Avizul de însoțire a mărfii. Reperare pe traseul e-Facturii

Suntem cu toții martorii vremurilor în care singura certitudine este reprezentată de schimbare. Ritmul accelerat care marchează redefinirea peisajului de business te determină să iei permanent pulsul modificărilor. De fapt, nu mai există relevanță și conformare în afara acestei acțiuni.

Ultimii ani au fost profund marcați de numeroase transformări cu incidență asupra afacerilor din România. Apogeul modificărilor stă sub cupola anului curent. Ba chiar îndrăznim sa afirmăm faptul ca anul 2024 a reprezentat cireașa de pe tort în materie de schimbări cu rol hotărâtor pentru viitorul companiilor. Anii care vor urma stau sub semnul reformării complete a modului de a face afaceri în secolul digitalizării masive.

Pe scurt!
Sub apanajul digitalizării
Reperare pe traseul e-Facturii
Ce este avizul de însoțire a mărfii?
Care este momentul care ocazionează întocmirea avizului de însoțire a mărfii?
Avizul de însoțire a mărfii în context e-Factura. Pe cale de dispariție sau în proces de reinventare?
Care sunt elementele obligatorii pe care trebuie să le conțină avizul de însoțire a mărfii în noul cadru în care este utilizat?
Care sunt elementele de diferențialitate între avizul de însoțire a mărfii formularul clasic și cel care poate să țină loc de chitanță în contextul e-facturii pentru unitățile de tip cash&carry?

Sub apanajul digitalizării

Multe reguli din sfera afacerilor se restartează sau se reinventează în contextul în care digitalizarea câștigă din ce în ce mai mult teren. Fie că vorbim despre modificarea circuitului anumitor documente sau despre reinterpretarea rolului acestora în contextul dictat de noile paradigme, schimbările se traduc în termeni de digitalizare masivă.

Poate te afli printre acei antreprenori care se întreabă dacă relevanța anumitor documente justificative se menține pe fondul acestor implementări inovative. Mai ales ținând cont de extinderea fenomenului e-facturii la nivelul tuturor modelelor de afaceri din România începând cu 1 ianuarie 2025 atunci când paradigma prinde forma pragmatică și la nivelul tranzacțiilor B2C.

Reperare pe traseul e-Facturii

Întrebarea la care vom conferi un răspuns pe parcursul acestui material vizează semnificația avizului de însoțire a mărfii în contextul trasat de E-factura. Înainte de a localiza avizul de însoțire a mărfii pe traseul E-facturii, este nevoie să aducem câteva clarificări cu privire la locul și rolul său în spectrul relațiilor comerciale. Ulterior, vom stabili măsura în care acest document se menține pe poziții pe fondul restartării regulilor în tranzacțiile comerciale în urma manifestării plenare a efectelor paradigmei RO Efacturii.

Poate te întrebi care este sensul discuției centrată spre evidențierea reperării avizului de însoțire a mărfii pe drumul facturării electronice? Ei bine, aceasta pornește de la atitudinea de incertitudine a deținătorilor de afaceri cu privire la circuitul documentelor justificative în contextul modernizării digitale. Mai sunt celelalte documente relevante în noul mediu digital impus prin apariția E-facturii? Rămân sub lumina reflectoarelor documente precum factura proformă, avizul de însoțire a mărfii sau chitanța? Astăzi, vom direcționa conul de lumină spre problematica avizului de însoțire a mărfii.

Ce este avizul de însoțire a mărfii?

Precum este sugerat prin denumirea documentului, avizul de însoțire a mărfii reprezintă un document însoțitor a mărfii pe durata transportului acesteia. De asemenea, acesta poate fi întocmit și în alte situații specifice, precizate prin intermediul Ordinului nr. 2634 din 5 noiembrie 2015 privind documentele financiar-contabile. Dintre acestea menționăm alte 4 situații care impun întocmirea avizului:

• document care stă la baza întocmirii facturii;
• document care justifică transferul valorilor materiale între două sau mai multe gestiuni delimitate spațial;
• document care atestă primirea în gestiune a bunurilor;
• document de descărcare din gestiune a bunurilor primite cu titlu gratuit.

De asemenea, Normele generale privind întocmirea și utilizarea documentelor financiar-contabile delimitează rolul avizului de însoțire pentru justificarea operațiunilor economice, pentru care nu există obligația întocmirii facturii, conform reglementărilor prevăzute în cadrul Codului Fiscal.

Care este momentul care ocazionează întocmirea avizului de însoțire a mărfii?

Regula generală privind întocmirea avizului de însoțire a mărfii este legată de imposibilitatea companiei de a emite factura la momentul asociat livrării bunurilor. De asemenea, pot exista diverse circumstanțe privind întocmirea documentului stabilite prin intermediul procedurilor interne ale companiei.

Atenție la neatenție!
În momentul în care avizul de însoțire este utilizat ca document care însoțește marfa pe parcursul transferului acesteia între gestiunile companiei, este necesar ca în corpul documentului să apară mențiunea fără factură. În practică, se întâlnesc situații, când, din neatenție nu sunt respectate prevederile legislative în acest sens. Mențiunea este valabilă și în cazul transportului de bunuri cu titlu gratuit. Pentru orice alte situații în care este utilizat avizul de însoțire a mărfii și pentru care nu există mențiuni speciale stipulate în actele normative, se menționează explicit motivul care a ocazionat întocmirea.

Avizul de însoțire a mărfii în context e-Factura. Pe cale de dispariție sau în proces de reinventare?

În circumstanțele ocazionate de implementarea facturării electronice, se trasează roluri noi pentru documentele justificative. Este cazul și avizului de însoțire a mărfii. Astfel, prin intermediul Ordinul nr. 4058 din 24 iulie 2024 pentru completarea Ordinului ministrului finanțelor publice nr. 2634/2015 privind documentele financiar-contabile se atribuie o altă haină avizului de însoțire a mărfii pentru magazinele de tip cash & carry.

Fără echivoc, afirmația conform căreia rolul avizului de însoțire a mărfii se reinventează pe fondul mediului conturat de facturarea electronică deține rădăcini în practica de afaceri. În această manieră, te invităm să urmărești modalitatea în care facturarea electronică amprentează modul de raportare al participanților la tranzacțiile comerciale ale zilelor noastre bazate pe avizul de însoțire a mărfii.

În luna august a anului curent, legiuitorul lansează un nou ordin prin intermediul căruia se instituie utilizarea avizului de însoțire a mărfii cu cod cash&carry 14-3-6aA. În această conjunctură, avizul de însoțire a mărfii se întocmește de către unitățile de tip cash&carry care efectuează activități de comerț însoțind mărfurile sau produsele livrate pe toată durata transportului.

Pe lângă rolurile principale deținute în general de către document, pe fondul efacturii se mai adaugă încă un atribut al acestuia. Astfel, avizul de însoțire a mărfii reprezintă și un document justificativ pe marginea căruia se pot înregistra încasările și plățile în cadrul registrului de casă, situație în care acesta îmbracă rolul chitanței. Acesta se întocmește cel târziu până la data transmiterii facturii în cadrul platformei RO eFactura.

Care sunt elementele obligatorii pe care trebuie să le conțină avizul de însoțire a mărfii în noul cadru în care este utilizat?

Modelul clasic al avizului de însoțire a mărfii este stabilit prin intermediul Anexei nr. 5 al Ordinului 2634/2015. Modelul avizului de însoțire a mărfii utilizat în tranzacțiile cash&carry este fixat prin intermediul Ordinului 4058/2024. Cel mai probabil deja ești destul de familiarizat cu modelul documentului în afara contextului conturat de RO eFactura, propunerea noastră vine în direcția contrastării elementelor de diferențialitate dintre documentul clasic și cel utilizat de magazinele cash&carry.

Printre elementele principale menționate prin intermediul avizului de însoțire a mărfii se remarcă:

• elementele de identificare ale partenerilor care participă la tranzacție: denumirea acestora, codul de identificare fiscală, numărul de înregistrare în cadrul Registrului Comerțului, adresa completă;
• denumirea completă a documentului: Aviz de însoțire a mărfii;
• numărul documentului și data acestuia (ziua, luna și anul);
• partea descriptivă a documentului care face referire la nr. crt., denumirea produselor, ambalajelor etc. care fac obiectul întocmirii avizului, unitatea monetară a acestora, cantitatea, prețul unitar și valoarea;
• mențiuni asupra datelor privind expediția: numele delegatului, mijlocul de transport prin intermediul căruia se efectuează livrarea, momentul efectuării expedierii și semnătura persoanelor în prezența cărora s-a efectuat expedierea;
• semnătura unui reprezentat din partea furnizorului precum și semnătura de primire.

Care sunt elementele de diferențialitate între avizul de însoțire a mărfii formularul clasic și cel care poate să țină loc de chitanță în contextul e-facturii pentru unitățile de tip cash&carry?

Formularul avizului de însoțire întocmit pe fondul E-facturii, față de cel clasic, nu include elementele:

• legate de expediere prin prisma datelor care fac referire la persoana delegată precum și la semnăturile de primire.

Elementele care apar în plus pentru avizul de însoțire emis de către entitățile cash&carry sunt:

• tabelul descriptiv al documentului cuprinde 6 rubrici incluzând și mențiuni asupra taxei pe valoare adăugată a produselor care fac obiectul întocmirii avizului.

Rolul avizului de însoțire a mărfii în postura de document justificativ pentru înregistrarea încasărilor și plăților în cadrul registrului de casă pentru entitățile de tip cash&carry vine sprjinul acestora prin simplificarea documentării tranzacțiilor cash&carry.

Realitatea este că apariția noului context dictat de fenomenul e-Facturii schimbă fundamental unele aspecte întipărite de mult timp în mintea antreprenorilor și nu numai. Rolurile se schimbă, paradigmele inovative se manifestă plenar, iar ce e vechi trece sub incidența noului. Adaptarea la schimbare prin informare constantă și perfecționare continuă reprezintă cheia menținerii relevanței afacerii tale pe marginea modificărilor care sunt și a celor care vor veni.

Referințe principale de informare

• Norme specifice din 5 noiembrie 2015 de utilizare a documentelor financiar-contabile (Anexa nr. 2).
• Ordin nr. 2634 din 5 noiembrie 2015 privind documentele financiar-contabile, publicat în  Monitorul Oficial nr. 910 din 9 decembrie 2015.
• Ordin nr. 4058 din 24 iulie 2024 pentru completarea Ordinului ministrului finanțelor publice nr. 2.634/2015privind documentele financiar-contabile Publicat în  Monitorul Oficial nr. 754 din 1 august 2024.