E-Factura și instrumentele de încasare a creanței. Ce trebuie să știi despre acest aspect în contextul facturii electronice?

Paradigma facturării electronice a pus sub conul de lumină o serie de aspecte cu incidență asupra contrastării imaginii fidele a situației patrimoniale a unei companii. Impactul asupra derulării armonioase a operațiunilor și a oglindirii situației conforme cu realitatea economică responsabilizează antreprenorii spre direcția informării constante cu privire la utilizarea corectă a sistemului național RO e-Factura.

Poate părea un drum anevoios, ,,pavat” cu o multitudine de provocări. Real, este un traseu pe parcursul căruia vei întâlni multe obstacole. Înlăturarea acestora este condiționată de parteneriate bazate pe profesionalism, performanță și încredere. Conștienți fiind de necesitatea acestor 3 atribute în relația dintre tine ca antreprenor și noi, echipa Facturis ca furnizor de soluții informatice specializate de facturare şi gestiune stocuri, suntem aici pentru ca drumul spre conformare digitală să nu ți se mai pară anevoios. Ne ocupăm de obstacole, iar provocările devin oportunități pentru a optimiza indicatorii de performanță digitală ai afacerii tale.

Astăzi îți captăm atenția cu unul dintre aspectele care necesită rigurozitate în practica facturării electronice. Acesta este legat de modalitățile de încasare a facturii emise și transmise în cadrul platformei RO eFactura. Deoarece această problematică generează implicații la nivelul reflectării corecte în contabilitate a operațiunilor de încasări și plăți este deosebit de important să tratăm cu maximă responsabilitate aspectul în sensul marcării corecte a facturii din punct de vedere a instrumentului de încasare utilizat.

Înainte de aprofundarea efectivă a problematicii instrumentelor de încasare în context eFactura, este necesar să clarificăm opțiunile pe care le ai în vederea încasării unei creanțe, respectiv a plății unei datori. Opțiunile de stingere a unei creanțe/plată a unei datorii sunt multiple. Este important să fii familiarizat cu cea mai importantă delimitare a acestor instrumente. Astfel, putem utiliza mijloace de încasare/plată tradiționale sau moderne, bazate pe prezența efectivă a banilor cash sau efectuate în absența acestora.

Cel mai popular instrument de plată/încasare în practica de afaceri este redat de chitanță. Aceasta reprezintă un document justificativ care atestă depunerea unei sume în numerar și stingerea unei creanțe consemnate în contabilitate. La polul opus, instrumentele de plată fără numerar sunt focusate spre utilizarea frecventă a cardurilor bancare precum și a ordinului de plată. Și pe această latură, spectrul este larg.

La emiterea facturii care trebuie transmisă prin intermediul e-Facturii este esențial să ții cont de marcarea corectă din punct de vedere a modalității de încasare a creanței. Din păcate,  acesta este un aspect tratat cu superficialitate de către utilizatorii sistemului. Trebuie să cunoști însă faptul că indicarea corectă a instrumentului de încasare are implicații multiple asupra reflectării corecte a realității economice raportat la activitatea derulată de tine. Pentru reflectarea semnificației crescute a aspectului te invităm să vizualizezi mai jos principalele rațiuni care stau la baza consemnării corecte a manierei de încasare a creanței față de partenerul tău. Am sintetizat pentru tine semnificația aspectului susmenționat în sens dual. Astfel, impactul se manifestă în:

• Reflectarea corectă în contabilitate a operațiunii de plată (de exemplu, menționarea corectă a instrumentului de plată te ajută să înregistrezi corect în contabilitate modalitatea de plată a facturii primite de la partenerul tău). Tendința în practică este de eliminare a chitanțelor din dosarul cu acte contabile pe care contribuabilul îl predă serviciului contabilitate. Acest lucru îngreunează procesul de înregistrare contabilă a operațiunilor în contabilitate. Aspectul este acutizat pe marginea menționării greșite a instrumentului de încasare/plată pe documentul transmis în RO e-Factura. Astfel, contabilul trebuie ,,să scotocească” printre documentele contabile pentru a identifica maniera concretă de efectuare a plății, aspect aproape imposibil de realizat în afara existenței indicațiilor precise în acest sens.

Reamintim!
Începând cu data de 1 iulie 2024, doar facturile primite prin intermediul sistemului Efactura au rol de bază documentară pentru reflectarea operațiunii de achiziție în contabilitate. Este important așadar ca factura să reflecte imaginea realității economice a companiei reflectată prin elementele principale ale documentului.

• Impactul pozitiv asupra precompletării decontului de TVA (P300) prin marcarea corectă a manierei de încasare a creanței. Dacă factura este încasată cu bon fiscal, aceasta are incidențe asupra codificării tipului facturii prin marcarea acesteia cu codul 751. Astfel, se asigură preluarea corectă a facturilor încasate prin bon fiscal în cadrul P300 și este evitată denaturarea TVA-ul în cadrul decontului.

Exemplu de pe tărâmul practicii

Dacă ești persoană impozabilă plătitoare de TVA care aplică sistemul TVA la încasare și primești în cadrul e-Factura, documente care nu au mențiunea achitat cu chitanță iar dosarul predat contabilului nu include și documentul de plată, nu se poate deduce taxa pe valoare adăugată aferentă documentului primit, întrucât lipsește documentul care face dovada plății datoriei către furnizorul respectiv. Pe factura de la furnizor identificăm codul aferent instrumentului de plată fără numerar deși aceasta este achitată cu chitanță. Contabilul nu are posibilitatea de a intui maniera de stingere a datoriei, prin urmare nu poate reflecta realitatea economică a operațiunii de achitare a datoriei.

Acesta este doar un exemplu simplu despre impactul consemnării corecte a instrumentului de încasare a creanței/plată a datoriei pe factura transmisă/primită în cadrul sistemului.

Dacă ne raportăm la aplicația lansată de către Agenția Națională de Administrare Fiscală pentru emiterea facturii în formatul acceptat de către sistemul național RO e-Factura, aceasta menționează, în varianta extinsă, o serie de coduri pentru consemnarea încasării creanței. În cadrul secțiunii Detalii vânzător, la rândul instrucțiuni de plată (BT-81) poate fi menționat codul tipului de instrument de plată din cadrul unei liste predefinite care cuprinde 97 de metode. Dintre toate aceste instrumente regăsite în cadrul listei cele mai populare sunt corelate codurilor:

• cod 10-în numerar,
• cod 42-plata în contul bancar.

Alte metode sunt legate de codurile 20-cec, 21-bilet la ordin, 48-card bancar, 53-plată rapidă din trezorerie, 60-bilet la ordin, 68-serviciu de plată online, 97-compensare între parteneri etc.

Cele mai des utilizate coduri de către utilizatori la emiterea documentului sunt asociate încasării cu chitanță sau prin intermediul ordinului de plată.

Dacă încă nu te-ai raliat la cerințele actualității cu privire la utilizarea corectă a sistemului național RO e-Factura, acum este momentul. Materialul de mai sus aduce conștientizări în direcția marcării corecte a facturilor emise și transmise în cadrul platformei din punct de vedere a modalității de încasare a creanței, dacă discutăm de postura de emitent al documentului. Precum a fost semnalat pe parcursul articolului, acest aspect are o serie de implicații atât asupra laturii contabile în sensul evidențierii corecte a tranzacției în cadrul evidențelor cât și asupra laturii fiscale prin preluarea corectă a informațiilor în cadrul decontului precompletat de TVA.

Proiecție de viitor. Ce se va întâmpla cu instrumentele de încasare tradiționale în contextul conturat de paradigma e-Facturii?

Nu putem să omitem această întrebare atât de des vehiculată printre teoreticeni și practicieni deopotrivă. Care este viitorul instrumentelor de plată tradiționale? Este asigurată perpetuarea acestora în contextul facturării electronice, sau dimpotrivă, aceastea vor reprezinta o filă de istorie din cartea instrumentelor de plată? Ce ne asigură viitorul în materie de dispariție sau perpetuare a unor instrumente de plată rămâne de văzut. Un lucru este însă cert. Digitalizarea masivă a activităților din cadrul companiilor trasează noi orizonturi de operare a afacerilor. Modernizarea este de departe punctul cheie al viitorului în care funcționează afacerile. Un viitor în care tradiționalul în materie de instrumente de plată își pierde semnificativ din putere.

Referințe principale de informare

• Tipuri de instrumente de plată (BT-81), Aplicație web pentru completare factură în formatul electronic (XML- UBL) versiunea 1.0.8, disponibilă la adresa: https://www.anaf.ro/CompletareFactura/faces/factura/informatiigenerale.xhtml
• Dicționar de plăți, Educație financiară, Asociația Română a băncilor, material în format electronic, disponibil la adresa: https://www.educatiefinanciara.info/all-project-list/mic-dictionar-de-plati/
• Chitanța. Instrument de plată pe cale de dispariție în contextul E-factura?, https://blog.mfirme.ro/2024/09/24/chitanta-instrument-de-plata-pe-cale-de-disparitie-in-contextul-e-factura/