Factura proformă. Document lipsit de formă în contextul E-facturii?

Anul 2024 a fost marcat de modificări de substanță cu influență asupra restartării manierei derulării afacerilor românești. Abordarea deținătorilor de afaceri a fost multiplă. Unii au îmbrățișat schimbările ca parte importantă a progresului digital, considerând modificările drept catalizator al afacerilor spre un nivel înalt de performanță. Alții, mai circumspecți, au privit temători spre tot ceea ce a însemnat digitalizarea fiscală, neregăsindu-se în acest nou peisaj în care vor activa afacerile de acum înainte. Un lucru este însă cert, și unii și alții au fost nevoiți să se conformeze tuturor schimbărilor, pentru asigurarea perpetuării afacerilor în contextul dirijat de inovații digitale cu incidență fiscală.

Pe scurt!
Prospecții pentru viitorul afacerii tale
Sub amprenta incertitudinii…
Lupa pe subiect-Factura proformă, lipsit de formă în context E-factura?
Practica excede teoria!
Reinventarea rolului facturii proforme pe fondul apariției E-facturii

Prospecții pentru viitorul afacerii tale

Acum, când ne apropiem cu pași grăbiți de finalul anului 2024, pentru mulți antreprenori se instalează teama cu privire la ce mai poate aduce anul care va sosi curând. Deja două noi impuneri legislative se anunță la orizont. Acestea rămân tot în zona procesului de digitalizare fiscală. Deși suntem siguri că deja ești familiarizat cu ceea ce va aduce anul 2025, sintetizăm mai jos cele două aspecte de noutate care vor marca începutul anului imediat următor:

• Obligativitatea facturării electronice între relațiile comerciale de tip B2C. Are loc astfel întregirea tabloului facturării electronice pe toate cele 3 paliere ale modelelor de afaceri autohtone: B2G, B2B și B2C.
• Obligativitatea transmiterii declarației D406 (SAF-T) și de către micii contribuabili. O declarație complexă, cu incidență asupra operațiunilor financiare și fiscale din cadrul companiei care se extinde și la nivelul companiilor mici tradiționale.

Pentru o pondere semnificativă dintre antreprenorii din România, cele două modificări se anunță ca un tsunami amenințător, care periclitează aspectele legate de asigurarea continuității afacerii. Pentru reducerea nivelului de stres asociat cu evenimentele care bat la poarta companiei tale, noi, echipa Facturis Online venim în ajutorul tău cu cele mai eficiente soluții. Dorim să ne transformăm în partenerul principal pentru susținerea dezvoltării afacerii tale, chiar și pe marginea contextului actualității moderne. Propunem cele mai adecvate soluții de digitalizare fiscală care să te ajute să îți continui ritmul vieții fără stresul pierderii relevanței afacerii pe care o conduci.

Sub amprenta incertitudinii…

O serie de problematici arondate procesului de facturare au intrat, odată cu apariția E-facturii, sub incidența incertitudinii. Multe situații pe care antreprenorii și conducătorii departamentelor financiar-contabile credeau că le stăpânesc, au alunecat pe panta îndoielii. Cu siguranță că avalanșa provocărilor raportat la aplicarea corectă a principiilor E-facturii nu se termină aici. Astfel, este normal să te simți real debusolat. Important este însă, să identifici cele mai bune metode de gestionare a schimbării. Prioritizează informarea continuă, fii permanent în contact cu toate modificările legislative lansate de către autorități.

Lupa pe subiect

Astăzi, vom pune lupa pe subiectul facturii proforme. Mai este aceasta relevantă în contextul dictat de apariția fenomenului RO efactura? Sau intră în categoria documentelor lipsite de sens și de formă? Cum reconfigurează e-Factura regulile privind utilizarea acesteia? Aceste afirmații au fundament științific? Proforma coexistă alături de e-Factura? Mai poate fi ea utilizată? Există reguli clare în acest sens, sau acte normative care să aducă lămuriri cu privire la acest aspect? Rămâi alături de noi pentru a face lumină cu privire la problematica facturii proforme în cadrul e-facturii.

Cunoști cu siguranță utilitatea facturii proforme. Dacă dorești să afli mai multe informații despre conținutul documentului, rolul și scopul acestuia, precum și aspecte legate de elemente de diferențialitate între factura proformă și factura fiscală te invităm să faci un popas în cadrul blog-ului nostru, prin accesarea link-ului: https://facturis-online.ro/legislatie/factura-proforma.html, unde vei regăsi punctual aspecte de interes pentru subiectul facturii proforme.

În definitoriu, factura proformă are rolul prestabilirii termenilor tranzacției comerciale, emisă înaintea facturii fiscale, nefiind un document cu rol de bază documentară pentru înregistrarea tranzacției în cadrul evidenței financiar-contabile. Probabil cunoști ampla teorie care gravitează în jurul problematicii facturii proforme. Faptul că aceasta este un document de formă existent în cadrul dosarului cu acte contabile ale entității, prin intermediul facturii proforme fiind fixate aspecte legate de potențiala tranzacție care urmează a fi oficializată prin intermediul facturii fiscale. Factura proformă își răsfrânge aplicabilitatea în mod preponderent asupra tranzacțiilor internaționale, în cadrul legislației naționale nefiind reglementate aspecte legate de utilizarea acesteia în cadrul practicii de afaceri. Literatura de specialitate de asemenea este vitregită de materiale care să aducă clarificări cu privire la problematica arondată facturii proforme.

Trebuie să menționăm de la bun început, faptul că, la momentul actual, factura proformă coexistă alături de factura fiscală. Evident, aceasta nu trebuie transmisă prin intermediul platformei naționale RO e-Factura.

Practica excede teoria!

Cu toate că facturile proforme nu trebuie transmise prin intermediul RO efacturii și nu generează incidențe cu privire la posibilitatea deducerii TVA-ului, există situații când, din eroare, contribuabilii au încărcat facturi proforme în cadrul E-facturii, cu serii și numere care nu coincideau cu cele prestabilite în cadrul plajei de facturi predefinite. Acest aspect este total eronat. Soluția în vederea corectării erorii este reprezentată de stornarea acestui document conform regulilor prevăzute de art. 330, alin. 1, lit. b) din cadrul Codului Fiscal.

Începând cu data de 1 iulie 2024, reprezintă bază legală de înregistrare în contabilitate doar facturile primite și transmise prin intermediul sistemului național RO eFactura. Orice altă factură ,,care nu trece prin sistem” nu poate fi luată în calcul ca document justificativ pentru înregistrarea operațiunilor  în contabilitate. Nu există precizări legislative cu privire la pierderea validității facturii proforme începând cu această dată. Ea poate fi emisă și transmisă clientului, respectându-se scopul pentru care aceasta a fost și este utilizată în practica de afaceri.

Atenție! Chiar dacă acestea încă circulă în mediului comercial, facturile proforme nu se transmit în cadrul platformei naționale RO e-Factura!

Reinventarea rolului facturii proforme pe fondul apariției E-facturii

De foarte multe ori, în cazul facturilor primite în cadrul sistemului național RO e-factura se înregistrează un decalaj. În această manieră, contribuabilii se întreabă cum pot să înregistreze în contabilitate tranzacția pentru evidențierea cheltuielii efectuate, pe baza facturilor primite de la furnizor în format pdf, înaintea încărcării în cadrul sistemului? Evident, nu există posibilitatea deducerii taxei pe valoare adăugată în acest caz.

Soluția propusă de către specialiști este în direcția considerării acestor facturi tradiționale asemenea unei facturi proforme. Astfel, ne raportăm la factura clasică, primită în format pdf ca la o factură proformă, pentru justificarea efectuării tranzacției, pentru a respecta prevederile Legii Contabilității formulate astfel: ,,Orice operațiune economico-financiară efectuată se consemnează în momentul efectuării ei într-un document care stă la baza înregistrărilor în contabilitate, dobândind astfel calitatea de document justificativ.” Prin aplicarea principiului prudenței și ținând cont de regulile Legii Contabilității, conform căreia fiecare tranzacție economică derulată are la bază un document justificativ, se pot utiliza factura clasică drept factură proformă pentru a evidenția în contabilitate efectuarea tranzacției. Asta pentru a ne ralia la normele legale stipulate prin intermediul Legii nr. 82/1991. Dar și pentru a ne supune principiului contabilității de angajamente care menționează faptul că: ,,Efectele tranzacţiilor şi ale altor evenimente sunt recunoscute atunci când tranzacţiile şi evenimentele se produc (şi nu pe măsură ce numerarul sau echivalentul său este încasat sau plătit) şi sunt înregistrate în contabilitate şi raportate în situaţiile financiare ale perioadelor aferente”.

Deși au existat numeroase controverse pe marginea subiectului corelat la imposibilitatea înregistrării în contabilitate a unei facturi care nu există în cadrul sistemului național RO e-Facturii, totuși, până la momentul apariției acesteia în cadrul sistemului, putem utiliza, pentru justificarea realizării operațiunii, factura clasică, cu rol de factură proformă.

În acest sens, factura proformă nu este un document lipsit de formă în contextul trasat de apariția E-facturii. Aceasta nu își pierde sensul și forma, rolul său, am putea spune, se reinventează. Trebuie însă să avem grijă la respectarea scopului și a rolului pentru care ea a fost creată.

Referințe principale de informare

• Boiciuc, Alexandru, e-Factura: Cum pot firmele să înregistreze tranzacțiile, în baza facturii clasice, până la momentul emiterii facturii electronice? Soluția prudentă: proforma, material în format electronic, disponibil la adresa:https://www.avocatnet.ro/articol_68186/e-Factura-Cum-pot-firmele-s%C4%83-inregistreze-tranzac%C8%9Biile-in-baza-facturii-clasice-pan%C4%83-la-momentul-emiterii-facturii-electronice-Solu%C8%9Bia-prudent%C4%83-proforma.html
• Ordinul nr. 1.802 din 29 decembrie 2014 (*actualizat*) pentru aprobarea Reglementărilor contabile privind situaţiile financiare anuale individuale şi situaţiile financiare anuale consolidate Publicat în  Monitorul Oficial nr. 963 din 30 decembrie 2014.
• Legea contabilității nr. 82 din 24 decembrie 1991 (**republicată**) Publicat în  Monitorul Oficial nr. 454 din 18 iunie 2008.