2026: Checklist din sfera facturării electronice. Noile modificări cu privire la RO e-factura

Atunci când discutăm despre facturarea electronică în cadrul unui SRL, legislația economico-financiară se află într-un plin proces de adaptare. Reconfigurarea normelor din spectrul RO e-facturii face ca interesul antreprenorilor pentru conformitate legislativă să fie unul sporit. Informarea constantă și menținerea pulsului schimbării este de fapt un aspect obligatoriu pentru afacerile moderne care își derulează activitatea pe un fond marcat de modificări legislative recurente.

Toți antreprenorii din România sunt extrem de familiarizați cu tot ceea ce presupune utilizarea sistemului RO e-factura la momentul actual. Cu toate acestea, acest aspect nu elimină responsabilitatea informării constante mai ales atunci când apar o serie de modificări în funcționalitatea platformei și în aplicabilitatea paradigmei.

Anul 2026 vine cu modificări legislative și în spectrul RO e-facturii. Acestea sunt extrem de important de remapat de către antreprenori, având în vedere apanajul sistemului pentru orice afacere autohtonă. În acest cadru, te invităm să descoperi cele mai recente modificări legislative din sfera RO e-facturii lansate pentru antreprenori în anul 2026.

De ce este nevoie de optimizarea permanentă a normelor de funcționare a sistemului RO e-factura?

Dacă faci parte din categoria antreprenorilor implicați, nu se poate să nu îți pui întrebarea legată de motivații ale modificărilor recurente atunci când vine vorba despre paradigma RO e-facturii care părea că este stabilizată din punct de vedere legislativ. O astfel de întrebare este justă, mai ales pe fondul presiunii conformării fiscale și a urmărilor apărute ca urmare a neralierii la modificările de natură legislativă. O bună parte a acestor modificări reprezintă ,,vocea antreprenorilor” care pledează pentru optimizarea experienței în utilizare a acestora.

Când au intervenit ultimele modificări în ceea ce privește utilizarea paradigmei RO e-factura?

Ultima variantă consolidată a Ordonanței de urgență nr. 120 din 4 octombrie 2021 privind administrarea, funcționarea și implementarea sistemului național privind factura electronică RO e-Factura și factura electronică în România, este cea din 15 ianuarie 2026. Doar de la începutul anului 2026, adică nici de la două luni de la debutul acestuia, deja actul normativ ce reglementează activitatea RO e-facturii în România a suferit o serie de modificări. Te invităm să parcurgem punctual cele mai importante dintre aceste modificări.

A. Modificarea termenului de transmitere a facturilor emise în cadrul platformei.

O perioadă semnificativă de timp, termenul limită pentru transmiterea facturilor emise în cadrul platformei RO e-factura a fost configurat la 5 zile calendaristice. Acesta oferea un anumit disconfort utilizatorilor. Astfel, termenul se modifică și capătă o altă nuanță. Una favorabilă pentru antreprenorii autohtoni. În acest sens, alineatul 7 din cadrul articolului 10 stabilește faptul că ,,termenul-limită pentru transmiterea facturilor în sistemul național privind factura electronică RO e-Factura este de 5 zile lucrătoare de la data emiterii facturii, dar nu mai târziu de 5 zile lucrătoare de la data-limită pentru emiterea facturii”. În acest mod, nu mai există presiunea zilelor calendaristice pentru cei care utilizează sistemul RO e-factura. Astfel, utilizatorii sistemului RO e-factura pot controla mult mai eficient termenul de transmitere a facturilor emise în cadrul platformei. Companiile care lucrează cu aplicații complexe de gestiune a facturilor pot să stabilească termene de transmitere a facturilor (de exemplu, factura emisă să fie încărcată în cadrul sistemului în termen de 2 zile de momentul generării acesteia) pentru a eficientiza întregul proces.

B. Apariția unor noi obligații cu privire la utilizarea sistemului RO e-factura de către persoanele fizice

Începând cu anul 2026 tabloul obligațiilor legate de utilizarea sistemului RO e-factura se lărgește. Discutăm astfel despre obligația persoanelor fizice, furnizorilor/prestatorilor care se identifică prin cod numeric personal și care derulează activități economice cu caracter de continuitate neidentificate prin intermediul unui cod unic de identificare fiscală. Putem să discutăm aici despre persoane care obțin venituri din drepturi de autor, fotografi, videografi, actori, influenceri etc. Astfel, aceste categorii de persoane fizice dețin obligația de a se înregistra în registrul obligatoriu RO e-factura și a emite facturi pentru serviciile prestate. Inițial, reglementarea era aplicabilă începând cu luna ianuarie a anului 2026. Ulterior, acest termen a fost prelungit până la data de 1 iunie 2026. Motivul principal din spatele amânării utilizării sistemului este legat de necesitatea de adaptare a persoanelor fizice la aplicabilitatea RO e-facturii. Înrgistrarea în cadrul sistemului pentru persoanele care trebuie să se ralieze acestei modificări se realizează prin transmiterea direct din Spațiul Privat Virtual al formularului 082 ,,cu cel puțin 3 zile lucrătoare înainte de această dată și sunt înscriși cu data de 1 iunie 2026”.

Un element important de care trebuie să ținem cont este legat de situația în care persoanele fizice deja s-au înrolat în cadrul sistemului RO e-factura, odată cu amânarea termenului de raliere la această modificare, pot solicita ieșirea temporară din cadrul registrului. Până la acest moment nu există prevederi clare cu privire la procedura de ieșire temporară din cadrul registrului RO e-factura.

C. Obligativitatea de a transmite facturile emise și către alte categorii de contribuabili

Alături de toate modificările de fond aduse asupra utilizării sistemului RO e-factura, se remarcă și cea legată de obligativitatea transmiterii facturilor și către persoanele nestabilite în România, dar înregistrate în scopuri de TVA. Fac excepție de la această prevedere bonurile fiscale ce îndeplinesc condițiile unei facturi simplificate, ,,precum și facturile emise pentru livrări intracomunitare de bunuri, pentru care beneficiarul comunică un cod de înregistrare în scopuri de TVA din alt stat membru.” Astfel, aceste categorii de contribuabili sunt obligați la transmiterea facturilor emise către destinatari prin intermediul platformei RO e-factura. Fiecare contribuabil trebuie să analizeze atent tranzacțiile derulate și să transmită toate facturile emise în cadrul sistemului, acele facturi care fac obiectul acestuia pentru a menține gradul de conformitate fiscală în acest spectru.

D. Modificări de nuanță cu privire la utilizarea sistemului RO e-factura

Alineatele 3 și 4 din cadrul art. 10^1 aferente OUG 120/2021 au fost nuanțate ca urmare a modificărilor lansate prin intermediul OUG 89/2025. Inițial, această prevedere menționa faptul că livrările de bunuri ori prestările de servicii efectuate către o persoană fizică ce nu se identifică în relația cu furnizorul prin niciun cod de identificare fiscală sunt considerate efectuate în cadrul relației de tip B2C, iar în această situație factura se întocmește având la bază CNP-ul persoanei fizice. Dacă aceștia de exemplu refuză să se identifice prin codul numeric personal, atunci pentru emiterea facturii se utilizează combinația de 13 cifre de 0 în locul CNP-ului. Nuanța completă adusă de noile reglementări este redată de: ,,Livrările de bunuri/Prestările de servicii efectuate către o persoană fizică care nu se identifică în relația cu furnizorul/prestatorul prin niciun cod de identificare fiscală sau optează să se identifice prin codul numeric personal se consideră efectuate în relația B2C, cu excepția situației în care beneficiarii sunt înscriși în Registrul RO e-Factura obligatoriu.”

Deși cele mai mult modificări de natură legislativă nu sunt foarte bine primite de către antreprenori, adesea mai apar și schimbări îmbrățișate de către conducătorii de afaceri din România. Una dintre acestea poate fi cea prevăzută recent chiar prin intermediul OUG 120/2021. Este vorba despre cea referitoare la modificarea nuanței raportat la termenul limită de transmitere a facturilor în cadrul platformei RO e-factura, și anume trecerea de la 5 zile calendaristice la 5 zile lucrătoare. Această modificare oferă spațiu antreprenorilor și elimină puțin din presiunea termenelor limită. Este astfel un aspect favorabil pentru mediul de afaceri care este mereu presat de o serie de modificări legislative complexe.

Paradigma RO e-facturii sub aspectele sale esențiale de funcționalitate cunoaște o serie de modificări substanțiale chiar și la câțiva ani de la activarea acesteia în spațiul de afaceri autohton. Aceste transformări influențează în mod direct activitatea derulată de compania ta iar de respectarea lor depinde gradul de conformitate legală și fiscală obținut. În acesată manieră, identifică cele mai eficiente instrumente și metode care să te ajute punctual să adresezi corect toate aceste transformări ce manifestă influență directă asupra activității derulate de către compania ta.

Atunci când discutăm despre conformitate fiscală și legală în ceea ce privește procesul facturării, paradigma RO e-facturii este indispensabil legată de acest aspect. Conducătorii de companii trebuie să depună toate eforturile necesare pentru a spori nivelul de legalitate și conformitate fiscală și pentru a se ralia la cele mai importante modificări din acest spectru. Este un efort care necesită adesea abordarea multidisciplinară și colaborarea constantă dintre contabili, informaticieni și persoanele care gestionează latura fiscală a afacerii tale.

Referințe principale de informare

• Ordonanță de urgență nr. 89 din 23 decembrie 2025 pentru modificarea și completarea Legii nr. 227/2015 privind Codul fiscal, reglementarea unor măsuri fiscal-bugetare, precum și pentru modificarea și completarea unor acte normative, Publicat în Monitorul Oficial nr. 1203 din 24 decembrie 2025.
• Ordonanță de urgență nr. 120 din 4 octombrie 2021 privind administrarea, funcționarea și implementarea sistemului național privind factura electronică RO e-Factura și factura electronică în România, precum și pentru completarea Ordonanței Guvernului nr. 78/2000 privind omologarea, eliberarea cărții de identitate a vehiculului și certificarea autenticității vehiculelor rutiere în vederea introducerii pe piață, punerii la dispoziție pe piață, înmatriculării sau înregistrării în România, precum și supravegherea pieței pentru acestea, Publicat în Monitorul Oficial nr. 960 din 7 octombrie 2021.