RO e-Factura: Perioada de nefuncționalitate a sistemului și implicațiile asupra transmiterii facturilor emise

Atunci când discutăm despre implementarea diverselor paradigme moderne la nivelul afacerilor autohtone, una dintre cele mai mari temeri ale factorilor decizionali, fie aceștia manageri sau conducători ai diverselor departamente din cadrul companiei, este legată de sincopele care pot să apară în cadrul sistemelor. Acestea afectează în manieră directă sau indirectă unul dintre cei mai importanți parametrii ai companiilor moderne, și anume gradul de conformitate legală și fiscală. De aceea, interesul antreprenorilor este ca aceste aplicații lansate în spațiul afacerilor de către instituțiile fiscale să fie funcționale și să nu afecteze bunul mers al procesului economic.

Așa cum spuneam, sincopele sau perioadele de nefuncționalitate a sistemelor digitalizării-fiscale generează o serie de implicații asupra derulării activității companiilor. În cele ce urmează vom puncta această problematică prin prisma sistemului RO e-factura. Vom recurge la o structură simplă a informației pentru ca acestea să fie cât mai ușor de parcurs de către orice antreprenor.

Pe scurt!
Sistemul RO e-factura poate avea perioade de nefuncționalitate?
Există un cadru normativ ce reglementează aceste aspecte legate de nefuncționalitatea sistemului RO e-factura?
Concret, cum ne raportăm corect la timpul de nefuncționalitate a sistemului?
Ce trebuie să faci dacă sistemul național RO e-factura devine nefuncțional?
Totuși, trebuie să sistezi complet procesul de facturare doar pentru că nu funcționează sistemul?
Practic, ce vizează art. 319 din cadrul Legii nr. 227/2015 privind Codul Fiscal cu privire facturare atunci când nu putem utiliza sistemul RO e-factura?
De unde cunosc perioadele de nefuncționalitate a sistemului?

Ce este sistemul RO e-Factura și beneficiile sale pe termen lung?

Sistemul RO e-factura poate avea perioade de nefuncționalitate?

Da. Sistemul RO e-factura poate înregistra anumite sincope în funcționare, din motive mai mult sau mai puțin obiective. Deși la începutul lansării acestui sistem al digitalizării fiscale în România, aspectele legate de nefuncționalitate sistemului nu erau foarte bine definite, la momentul actual există câteva direcții generale de care utilizatorii sistemului trebuie să țină cont cu privire la această problematică.

Există un cadru normativ ce reglementează aceste aspecte legate de nefuncționalitatea sistemului RO e-factura?

Da. Principalele aspecte legate de momentele de nefuncționalitate a sistemului RO e-factura sunt conturate de art. LXXI din cadrul Ordonanței de urgență nr. 115 din 14 decembrie 2023 privind unele măsuri fiscal-bugetare în domeniul cheltuielilor publice, pentru consolidare fiscală, combaterea evaziunii fiscale, pentru modificarea și completarea unor acte normative, precum și pentru prorogarea unor termene. Practic, acest act normativ fixează câteva aspecte legate de momentul apariției unei perioade de nefuncționalitate a sistemului RO e-factura.

Concret, cum ne raportăm corect la timpul de nefuncționalitate a sistemului?

O primă nuanță legată de perioada de nefuncționalitate se referă la reperul temporal de care trebuie să ținem cont pentru a putea să considerăm un anumit interval de timp perioadă de inactivitate. Cu alte cuvinte, când putem să spunem că sistemul se află în perioada de nefuncționalitate? Conform actului normativ menționat mai sus există o nuanță de care trebuie să ținem cont în acest spectru. Este vorba despre numărul de ore minime pentru ca sistemul RO e-factura să poată fi considerat nefuncțional. Astfel, articolul LXXI al OUG 115/2023 menționează reperul temporal de minim 24 de ore care marchează statusul de nefuncționalitate a sistemului.

Ce trebuie să faci dacă sistemul național RO e-factura devine nefuncțional?

Așadar, dacă sistemul RO e-factura se află în faza de nefuncționalitate timp de minimum 24 de ore, obligația de transmitere a facturii emise în relația B2B se suspendă până la momentul repunerii în funcțiune a sistemului. Practic, nu vei avea posibilitatea de a transmite factura emisă în cadrul sistemului din pricina acestei probleme tehnice.

Totuși, trebuie să sistezi complet procesul de facturare doar pentru că nu funcționează sistemul?

Conform celor menționate anterior, nu vei putea transmite în cadrul sistemului facturile emise însă nu vei recurge la stoparea completă a procesului de facturare. Ce ar trebui totuși să faci în acest caz? Conform OUG 115/2023, art. LXXI, alin. (2), atunci când nu putem utiliza sistemul RO e-factura din cauza unor probleme tehnice legate de funcționalitate, aplicăm prevederile art. 319 din cadrul Legii nr. 227/2015 privind Codul Fiscal. Atenție! Aceste prevederi se aplică cu condiția transmiterii ulterioare în cadrul RO e-facturii a facturilor emise.

Practic, ce vizează art. 319 din cadrul Legii nr. 227/2015 privind Codul Fiscal cu privire facturare atunci când nu putem utiliza sistemul RO e-factura?

Aspectele vizate de art. 319 cu privire la facturare sunt destul de ample. Totuși, ce am puteam să punctăm din acest articol în corelație cu situația noastră specifică? De exemplu, ce cunoaștem la acest moment cu privire la documentul factură este legat de faptul că factura originală este considerată a fi fișierul xml transmis în cadrul sistemului RO e-factura, validat de acesta și însoțit de semnătura Ministerului Finanțelor. Dacă sistemul RO e-factura nu este funcțional conform normelor explicate în acest sens, atunci, conform art. 319, ,,sunt considerate facturi documentele sau mesajele pe suport hârtie ori în format electronic, dacă acestea îndeplinesc condițiile stabilite în prezentul articol”. După aceste mențiuni apar o serie de specificații legate de reguli de facturare care sunt valabile și în contextul funcționalității sistemului național RO e-factura. De asemenea, art. 319 clarifică faptul că prin factura electronică se înțelege documentul emis și primit în format electronic fără să includă mențiuni legate de obligativitatea transmiterii în cadrul sistemului național RO e-factura. Astfel, vom considera ca factură electronică, documentul punctat prin intermediul art. 319, cu condiția ca după reluarea funcționalității sistemului RO e-factura, facturile emise să fie trimise în cadrul acestuia. Astfel, în aceste situații legate de nefuncționalitatea sistemului se aplică regulile tradiționale privind facturarea, cu condiția ca toate documentele emise să fie transmise în cadrul sistemului după ce acesta devine funcțional.

De unde cunosc perioadele de nefuncționalitate a sistemului?

Perioadele de nefuncționalitate ale sistemului vor fi aduse la cunoștința contribuabililor de către Agenția Națională de Administrare Fiscală prin intermediul paginii de internet a Ministerului Finanțelor și a ANAF-ului. Aceste aspecte sunt menționate în cadrul art. LXXI, alin. (3). Așadar, acestea sunt considerate oarecum perioade oficiale, transmise de către organele competente și nu sunt aprecieri ale contribuabililor cu privire la acest potențial status al aplicației.

Așadar, acestea sunt câteva aspecte de care trebuie să ții cont atunci când discutăm despre perioada de nefuncționalitate a sistemului RO e-factura. Chiar dacă este o situație relativ neplăcută, totuși poate să intervină pe parcursul utilizării sistemului RO e-factura. De aceea, orice utilizator al sistemului trebuie să cunoască procedura oficială atunci când se confruntă cu acest impediment. Totuși, adesea, există posibilitatea de a pierde evidența facturilor emise și netransmise în cadrul sistemului, datorat unei astfel de circumstanțe de nefuncționare a sistemului. În situația în care sunt emise un număr considerabil de facturi zilnic, există această posibilitate de a pierde cumva evidența acestora, în contextul în care sistemul RO e-factura poate fi nefuncțional mai mult de 24 de ore. De aceea, un program de facturare poate fi cea mai viabilă soluție în ceea ce presupune gestionarea eficientă a facturilor emise și transmiterea acestora după momentul ,,activării” sistemului național de facturare electronică.

Acestea sunt câteva aspecte legate de unul dintre reperele principale corelate la sistemul național RO e-factura, și anume: sincopele în funcționalitatea acestuia. Este o situație reală cu care se confruntă antreprenorii sau o potențială situație care poate să apară în utilizarea sistemului național, și de care utilizatorii trebuie să țină cont pentru a identifica cele mai eficiente metode de gestionare.

Ce nu trebuie să omiți din postura de utilizator a sistemului RO e-Factura ?

Referințe principale de informare

• Ordonanță de urgență nr. 115 din 14 decembrie 2023 privind unele măsuri fiscal-bugetare în domeniul cheltuielilor publice, pentru consolidare fiscală, combaterea evaziunii fiscale, pentru modificarea și completarea unor acte normative, precum și pentru prorogarea unor termene, Publicat în Monitorul Oficial nr. 1139 din 15 decembrie 2023.
• Ordonanță de urgență nr. 120 din 4 octombrie 2021 privind administrarea, funcționarea și implementarea sistemului național privind factura electronică RO e-Factura și factura electronică în România, precum și pentru completarea Ordonanței Guvernului nr. 78/2000 privind omologarea, eliberarea cărții de identitate a vehiculului și certificarea autenticității vehiculelor rutiere în vederea introducerii pe piață, punerii la dispoziție pe piață, înmatriculării sau înregistrării în România, precum și supravegherea pieței pentru acestea, Publicat în Monitorul Oficial nr. 960 din 7 octombrie 2021.