RO E-Factura și prestatorii persoane fizice identificați prin CNP

Minighid de conformare: Răspunsuri la cele mai importante întrebări. Partea II

Cum ne raportăm la utilizarea sistemului în lumina noilor modificări?

Navigarea persoanelor fizice prin modificările de natură legislativă se realizează având la bază cu totul alte instrumente comparativ cu persoanele juridice. Cu toate acestea, obligativitatea rămâne valabilă iar racordarea la noutățile legislative imperativă.

Unul dintre cele mai importante subiecte la momentul actual cu privire la obligații noi ale utilizării RO e-factura vizează contribuabilii persoane fizice identificați în relația cu clienții prin intermediul CNP-ului. Termenul de raliere la această noutate legislativă a suferit o amânare, aceste categorii de contribuabili urmând să intre sub spectrul noilor obligații începând cu data de 1 iunie 2026. Cu speranța unei alte amânări în ceea ce privește obligativitatea utilizării platformei de către aceste categorii de contribuabili, o serie de persoane fizice au stat pasive în ultimele luni, fără a explora instrumentele potrivite pentru a face față modificărilor. Și bine au făcut, am putea să afirmăm acum după apariția noilor modificări.

În cadrul episodului de astăzi, vom contura răspunsul concret la celelalte întrebări care vizează aspecte de interes pentru persoanele fizice identificate prin CNP și care începând cu data de 1 iunie 2026 trebuiau să utilizeze sistemul RO e-factura pentru a transmite facturile emise către clienți. Acestea pot să nu renunțe la ideea ralierii, motiv pentru care răspunsul la aceste întrebări este justificat.

1. Cum se pot înregistra aceste categorii de persoane pentru începerea utilizării platformei RO e-factura?

Precum am punctat și în cadrul materialului trecut, punctul de start al utilizării sistemului RO e-factura în vederea facturării era reprezentat de transmiterea cererii 082 ,,Cererii privind înregistrarea în Registrul RO e-Factura obligatoriu”. Soluționarea solicitării de înregistrare în cadrul sistemului se realiza în câteva zile lucrătoare. De unde știm că putem utiliza sistemul RO e-factura? De exemplu, consultând SPV în cadrul secțiunii RO e-factura, formular 082, vom putea să identificăm faptul că din data X suntem înregistrați în cadrul Registrului RO e-factura obligatoriu. Cu alte cuvinte, poarta de intrare în cadrul sistemului RO e-factura este redată de completarea și depunerea cererii aferentă formularului 082.

Elemente de ultimă oră!

Atenție! În data de 18 mai 2026, prin intermediul site-ului Ministerului Finanțelor Publice a fost publicat un comunicat de presă care vizează amendamentul susținut de către Ministerul Finanțelor pentru simplificarea RO e-facturii adoptat în Comisia de Buget-Finanțe a Camerei Deputaților. La ce se referă concret acest amendament? Modificările propuse vizează exceptarea de la utilizarea RO e-facturii a categoriilor de utilizatori care urmau să se ralieze modificării începând cu data de 1 iunie 2026. Este vorba punctual despre: persoanele fizice care obțin venituri din drepturi de autor, activități agricole, precum și institutele și centrele culturale care funcționează în România în baza unor acorduri interguvernamentale. Astfel, pentru persoanele fizice care se identifică prin intermediul CNP rămâne opțională utilizarea sistemului RO e-factura. Ulterior, la data de 29 mai a fost lansată Legea nr. 88 din 29 mai 2026 privind aprobarea Ordonanţei de urgenţă a Guvernului nr. 128/2024 pentru modificarea şi completarea Legii nr. 227/2015 privind Codul fiscal şi măsuri specifice pentru digitalizare, precum şi pentru modificarea şi completarea unor acte normative.

Așadar, în calitate de persoană fizică identificată prin intermediul unui CNP în cadrul relației cu clienții, înscrierea în cadrul registrului RO e-factura obligatoriu rămâne opțională. Chiar dacă acesta nu mai reprezintă o obligativitate, totuși, persoanele fizice pot să se înscrie în cadrul Registrului RO e-factura opțional, să emită și să transmit facturi în cadrul sistemului RO E-factura. De ce este recomandat ca acestea să utilizeze totuși RO e-factura, chiar în condițiile excluderii acestor categorii de contribuabili de la această obligativitate? Adevărul este că această nouă modificare legislativă a creat debusolare în cadrul categoriilor de persoane care timp de câteva luni s-au pregătit pentru conformare legislativă din punct de vedere a ralierii la RO e-factura.
Aspectul principal de care putem să ținem cont este legat de faptul că totuși utilizarea sistemului RO e-factura rămâne opțională pentru categoriile de contribuabili enunțate mai sus. Cu toate acestea, contribuabilii pot să utilizeze sistemul RO e-factura pentru a transmite în cadrul acestuia facturile emise către parteneri.

2. Care este procedura pentru a amâna utilizarea sistemului până la termenul limită privind ralierea la această modificare?

Acum că înregistrarea în cadrul Registrului RO e-factura obligatoriu a persoanelor fizice identificate prin intermediul CNP-ului nu mai este obligatorie, aspectele legate de amânarea utilizării nu mai sunt necesare. Care este totuși procedura de ieșire din cadrul Registrului RO e-factura obligatoriu? Ce cunoaștem cu certitudine la ora actuală este legat de procedura de ieșire temporară a utilizatorilor din cadrul sistemului RO e-factura, radierea nefiind la momentul actual reglementată. Ieșirea temporară din cadrul Registrului RO e-factura obligatoriu este posibilă prin completarea cererii 082 ,,Cerere privind înregistrarea în/scoaterea din Registrul RO e-Factura obligatoriu”, în cadrul căreia se bifează secțiunea corespunzătoare din cadrul cererii, capitolul III Cerere privind scoaterea din Registrul RO e-Factura obligatoriu. Aceasta a fost procedura valabilă până la momentul apariției noilor modificări legate de utilizarea sistemului RO e-factura de către aceste categorii de contribuabili. Practic, se completa cererea la rubrica legată de ieșirea temporară de sub spectrul obligativității temporare și se transmitea prin intermediul SPV.

3. După ce am ieșit temporar din Registrul RO e-factura obligatoriu, care este procedura în vederea reutilizării sistemului?

Până la momentul lansării Legii nr. 88/2026 privind aprobarea Ordonanţei de urgenţă a Guvernului nr. 128/2024 pentru modificarea şi completarea Legii nr. 227/2015 privind Codul fiscal şi măsuri specifice pentru digitalizare, precum şi pentru modificarea şi completarea unor acte normative, operațiunea de ieșire temporară din cadrul Registrului RO e-factura obligatoriu era posibilă, așa cum am menționat anterior prin transmiterea cererii 082, completată în cadrul secțiunii aferente de ieșire temporară prin intermediul SPV. Actualmente, nu mai discutăm despre o ieșire temporară. Ci despre una definitivă. Astfel, conform art. 10^8 din cadrul OUG 120/2021 privind administrarea, funcționarea și implementarea sistemului național privind factura electronică RO e-Factura și factura electronică în România, precum și pentru completarea Ordonanței Guvernului nr. 78/2000 privind omologarea, eliberarea cărții de identitate a vehiculului și certificarea autenticității vehiculelor rutiere în vederea introducerii pe piață, punerii la dispoziție pe piață, înmatriculării sau înregistrării în România, precum și supravegherea pieței pentru acestea, furnizorii/prestatorii care nu mai dețin obligația utilizării RO e-facturii și care au fost înregistrați în Registrul RO e-factura obligatoriu și RO e-factura opțional, pot solicita scoaterea din cadrul acestor registre. Ieșirea se înregistrează începând cu data de 1 a lunii următoare celei în care a fost transmisă solicitarea. La momentul actual, nu există informații concrete cu privire la procedura de ieșire definitivă din cadrul acestor registre. Singurul aspect cunoscut este legat de faptul că persoanele exceptate de la utilizarea sistemului nu mai trebuie să transmită facturi în cadrul Registrului. Alte aspecte legate de procedura de ieșire din cadrul Registrului RO e-factura obligatoriu nu sunt menționate în cadrul legislației actuale.

4. Care este modul de conectare în cadrul RO e-factura în cazul furnizorilor/prestatorilor identificați prin intermediul codului numeric personal?

Chiar dacă noua lege ce redefinește regulile jocului în ceea ce privește utilizarea sistemului RO e-factura a exclus această categorie de utilizatori din lista celor care sunt obligați la utilizarea paradigmei, totuși, utilizarea sistemului rămâne opțională pentru persoanele fizice care se identifică în relația cu furnizorii prin intermediul unui cod numeric personal. Deci, sistemul rămâne opțional pentru aceste categorii de utilizatori. Cu alte cuvinte, poți să alegi în continuare să utilizezi sistemului dacă te afli în această categorie de contribuabili. Care este procedura pentru a putea să utilizezi RO e-factura? Dacă deja ai fost înregistrat în cadrul Registrului RO e-factura obligatoriu, se pune problema dacă poți să utilizezi în continuare sistemul fiind înregistrat în cadrul acestui registru. Articolul 10^10 din cadrul OUG 120/2021 modificat prin intermediul Legii nr. 88/2026 privind aprobarea Ordonanţei de urgenţă a Guvernului nr. 128/2024 pentru modificarea şi completarea Legii nr. 227/2015 privind Codul fiscal şi măsuri specifice pentru digitalizare, precum şi pentru modificarea şi completarea unor acte normative, menționează faptul că: ,,Persoanele prevăzute la alin. (1) (adică furnizorii/prestatorii care se identifică fiscal prin codul numeric personal) pot opta pentru utilizarea sistemului naţional RO e-Factura. În situaţia în care optează pentru transmiterea facturilor în sistemul naţional RO e-Factura, aceste persoane sunt obligate să fie înregistrate în Registrul RO e-Factura opţional.” Așadar, în situația în care, din postura unei persoane fizice identificate în relația cu clientul prin intermediul codului numeric personal, dorim să transmitem facturile emise în cadrul sistemului, trebuie să ne înregistrăm în cadrul Registrului RO e-factura opțional. Ce înseamnă acest aspect? Dacă ai fost înregistrat în cadrul Registrului RO e-factura obligatoriu, trebuie să soliciți ieșirea din cadrul acestuia. Încă nu cunoaștem procedura concretă funcție de care se va realiza acest aspect. Apoi, pentru a continua utilizarea platformei este necesar să te înregistrezi în cadrul Registrului RO e-factura opțional. Astfel, este necesar să nu mai figurezi în cadrul Registrului RO e-factura obligatoriu pentru a putea să utilizezi în continuare sistemul prin înregistrarea în cadrul sistemului RO e-factura opțional. Acestea sunt aspectele legate de conectare în lumina noilor modificări.

5. Am nevoie de certificat de semnătură electronică digitală pentru a utiliza sistemul RO e-factura?

Una dintre cele mai importante întrebări cu privire la utilizarea sistemului RO e-factura de către persoanele fizice identificate ca utilizatori cu CNP, este legată de necesitatea achiziționării unui certificat digital pentru a putea accesa sistemul RO e-factura. În marea majoritate a articolelor de specialitate se afirmă faptul că este necesară achiziționarea unui certificat de semnătură electronică pentru a putea utiliza RO e-factura. Cu alte cuvinte, utilizarea sistemului RO e-factura din postura unei persoane fizice care nu are un CIF ci se identifică doar prin CNP în cadrul acestuia se poate realiza și fără a deține un certificat de semnătură digitală. Astfel, dacă vom accesa sistemul RO e-factura din cadrul site-ului ANAF, vom vedea faptul că autentificarea din postura unei persoane fizice se realizează pe baza numelui de utilizator și a parolei.

Dacă alegem să ne autentificăm pe baza numelui de utilizator și a parolei atunci nu este nevoie de prezentarea unui certificat de semnătură digitală. Astfel, este eliminată cheltuiala cu achiziția unui certificat de semnătură electronică.
Chiar dacă noile reglementări în materie de exceptare a celor 3 categorii de utilizatori de la obligativitatea folosirii sistemului RO e-facturii au fost lansate începând cu data de 1 iunie în spațiul de afaceri, totuși aceștia au două opțiuni: să fructifice eforturile din aceste câteva luni în care au mapat concret modul în care se vor ralia la aceste modificări prin utilizarea platformei sau să renunțe la procesul de racordare la utilizarea sistemului național.
Acest minighid care răspunde la întrebările privind aplicabilitatea sistemului în viața persoanelor fizice identificate prin intermediul CNP-ului în cadrul platformei vine în ajutorul celor doresc să utilizeze platforma în ciuda exceptării de la obligativitate.

Referințe principale de informare

• Ordonanță de urgență nr. 120 din 21 decembrie 2023 privind stabilirea cadrului financiar general pentru utilizarea celei de-a doua contribuții financiare elvețiene nerambursabile acordate României prin intermediul Programului de cooperare elvețiano-român vizând reducerea disparităților economice și sociale în cadrul Uniunii Europene, precum și a contribuției naționale aferente acestei asistențe, Publicat în Monitorul Oficial nr. 1172 din 22 decembrie 2023.
• Legea nr. 88 din 29 mai 2026 privind aprobarea Ordonanţei de urgenţă a Guvernului nr. 128/2024 pentru modificarea şi completarea Legii nr. 227/2015 privind Codul fiscal şi măsuri specifice pentru digitalizare, precum şi pentru modificarea şi completarea unor acte normative, Publicată în: Monitorul Oficial Nr. 459 din 29 mai 2026.