RO e-factura fără stres: ghid practic cu dileme reale, răspunsuri rapide și soluții practice

Noua lege ce modifică normele în materie de aplicabilitate a platformei

De departe cea mai utilizată aplicație din cadrul unei companii este la momentul actual RO e-factura. Experiența utilizatorilor încă de la momentul lansării platformei contribuie la optimizarea modului de lucru și la facilitarea proceselor de funcționare a sistemului. Cei care abia pătrund în mediul de business se pot simți privilegiați deoarece au parte de experiența reală a celor care deja sunt utilizatori avizați ai sistemului RO e-factura.

Chiar dacă te afli în postura unui utilizator experimentat sau a unuia care abia începe să pătrundă în universul paradigmei, informarea constantă este esențială. Atunci când discutăm despre aceste sisteme, nu putem spune niciodată ca deținem ”adevărul suprem neschimbabil”.

Multiplele modificări care apar în acest spectru trebuie să țină antreprenorii ”în gardă” sau mereu conectați la schimbare.

Ultimele modificări din spațiul RO e-facturii confirmă necesitatea utilizatorilor de a se informa în mod permanent pentru a nu pierde sensul schimbărilor. Chiar recent au apărut modificări în materie de utilizare a sistemului RO e-factura, aspect care demonstrează dinamicitatea în utilizarea sistemului național. Astfel, în cadrul acestui material vom răspunde la cele mai adresate întrebări din spectrul RO e-facturii, pe baza noilor modificări. Modificările au fost lansate inițial pe baza unui amendament apărut în spațiul public și prin intermediul site-ului

Ministerului Finanțelor, iar ulterior, sub forma unui act normativ oficial. Astfel, aceste modificări au fost transpuse în cadrul Legii nr. 88/2026 privind aprobarea Ordonanței de urgență a Guvernului nr. 128/2024 pentru modificarea și completarea Legii nr. 227/2015 privind Codul fiscal și măsuri specifice pentru digitalizare, precum și pentru modificarea și completarea unor acte normative. Aceasta modifică OUG nr. 120/2021. Astfel, se remapează noile roluri ale contribuabililor în raport cu utilizarea platformei RO e-factura. Tot demersul utilizării paradigmei la nivel antreprenorial poate fi vizualizat prin lentila unui traseu. În cadrul acestuia, delimităm 3 stații: stația de informare, stația de implementare și cea de maturitate digitală. Vom privi punctual aceste 3 puncte esențiale în lumina noilor modificări. Destinația finală a traseul este legată de conformare totală din punct de vedere a utilizării sistemului. Aceasta este aproape un deziderat din punct de vedere a utilizării sistemului național RO e-factura.

Până la momentul lansării noii legi, în stația de informare au stat următoarele 3 categorii de utilizatori: 1. furnizorii sau prestatorii de servicii reprezentați de persoane fizice care în relația cu clienții se identifică prin intermediul codului numeric personal, 2. Institutele/centrele culturale ale altor state care activează pe teritoriul României pe baza unor acorduri interguvernamentale, 3. Persoanele fizice care aplică regimul special pentru agricultori. Aceștia au stat în stația de informare încă din luna ianuarie când a fost anunțată perioada de ieșire temporară a acestor categorii de utilizatori din sfera obligativității utilizării sistemului. Începând cu data de 1 iunie 2026, aceste categorii de utilizatorii erau nevoiți să se ”deplaseze” din stația de informare în cea de implementare, moment în care obligativitatea utilizării era, cel puțin teoretic, activată. Înainte cu puțin timp însă de acest moment, din stația informării aceștia s-au deplasat spre punctul inițial, ieșind de pe traseul obligativității utilizării sistemului.

A doua stație, și anume, cea de implementare, face trimitere la acele categorii de contribuabili care sunt deja utilizatori activi ai sistemului, implementând paradigma la nivelul proceselor organizaționale recent. Putem astfel discuta despre: antreprenorii care abia au înființat afaceri indiferent de forma de organizare a acestora și cei care conform legii s-au raliat relativ recent la toate aceste modificări legate de obligativitatea sistemului RO e-factura. Stația implementării presupune informare constantă pentru a rămâne în conformitate din punct de vedere legislativ. Este așadar vorba nu despre o pasivitate a celor care se regăsesc în cadrul acesteia ci despre o muncă activă pentru a înțelege pe deplin principiile de funcționare a sistemului și a răspunde eficient la toate aspectele legate de posibilitatea apariției neconformității din punct de vedere legislativ. Modificări de termene limită, inconveniente în utilizare, sincope ale sistemului sau ale platformei, sincronizări ale aplicației de facturare cu sistemul național RO e-factura, toate aceste aspecte sunt gestionate de către cei care ”populează” stația implementării. Ultima categorie de contribuabili sunt cei din cadrul stației maturității digitale. Aceasta face referire la companiile care deja utilizează de un timp semnificativ platforma iar experiența lor în acest sens este substanțială. Această categorie de utilizatori deține următoarele caracteristici esențiale:

• Integrări testate și validate din punct de vedere digital. În toată perioada de staționare în punctul maturității digitale, antreprenorii au testat o serie de metode, tehnici și instrumente care să le asigure eficientizarea întregului flux de lucru. Acest aspect a fost concretizat în identificarea celor mai potrivite metode de integrare și soluționarea diverselor inconveniente apărute pe întreg parcursul procesului.
• Capacitatea de adaptare la modificările legislative complexe. Cei care fac parte din această categorie dețin capacitatea de a se plia mult mai facil pe modificările legislative care definesc parcursul utilizării RO e-facturii.
• Scanarea continuă a posibilităților de optimizare a fluxurilor de facturare. Experiența utilizării RO e-facturii și asimilarea întregului flux de lucru lasă spațiu contribuabililor pentru a redefini schimbarea care poate fi marcată de apariția acestei paradigme. În acest sens, discutăm despre explorarea posibilității de utilizare a metodelor automatizării fluxului de lucrul, intrări și ieșiri bazat pe utilizarea sistemului RO e-factura. Astfel, apariția RO e-facturii poate oferi bazele automatizării proceselor de intrare și ieșire pe baza facturilor primite în RO e-factura și transmise în cadrul platformei.

Dileme reale, răspunsuri rapide și soluții practice cu privire la RO e-factura în lumina noilor modificări legislative prin intermediul Legii nr. 88/2026

1. Au apărut modificări legate de contribuabilii care trebuie să utilizeze sistemul RO e-factura?

Da. Legea 88/2026 care modifică OUG 120/2021 redefinește traseul obligativității utilizării paradigmei prin eliminarea completă de la această responsabilitate a 3 categorii de persoane: 1. Persoanele fizice care derulează activități de natură economică dar care nu sunt identificate prin intermediul unui cod de identificare fiscală ci prin CNP, practic nu funcționează sub cupola unei forme de organizare fără personalitate juridică, cum este PFA-ul de exemplu (cea mai frecventă categorie menționată aici este reprezentată de persoanele care obțin venituri din drepturi de autor); 2. Persoanele fizice care aplică regimul special pentru agricultori; 3. Institutele/centrele culturale ale altor state care activează pe teritoriul național prin intermediul unui acorduri guvernamentale.

2. Care sunt modificările punctuale apărute odată cu lansarea Legii nr. 88/2026?

• 1. Se modifică nuanța articolului 10^1, alin. 3 și 4. Astfel, înainte de forma consolidată ca urmare a apariției modificărilor specifice Legii nr. 88/2026, aspectele reglementate de acest articol vizau livrările de bunuri sau prestările de servicii către o persoană fizică ce nu se identifică prin cod de identificare fiscală sau cod numeric personal ca fiind arondate modelului B2C, cu excepția situației în care beneficiarii erau înscriși în Registrul RO e-factura obligatoriu. Modificările vizează nuanța legată de Registrul RO e-factura obligatoriu. Astfel, noua variantă consolidată face referire la ,situația în care beneficiarii sunt înscriși în cadrul Registrului RO e-factura opțional, având în vedere faptul că utilizarea sistemului devine facultativă pentru persoanele fizice care se identifică prin intermediul CNP-ului.
• 2. Operatorii economici care au relații comerciale cu institutele/centrele culturale care sunt înscrise în cadrul Registrului RO e-factura opțional, trebuie să transmisă facturile emise către aceste categorii de contribuabili. Dacă aceștia însă nu figurează în cadrul Registrului RO e-factura opțional, atunci nu apare obligativitatea transmiterii facturilor emise către institutele/centrele culturale ale altor state care activează pe teritoriul național prin intermediul unui acorduri guvernamentale. Situația este valabilă și în cazul persoanelor care aplică regimul special pentru agricultori și se înregistrează în cadrul Registrului RO e-factura opțional.
• 3. Articolul 10^8 din cadrul OUG 120/2021 cunoaște de asemenea câteva modificări. Astfel, alineatul 2 punctează faptul că furnizorii/prestatorii care nu au obligația înregistrării în cadrul Registrului RO e-factura obligatoriu precum și în cadrul celui opțional, pot să solicite scoaterea din cadrul acestora, în conformitate cu procedura specifică pentru acest proces. La momentul actual, încă nu există informații cu privire la această procedură.
• 4. Dacă persoanele exceptate de la utilizarea RO e-facturii ca urmare a noilor reglementări doresc să utilizeze în continuare sistemul, atunci acestea trebuie să se înscrie în alt registru. Este vorba despre Registrul RO e-factura opțional. Trecerea dintr-un registru în altul se realizează sistematic prin ieșirea din cadrul Regisftrului RO e-factura obligatoriu și înscrierea în cel opțional. Cu toate acestea, încă nu cunoaștem modul concret prin care se poate realiza acest aspect. Persoanele care aleg utilizarea sistemului RO e-factura opțional sunt înscrise în cadrul Registrului începând cu data de 1 a lunii următoare exercitării opțiunii.

3. Mai pot să rămână persoanele exceptate de la utilizarea platformei RO e-factura înregistrate în cadrul Registrului RO e-factura obligatoriu?

Răspunsul la această întrebare nu este foarte concret documentat de noul act normativ. Ce cunoaștem cu certitudine este faptul că acestea pot să utilizeze sistemul opțional, prin înscrierea în cadrul Registrului RO e-factura opțional, conform articolului 10^10 din cadrul OUG 120/2021. Acest aspect ar însemna ieșirea din cadrul Registrului RO e-factura obligatoriu și înscrierea în cadrul celui opțional. Cu alte cuvinte, aceste categorii de utilizatori exceptate de la utilizarea sistemului, mai pot utiliza RO e-factura doar din postura contribuabililor înscriși în Registrul RO e-factura opțional.
Subiectul RO e-facturii și aplicabilitatea acestuia în cadrul afacerilor autohtone, privit din anumite unghiuri, pare a fi epuizat sau stors de esență. Totuși, lansarea diverselor modificări de formă sau de fond a principalului act normativ ce reglementează tot ceea ce reprezintă utilizarea acestuia face ca importanța acestuia să nu se perimeze. Fiecare conducător de business și responsabil de facturare din cadrul afacerilor trebuie să mențină activ interesul pentru aplicarea particularizată a tuturor acestor transformări la nivelul afacerilor conduse.

Referințe principale de informare

• Ordonanță de urgență nr. 120 din 21 decembrie 2023 privind stabilirea cadrului financiar general pentru utilizarea celei de-a doua contribuții financiare elvețiene nerambursabile acordate României prin intermediul Programului de cooperare elvețiano-român vizând reducerea disparităților economice și sociale în cadrul Uniunii Europene, precum și a contribuției naționale aferente acestei asistențe, Publicat în Monitorul Oficial nr. 1172 din 22 decembrie 2023.
• Legea nr. 88 din 29 mai 2026 privind aprobarea Ordonanţei de urgenţă a Guvernului nr. 128/2024 pentru modificarea şi completarea Legii nr. 227/2015 privind Codul fiscal şi măsuri specifice pentru digitalizare, precum şi pentru modificarea şi completarea unor acte normative, Publicată în: Monitorul Oficial Nr. 459 din 29 mai 2026.