Top 5 întrebări esențiale despre RO e-factura în anul 2026

Ultimii ani de pe tărâmul RO e-facturii au stat permanent sub semnul dinamismului din punct de vedere a termenelor limită, a sancțiunilor precum și a tipurilor de utilizatori care au completat constant tabloul obligativității în utilizare. În tot acest timp, paradigma a realizat un adevărat shift spre o normalitate a contribuabililor, și nu doar o simplă intenție de modernizare digitală venită din partea autorităților fiscale. Nu poți din postura unui antreprenor informat și dedicat afacerii să nu te întrebi care sunt principale aspecte de care trebuie să ții cont la momentul acesta cu privire la această platformă, în contextul unei avalanșe informaționale consistente. În acest context, am conturat pentru tine 5 cele mai importante întrebări esențiale din sfera RO e-facturii în anul 2026.

Pentru cei mai mulți antreprenori din România, tranziția la utilizarea sistemului RO e-factura nu a fost lipsită de provocări: de la erori tehnice legate de validarea facturilor, incertitudine în ceea ce privește momentul ralierii la utilizarea platformei, la dificultăți legate de integrarea cu sistemele informatice existente și interpretarea corectă a regulilor de utilizare atât din punct de vedere tehnic cât și fiscal.

Cel adesea, în practica facturării întrebările sunt recurente, fie ca discutăm despre o companie de mici dimensiuni sau despre una care deține alți parametrii de funcționalitate. Adică, cei mai mulți antreprenori se confruntă cu aproape aceleași spețe în mod constant legat de utilizarea sistemului RO e-factura. Pentru a veni în sprijinul celor cărora nu pot să conceapă ideea armoniei și bunăstării lăsată în urmă la nivelul afacerii derulate, conturăm aici 5 cele mai importante întrebări din sfera RO e-facturii, ,,culese” de la începutul utilizării paradigmei până în prezent.
Informațiile se adresează oricărui utilizator al platformei RO e-factura, și aduce în prim plan cele mai importante spețe ale momentului.

1. Facturile emise care trebuie transmise în cadrul sistemului RO e-factura pot fi încărcate și manual în platformă?

Obligativitatea respectării unui termen limită a generat necesitatea identificării celor mai eficiente metode privind transmiterea facturii în cadrul sistemului. Digitalizarea întregului proces a însemnat automat și updatarea aplicațiilor de facturare în sensul integrării RO e-facturii în cadrul acestora. Astfel, transmiterea facturilor emise în cadrul platformei se realizează în mod prioritar automat. Antreprenorii se întreabă dacă există și varianta transmiterii manuale a facturilor în cadrul sistemului. Răspunsul este da. În contextul în care activitatea derulată de către compania ta nu este extrem de complexă și nu presupune un volum foarte mare de facturi emise, atunci transmiterea manuală a acestora poate fi posibilă. Cu toate acestea, recomandarea este aceea de a transmite automat facturile în cadrul sistemului pentru a te asigura că termenul limită de transmitere este respectat și conformitatea fiscală menținută.

2. Care este termenul legal de transmitere a facturilor în cadrul sistemului? 5 zile calendaristice sau 5 zile lucrătoare?

Altă întrebare de interes major pentru antreprenorii anului 2026, indiferent de experiența acestora în câmpul antreprenorial este conturată de termenul transmiterii facturii în cadrul sistemului național. Având în vedere faptul că acesta a suferit o serie de nuanțe încă de la începutul utilizării sistemului până în prezent, este just ca antreprenorii să fie debusolați. La momentul actual, termenul legal de transmitere a facturii în cadrul sistemului național este de 5 zile lucrătoare. Astfel, conform articolului 10, alin. (7), termenul limită privind transmiterea facturilor în cadrul sistemului național este de 5 zile lucrătoare. Deci, a fost realizată trecerea de la 5 zile calendaristice la 5 zile lucrătoare. Acestă modificare este foarte benefică pentru utilizatorii sistemului RO e-factura întrucât elimină presiunea încărcării facturilor în termene limită uneori dificil de respectat.

3. Utilizarea sistemului RO e-factura este obligatorie pentru toate firmele sau există și excepții?

Probabil toți antrenorii s-au gândit la un moment dat la posibilitatea exceptării afacerii lor de la obligativitatea utilizării sistemului RO e-factura. Totuși, aplicabilitatea utilizării platformei este atât de extinsă încât sunt extrem de puține excepții de la utilizarea acesteia. Oricum, aceste excepții nu se referă nicidecum la persoanele juridice. Toate firmele organizate sunt forma unei persoane juridice trebuie să utilizeze la momentul actual sistemul RO e-factura, indiferent dacă sunt SRL-uri, SA-uri, SNC-uri etc. Există doar anumite excepții în zona persoanelor fizice care utilizează RO e-factura. De exemplu, agricultorii persoane fizice precum și nouă categorie de utilizatori care urmează să adere la utilizarea sistemului începând cu data de 1 iunie 2026 și anume persoanele fizice furnizori sau prestatori care se identifică în relațiile comerciale prin intermediul CNP-ului.

4. Este obligatorie transmiterea tuturor documentelor emise în cadrul platformei? Și a facturilor intracomunitare și a celor extracomunitare? Dar a bonurilor fiscale și a avizelor de expediție a mărfii?

O altă întrebare de interes major pentru antreprenori sau utilizatorii sistemului RO e-factura este cea legată de tipul de documente care trebuie trimise în cadrul sistemului. Este o întrebare justă având în vedere o serie de aspecte de noutate reglementate permanent în spectrul utilizării sistemului. Toate facturile emise în relația de tip B2B, B2G și B2C se transmit în cadrul platformei. Ce nu se transmite în RO e-factura? Bonurile fiscale care îndeplinesc condițiile unei facturi simplificate, care conform art. 10 din OUG 120/2021 fac excepție de la transmiterea în cadrul platformei, alături de facturile emise pentru livrări intracomunitare de bunuri, pentru care beneficiarul persoană impozabilă stabilită în România comunică un cod de înregistrare în scopuri de TVA din alt stat membru care nu se transmit în cadrul platformei RO e-factura. Cât privește avizele de însoțire a mărfii, acestea nu sunt considerate documente cu valoare contabilă sau justificativă, deci oricum nu pot să facă obiectul transmiterii în cadrul sistemului. Autofacturile se transmit în cadrul platformei întrucât acestea sunt considerate documente emise în relația de tip B2B. ?

5. Facturile emise și transmise în cadrul sistemului se mai trimit clienților prin intermediul e-mailului?

Dacă înainte de RO e-factura, aceasta era o practică destul de frecventă în cadrul companiilor, astăzi lucrurile stau puțin diferit atunci când discutăm despre transmiterea prin intermediul adresei de e-mail. Nu este interzis să transmitem facturile în continuare prin intermediul altor canale de comunicare decât cel oficial redat la acest moment de sistemul RO e-factura. La acest moment, singurele documente cu valoare justificativă sunt facturile primite prin intermediul sistemului RO e-factura. Astfel, doar aceste documente mai pot fi înregistrate în contabilitate. Deci, dacă mai primești facturi clasice prin intermediul adresei de e-mail ori alte canale de comunicare, acestea nu pot fi înregistrate în contabilitate, cu alte cuvinte nu mai reprezintă o bază justificativă elocventă și legală pentru operațiunea derulată. Totuși, nu este interzis să informezi clientul despre emiterea facturii prin intermediul adresei de e-mail. Rămâne însă o practică nerelevantă în contextul RO e-facturii.
Atunci când vine vorba despre utilizarea sistemului RO e-factura, dilemele antreprenorilor nu se termină niciodată. Având în vedere toate modificările ce survin cu o anumită regularitate în utilizarea platformei, utilizatorii mereu vor avea nevoie de informare constantă. În cadrul acestui material am răspuns la 5 întrebări de actualitate pentru ceea ce presupune utilizarea paradigmei la momentul actual de către companii.

Referințe principale de informare

• Ordonanța de urgență nr. 120 din 4 octombrie 2021 privind administrarea, funcționarea și implementarea sistemului național privind factura electronică RO e-Factura și factura electronică în România, precum și pentru completarea Ordonanței Guvernului nr. 78/2000 privind omologarea, eliberarea cărții de identitate a vehiculului și certificarea autenticității vehiculelor rutiere în vederea introducerii pe piață, punerii la dispoziție pe piață, înmatriculării sau înregistrării în România, precum și supravegherea pieței pentru acestea, Publicat în Monitorul Oficial nr. 960 din 7 octombrie 2021.