care îți oferă posibilitatea transmiterii documentului chiar și în varianta offline a platformei RO e-Factura. Astfel, presiunea termenelor limită este dispersată.

IMPORTANT!

Constituie bază documentară pentru înregistrarea în evidențele entității doar facturile primite în cadrul sistemului național RO e-factura! Cele care nu se regăsesc în cadrul platformei nu sunt eligibile în vederea atestării tranzacției comerciale derulate între parteneri.

Care sunt sancțiunile aplicabile în contextul nerespectării reglementărilor RO e-Facturii?

Există o serie de sancțiuni care se aplică persoanelor care nu respectă prevederile în materie de RO-eFactura. Pentru a fi la curent cu acestea, te invităm să urmărești tabelul de mai jos, care surprinde, pe înțelesul antreprenorului, contravențiile asociate cu valoarea amenzii aplicabile:

Deși informațiile care fac obiectul materialului pot părea complexe și te poate copleși senzația de imposibilitate a asimilării tuturor acestora, te asigurăm de faptul că mai sus este prezentat tabloul general cu privire la (aproape) toate aspectele pe care trebuie să le cunoști la aproape finele anului de consacrare al sistemului, cu privire la eFactura.

Impactul sistemului RO eFactura pentru viitorul companiilor este concretizat la nivelul influenței acestuia asupra decontului precompletat de TVA. Aproape finele anului 2024, mai exact, luna septembrie a anului, a pus sub lumina reflectoarelor funcționalitatea sistemului RO e-tva. Utilitatea și impactul RO e-Factura asupra noului sistem implementat devine acutizată.

Astfel, este semnificativ pentru tine, ca antreprenor, să vizezi implementarea soluțiilor integrate pentru ca gestionarea afacerii tale să fie facilitată.

Referințe principale de informare

• Ordonanță de urgență nr. 120 din 4 octombrie 2021 privind administrarea, funcționarea și implementarea sistemului național privind factura electronică RO e-Factura și factura electronică în România, precum și pentru completarea Ordonanței Guvernului nr. 78/2000 privind omologarea, eliberarea cărții de identitate a vehiculului și certificarea autenticității vehiculelor rutiere în vederea introducerii pe piață, punerii la dispoziție pe piață, înmatriculării sau înregistrării în România, precum și supravegherea pieței pentru acestea, cu modificările și completările ulterioare.
• Ordonanță de urgență nr. 69 din 21 iunie 2024 pentru modificarea și completarea unor acte normative în domeniul gestionării și implementării sistemului național privind factura electronică RO e-Factura și al aparatelor de marcat electronice fiscale, precum și pentru alte măsuri fiscale.