RO e-Factura și chat GPT – episodul 2

Asistent digital în soluționarea spețelor legate de facturare sau impediment real care conduce la neconformitate legislativă?

Episodul II

Orice conducător de afacere responsabil va căuta cele mai bune soluții legate de conformitate fiscală, digitală și legislativă pentru afacerea condusă. Într-o lume în care una dintre cele mai reprezentative tehnologii moderne este inteligența artificială, sursa de prelevare a informațiilor de orice natură cunoaște anumite modificări. Cei mai mulți antreprenori, chiar dacă nu atestă foarte frecvent acest aspect, recurg la aceste soluții pentru a afla diverse informații legate de contabilitate, fiscalitate și aspecte digitale din sfera proceselor organizaționale. Deși poate părea cea mai potrivită și facilă soluție de informare, totuși s-ar putea să apară anumite sincope iar linia de demarcație dintre conformitate și neconformitate să fie extrem de fină, motiv pentru care antreprenorii pot să nu sesizeze diferențele.

Această miniserie a luat contur din necesitatea identificată din practica de afaceri în ceea ce privește clarificări legate de utilizarea și utilitatea unui instrument de genul chat GPT. Prea des este utilizat acest instrument pentru absolut orice aspect din spectrul antreprenorial, în absolut orice speță și la absolut orice moment. Acest aspect se poate dovedi real periculos pentru cei care nu cunosc nuanțele legislative și caracterul de ambiguitate al acestora.

Deoarece una dintre cele mai utilizate paradigme la momentul actual în cadrul companiei este reprezentată de RO e-factura, am demarat procesul de identificare a gradului de relevanță a răspunsurilor oferite de către chat GPT în acest spectru. Scopul principal al acestor materiale este reprezentat de identificarea gradului de relevanță a informațiilor generate de către aceste instrumente, având în vedere faptul că sunt extrem de utilizate la momentul actual în cadrul companiilor pentru a adopta decizii care pot influența gradul de conformitate legislativă și fiscală a acesteia. Cu alte cuvinte, conducătorilor de business li se pare mult mai facil sau mai la îndemână să apeleze la un instrument rapid și care să nu fie așa de costisitor precum este sfatul unui consultant fiscal uman. Totuși, s-ar putea ca unele aspecte să nu fie deloc atât de simple și să existe un pericol la care se pot expune din punct de vedere a validității acestor informații.

Episodul anterior a debutat cu o primă exemplificare în ceea ce privește aspectele legate de tabloul contribuabililor obligați la utilizarea sistemului RO e-factura în anul 2026. Una dintre cele mai importante întrebări atunci când vine vorba despre aplicabilitatea sistemului sau a platformei. Prima întrebare cuprinsă în analiza pe care dorim să o realizăm a fost legată de tabloul complet al contribuabililor ce aplică la momentul actual reglementările în materie de RO e-factura, imagine vizualizată prin lupa noilor modificări valabile începând cu data de 1 iunie 2026. În primul rând, răspunsul a fost conturat din perspectiva profesionistului uman, prin apelul la legislația în vigoare raportat la acest subiect. În acest sens, am conturat răspunsul complet la întrebarea: Care sunt categoriile de utilizatori ai platformei RO e-factura, ținând cont și de modificările lansate începând cu 1 iunie 2026? Deci, am răspuns la această întrebare din perspectiva profesionistului uman, care utilizează ca principale instrumente de analiză: actele normative și raționamentul profesional. Ulterior conturării răspunsului, am adresat aceeași întrebare lui chat GPT cu intenția de a analiza modul de raportare a acestuia la ceea ce presupune această speță. Cele două răspunsuri complexe alături de analiza rezultatelor returnate de către chat GPT pe această speță le regăsim punctual în cadrul episodului anterior.

În cele ce urmează vom analiza alte aspecte din spectrul RO e-facturii, raportat la normele de utilizare a acesteia și la aplicabilitatea în viața practică a afacerilor, prin lentila instrumentului chat GPT. Așa cum menționam și anterior, considerăm extrem de oportună conturarea acestor materiale, întrucât pericolul înlocuirii sfatului specialistului uman cu cel al unui instrument digital modern este foarte mare, aceasta fiind o tentație tot mai prezentă în rândul persoanelor care doresc să inițieze afaceri și care le conduc.

Episodul de astăzi aduce în discuție aspecte legate de termenele care planează în jurul paradigmei RO e-factura. Discutăm punctual despre termenul de transmitere a facturilor în cadrul platformei și despre o imagine a modificării acestuia.

Ce trebuie să menționăm de la bun început, este faptul că pentru conturarea episoadelor legate de aplicabilitatea chat GPT în sfera RO e-facturii, am utilizat versiunea gratuită a acestei aplicații, aspect care poate limita funcțiile acestuia. Cu toate acestea, o serie de antreprenori utilizează varianta open access a acestui instrument. De aceea, în primă fază vom explora capacitate acestei versiunii în ceea ce privește conturarea unor răspunsuri relevante în diverse spețe financiar-contabile sau de natură fiscală.
Episodul anterior din această miniserie a direcționat conul de lumină spre una dintre cele mai importante spețe din cadrul RO e-facturii, și anume cea referitoare la categoriile de contribuabili obligate la utilizarea sistemului. Toate aspectele legate de explorarea modului de raportare al acestui instrument la speța lansată le regăsim în cadrul primului episod.

În episodul de astăzi vom explora modul de raportare al instrumentului chat GPT la diverse termene asociate utilizării sistemului. Vom vedea în ce măsură acest instrument cunoaște termenul de transmitere în cadrul sistemului a facturilor emise și care au fost nuanțele cu privire la acest aspect.

Întrebarea adresată instrumentului chat GPT de această dată este:

Care este termenul legal de transmitere a facturii emise în cadrul sistemului RO e-factura și cum a fost acesta modificat până la forma actuală?

Să vedem așadar răspunsul lui chat GPT la această speță.

Termenul legal de transmitere a facturii în sistemul RO e-Factura a suferit mai multe modificări de la introducerea obligativității generale în relația B2B, până la forma actuală aplicabilă în 2026.
Evoluția termenului de transmitere în RO e-Factura
Perioada Termen legal
1 ianuarie 2024 – 30 iunie 2024 5 zile lucrătoare de la data emiterii facturii
1 iulie 2024 – 31 decembrie 2025 5 zile calendaristice de la data emiterii facturii
De la 1 ianuarie 2026 (forma actuală) 5 zile lucrătoare de la data emiterii facturii
Regula actuală (în vigoare din 1 ianuarie 2026)
Conform art. 10 alin. (7) din OUG nr. 120/2021, modificată la sfârșitul anului 2025, factura trebuie transmisă în sistemul național RO e-Factura:
în termen de 5 zile lucrătoare de la data emiterii facturii, dar nu mai târziu de 5 zile lucrătoare de la data-limită prevăzută de Codul fiscal pentru emiterea facturii.
Practic, la calculul termenului nu se iau în considerare:
• sâmbăta;
• duminica;
• sărbătorile legale.
De ce a fost modificat termenul?
În perioada 2024–2025, termenul de 5 zile calendaristice genera dificultăți atunci când factura era emisă înainte de weekend sau de sărbători legale. Începând cu 2026, legiuitorul a revenit la termenul de 5 zile lucrătoare pentru a facilita conformarea contribuabililor.

Analiza răspunsului oferit de chat GPT

Chat GPT identifică corecte cele 3 nuanțe cu privire la modificările intervenite de-a lungul timpului raportat la perioada de transmitere a facturilor în cadrul platformei. Totuși, o remarcă importantă de care trebuie să ținem cont este legată de faptul că sursa principală de informare nu este actul normativ ce reglementează funcționarea RO e-facturii ci diverse site-uri de specialitate.
Chat GPT identifică corect termenul actual privind transmiterea facturilor în cadrul sistemului RO e-factura: 5 zile lucrătoare. De asemenea, acesta identifică și celelalte două nuanțe ale termenului de transmitere sau modificările survenite de-al lungul timpului în cadrul acestora.

Ideea generală este legată de faptul că chat GPT identifică corect termenul de transmitere a facturilor în cadrul platformei și face referire în manieră adecvată și la nuanțele acestuia. Totuși, principala remarcă legată de răspunsul returnat este faptul că sursele de informare ale instrumentului nu sunt reprezentate de actele normative. Aplicarea modificărilor legislative la nivelul unei companii nu se poate baza pe informațiile care provin din surse neoficiale, cum sunt anumite bloguri care explică legislația. Nu spunem că acestea nu sunt corecte sau greșit explicate, însă principalul aspect de care trebuie să ținem cont, atunci când dorim să integrăm la nivelul activității derulate modificările de natură legislativă este să lecturăm legile care fac trimitere la aceste modificări.

În cadrul OUG 120/2021 regăsim un aspect important menționat cu privire la calculul termenului de transmitere a facturilor în cadrul platformei. Acesta a fost inclus de dată recentă, având în vedere neclaritățile exprimate ale contribuabililor cu privire la acest aspect. Astfel, în cadrul art. 10, alin. 7 este menționat faptul că: Calculul termenului-limită se efectuează conform Regulamentului (CEE, Euratom) nr. 1182/71 al Consiliului din 3 iunie 1971 privind stabilirea regulilor care se aplică termenelor, datelor și expirării termenelor. Astfel, chat GPT nu remarcă această nuanță. De altfel, nuanța nu a fost cuprinsă în cadrul OUG 120/2021 de la momentul lansării actului normativ ci doar de la data de 1 ianuarie 2026. Mai multe cu privire la acest aspect vom discuta în cadrul altor episoade viitoare.

Din răspunsul oferit de către chat GPT cu privire la provocarea lansată, putem să concluzionăm faptul că informațiile cu privire la termenul de transmitere în RO e-factura a facturilor emise a fost corect menționat. Pentru a identifica dacă chat GPT cunoaște și baza legală în ceea ce privește termenul de transmitere îi vom adresa următoarea întrebare în cadrul aceluiași chat:

Iată mai jos răspunsul lui chat GPT la această întrebare:

Baza legală trebuie analizată din două perspective: (1) norma specială care stabilește termenul de transmitere în RO e-Factura și (2) norma generală care stabilește modul de calcul al termenelor.
1. Actul normativ care stabilește termenul
Termenul este prevăzut de Ordonanța de urgență a Guvernului nr. 120/2021, art. 10 alin. (7), în forma aplicabilă de la 1 ianuarie 2026.
Textul prevede că factura se transmite în sistem:
„în termen de 5 zile lucrătoare de la data emiterii facturii, dar nu mai târziu de 5 zile lucrătoare de la data-limită prevăzută pentru emiterea facturii la art. 319 alin. (16) din Codul fiscal.”
2. Actul normativ care stabilește modul de calcul al termenului
OUG nr. 120/2021 nu conține reguli proprii privind calculul termenelor. În consecință, se aplică regulile generale din dreptul român.
În practică, calculul termenelor se realizează potrivit art. 181 din Legea nr. 134/2010, care consacră regula potrivit căreia, atunci când legea stabilește un termen exprimat în zile:
• ziua de la care începe să curgă termenul nu se ia în calcul;
• termenul se împlinește la expirarea ultimei zile;
• atunci când legea utilizează expres sintagma „zile lucrătoare”, în calcul se includ numai zilele lucrătoare, fiind excluse sâmbăta, duminica și sărbătorile legale.
Exemplu
• Factura este emisă luni, 6 iulie.
• Ziua emiterii nu se ia în calcul.
• Cele 5 zile lucrătoare sunt:
o marți (1),
o miercuri (2),
o joi (3),
o vineri (4),
o luni (5).
Termenul expiră luni, dacă între timp nu intervine o sărbătoare legală.

În răspunsul conturat de chat GPT nu regăsim menționat Regulamentului (CEE, Euratom) nr. 1182/71 al Consiliului din 3 iunie 1971 privind stabilirea regulilor care se aplică termenelor, datelor și expirării termenelor, însă acesta face trimitere la o serie de alte acte normative. Acestea trebuie analizate contextual, în lumina noilor modificări și ținând cont de valabilitatea actelor normative.

Atunci când utilizăm chat GPT în activitatea financiar-contabilă și fiscală trebuie să fie extrem de precauți. Nu putem să îl utilizăm oriunde și oricum. Contabilii și cei care lucrează în domeniul financiar-contabil și fiscal au nevoie de astfel de instrumente care să le faciliteze real munca derulată, însă cheia principală în legătură cu relația cu aceste instrumente este legată de utilizarea inteligentă a acestora. În cadrul materialelor care urmează te vom învăța cum să utilizezi responsabil chat GPT.

Referințe principale de informare

• Ordonanță de urgență nr. 120 din 21 decembrie 2023 privind stabilirea cadrului financiar general pentru utilizarea celei de-a doua contribuții financiare elvețiene nerambursabile acordate României prin intermediul Programului de cooperare elvețiano-român vizând reducerea disparităților economice și sociale în cadrul Uniunii Europene, precum și a contribuției naționale aferente acestei asistențe, Publicat în Monitorul Oficial nr. 1172 din 22 decembrie 2023.