Minighid de conformare. RO E-factura și prestatorii persoane fizice identificați prin CNP. Răspunsuri la cele mai importante întrebări

Foarte puțin timp ne desparte de ,,activarea” uneia dintre cele mai recente modificări în tabloul de aplicabilitate a utilizării sistemului RO e-factura. Este vorba despre obligativitatea persoanelor fizice identificate drept furnizori sau prestatori de servicii în relațiile cu colaboratorii prin intermediul unui cod numeric personal. Această obligativitate a fost lansată prin intermediul Ordonanţei de urgenţă nr. 89 din 23 decembrie 2025 pentru modificarea şi completarea Legii nr. 227/2015 privind Codul fiscal, reglementarea unor măsuri iscal-bugetare, precum şi pentru modificarea şi completarea unor acte normative. Deși în mai puțin de o lună acest cadru este completat de noua categorie de utilizatori, există anumite neclarități cu privire la acest aspect.

În noul context al obligativității ralierii persoanelor fizice identificate în relația cu furnizorul pe baza codului numeric personal, identificăm o serie de întrebări relevante ale acestora neclarificate de către legislația în vigoare. Principalele nelămuriri alte acestor categorii de contribuabili sunt reprezentate de următoarele întrebări:
1. Cine se încadrează punctual la acest tip de contribuabili, sau cu alte cuvinte care sunt concret categoriile de persoane care trebuie să utilizeze RO e-factura începând cu data de 1 iunie 2026?
2. Care este punctul de start al utilizării platformei pentru aceste categorii de personae și ce obligații intervin cu privire la acest aspect?
3. Sunt necesare proceduri realizate în prealabil de către aceste persoane pentru a începe utilizarea sistemului?
4. Cum se pot înregistra aceste categorii de persoane pentru începerea utilizării platformei RO e-factura?
5. Care este procedura pentru a amâna utilizarea sistemului până la termenul limită privind ralierea la această modificare?
6. După ce am ieșit temporar din Registrul RO e-factura oobligatoriu, care este procedura în vederea reutilizării sistemului?
7. Care este modul de conectare în cadrul RO e-factura în cazul furnizorilor/prestatorilor identificați prin intermediul codului numeric personal?
8. Am nevoie de certificat de semnătură electronică digitală pentru a utiliza sistemul RO e-factura?
9. Trebuie să utilizez aplicații de facturare integrate cu sistemul RO e-factura sau este suficient dacă utilizez aplicația pusă gratuit la dispoziția contribuabililor de către ANAF?
10. Care sunt perspectivele cu privire la utilizarea aplicației de către persoanele fizice identificate drept furnizori/prestatori identificați prin CNP?
11. Cum mă raportez la autofacturare în acest context? Speță din spectrul autofacturării în cadrul noilor contexte

Acestea sunt 10 cele mai importante întrebări ale momentului cu privire la utilizarea platformei RO e-factura de către utilizatorii reprezentați de furnizori/prestatori persoane fizice identificate în relația cu clienții prin intermediul CNP.
Vom contura răspunsul la aceste întrebări pe parcursul a două episoade. În acest mod, vom clarifica câteva dintre întrebările persoanelor fizice care urmează să utilizeze oficial RO e-factura începând cu luna iunie a anului curent. Să începem așadar cu prima întrebare:

1. Cine se încadrează punctual la acest tip de contribuabili, sau cu alte cuvinte care sunt concret categoriile de persoane care trebuie să utilizeze RO e-factura începând cu data de 1 iunie 2026?

Conform modificările recente din sfera tabloului aplicabilității paradigmei, din luna ianuarie a anului 2026, imaginea contribuabililor care aplică sistemul RO e-factura trebuia completată cu încă o categorie neașteptată de contribuabili. Este vorba despre persoanele fizice care derulează cu o anumită regularitatea activități economice, în baza codului numeric personal și nu a unui cod de identificare fiscală. Deci, codul de identificare ala acestora în relațiile comerciale derulate este CNP-ul, nu CIF-ul. Punctual, este vorba despre persoanele fizice care nu își derulează activitatea sub forma unei persoane fizice autorizate identificate prin intermediul unui cod CAEN și a unui cod de indentificare fiscală și înregistrată la Oficiul Național pentru Registrul Comerțului ci principalul mod de identificare este prin intermediul codului numeric personal.
Pentru a afla mai multe detalii despre categoriile de viitori utilizatori persoane fizice, te invităm să accesezi unul dintre articolele noastre care punctează aceste aspecte: https://ro-efactura.ro/furnizorii-prestatorii-persoane-fizice-identificati-prin-cnp-obligati-la-utilizarea-ro-e-factura/. În cadrul acestui material, am discutat mai multe aspecte despre această nouă categorie de contribuabili care trebuie să se ralieze modificărilor.

2. Care este punctul de start al utilizării platformei pentru aceste categorii de persoane și ce obligații intervin cu privire la acest aspect?

Persoanele juridice, cel mai adesea, trec mai ușor prin multiplele modificări de natură fiscală, digitală ori legislativă propuse de către mediul legislativ. Acest aspect se datorează susținerii acestora de către specialiștii din zona fiscală și financiară cu care ei colaborează.
Din postura unei persoane fizice, nu avem atât de multe resurse atunci când vine vorba de mobilizarea pentru racordarea la modernitate legislativă. Pentru aceasta, am conturat pentru tine minighidul de conformare legislativă și fiscală din perspectiva persoanei fizice obligată la respectarea reglementărilor privitoare la utilizarea sistemului RO e-factura.
În ceea ce privește punctul de start al utilizării platformei acesta este reprezentat de transmiterea în cadrul SPV a „Cererii privind înregistrarea în Registrul RO e-Factura obligatoriu” sau a formularului 082. Acest formular a cunoscut o serie de modificări în ultima perioadă, fiind actualizat în contextul obligativității înscrierii persoanelor fizice în cadrul registrului RO e-factura.
Practic, contribuabilii persoane fizice au posibilitatea de a transmite automat cererea de înregistrare în cadrul registrului RO e-factura direct din SPV, de la secțiunea RO e-factura, formular 082, poarta de intrare în cadrul sistemului fiind redată chiar de acest pas.
Astfel, cea mai simplă metodă este redată de accesarea contului SPV pe baza credențialelor de logare și solicitarea înscrierii din secțiunea RO e-factura. Cererea de solicitare va fi soluționată într-un timp foarte scurt (maxim 3 zile lucrătoare), iar apoi, sistemul RO e-factura devine functional pentru persoana fizică în cauză. O altă variantă ar fi cea reprezentată de completarea cererii și trasmiterea acesteia prin intermediul formularului de contact din cadrul Spațiului Privat Virtual. Cererea de înrolare a persoanelor fizice în cadrul sistemului RO e-factura a cunoscut câteva modificări pe fondul schimbărilor legislative lansate în ultima perioadă în mediul de afaceri. De exemplu, odată cu lansarea posibilității de ieșire temporară din cadrul sistemului RO e-factura valabilă în cazul persoanelor fizice înregistrate pe baza CNP-ului, prin intermediul Ordinului nr. 378 din 22 martie 2026, a fost introdusă secțiunea care oferă posibilitatea ieșirii din sistem aferentă capitolului III. Cerere privind scoaterea din Registrul RO e-Factura obligatoriu. Opțiunea de ieșire temporară din cadrul sistemului conform reglementărilor nu o regăsim operaționalizată direct din Spațiul Privat Virtual.
Tot în cadrul cererii, regăsim mențiuni legate de termenul limită de înscriere a persoanelor fizice identificate prin intermediul CNP-ului în cadrul platformei RO e-factura pentru a începe utilizarea la data de 1 iunie 2026. Așadar, ultima zi de înscriere a acestora este reprezentat de data de 26 mai 2026.
Așadar, punctul zero al utilizării platformei RO e-factura din perspectiva persoanei fizice identificate în relația cu furnizorul prin intermediul CNP-ului este redat de înregistrarea în cadrul sistemului pe baza transmiterii cererii aferentă formularului 082.

3. Sunt necesare proceduri realizate în prealabil de către aceste persoane pentru a începe utilizarea sistemului?

Toți contribuabilii persoane fizice se întreabă dacă sunt necesari de parcurs anumiți pași înainte de a transmite efectiv prima factură în cadrul sistemului național RO e-factura. Problematica în acest sens nu este foarte complexă. După ce am transmis cererea de înscriere în cadrul registrului RO e-factura obligatoriu și am primit răspunsul înrolării în cadrul sistemului, putem deja să transmitem prima factură în cadrul RO e-factura. Tot în acest cadru, se pune problema obligativității achiziționării unui certificat de semnătură electronică digitală. Răspunsul ANAF, Asistență contribuabili la una dintre spețele pe această temă a condiționării utilizării sistemului RO e-factura de achiziționarea unui certificat digital a fost negativ. Cu alte cuvinte, logarea în cadrul sistemului RO e-factura se realizează pe baza numelui de utilizator și a parolei, fără a fi necesară utilizarea în prealabil a unui certificat de semnătură electronică digitală. Evident, cei care doresc utilizarea unui soft modern de facturare, aspect recomandat pentru fluidizarea întregului proces de încărcare a facturilor în cadrul platformei, pot achiziționa un certificat de semnătură electronică.
Problematica privitoare la aspectele legate de utilizarea sistemului RO e-factura în calitate de persoane fizice identificate în relația cu furnizorul prin intermediul CNP-ului nu este una facilă. Tocmai de aceea, pentru a veni în sprijinul real al acestor categorii de persoane, vom răspunde la cele mai importante dileme cu privire la acest aspect. Rămâi altături de noi pentru a afla răspunsul și la celealte întrebări adresate în preambulul acestui material. Toate acestea, în episodul următor.

Referințe principale de informare

• Codul fiscal din 8 septembrie 2015 (Legea nr. 227/2015), Publicat în Monitorul Oficial nr. 688 din 10 septembrie 2015.
• Ordin nr. 378 din 22 martie 2026 privind modificarea şi completarea Ordinului preşedintelui Agenţiei Naţionale de Administrare Fiscală nr. 3.789/2024 pentru aprobarea Procedurii privind organizarea şi înscrierea în Registrul RO e-Factura obligatoriu, precum şi a modelului, conţinutului şi instrucţiunilor de completare ale formularului (082) “Cerere privind înregistrarea în Registrul RO e-Factura obligatoriu, Publicat în: Monitorul Oficial Nr. 250 din 31 martie 2026.
• Ordonanță de urgență nr. 120 din 21 decembrie 2023 privind stabilirea cadrului financiar general pentru utilizarea celei de-a doua contribuții financiare elvețiene nerambursabile acordate României prin intermediul Programului de cooperare elvețiano-român vizând reducerea disparităților economice și sociale în cadrul Uniunii Europene, precum și a contribuției naționale aferente acestei asistențe, Publicat în Monitorul Oficial nr. 1172 din 22 decembrie 2023.