4 Spețe rezolvate din sfera RO eFacturii. Răspuns la dilemele antreprenorilor

Racordarea la realitatea afacerilor reprezintă cea mai bună practică de raliere la conformitatea fiscală. A învăța din experiențele altora este o direcție care poate fi urmată și din postura de antreprenor. Unele situații pe care le traversează deținătorii de afaceri se pot dovedi nefaste pentru viitorul afacerii. În acest caz, este indicat să asimilăm învățămintele din împrejurările prin care trec factorii decizionali ai afacerilor. Așadar, dacă ești proaspăt antreprenor sau chiar unul cu o vastă experiență în spate, și provocările par să nu te ocolească, ține cont în procesul de soluționare a acestora de conectarea la modul de reacție a altor antreprenori la situațiile cu care se confruntă. Pentru ca acest aspect să treacă de la statutul de deziderat la cel de realitate faptică venim în sprijinul tău cu o serie de spețe soluționate din sfera provocărilor digitalizării fiscale.

Unul dintre cele mai des utilizate sisteme ale digitalizării fiscale este reprezentat de sistemul național RO eFactura.

Încă de la momentul vehiculării apariției sistemului de facturare electronică în România, undele de incertitudine privind validarea acestuia la nivelul proceselor organizaționale s-au propagat în cadrul mediului de afaceri. Într-o oarecare măsură, temerile au fost justificate și certificate de manifestarea diverselor sincope la nivelul funcționalității sistemului. Multiplele controverse nu au întârziat să apară. Cei mai conștiincioși antreprenori au căutat soluționarea inadvertențelor prin instrumente moderne de digitalizare. Și la nivelul aplicării reglementării legislative a sistemului RO e-Facturii antreprenorii s-au poticnit adeseori. Lacunele identificate în sensul explicațiilor suplimentare oferite pentru clarificarea anumitor concepte și procese au fost sesizate de către utilizatorii sistemului RO eFactura.

În această manieră, venim în întâmpinarea nevoilor informaționale ale factorilor decizionali ai afacerilor prin soluționarea spețelor ancorate la realitatea actuală a utilizării sistemului național RO e-factura.

1. O factură emisă către o companie prestatoare de servicii și încărcată în cadrul sistemului RO e-factura poate fi încasată în numerar? Dar facturile primite prin intermediul platformei pot fi achitate în prezența instrumentelor de plată cu numerar?

Cu privire la maniera de plată, respectiv încasare a facturilor primire/transmise în cadrul platformei RO e-factura nu există restricționări reglementate prin intermediul actelor normative specifice facturării electronice. În această manieră, nici Legea 70/2015 pentru întărirea disciplinei financiare privind operațiunile de încasări și plăți în numerar și nici Ordonanța de urgență nr. 120/2021 privind administrarea, funcționarea și implementarea sistemului național privind factura electronică RO e-Factura și factura electronică în România nu aduc precizări cu privire la maniera de achitare a datoriei ori încasare a creanței.

Așadar, se poate achita în numerar o factură primită prin intermediul sistemului național RO e-factura. De asemenea, facturile emise către clienți pot fi încasate în prezența instrumentelor de plată cu numerar, ținând evident cont de normele de conduită cu privire la plafoanele care trebuie respectate în cazul operațiunilor de încasări și plăți cu numerar. Un exemplu de bună practică este legat de momentul efectuării plății datoriei către furnizor. Recomandarea este spre achitarea facturilor încărcate în cadrul RO e-factura. Se întâmplă în practică adesea ca facturile primite prin intermediul e-mailului (nu există precizări cu privire la imposibilitatea transmiterii facturilor generate prin intermediul programului de facturare prin intermediul poștei electronice) să difere cu câțiva bani față de cele încărcate în cadrul platformei. Pentru a evita supraîncărcarea soldului analitic al contului 401 cu diferențe nesemnificative este indicat să trimitem la plată doar acele facturi încărcate în cadrul sistemului. În acest mod, vom transmite cu celeritate documentele emise în cadrul platformei RO e-factura și astfel evităm diversele situații nefavorabile cu privire la depășirea termenului de încărcare a facturilor în cadrul platformei RO e-Factura.

2. O companie prestatoare de servicii de transport internațional emite o factură către un transportator care realizează un transport în cadrul unei țări membre a acordului CMR. Întrebarea este dacă factura încărcată în SPV va fi însoțită de CMR-ul aferent acesteia?

Răspunsul la această întrebare îți are rezonanța în însuși denumirea sistemului RO e-Factura. Astfel, formele consolidate ale principalului act normativ de reglementare a sistemului RO e-Factura nu aduc precizări cu privire la încărcarea altor documente care însoțesc factura, precum devize, situații de lucrări etc.

Astfel, nu este nevoie să anexăm facturii transmise în cadrul sistemului RO e-factura alte situații care vin în completarea serviciilor prestate, bunurilor livrate ori lucrărilor executate. Aceste situații pot fi trimise partenerului prin intermediul e-mailului.

3. Un cabinet de expert contabil este înregistrat în calitate de persoană fizică autorizată (PFA). Acesta depune declarația unică (D212) pe CNP. Aceasta se depune prin intermediul contului de utilizator creat în SPV pe baza credențialelor de logare (username și parolă). În cadrul spațiului virtual pentru transmitere e-factura trebuie să se înregistreze cu CIF?

Dacă discutăm despre transmiterea declarației unice, D212, una dintre cele mai populare declarații pe care trebuie ca o persoană fizică autorizată să o aibă în vizor, este nevoie de logarea în cadrul SPV doar pe baza unui nume de utilizator și a unei parole. Pentru depunerea altor declarații, precum decontul de taxă pe valoare adăugată (D300), formularul D112 Declaraţia privind obligaţiile de plată a contribuţiilor sociale, impozitului pe venit şi evidenţa nominală a persoanelor asigurate, decontul special de TVA (D301), nu mai este suficientă utilizarea Spațiului Privat Virtual doar pe baza numelui de utilizator și a parolei. Pentru aceasta este nevoie de achiziționarea unui certificat digital calificat care să ofere posibilitatea logării în cadrul platformei pe baza semnăturii electronice. Astfel, dacă ne situăm în postura de PFA și trebuie să transmitem și alte declarații în afara DU, atunci este nevoie să ne înrolăm în SPV din secțiunea Înregistrare utilizatori, persoane juridice pe baza unui certificat de semnătură electronică digitală.

Astfel, persoanele fizice autorizate vor fi nevoite să se înregistreze în SPV pe CIF pentru transmiterea facturilor emise în cadrul platformei RO e-Factura, mai ales având în vedere faptul că emiterea facturii are la bază codul de identificare fiscală a companiei, și nu CNP.

4. Termenul de transmitere a facturilor emise în cadrul RO e-factura este raportat la 5 zile lucrătoare sau calendaristice?

Un subiect extrem de disputat în cadrul mediului de afaceri, pe fondul E-facturii este legat de termenele de transmitere a facturilor emise. Formele de consolidare a OUG 120/2021 privind reglementările în sfera facturării electronice vizează două nuanțe ale problematicii termenului de transmitere. O primă variantă include transmiterea facturilor emise în termen de 5 zile lucrătoare de la momentul emiterii documentului. După o serie de revizuiri și dezbateri în cadrul mediului de afaceri, ultima variantă a aspectului reglementat și cea validă actualmente este legată de 5 zile calendaristice. Astfel, articolul 10, alin. (7) din cadrul OUG 120/2021 cu modificările și completările ulterioare stabilește ca termen limită de încărcare a facturilor emise în cadrul RO efactura 5 zile calendaristice de la momentul emiterii acestora. Totuși, actul normativ nu include notele de fundamentare privind explicații cu privire la maniera de calcul a acestui termen. Dacă dorești să afli maniera de calcul a termenului precum și exemple concrete privind acest aspect te invităm să accesezi materialul publicat în cadrul blogului nostru pe această temă, prin accesarea link-ului: https://ro-efactura.ro/maniera-de-calcul-a-termenului-de-transmitere-a-facturile-emise-in-cadrul-ro-e-factura-clarificari-necesare/

Referințe principale de informare

• Ordonanță de urgență nr. 120 din 4 octombrie 2021privind administrarea, funcționarea și implementarea sistemului național privind factura electronică RO e-Factura și factura electronică în România, precum și pentru completarea Ordonanței Guvernului nr. 78/2000 privind omologarea, eliberarea cărții de identitate a vehiculului și certificarea autenticității vehiculelor rutiere în vederea introducerii pe piață, punerii la dispoziție pe piață, înmatriculării sau înregistrării în România, precum și supravegherea pieței pentru acestea, Publicat în  MONITORUL OFICIAL nr. 960 din 7 octombrie 2021.
• Rentrop & Straton, E-FACTURA în 50 de întrebări și răspunsuri, Material în format electronic.