Top 5 indicatorii de business care pot fi urmăriți automat pe baza datelor din RO e-Factura

Încă de când a apărut sistemul RO e-factura și mai ales după perioada de stabilizare a paradigmei în viața afacerilor, antreprenorii își pun o serie de întrebări. Unele dintre acestea sunt extrem de pragmatice. Printre acestea se numără cele legate de impactul viitor al paradigmei asupra afacerii derulate. Și cum viitorul nu îl putem preconiza în condiții economice extrem de dinamice, ne vom plasa atenția asupra unei ipoteze punctuale și mai realiste și vom răspunde la o altă întrebare justă a antreprenorilor: Ce impact practic real manifestă RO e-factura în viața afacerii și cum pot valorifica informațiile specifice sistemului? Ce vor să cunoască cu alte cuvinte antreprenorii sau cei care conduc afaceri? Aceștia, printre care te numeri poate și tu, doresc să știe cum pot să valorifice practic informațiile ce definesc sistemul RO e-factura în legătură cu afacerea derulată. În altă ordine de idei, vor ca efortul lor de conformare în ceea ce privește parafigma RO e-factura să aibă și conotații practice pentru rolul lor de antreprenori sau conducători de afaceri.

Noi ne-am gândit la câțiva indicatori care pot fi analizați sau conturați pe baza informațiilor specifice sistemului RO e-factura. Aceștia pot fi de interes pentru tine, în calitate de antreprenor sau conducător de business. Evident, informațiile pe baza cărora sunt construiți aceștia pot să provină și din alte surse, însă, la momentul actual discutăm despre valorificarea informațiilor specifice provenite din sistemul RO e-factura. Iată lista indicatorilor:

1. Tendințele cifrei de afaceri (aproape) în timp real

Înțelegerea impactului cifrei de afaceri de către cei care conduc un business este vitală. Termenul trebuie înțeles corect. Mai mulți antreprenori greșesc adesea interpretarea acestuia. Cifra de afaceri nu este nici profit, nici banii lichizi ce figurează în contul de casierie sau disponibilitățile bănești din conturile bancare. Aceasta este în indicator care arată nivelul de prosperitate al afacerii tale prin prisma volumului activității de bază. Principalele informații prezentate de către facturile emise și transmise în RO e-factura fac referire la: valoarea totală a bunurilor comercializate, serviciilor prestate sau lucrărilor executate care cuprinde baza impozabilă și valoarea TVA-ului. Din punct de vedere contabil, cifra de afaceri este formată din conturile din clasa 7 de conturi, mai precis: 701 Venituri din vânzarea produselor finite, 702 Venituri din vânzarea semifabricatelor, 703 Venituri din vânzarea produselor reziduale, 704 Venituri din servicii prestate etc.

Cu anumite aplicații specifice, pot fi conturate rapoarte lunare extrase din RO e-factura care cuprind:

• Evoluția lunară a veniturilor. Cu ajutorul rapoartelor conturate pe baza RO e-facturii poți să evaluezi nivelul veniturilor cu o regularitate lunară. În acest sens, există posibilitatea de a contura tablouri de bord lunare sau bilunare care să te ajute să identifici tendințe și să evaluezi nivelul concret al cifrei de afaceri. Totuși, nu uita faptul că, de exemplu, veniturile obținute din străinătate nu sunt cuantificate prin intermediul platformei, neexistând obligativitatea de a transmite facturile emise către parteneri străini în cadrul sistemului.
• Abateri ale valorilor cifrei de afaceri de la obiectivele stabilite. Este tot mai la modă ca cei care conduc afaceri să își stabilească obiective pentru fiecare indicator economico-financiar definitoriu pentru activitatea derulată. Am putea spune faptul că aceasta este chiar o necesitate a afacerilor moderne care vor să fie propulsate spre niveluri de performanță ridicate. Utilizând smart informațiile provenite din diverse paradigme ale digitalizării fiscale, acest aspect este posibil.

Funcție de aceste valori, pot fi apreciate momentele de creștere, scădere, declin. De asemenea, pe baza trendurilor identificate, se pot adopta decizii importante pentru activitatea comercială a companiei și nu numai.

2. Structura principalilor clienți și gradul de dependență a acestora

Cel mai adesea, fără ca nici măcar să sesizeze, unele companii sunt ”dependente” de relația doar cu anumite categorii de clienți. Acest aspect nu este în definitoriu nefavorabil, însă poate limita activitatea derulată de companie și restrânge anumite oportunități de dezvoltare. De asemenea, discutăm și despre limitarea veniturilor doar la anumite categorii de clienți. Prin analiza facturilor emise și transmise în cadrul RO e-factura se poate determina:

• Ponderea clienților în totalul veniturilor facturate. Vei identifica în manieră concretă clienții care contribuie preponderent la conturarea cifrei de afaceri și vei putea adopta decizii strategice: de exemplu cum să procedezi pentru a nu interveni monotonia în relația comercială.
• Maniera de conturare a portofoliului. Vei identifica în mod concret cum este structurat portofoliul de clienți. Acest aspect îți oferă perspectiva prioritizării anumitor tipuri de colaborări pentru optimizarea activității comerciale și diversificarea bazei de clienți.

3. Analiza sezonalității sau a fluctuațiilor încasărilor

În foarte multe domenii de activitate se remarcă perioade fluctuante în ceea de privește facturarea. În unele perioade aceasta este semnificativă, de vreme de în altele se facturează la o intensitate mai redusă. Analiza datelor din RO e-factura în ceea ce privește facturile emise ne oferă posibilitatea de a identifica trendurile raportat la lunile cu cele mai mari încasări, perioada cu cele mai reduse încasări, comportamentele clienților în momente distincte ale anului. La ce ne ajută concret aceste informații: 1. Așa cum spuneam, să identificăm diferite atitudini comportamentale ale clienților în ceea ce privește intenția de cumpărare a bunurilor comercializate de compania noastră ori a serviciilor prestate; 2. Să identificăm perioadele de scădere a cererii și implicit de reducere a activității de facturare sau minimizare a veniturilor. Cunoscând aceste aspecte punctuale, vom putea să planificăm mult mai eficient campaniile de marketing, stocurile și personalul.

4. Componența sau structura cheltuielilor

Tot pe marginea facturilor primite în cadrul RO e-facturii putem să determinăm clar maniera în care compania își distribuie resursele. Toate facturile primite în cadrul platformei pot fi comensurate pentru a identifica maniera de structurare a cheltuielilor. De ce este important acest aspect? Deoarece te ajută punctual să identifici principalele tipuri de cheltuieli realizate de către compania ta într-o anumită perioadă de referință, să identifici de asemenea și posibilități de renegociere a contractelor și să conștientizezi anumite riscuri generate de dependența de anumite categorii de furnizori.

Identificând structura exactă a cheltuielilor, vei avea posibilitatea de a vedea care sunt cele mai frecvent efectuate cheltuieli și să identifici tehnici de eficientizare a acestora.

5. Identificarea clienților inactivi

Prin analiza facturilor emise, ai posibilitatea să identifici în dinamică statutul clienților. Astfel, poți să vezi care sunt clienții care și-au redus activitatea și pe baza acestor informații să îți optimizezi politica comercială. Toate acestea, cu scopul îmbunătățirii parametrilor de performanță ai activității comerciale. Există posibilitatea ca pierderea unui client să fie sesizată de către departamentul comercial abia după câteva luni, aspect care poate fi destul de tardiv sau acestea sunt deja vizibile în cifra de afaceri. Un client care a fost inactiv o anumită perioadă de timp, nu este un client pierdut. În practică, sunt frecvente mai multe situații:

• Clientul nu a achiziționat în mod frecvent în ultima perioadă;
• Valoarea facturării către acest client s-a redus semnificativ în ultimele luni;
• Clientul a migrat către un alt concurent.

În contextul în care intervenim oportun, există posibilitatea ca relația comercială să fie salvată. Inactivitatea clienților poate fi identificată pe baza lipsei totale a comenzilor către compania noastră, scăderea valorii facturate precum și schimbarea structurii comenzilor. De ce este importantă identificarea inactivității clienților tăi? Deoarece studiile arată faptul că este mult mai dificilă atragerea unui nou client decât menținerea unuia existent.

Aceștia reprezintă 5 indicatori care pot fi analizați pe baza informațiilor generate prin intermediul RO e-facturii. Datele specifice sistemului RO e-facturii nu trebuie privite strict pentru conformare legislativă, ca informații care ajută la menținerea gradului de conformitate fiscală. Ele pot deveni un instrument puternic pentru ceea ce reprezintă și alte analize realizate de către management. Toate sistemele digitalizării fiscale nu trebuie privite izolat. Informațiile specifice acestora pot să facă subiectul unor analiză adiacente care să te ajute să obții și alte informații esențiale care să susțină procesul de asistare a deciziilor.

Referințe principale de informare

• Stănciulescu Elena, Sistemul național RO e-Factura, un pas important pentru transformarea digitală a relației dintre antreprenor și stat, CECCAR BUSINESS REVIEW ISSN 2668-8921 • ISSN-L 2668-8921 N0 12/2023, material în format electronic.
• Vasile Robu, Nicolae Georgescu, Analiză economico-financiară, Academia de Studii Economice Bucureşti, Biblioteca digitală, material în format electronic.