Un alt memento RO e-factura. Când modificările nu intră în vacanța de vară…

Când modificările legislative nu intră în repaus (măcar) temporar, vacanța antreprenorului se poate sold cu o serie de notificări pentru reamintirea conformării la legalitate legislativă. Evident, acestea vor fi ignorate de către deținătorii de afaceri având în vedere împrejurările, însă a rămâne în inacțiune nu poate fi un status prelungit al situației. Dcaă te aștepți ca lansările de modificări legislative să intre în vacanță, vei fi dezamăgit de faptul că acestea își mențin constanța aparițiilor, indiferent de perioada anului.

În ceea ce privește racordarea la noutățile paradigmelor digitalizării fiscale, acestea trebuie tratate cu prioritate, având în vedere incidența acestor modificări asupra derulării proceselor organizaționale. Tumultul de schimbări în spectrul acestora, poate induce antreprenorului ideea imposibilității racordării complete la imaginea acestor modificări. Imposibilul poate să devină posibil pe baza conturării pas cu pas a unui minighid de racordare la toate noutățile de tip legislativ, pentru ca alinierea la toate aceste modificări să fie o realitate a afacerii tale, și nu un simplu deziderat realmente dificil de atins.

Astăzi ne reîntoarcem la una dintre cele mai populare fenomene ale digitalizării fiscale din spectrul autohton, și anume RO e-factura. Precum am stabilit și în cadrul altor materiale precedente, anul 2025 a fost marcat indispensabil de o serie de modificări în ceea ce privește utilizarea sistemului RO e-factura. De la noi obligații declarative ale contribuabililor, la aplicarea sancțiunilor și activarea obligațiilor declarative pentru noi categorii de contribuabili.

Pe scurt!
În retrospectivă…
Actualitate….
#1 Remodificări ale modificărilor
#2 Incidențe ale modificării modificărilor
#3 Revenirea la excepție

În retrospectivă…

Privit în retrospectivă, anul 2025 a fost însemnat de o serie de modificări în ceea ce privește utilizarea sistemului național RO e-factura. O sinteză a obligațiilor declarative activate începând cu data de 1 iulie 2025 este prezentată în cele ce urmează: asociațiile și fundațiile, cultele, partidele politice, asociațiile fără scop lucrativ trebuie să utilizeze începând cu această dată sistemul RO e-factura prin înscrierea în Registrul RO e-factura obligatoriu. De asemenea, agricultorii persoane fizice se încadrau acestei excepții privind utilizarea sistemului până la data de 30 iunie. Pentru mai multe detalii legate de acest subiect, te invităm să accesezi unul dintre materialele noastre publicate pe această temă, pe baza următorului link de acces: https://ro-efactura.ro/memento-ro-e-factura-paradigma-digitala-ce-nu-poate-trece-in-modul-stand-by/. Tot în cadrul acestui material am discutat și despre amânarea sancțiunilor aplicabile pentru nestransmiterea facturilor emise în relația B2C, până la data de 1 iulie 2025.

Actualitate….

Una dintre experiențele care pot produce debusolarea în rândul antreprenorilor este legată de revenirea la unele prevederi legislative pentru a modifica nuanța acestora. Practic, modificări aduse asupra modificărilor. Aceste noi schimbări cu privire la utilizarea sistemului au fost lansate prin intermediul OUG 37/2025.

Modificările legislative lansate prin intermediul acestui normativ menționat fac obiectul celei de-a 7 consolidări a OUG 120/2021 privind stabilirea cadrului de funcționalitate ale sistemului RO e-factura. Principalele modificări propuse prin intermediul acestui act normativ vizează:

#1 Remodificări ale modificărilor.

Amânarea până la data de 1 octombrie 2025 a obligației utilizării platformei RO e-factura de către institutele/centrele culturale ale altor state care activează pe teritoriul României în baza acordurilor guvernamentale. Chiar dacă aceste tipuri de entități aveau obligația conformării din punct de vedere a utilizării sistemului RO e-factura începând cu luna iulie a anului curent, perioada de grație se prelungește în cazul acestora. Așa cum am mai menționat și cu alte ocazii, perioada de prelungire a scutirii de la aplicarea sancțiunilor nu transmite ideea de a rămâne în pasivitate ci oferă spațiu pentru a explora toate posibilitățile, instrumentele, metodele de facilitare a procesului de conformare fiscală. Practic, îți oferă o portiță pentru a tatona terenul cu privire la toate posibilitățile pe care le ai ca să te conformezi din punct de vedere a acestor modificări propuse.

#2 Incidențe ale modificării modificărilor.

Raportat la suspendarea obligației institutelor/centrelor culturale ale altor state care activează la nivel autohton pe baza unor acorduri interguvernamentale cu privire la utilizarea sistemului pentru livrări de bunuri și prestări de servicii există și situația în oglindă a problematicii. Cum arată aceasta? Practic, agenții economici care derulează diferite tranzacții cu aceste entități și emit facturi pentru serviciile prestate de exemplu către aceste institute sau culte nu vor avea obligația transmiterii facturilor emise prin intermediul RO e-factura până la data de 1 octombrie 2025.

Excepție de la prevederea exceptării! Agenții economici care emit facturi către aceste institute/centre culturale ale altor state care activează pe teritoriul României conform unor acorduri interguvernamentale trebuie să încarce facturile emise în cadrul RO e-facturii, dacă aceste entități au optat în prealabil pentru utilizarea sistemului. Doar în această din urmă situație, dacă te afli în postura utilizatorului sistemului RO e-factura (agent economic) și prestezi diverse servicii sau comercializezi bunuri către aceste institute/centre culturale, trebuie să transmiți factura în cadrul platformei, conform reglementărilor în vigoare. Pe scurt, dacă institutul care activează pe teritoriul României în baza unui acord interguvernamental utilizează registrului RO e-factura opțional, atunci ești obligat la transmiterea facturii emise către acesta în RO e-factura.

#3 Revenirea la excepție.

O altă ,,revenire la excepție” sau modificare a modificării este cea redată de amânarea utilizării sistemului RO e-factura pentru agricultorii persoane fizice. Astfel, și pentru această categorie de contribuabili s-a inactivat temporar obligativitatea utilizării sistemului RO e-factura până la data de 1 octombrie 2025.

Cu privire la toate aceste responsabilități a celor două categorii de potențiali utilizatori ai sistemului, intrate în modul stand by, menționăm faptul că agricultorii persoane fizice și institutele/centrele culturale care activează în țara noastră pe baza unor acorduri interguvernamentale au posibilitatea și până la data activării dispozițiilor legale să utilizeze sistemul RO e-factura, pe baza înregistrării în cadrul Registrului RO e-factura opțional.

În noul registru, cele două categorii de contribuabili mai sus menționați au obligația de a utiliza sistemul RO e-factura începând cu data de 1 octombrie 2025, practic, în aproximativ 2 luni de la acest moment.

Actul normativ care reglementează aceste aspecte legate de amânarea obligativității utilizării platformei de către categoriile de entități menționate mai sus mai aduce o precizare. Aceasta se regăsea și inițial în penultima formă consolidată a OUG 120/2021 însă cu nuanța vechilor termene. Punctual, agricultorii persoane fizice care demarează activități economice după data de 30 septembrie 2025 (practic, ultima zi care marchează finalitatea excepției de la regula utilizării sistemului RO e-factura de către aceste categorii de contribuabili) trebuie să se înregistreze în cadrul registrului RO e-factura obligatoriu înainte de a întocmi prima factură. Și mai aproape de pragmatic, dacă te încadrezi la una dintre cele două categorii de contribuabili și începi să derulezi activități economice începând cu data de 2 octombrie 2025, vei solicita înscrierea în registrul RO e-factura obligatoriu înainte de a începe desfășurarea acestor activități. Astfel, dacă vei solicita înscrierea în data de 1 octombrie 2025, în termen de 3 zile lucrătoare de la data solicitării vei figura în cadrul registrului Ro e-factura obligatoriu ca utilizator activ.

Deși poate instantaneul RO e-facturii arată diferit conturat în mintea ta de utilizator, realitatea depășește așteptările iar modificările permanente dau peste cap tot ceea ce tu cunoști cu privire la normele de utilizare a platformei. Acest aspect dovedește repetat faptul că gestionarea fenomenelor digitalizării fiscale este o provocare reală pentru fiecare antreprenor. Mai ales prin prisma modificărilor la modificări survenite la nivelul normelor de utilizare a acestor fenomene. În acest cadru, este posibil ca la un anumit moment să te simți debusolat și să ai impresia că nimic din ceea ce cunoști nu mai este corect, valid din punct de vedere fiscal. Pentru a redobândi controlul situației, ține cont de 3 repere esențiale: parteneriate cu persoane specializate în contabilitate, fiscalitate și digitalizare, menținerea unui nivel rezonabil de optimism chiar și în contexte în care un astfel de aspect este dificil de atins și menținerea permanentă a pulsului schimbărilor care intervin cu o regularitate ridicată în spectrul fiscal.

Referințe principale de informare

• Ordonanță de urgență nr. 37 din 30 iunie 2025 pentru abrogarea art. 3 alin. (2) din Ordonanța de urgență a Guvernului nr. 74/2013 privind unele măsuri pentru îmbunătățirea și reorganizarea activității Agenției Naționale de Administrare Fiscală, precum și pentru modificarea și completarea unor acte normative și a art. XIV din Ordonanța de urgență a Guvernului nr. 23/2024 privind unele măsuri pentru consolidarea capacității instituționale a Agenției Naționale de Administrare Fiscală, reorganizarea activității acesteia, precum și pentru modificarea și completarea unor acte normative, Publicat în Monitorul Oficial nr. 613 din 30 iunie 2025.
• Ordonanță de urgență nr. 120 din 4 octombrie 2021 privind administrarea, funcționarea și implementarea sistemului național privind factura electronică RO e-Factura și factura electronică în România, precum și pentru completarea Ordonanței Guvernului nr. 78/2000 privind omologarea, eliberarea cărții de identitate a vehiculului și certificarea autenticității vehiculelor rutiere în vederea introducerii pe piață, punerii la dispoziție pe piață, înmatriculării sau înregistrării în România, precum și supravegherea pieței pentru acestea, Publicat în Monitorul Oficial nr. 960 din 7 octombrie 2021.