Factura primită prin poșta electronică versus factura primită prin sistemul național RO E-factura

Demarajul companiilor la început de an calendaristic 2025 pare a fi încetinit. Conștientizarea reluării cursei cu trenul schimbării în care te-ai urcat de o perioadă semnificativă este puțin întârziată. Însăși prezența ta în cursa digitalizării fiscale te îndeamnă însă la mobilizare. Mobilizare pentru a marca o traiectorie adecvată pentru bunul mers al companiei. Noul an stă sub egida diverselor incertitudini asupra cărora sunt necesare o serie de clarificări.

Deși implementat de o perioadă semnificativă de timp, sistemul național RO e-Factura reprezintă încă piatră de poticnire pentru mulți inițiatori de afacere. Utilizarea platformei este o reală provocare pentru cei cu vechime pe piața antreprenorială. Discuția este mult mai alambicată pentru antreprenorii inițiați, cei care abia zăresc linia orizontului antreprenorial. Aceștia au nevoie de inițiere, de instruire permanentă pentru a face față modificărilor multiple care se anunță val după val.

Începutul de an calendaristic 2025 aduce în atenția antreprenorilor implementarea obligativității facturării electronice pe direcția tranzacțiilor derulate între companii și persoane fizice. Pe acest nou fundal se impune recapitularea regulilor privind încărcarea facturilor în cadrul sistemului. Peste unele aspecte rămâne o negură care îngreunează înaintarea. Face imposibilă vizualizarea țintei, ralierea la calea pe care te-ai angrenat ca deținător de afacere.

O problematică ce necesită direcționarea eforturilor pentru eliminarea pâclei informaționale este legată de maniera transmiterii/primirii facturilor emise de către partenerii de la care am achiziționat bunuri și servicii. Unii antreprenori primesc facturile prin intermediul e-mailului și le înregistrează în contabilitate, fără a lua în considerare documentele primite prin intermediul sistemului național RO e-factura. Poate situația ți se pare real neancorată la realitate însă paleta este diversificată. Deși poate părea real surprinzător, trimiterea facturilor prin intermediul poștei electronice reprezintă încă o practică uzuală printre anumiți antreprenori. Ba chiar unele dintre aceste documente ajung să reprezinte exclusiv baza documentară principală a înregistrării operațiunilor în cadrul evidențelor entității. Chiar pe fondul implementării sistemului național RO e-Factura. Contravine acest aspect cu reglementările în vigoare privitor la facturarea electronică? Mai sunt valabile formularele primite prin intermediul e-mailului? Există reglementări proiectate în această direcție? Pot coexista ambele formulare ale facturii (cel primit prin intermediul adresei de e-mail precum și formularul generat din cadrul sistemului RO e-factura)? Este corect să înregistrăm tranzacția în contabilitate doar pe baza facturii primite prin intermediul poștei electronice? Rămâi alături de noi pentru a afla răspunsul la aceste întrebări ale momentului din mintea antreprenorilor.

Pe scurt!
Clarificări necesare cu privire la cele două nuanțe. Factura clasică VS factura primită în cadrul sistemului național RO e-Factura
Diferențe semnificative între facturile primite prin e-mail și cele primite prin E-factura
Un prim aspect…diferențe de formă
O altă nuanță…diferențe de fond
Care este abordarea problematicii expuse cu privire la noile reglementări în contextul obligativității facturării electronice în relația de tip B2C?

Clarificări necesare cu privire la cele două nuanțe. Factura clasică VS factura primită în cadrul sistemului național RO E-factura

Ce este bine să cunoaștem în prealabil, este faptul că, nu există constrângeri prevăzute de legislația facturării electronice cu privire la transmiterea prin intermediul e-mailului a facturii emise către client. Poți alege să informezi clientul cu privire la emiterea facturii și prin această modalitate de comunicare. Totuși, este nevoie să punctăm nuanța problematicii. De asemenea, înregistrarea în contabilitate a tranzacției economice se realizează pe baza facturii primite și descărcate din cadrul platformei naționale RO e-factura, ca bază documentară principală a tranzacțiilor realizate.

Totuși, începând cu data de 1 iulie 2024, legiuitorul precizează faptul că emitentul facturii are obligația transmiterii facturii prin intermediul sistemului național RO eFactura. Astfel, art. 10, alin. (1) al OUG 120/2021 cu modificările și completările ulterioare prevede faptul că emitentul facturii electronice are obligația de transmitere a acesteia către destinatar utilizând sistemul național privind factura electronică RO e-Factura, cu respectarea prevederilor.

Precizărilor Codului Fiscal în această direcție evidențiate în cadrul art. 319 Facturarea punctează în cadrul alin. 1^1, faptul că pentru operațiunile realizate între persoane impozabile sunt considerate facturi doar acele documente care îndeplinesc prevederile OUG 120/2021. În această manieră, considerăm doar facturile primite prin intermediul sistemului național RO e-factura, cu id de încărcare valid și asupra cărora s-a aplicat sigiliul Ministerului Finanțelor.

Diferențe semnificative între facturile primite prin e-mail și cele primite prin E-factura

Un prim aspect…diferențe de formă
Observațiile culese de pe terenul practicilor tranzacționale ne determină la expunerea a câtorva conjuncturi specifice din sfera facturării clasice/electronice. Un prim aspect spre care merită să direcționăm conul de lumină este legat de ,,dublarea dosarului de contabilitate”. În ce context discutăm despre acest fapt real al practicii de afaceri?  De exemplu, companiile de dimensiuni mici, atașează dosarului de contabilitate, secțiunea Intrări atât formularul primit prin intermediul poștei electronice (sau în format tipărit) de la furnizor la momentul achiziției bunului sau prestării serviciului cât și cel generat prin intermediul SPV din cadrul sistemului național RO e-Factura. Cel mai adesea acest fapt are loc în practica financiar-contabilă a entităților mici din teama contribuabililor de omisiune a unor aspecte pentru care pot fi trași de răspundere la o potențială inspecție fiscală. Acest aspect se reflectă în dosare de contabilitate substanțiale din punct de vedere al volumului documentelor cât și în risipa de hârtie și în creșterea consumului cu aceste materiale. Care ar fi recomandarea pentru a evita această situație și a promova diminuarea suprasolicitării cu documente a dosarelor de contabilitate? În primul rând un aspect care primează este legat de verificarea înregistrării corecte a tranzacțiilor în contabilitate pe baza facturilor primite în SPV. Este bine, pentru companiile mici să avem listată doar varianta în formatul generat de sistemul național RO e-Factura. De asemenea, este necesar să recurgem la arhivarea electronică a acesteia, arhivare care cuprinde documentul în format xml alături de sigiliul aplicat al Ministerului Finanțelor.

Dacă discutăm de companii mari, în care se remarcă un număr considerabil de operațiuni, și implicit un volum mare de facturi, listarea ambelor formulare sigur nu reprezintă un aspect avantajos pentru companii în realitatea financiară. De aceea, recomandarea este spre generarea formatului xml al facturii din cadrul platformei naționale, formatul pdf al documentului fiind utilizat doar pentru înregistrarea în contabilitate a operațiunii și listat doar la solicitarea organelor de control fiscal. De asemenea, dacă există posibilitatea generării unui raport cu facturile primite și trimise în cadrul sistemului național RO eFactura este indicat să atașăm un astfel de centralizator dosarului de contabilitate. Acesta trebuie să cuprindă aspecte legate de tipul facturii, denumirea partenerilor, numărul facturii, data facturii, baza impozabilă, valoarea tva-ului, suma totală, starea documentului încărcat în cadrul platformei, id de încărcare, id-ul de descărcare, și data la care a fost încărcat documentul. Atașarea acestui document la dosarul care cuprinde actele contabile alături de centralizatorul listat din cadrul softului de prelucrare a datelor ca dovadă a corelării informațiilor înregistrate cu cele care figurează în cadrul sistemului național RO e-Factura reprezintă un exemplu de bună practică de care antreprenorii ar trebui să țină cont. Acest aspect poate să fie un exemplu de bună conduită atât pentru contribuabilii mari cât și pentru micile companii. Pentru companiile în care se remarcă un număr redus de operațiuni și implicit un număr mic de documente de intrare/ieșire, putem să atașăm la dosarul de contabilitate și formularul listat din cadrul platformei RO e-factura.

O altă nuanță…diferențe de fond

Un alt aspect întâlnit în practica afacerilor naționale, este legat de diferențele de fond care apar între facturile primite prin intermediul e-mailului și cele primite prin intermediul SPV. Adesea, valorile finale a celor două facturi pot să difere. Diferența poate fi nesemnificativă însă totuși există. De exemplu, în cadrul formularului primit pe e-mail avem înscrisă în coloana valoare totală suma de 250,10 lei iar în e-Factura valoarea totală este de 250,15. Cum ar trebui să procedăm în această situație? Un prim aspect de care este bine să ținem cont este legat de faptul că ar trebuie să considerăm pentru înregistrarea în contabilitate factura primită prin intermediul SPV, și anume cea care are înscrisă valoarea de 250,15 lei. În această situație mai regăsim încă o nuanță a problematicii. Care dintre cele două facturi ar trebuie considerate pentru achitarea datoriei față de furnizor? Există situații în practica afacerilor când este achitat furnizorul pe baza facturii primite la momentul prestării serviciului, achiziției de bunuri ori executării de lucrări, factura care este ulterior încărcată în cadrul sistemului național, existând posibilitatea apariției acestor diferențe. Pentru a evita eventuale neplăceri în privința încărcării soldurilor furnizorilor cu valori nesemnificative, recomandarea ar fi ca plata tranzacției să se realizeze pe baza facturii primite prin intermediul SPV.  Acest aspect poate avea o serie de implicații pozitive asupra optimizării sistemului în privința respectării termenelor de transmitere a facturilor emise prin intermediul platformei naționale RO eFactura. Dacă furnizorul dorește încasarea drepturilor bănești cuvenite ca urmare a derulării tranzacției, va încărca cu celeritate factura în SPV. Astfel, clientul va vizualiza și înregistra în contabilitatea entității la momentul oportun tranzacția având posibilitatea deducerii TVA-ului în luna aferentă operațiunii realizate.

Care este abordarea problematicii expuse cu privire la noile reglementări în contextul obligativității facturării electronice în relația de tip B2C?

Noile reglementări în materie de facturare electronică aduc o serie de semne de întrebare pe terenul practicii tranzacționale. Rămânem în sfera problematicii expuse cu privire la factura primită prin e-mail vs factura primită prin intermediul E-facturii. Dacă în cazul relației de tip B2B, nu este necesară transmiterea facturii emise prin intermediul adresei de e-mail, fiind suficientă încărcarea acesteia în cadrul platformei naționale RO e-factura, situația stă diferit în cazul facturării către persoanele fizice. Astfel, chiar dacă a fost emisă și trimisă factura în cadrul sistemului național RO eFactura, este necesar să trimitem factura către persoana fizică și în formatul clasic prin intermediul adresei de e-mail sau în format fizic.

Așadar, raportat la problematica pusă în discuție prin intermediul acestui material, este bine să ținem cont de cele două fețe ale subiectului. Dacă discutăm despre facturile emise către parteneri persoane juridice (relația B2B), este indicat să ținem cont de documentul primit prin intermediul sistemului național RO eFactura. Nu este nevoie să transmitem și prin e-mail factura emisă către client. Totuși, nu există interziceri ale coexistenței celor două tipuri de documente (formularul generat de programul utilizat pentru facturare vs formularul specific al facturii generat din e-factura) în cadrul legislației în vigoare. Factura originală este considerată a fi xml-ul, de aceea recomandarea este să ne raportăm doar la acel document, atât pentru înregistrarea tranzacției în contabilitate cât și pentru achitarea datoriei față de furnizor. Totuși, dacă discutăm despre facturile emise către persoanele fizice (relație de tip B2C) este nevoie să transmitem prin intermediul adresei de e-mail factura emisă.

Referințe principale de informare

• Ordonanța de urgență nr. 120 din 4 octombrie 2021 privind administrarea, funcționarea și implementarea sistemului național privind factura electronică RO e-Factura și factura electronică în România, precum și pentru completarea Ordonanței Guvernului nr. 78/2000 privind omologarea, eliberarea cărții de identitate a vehiculului și certificarea autenticității vehiculelor rutiere în vederea introducerii pe piață, punerii la dispoziție pe piață, înmatriculării sau înregistrării în România, precum și supravegherea pieței pentru acestea, publicat în  Monitorul Oficial nr. 960 din 7 octombrie 2021.