Arhivarea facturilor electronice în contextul dictat de eFactura. Ce ar trebui să cunoști pe această latură?

Contextul trasat de apariția sistemului informațional RO e-Factura a impus modificarea regulilor jocului pe terenul afacerilor românești. În timp ce unele aspecte sunt puse stringent sub lumina reflectoarelor, altele rămân ascunse sub cortina ambiguității și a nesiguranței. S-a scris mult și s-a discutat și mai mult despre aderarea companiilor la noutățile digitalizării fiscale. Dominant în acest spectru este de departe sistemul RO eFactura. La o simplă căutare pe internet a sintagmei e-factura sunt returnate o multitudine de rezultate care au în centru paradigma inovativă a modernității fiscale. Interesul este crescut așadar în acest sens. Te întrebi cum poți să faci față la toate aceste modificări.

Nu există o baghetă magică prin care să primești superputeri în cunoaștere deplină. Nu poți să cunoști în amănunțime toate aspectele legate de inovația fiscală prin digitalizare. Iar dacă vrei să lași în urmă digitalizarea din cauza sentimentului copleșitor de neputință, trebuie să știi că vei fi devansat de modernitate. Îți vei pierde relevanța.

Un lucru este cert. Trebuie ,,să joci după cum cântă societatea informațională”. Astfel spus, este imperativ să fie la curent cu tot ce înseamnă trenduri ale digitalizării fiscale. Să ai capacitatea necesară de a implementa inovativul. Fiecare popas conturat de noi, prin intermediul blogului nostru, pune ,,cărămidă cu cărămidă” bazele pentru ca tu să ai o fundație solidă pentru a guverna eficient schimbarea.

Precum spuneam cu câteva rânduri mai sus, materialele informative pe tema efacturii sunt numeroase. Sunt însă unele puncte care ,,stau în spatele scenei”. Vom aduce astăzi sub lumina reflectoarelor unul dintre aceste puncte.

Astfel, aducem în scenă subiectul arhivării facturilor electronice care circulă în sistemul național RO e-Factura. Cum poate fi văzută arhivarea documentelor pe terenul e-Facturii? Schimbă contextul trasat de digitalizare maniera de abordare a operațiunii de arhivare? Există reguli speciale în acest sens? Suntem obligați la arhivarea facturilor primite și trimise în cadrul sistemului? Acestea, precum și alte aspecte de interes pentru afacerea ta vor fi punctate în cele ce urmează.

Pe scurt!
La ce se referă arhivarea electronică a documentelor?
Care este sensul arhivării electronice?
Ce este documentul electronic?
Care este fișierul original al documentului facturii electronice?
Concret, ce anume arhivăm din cadrul sistemului național E-factura?
Cine trebuie să arhiveze facturile primire și transmise prin intermediul E-factura?
Care este durata de timp pentru care se stochează o factură?

Mai întâi…
Este oportun să delimităm semnificația arhivării. Trebui să cunoști în acest sens faptul că luna iunie a anului 2024 a marcat modificarea actului normativ care făcea trimitere la aspectele stocării documentelor. Astfel, este lansată Legea nr. 201 din 25 iunie 2024 pentru completarea Legii Arhivelor Naționale nr. 16/1996, precum și pentru modificarea și completarea Legii nr. 135/2007 privind arhivarea documentelor în formă electronică. Aceasta delimitează cadrul juridic în ceea ce privește operațiunile de creare, conservare, consultare și utilizare a documentelor care urmează a fi arhivate în formă electronică.

La ce se referă arhivarea electronică a documentelor?

Cunoaștem cu toții maniera de arhivare tradițională a documentelor. Mormane de documente, rafturi înghesuite cu dosare, spațiu supraaglomerat. În era digitalizării masive regulile jocului arhivării se modifică. Astfel, se asigură păstrarea documentelor în sensul arhivării acestora pe suporturi electronice. Toate aceste modificări sunt în tendința dictată de către modificările impuse prin societatea informațională modernă.

Care este sensul arhivării electronice?

Procesul de arhivare electronică face referire la totalitatea etapelor care constituie o activitate cu implicații asupra transferului documentelor dintr-un spațiu de lucru curent într-un depozit de arhivă electronică, cu scopul conservării acestora. Astfel, acestea sunt puse ,,la păstrat” pentru o perioadă definită de timp.

Ce este documentul electronic?

Prin document electronic înțelegem ,,orice conținut stocat în format electronic”. Prin urmare, putem să încadrăm la această categorie, fără îndoială, și facturile primite și transmise în cadrul sistemului național e-Factura.

Care este fișierul original al documentului facturii electronice?

Raportat la rigorile legislative, aspectele în această direcție sunt destul de clare. În contextul dictat de RO eFactura, cunoaștem faptul că documentul original al facturii este redat de fișierul xml. Deși în practică este utilizat formatul pdf al facturii, pentru ușurință în ordonarea logică a elementelor documentului, totuși cel cu valoare de originalitate este xml-ul însoțit de semnătura digitală a Ministerului de Finanțe. Baza legală a acestui aspect rezidă în art. 4, alin. (4) al Ordonanței de urgență nr. 120 din 4 octombrie 2021 privind administrarea, funcționarea și implementarea sistemului național privind factura electronică RO e-Factura și factura electronică în România: În situația în care factura electronică transmisă respectă structura prevăzută la alin. (1), se aplică sigiliul electronic al Ministerului Finanțelor și se comunică de îndată destinatarului. Aplicarea sigiliului electronic al Ministerului Finanțelor atestă primirea acesteia în sistemul național privind factura electronică RO e-Factura.

Concret, ce anume arhivăm din cadrul sistemului național E-factura?

Este important să știi faptul că trebuie să recurgi la arhivarea atât a facturilor primire cât și a celor transmise prin intermediul sistemului național RO eFactura. Noile reglementări în materie de arhivare a documentelor justificative menționează o perioadă de 5 ani pentru păstrarea acestora. Astfel, este important să recurgi la operațiunea de arhivare cu o anumită regularitate, ținând cont de faptul că facturile se păstrează în cadrul platformei de-a lungul unei perioade de timp limitate.

Important!
Este esențial să facem deosebire între xml-ul încărcat și cel validat de ANAF. Doar xml-urile validate de către ANAF sunt pretabile operațiunii de arhivare.

Cine trebuie să arhiveze facturile primire și transmise prin intermediul E-factura?

Una dintre discuțiile centrale ale tematicii este legată de persoana responsabilă cu arhivarea facturilor. În primul rând, responsabilitatea stocării fișierelor de tip xml revine contribuabililor. Este important să cunoaștem faptul că există furnizori acreditați în acest sens pentru prestarea de servicii de arhivare electronică. Astfel, aceștia au acoperirea contractuală când vine vorba de invalidarea unui fișier xml ori apariția anumitor erori legate de documentele descărcate din cadrul sistemului național RO e-factura.

Care este durata de timp pentru care se stochează o factură?

Arhivarea în sensul păstrării facturilor primite și transmise prin intermediul sistemului național RO e-factura se realizează pe o perioadă de 5 ani. Această perioadă curge de la momentul emiterii facturii respective. Astfel, dacă am emis și transmis în cadrul sistemului național RO e-factura, o factură cu data de 1 octombrie 2024, acestea se stochează până la data de 1 octombrie 2029. Atenție însă la îndeplinirea criteriului de validitate a documentului. Indexul de încărcare trebuie să corespundă unui document valid, fără erori.

Atenție!
Reiterăm faptul că facturile nu se arhivează decât în formatul xml. Fișierele pdf nu sunt destinate stocării, acestea având doar rol de facilitare a muncii personalului din cadrul departamentului financiar-contabil.

În final, este bine să cunoști faptul că, în context Efactura, ești responsabil de arhivarea documentelor primite și transmise prin intermediul platformei. Având în vedere implicațiile pe termen lung a problematicii și durata scurtă de timp pentru găzduirea facturilor în cadrul platformei recomandarea noastră este să te ocupi cu prioritate de aspectul arhivării facturilor.

Referințe principale de informare

• Legea nr. 135 din 15 mai 2007, privind arhivarea documentelor electronice, Publicată în Monitorul Oficial nr. 138 din 25 februarie 2014.
• LEGEA contabilității nr. 82 din 24 decembrie 1991, republicată, cu modificările și completările ulterioare, Publicată în Monitorul Oficial nr. 454 din 18 iunie 2008.
• Site-ul furnizorului de semnătură electronică acreditată, CertSign, https://www.certsign.ro/ro/qa-e-factura-si-arhivarea-electronica-a-facturilor/, accesat octombrie 2024.
• Site-ul furnizorului de semnătură electronică acreditată, CertSign, https://www.certsign.ro/ro/arhivarea-electronica-a-facturilor-din-ro-e-factura/, accesat octombrie 2024.
• Ordonanță de Urgență nr. 120 din 4 octombrie 2021 privind administrarea, funcționarea și implementarea sistemului național privind factura electronică RO e-Factura și factura electronică în România, precum și pentru completarea Ordonanței Guvernului nr. 78/2000 privind omologarea, eliberarea cărții de identitate a vehiculului și certificarea autenticității vehiculelor rutiere în vederea introducerii pe piață, punerii la dispoziție pe piață, înmatriculării sau înregistrării în România, precum și supravegherea pieței pentru acestea, Publicat în Monitorul Oficial nr. 960 din 7 octombrie 2021.