De ce să alegi un program de facturare care să guverneze schimbările digitale ale afacerii tale?

În alt registru. 5 repere esențiale

Schimbarea de registru spre zona justificării semnificației încheierii de parteneriate cu furnizorii specializați în guvernarea modificărilor de natură digitală ale afacerii tale nu este întâmplătoare și nici lipsită de importanță. Direcțiile trasate constant spre respectarea tuturor modificărilor legate de digitalizarea fiscală a afacerii trebuie să fie însoțite de conștientizarea factorilor decizionali ai afacerii cu privire la aspectul consolidării uneia dintre cele mai importante relații dintr-o afacere: cea cu persoanele specializate în ,,navigarea în apele” digitalizării. Întreg sistemul de navigație și instrumentele de pilotaj (în spectrul digitalizării) sunt apanajul specialiștilor în afara cărora nava (afacerea) ar pluti în derivă. Și chiar dacă această asemănare poate avea o notă abstractă, elementele din această sferă se potrivesc (aproape) perfect peisajului de afaceri.

Pretutindeni pe unde citești, asculți, interacționezi, ești consiliat în vederea maximizării gradului de conformitate fiscală prin respectarea cutumelor legislative aflate în permanentă schimbare. Sunt așadar indicații prețioase care îți oferă tot sprijinul de care ai nevoie pentru atingerea acestui obiectiv semnificativ în viața de antreprenor, și cel care îți asigură continuitatea în spațiul de business. De foarte puține ori ți se spune însă despre importanța relațiilor consolidate în tot acest parcurs. Indiscutabil, menținerea relevanței afacerii și racordarea la modernitatea digitală și fiscală este doar un deziderat în afara acestor colaborări.

Cu toate că această relație de parteneriat este atestată și validată de către toți antreprenorii din câmpul afacerilor autohtone, subiectul este tratat cu superficialitate de către literatura de specialitate economică. Unul dintre principalele motive este faptul că ,,asaltul” de modificări de natură legislativă uneori nu mai lasă spațiu și pentru alte problematici, cel mai adesea egale ca semnificație. În această manieră, propunem să explorăm împreună rațiunile care stau în spatele conturării unei legături de durată cu persoane specializate în spectrul guvernării modificărilor de natură digitală.

Pe scurt!
Realitatea recurenței modificărilor digitale
Lansări legislative conectate la digitalizare
Punctual, reconfigurare de traseu digital
Două variante, o singură opțiune sustenabilă
De ce este esențială o colaborare cu parteneri care gestionează schimbările digitale?

Realitatea recurenței modificărilor digitale

În primul rând, modificările digitale cunosc o frecvență apropiată ca perioadă de timp între apariții cu cele de natură legislativă. Deci acestea nu trebuie omise sau tratate cu superficialitate. Cele mai multe dintre aceste modificări nu pot fi gestionate autonom, motiv pentru care se impune ,,scanarea” potențialului furnizorilor de soluții digitale, care să asiste eficient tranziția spre diverse soluții de digitalizare. Evident, soluții care să se plieze pe o serie de parametrii de funcționalitate ai afacerii conduse de tine.

Lansări legislative conectate la digitalizare

Un aspect deosebit de important de menționat este faptul că ultimele noutăți legislative sunt interconectate la digitalizare. Practic, într-o oarecare manieră, antreprenorii au fost constrânși să realizeze tranziția spre modernitate. Astfel, din constrângere și siliți de împrejurări, antreprenorii au integrat la nivelul afacerii lor aceste instrumente moderne pentru a gestiona toate aceste modificări normative. Și dacă ți se pare nerealistă imaginea obligativității conectării la aceste sisteme, gândește-te la exemplul ulilizării RO e-facturii care a determinat toții contribuabilii la utilizarea unui soft integrat care să asigure o gestionare eficientă a facturilor primite și a celor emise. Ai putea să spui faptul că ANAF a conceput o aplicație pentru emiterea facturii în format xml care să susțină antreprenorii în ralierea la conformitate fiscală din punct de vedere a paradigmei RO e-facturii. Cu toate acestea, cele mai multe companii și-au conturat propriul ghid digital în utilizarea RO e-facturii care se bazează în principal pe instrumente autonome. Motivul este relativ simplu de dedus. Aplicația integrată RO e-factura oferă o liniaritate a procesului de transmitere a facturii în cadrul sistemului precum și de gestionare a celor primite. Practic, o astfel de aplicație oferă siguranță, conformitate fiscală și comprimare a timpului, 3 atribute râvnite frecvent de către antreprenori.

Punctual, reconfigurare de traseu digital

O imagine de ansamblu în ceea ce privește relația digitalizare-norme fiscale arată interdependența acestei legături. Practic, pentru a utiliza sistemul RO e-factura trebuie să apelezi la sisteme digitale. Facturile tipizate și întocmirea manuală a acestora reprezintă filă de istorie. Dependența de sistemele moderne poate induce tulburare în rândul antreprenorilor moderni. Totuși, aceasta este o realitate care nu poate fi tăgăduită. Prezentăm mai jos câteva repere în ceea ce propune această reconfigurare de traseu digital.

Reconfigurare de traseu digital-RO e-factura-utilizare aplicație propusă de către Agenția Națională de Administrare Fiscală sau utilizare aplicație integrată cu sistemul de facturare RO e-factura care să ofere posibilitatea operării în cloud*

*Un trend tot mai frecvent întâlnit în spațiul afacerilor din România este legat de posibilitatea utilizării unei aplicații de gestiune a datelor financiar-contabile în regim cloud, fie că discutăm despre un modul al unei aplicații complexe sau chiar despre un întreg sistem de gestiune a datelor companiei. Programul de facturare oferit de Facturis Online integrat 100% cu RO e-factura urmează trendul modernității prin posibilitatea utilizării acestuia în varianta remote sau online. Fără a face nota exhaustivă printre cele mai importante caracteristici a aplicațiilor care funcționează în cloud este cea legată de posibilitatea accesării acesteia la orice oră, din orice loc. Cu toții știm faptul că profesioniștii contabili petrec multe ore în fața ecranelor. O astfel de oportunitate de eliminare a granițelor legate de timp și de spațiu în ceea ce privește posibilitatea utilizării unui soft de facturare si gestiune stocuri în manieră autonomă din aceste perspective generează o plusvaloare pentru profesioniștii contabili. Această direcție caracterizează viitorul muncii profesionistului contabil.

Reconfigurare de traseu digital-RO e-transport-Utilizare platforma pusă la dispoziție prin intermediul site-ului ANAF pe baza certificatului digital calificat sau utilizare aplicație integrată în cadrul programului de gestiune a datelor financiar-contabile a funcționalității RO e-transport

Și în ceea ce privește această paradigmă a digitalizării fiscale, antreprenorii trebuie să găsească soluții sustenabile și care să asigure creșterea gradului de conformitate fiscală. Furnizorii de soluții digitale care să acopere și această necesitate reprezintă cea mai plauzibilă și eficientă opțiune. Indiferent de compania condusă de tine sub aspectelor diverselor caracteristici.

Două variante, o singură opțiune sustenabilă

În ceea ce privește navigarea schimbărilor de natură digitală în corelație directă cu cele fiscale, contribuabilii au posibilitatea urmării a două direcții: să adreseze autonom aceste modificări sau să apeleze la furnizorii specializați în gestionarea acestora. Cei mai mulți contribuabili însă nu vor apela la prima variantă din multiple rațiuni legate în principal de timpul considerabil investit pentru a asimila maniera de funcționare a acestor platforme și a învăța fluxul de lucru pentru a obține gradul de conformitate fiscală adecvat. Astfel, varianta 2 devine cea mai elocventă pentru optimizarea investiției de timp și a maximizării gradului de conformitate legislativă și fiscală. ,,Transferul de responsabilitate” nu este neapărat o dezicere de la asumarea acestora ci o asigurare asupra obținerii nivelului optim de conformitate fiscală. Asigurare care este obținută pe baza încheierii de colaborări cu furnizori specializați în direcția ,,orchestrării” schimbărilor digitale.

De ce este esențială o colaborare cu parteneri care gestionează schimbările digitale?

Practic, care sunt motivele care stau în spatele alegerii unui furnizor de soluții digitale? De ce este indicat și chiar indispensabil să închei astfel de parteneriate? Fără a face notă exhaustivă, iată mai jos 5 repere esențiale care te pot ghida în alegerea încheierii unui parteneriat:

#1 un furnizor de soluții digitale va ști punctual să adreseze maniera de guvernare a schimbării digitale la care sunt supuse procesele tale de afaceri

Acest aspect este deosebit de important, deoarece asigură premisele investiției eficiente de timp, în sensul în care un plan eficient de customizare a soluțiilor digitale va contribui la adresarea punctuală a problematicii digitale. După o discuție țintită cu furnizorul de soluții digitale, acesta va înțelege cadrul derulării afacerii tale, și va face recomandări punctuale.

#2 un furnizor de soluții digitale va soluționa inconvenientele tehnice în timp util

Nu există sistem eficient în afara apariției diverselor inconveniente. Practic, acestea fac ca eficiența și performanța sistemului să fie asigurate. Cu cât sunt acoperite mai multe nereguli în funcționalitatea sistemului, cu atât parametrii de performanță ai acestuia sunt sporiți. Furnizorii unor astfel de soluții (programare de facturare si gestiune stocuri), care concep integral sistemul vor știi să soluționeze eficient sincopele sistemului, reducându-se, în această manieră, risipa de timp. Este important ca acestea să fie soluționate cu celeritate în așa fel încât să nu fie perturbată derularea proceselor organizaționale. În afara acestor parteneriate, acest aspect este mai dificil de atins.

#3 un parteneriat încheiat cu un astfel de furnizor îți va face viața (antreprenorială) mai ușoară

Fără preocupări cu privire la mentenanță, fără îngrijorare legată de prelungirea abonamentelor ori teamă în legătură cu devansarea tehnologică. Toate aceste aspecte pot fi gestionate mult mai ușor de către un astfel de furnizori de soluții digitale, fără bătăi de cap din partea antreprenorilor.

#4 un furnizor specializat în gestionarea schimbărilor digitale va știi să transpună în practică cerințele contabilului

Din sfera practicii contabile observăm faptul că una dintre cerințele profesioniștilor contabili este ca diversele modificări de natură legislativă să fie transpuse și la nivelul programului de contabilitate. Practic, aceștia doresc promptitudine și profesionalism în integrarea acestora și la nivelul programului cu care ei lucrează. Spre exemplu, dacă apar modificări legate de fondul și structura declarației 301 privind decontul de taxă pe valoare adăugată, acesta trebuie să fie reflectată în cadrul programului de contabilitate astfel încât să nu afecteze conformitatea fiscală a contribuabilului. Practic, persoana responsabilă de aplicația contabilă trebuie să dea dovadă de promptitudine în așa fel încât la momentul apariției modificărilor, acestea să fie reflectate în cadrul aplicației.

#5 un furnizor de soluții informatice va contribui substanțial la propulsarea afacerii tale spre performanța scontată

 Chiar dacă pare un diziderat, ,,instantaneul digital” sau imaginea performanței digitale poate fi realitatea afacerii tale. Cum? Prin conturarea relației de cursă lungă cu un astfel de partener de soluții informatizate. Atunci când discutăm despre performanță digitală ne referim în primul rând la digitalizarea fiscală. Astfel, pe baza unui astfel de parteneriat, încheiat cu acești furnizori, paradigmele digitalizării fiscale vor fi mult mai ușor de gestionat de către compania ta. În această manieră, instantaneul digitalizării fiscale sau ceea ce antreprenorul își propune ca imagine a reușitei procesului nu mai reprezintă un deziderat ci un proces mult mai aproape de realitate.

Acestea sunt doar 5 dintre pilonii care pot susține decizia de a colabora pe termen lung cu un furnizori de soluții informatice/programe de facturare. Evident, nu trebuie să ne rezumăm doar la aceste rațiuni atunci când adoptăm o astfel de decizie.

Prin intermediul acestui material nu propunem o rețetă a perfecțiunii digitale, ci un start at traseului ralierii cu succes la ceea ce propune modernitatea care poate fi completat de către toți antreprenorii și furnizorii de soluții de natură digitală prin propriile recomandări bazate pe experiențele dobândite din câmpul antreprenorial.

Referințe principale de informare

• Autoritatea Națională pentru Securitatea Rețelelor și Sistemelor Informatice, Centrul Național de Răspuns la Incidente de Securitate Cibernetică, Ghid practic identificarea furnizorilor de servicii digitale, 2019, material în format electronic, disponibil la adresa: https://www.dnsc.ro/vezi/document/ghid-practic-identificare-fsd.
• Ordin nr. 599 din 21 iunie 2019 privind aprobarea Normelor metodologice de identificare a operatorilor de servicii esențiale și furnizorilor de servicii digitale, Publicat în Monitorul Oficial nr. 584 din 17 iulie 2019.