Digitalizare forțată sau progres indispensabil? Lecțiile RO e-Factura pentru antreprenori. Viața afacerii după implementare

Fiecare nouă paradigmă transpusă la nivelul afacerilor din România, lasă o amprentă asupra proceselor derulate în cadrul acestora. În urma adoptării acestor fenomene ale modernității, afacerea nu va mai fi niciodată la fel.

Momentele de cotitură sau reconfigurare a abordării paradigmelor sunt cele care delimitează clar trecerea de la opționalitate la obligativitate. Atunci când acestea sunt pur opționale, pare că adesea trec total neobservate și neexplorate de către antreprenori, deși există posibilitatea ca beneficiile comensurabile în timp să fie evidente. Diferența dintre adaptarea reală și conformarea fortață a fost marcată tocmai de acest aspect al obligativității implementării paradigmei la nivelul proceselor organizaționale.

Ce dorim să punctăm prin intermediul acestui articol? Obiectivul principal este să identificăm dacă paradigma RO e-facturii intră în categoria unui alt proces de digitalizare forțată la care iau parte companiile sau marchează de fapt un aspect indispensabil, fără de care afacerile momentului nu pot să marcheze progresul antreprenorial.

Care a fost de fapt adevăratul motiv al implementării sistemului RO e-factura în România?

Aceasta este singura întrebare care s-a repetat constant printre toți antreprenorii din România încă de la momentul apariției RO e-facturii în România. Principalul motiv corelat la implementarea RO e-facturii este redat de reducerea evaziunii fiscale prin transparentizarea tuturor tranzacțiilor unei companii. Companiile pot însă profita de această obligativitate lansată de autorități pentru o eficientiza fluxul de lucru al intrărilor și ieșirilor din contabilitate. Chiar dacă principalul scop sau obiectiv în ceea ce privește implementarea RO e-facturii în România a avut legătură directă cu ANAF, antreprenorii trebuie să găsească și ei ancore legate de utilitatea sistemului în cadrul afacerii conduse, mai presus de intențiile autorităților.
În tot acest cadru, linia de demarcație între presiunea instituțională și pregătirea mediului de business pentru implementare a fost destul de fină.

Viața afacerilor autohtone înainte de implementarea RO e-facturii

Antreprenorii care au trecut prin tranziție știu cum arăta viața antreprenorială înainte de a implementa RO eFactura. Cei care au început însă drumul antreprenorial recent, nu cunosc maniera de operare a afacerilor în afara RO e-facturii. Dacă dorești să ai o imagine a ceea ce a fost înainte de RO e-factura, poți să privești la afacerile care încă nu au operaționalizat fluxul de intrări-ieșiri din cadrul procelor de achiziție și vânzare.
Viața financiar-contabilă a companiilor după implementarea fenomenului RO e-factura a fost una facilitată, aspect valabil doar pentru acele tipuri de entități care au realizat o implementare corectă.

Nicio companie nu mai poate astăzi funcționa fără sistemul RO e-factura. În acest context, delimitarea dintre digitalizarea fortață și progresul indispensabileste esențială. Unele companii au experimentat procesul asemenea unei digitalizări fortațe de vreme ce altele au marcat un progres inevitabil ca urmare a adoptării și implementării acestuia.

Care au fost motivele pentru care unele companii au interceptat procesul drept digitalizare forțată?

Unele dintre companiile autohtone au resimțit procesul de raliere la RO eFactura asemenea unei digitalizării forțate din multiple perspective. Care au fost principalele rațiuni pentru care unele companii au resimțit procesul asemenea unei digitalizări forțate? Implementarea sistemului RO e-facturii la nivelul companiilor nu a fost un eveniment total neașteptat. Companiile au avut la dispoziție termene specifice de raliere în așa fel încât tranziția să nu fie foarte dificilă. Totuși, unele companii au simțit intens procesul, din rațiuni diverse. Câteva dintre acestea sunt:
1. Infrastructură digitală slab dezvoltată la nivelul proceselor organizaționale;
2. Personal insuficient pregătit pentru schimbare reală din punct de vedere digital;
3. Aplicații de facturare care nu funcționează după principiile informatizării moderne;
4. Lipsa cunoștințelor legate de conceptul de integrare digitală în cadrul companiei;
5. Desconsiderarea aspectelor legate de digitalizarea fiscală și aplicarea unui tratament superficial procesului.

Aceste 5 puncte pot indica faptul că implementarea RO e-facturii a fost mai degrabă un proces forțat de digitalizare decât un progres marcat de tranziție.

De ce este esențial să realizezi trecerea de la digitalizare forțată la progres indispensabil?

Având în vedere faptul că RO e-factura a devenit parte din afacerea ta, schimbarea de paradigmă este esențială. Digitalizarea forțată nu țintește performanță ci dorește doar să bifeze derularea procesului. Progresul vizează însă parcugerea procesului cu ținta optimizării performanței digitale a afacerii. Așadar, integrarea RO e-facturii la nivelul proceselor tale de business este un imperativ de a cărui bună funcționalitate depinde gradul de conformare al afacerii tale. Este vital să ralizezi această trecere deoarece:
1. Fără RO e-factura afacerea ta nu mai poate funcționa la momentul actual, și nu este doar o chestiune de moment ci reprezintă un aspect ce va defini viitorul afacerii tale;
2. O implementare corectă a sistemului RO e-factura poate contribui substanțial la conturarea ecosistemului digital al companiei tale;
3. Utilizarea corectă a sistemului aduce un plus în facilitarea procesului de automatizare a proceselor;
4. Concepția cu privire la asimilarea RO e-facturii asemenea digitalizării forțate va fi un impediment major pentru buna implementare a sistemului. Acestea sunt doar 4 rațiuni simpliste pentru care este necesară trecerea de la mentalitatea digitalizare forțată la progres indispensabil.

Învățăminte post implementare

Adoptarea RO e-facturii la nivelul companiilor a venit cu o serie de lecții învățate postimplementare. Iată câteva dintre aceste lecții, validate la momentul actual de către orice antreprenor.

• 1. Digitalizarea nu așteaptă după antreprenori ,,depășiți” din punct de vedere a modernității informatice. Avansul înregistrat pe direcția paradigmelor digitalizării fiscale nu ține cont de nivelul de pregătire digitală al niciunui antreprenor. Pentru unii conducători de afaceri, aceasta este ca un val al schimbării de care se tem. Partea bună este faptul că pentru cei mai mulți însă, gradul de pregătire este unul corelat la cerințele implementării.
• 2. Un simplu soft de facturare nu mai este suficient pentru îndeplinirea standardelor actuale în ceea ce privește conformarea din punct de vedere legislativ și digital.
• 3. Neatenția în transmiterea datelor care fac obiectul acestor sisteme costă conformitate legislativă;
• 4. Acumularea de cunoștințe și competențe în sfera digitalizării fiscale este mai mult decât o necesitate;
• 5. Digitalizarea fiscală reformează modul în care autoritățile fiscale se raportează la procesele de controale fiscale;
• 6. Facturarea în contextul RO e-facturii devine mai operațională, în sensul în care, prin utilizarea aplicațiilor integrate cu RO e-factura procesul este transparentizat iar automatizarea la un pas distanță;
• 7. Companiile nu mai pot supraviețui astăzi fără relaționarea și consolidarea relațiilor dintre departamentului IT și cel financiar-contabil.

Acestea sunt câteva lecții post implementare învățate de către antreprenori în urma implementării paradigmei RO e-factura la nivelul afacerii derulate.

Trecerea de la mentalitatea ,,digitalizare forțată” la cea de ,,progres indispensabil” este esențială în contextul digitalizării fiscale accelerate. Modernizarea afacerii prin apanajul acestor sisteme nu mai este o opțiune, aceasta devine o necesitate a actualității fără de care afacerile nu mai pot să își mențină relevanța. Tranziția afacerilor spre digitalizare fiscală a demonstrat dependența acestora de tot ceea ce reprezintă modernitate digitală la momentul actual. Nu știm ce va rezerva viitorul în materie de modernizare a afacerilor. Ceea ce sigur cunoaștem însă, este faptul că, fiecare conducător de business este responsabil de identificarea celor mai relevante instrumente pentru navigarea eficientă a tuturor acestor schimbări.

Referințe principale de informare

• Ordonanță de urgență nr. 120 din 4 octombrie 2021 privind administrarea, funcționarea și implementarea sistemului național privind factura electronică RO e-Factura și factura electronică în România, precum și pentru completarea Ordonanței Guvernului nr. 78/2000 privind omologarea, eliberarea cărții de identitate a vehiculului și certificarea autenticității vehiculelor rutiere în vederea introducerii pe piață, punerii la dispoziție pe piață, înmatriculării sau înregistrării în România, precum și supravegherea pieței pentru acestea, Publicat în Monitorul Oficial nr. 960 din 7 octombrie 2021.